Por qu\u00e9 es importante hacer inventario<\/h2>\n\n\n\n
La precisi\u00f3n del inventario es la base de las operaciones de almac\u00e9n. Cuando el recuento de existencias del sistema no coincide con el recuento f\u00edsico en el almac\u00e9n, todo se viene abajo: puedes vender m\u00e1s productos de los que realmente tienes, seleccionar art\u00edculos equivocados para los pedidos, facturar a los clientes por existencias que no encuentras o pasar por alto retiradas de productos que dependen de saber exactamente d\u00f3nde se encuentra un producto.<\/p>\n\n\n\n
En el caso de los proveedores de servicios log\u00edsticos externos (3PL), el problema se agrava. Gestion\u00e1is el stock de varios clientes, cada uno con productos, referencias y n\u00fameros de lote diferentes, y caducidad<\/a> fechas. Un solo error en el inventario puede dar lugar a una disputa sobre la facturaci\u00f3n, a una queja del cliente o, lo que es peor, a una amenaza de rescisi\u00f3n del contrato. Sin embargo, la mayor\u00eda de los proveedores de log\u00edstica externos (3PL) siguen recurriendo a procesos de inventario basados en hojas de c\u00e1lculo: listas de preparaci\u00f3n de pedidos impresas en papel, recuentos escritos a mano, datos introducidos manualmente y discrepancias investigadas d\u00edas despu\u00e9s, cuando los recuerdos de las personas ya son borrosos.<\/p>\n\n\n\n El gesti\u00f3n del sistema de almac\u00e9n<\/a> El sector ha evolucionado para resolver este problema, pero muchos almacenes a\u00fan no se han adaptado. Las empresas que realizan inventarios estructurados y repetibles, a ser posible con el apoyo de un programa inform\u00e1tico, disfrutan de una precisi\u00f3n constante durante todo el a\u00f1o y evitan el caos operativo que conlleva un recuento deficiente.<\/p>\n\n\n\n El inventario sigue un ciclo repetible, independientemente del tama\u00f1o del almac\u00e9n o del sector. Comprender cada fase permite evitar los puntos de fallo habituales.<\/p>\n\n\n\n Empieza por decidir qu\u00e9 m\u00e9todo vas a utilizar para el inventario. Existen dos m\u00e9todos principales:<\/p>\n\n\n\n La mayor\u00eda de los almacenes modernos combinan ambas cosas: frecuentes inventario c\u00edclico<\/a> para detectar las desviaciones a tiempo, adem\u00e1s de un inventario completo anual como medida de seguridad. El recuento c\u00edclico supone un volumen de unas 150 b\u00fasquedas al mes y se est\u00e1 convirtiendo en la norma en las operaciones de mayor dinamismo, ya que distribuye la carga de trabajo y evita los costes derivados de la paralizaci\u00f3n de la actividad.<\/p>\n\n\n\n Antes de empezar, re\u00fane los siguientes datos:<\/p>\n\n\n\n Esta fase de preparaci\u00f3n es en la que muchos almacenes tropiezan. Una secuencia de recuento mal planificada da lugar a recuentos duplicados, ubicaciones que se pasan por alto o personal que se queda sin nada que hacer a la espera de instrucciones. Unas zonas bien definidas, una responsabilidad clara y unos traspasos bien definidos evitan el caos.<\/p>\n\n\n\n El d\u00eda del inventario, sigue este orden:<\/p>\n\n\n\n La mejor forma de realizar un inventario es reducir al m\u00ednimo el tiempo de inactividad del sistema. Si puedes realizar el recuento mientras contin\u00faan las operaciones normales, congelando el recuento en un momento concreto y haciendo que las operaciones de preparaci\u00f3n de pedidos se realicen a partir de un lote independiente, hazlo. Esto evita el colapso operativo que convierte un recuento de dos d\u00edas en una pausa de una semana.<\/p>\n\n\n\n Una vez finalizados los recuentos, empieza el verdadero trabajo. Compara los recuentos f\u00edsicos con los registros del sistema:<\/p>\n\n\n\n No hagas ajustes a ciegas. Cada desviaci\u00f3n es una se\u00f1al de que algo ha fallado en tu proceso. Identificar la causa ra\u00edz y solucionarla es lo que evita que se repita el mismo error el mes que viene.<\/p>\n\n\n\n Si tu empresa opera conforme a una norma alimentaria (BRCGS), un c\u00f3digo de buenas pr\u00e1cticas para minoristas o una certificaci\u00f3n ISO, tu inventario debe incluir controles documentados. Esto es lo que esperan los auditores:<\/p>\n\n\n\n Sistemas dise\u00f1ados espec\u00edficamente para este fin, como el mejor software de gesti\u00f3n de almacenes<\/a> Los sistemas dise\u00f1ados para proveedores de servicios log\u00edsticos externos (3PL) y distribuidores recogen toda esta informaci\u00f3n de forma autom\u00e1tica. Clarus, por ejemplo, mantiene un registro de auditor\u00eda completo de cada movimiento de mercanc\u00edas, de modo que, cuando se detecta una discrepancia, la investigaci\u00f3n consiste simplemente en abrir un registro de transacciones, en lugar de rebuscar en hojas de c\u00e1lculo y preguntar a la gente qu\u00e9 recuerdan. Para Los Campeys de Selby<\/a>, una empresa del sector de la alimentaci\u00f3n y las bebidas, este registro de auditor\u00eda permiti\u00f3 realizar retiradas de productos en menos de cinco minutos y obtener la certificaci\u00f3n BRC Doble A, ya que el sistema pod\u00eda demostrar con exactitud d\u00f3nde hab\u00eda estado cada lote.<\/p>\n\n\n\n La respuesta depende del tama\u00f1o y la complejidad de tu almac\u00e9n, as\u00ed como del m\u00e9todo que elijas.<\/p>\n\n\n\n Inventario f\u00edsico completo:<\/strong> Un peque\u00f1o almac\u00e9n con 5.000 referencias y bien organizado puede tardar entre 2 y 3 d\u00edas. Una gran operaci\u00f3n con 50.000 referencias, en la que se mezclan productos, lotes y n\u00fameros de serie, puede tardar entre 10 y 14 d\u00edas. Las operaciones m\u00e1s grandes, con varias sedes, a veces las programan trimestralmente por turnos para evitar un \u00fanico cierre masivo.<\/p>\n\n\n\n Inventario rotativo:<\/strong> Un recuento c\u00edclico diario de entre 100 y 200 referencias lleva entre 2 y 4 horas y puede integrarse en las rutinas habituales del almac\u00e9n. Es m\u00e1s r\u00e1pido porque no se paralizan las operaciones y se trabaja con subconjuntos m\u00e1s peque\u00f1os y manejables.<\/p>\n\n\n\n El Gu\u00eda para el inventario<\/a> Seg\u00fan Simply Business, los almacenes que utilizan el escaneo de c\u00f3digos de barras y la conciliaci\u00f3n en tiempo real registran una reducci\u00f3n del tiempo de recuento de entre un 30 y un 50% en comparaci\u00f3n con los m\u00e9todos manuales basados en papel. El ahorro de tiempo se debe a dos factores: una captura de datos m\u00e1s r\u00e1pida (sin necesidad de volver a introducir los datos) y un menor n\u00famero de discrepancias que investigar (ya que el recuento es m\u00e1s preciso).<\/p>\n\n\n\n Una medida que merece la pena supervisar es la \u201ctasa de precisi\u00f3n del recuento\u201d, es decir, el porcentaje de ubicaciones que no necesitan ning\u00fan ajuste. Un inventario manual suele alcanzar una precisi\u00f3n del 95\u201398%. Los almacenes que utilizan el recuento c\u00edclico automatizado con verificaci\u00f3n mediante esc\u00e1ner suelen alcanzar una precisi\u00f3n del 99%+. Esa precisi\u00f3n adicional de 1\u20132% evita las disputas, las retiradas de productos y los recuentos repetidos que, posteriormente, consumen semanas de tiempo administrativo.<\/p>\n\n\n\n M\u00e1s all\u00e1 del cumplimiento normativo, el inventario peri\u00f3dico ofrece ventajas operativas tangibles:<\/p>\n\n\n\n Las ventajas del inventario quedan m\u00e1s claras cuando se observa lo que ocurre sin \u00e9l: las existencias del sistema se alejan cada vez m\u00e1s de la realidad, los clientes pierden confianza en tus recuentos de existencias, aumentan los errores de preparaci\u00f3n de pedidos porque los operarios no encuentran los art\u00edculos, la facturaci\u00f3n se convierte en una negociaci\u00f3n en lugar de un dato objetivo y, finalmente, te ves obligado a realizar un inventario de emergencia que lo trastoca todo.<\/p>\n\n\n\n Si todav\u00eda gestionas los inventarios en papel o en hojas de c\u00e1lculo, est\u00e1s dejando pasar la oportunidad de ganar en eficiencia. Los sistemas modernos de almac\u00e9n se encargan de todo el ciclo de inventario:<\/p>\n\n\n\n Para entrada de mercanc\u00edas<\/a> En lo que respecta a las operaciones, en particular, las plataformas modernas de gesti\u00f3n de almacenes (WMS) eliminan los retrasos tradicionales en la entrada de mercanc\u00edas que provocan tantas discrepancias en los inventarios. Cuando las mercanc\u00edas se escanean y se asignan al stock (o a las reservas de los clientes) de forma inmediata, el registro de inventario se mantiene actualizado y las discrepancias en los inventarios se reducen dr\u00e1sticamente.<\/p>\n\n\n\n El recuento c\u00edclico es el \u00e1mbito en el que esta tecnolog\u00eda tiene mayor impacto. En lugar de esperar al inventario anual, se mantiene la precisi\u00f3n durante todo el a\u00f1o contando 200 referencias al d\u00eda, realizando ajustes inmediatos e investigando las discrepancias el mismo d\u00eda en que se producen, cuando el personal a\u00fan recuerda lo sucedido y puede acudir al lugar en cuesti\u00f3n. Este m\u00e9todo ha pasado de ser una pr\u00e1ctica especializada a convertirse en un est\u00e1ndar para cualquier almac\u00e9n que se tome en serio la precisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Tanto si est\u00e1s planificando tu primer inventario formal como si intentas mejorar un ritual anual:<\/p>\n\n\n\n El coste del almacenamiento incluye gastos generales que la mayor\u00eda de las empresas intentan minimizar, pero el tiempo de inactividad debido al inventario es un coste que resulta f\u00e1cil de reducir con el enfoque adecuado. Pasar de un inventario completo de dos semanas a un recuento c\u00edclico diario, con el apoyo de datos sobre los costes del almac\u00e9n y un sistema dise\u00f1ado espec\u00edficamente para ello, suele reducir los costes relacionados con el inventario entre un 60 % y un 80%.<\/p>\n\n\n\n Si est\u00e1s valorando tus opciones y quieres ver c\u00f3mo funciona en la pr\u00e1ctica un sistema de gesti\u00f3n de almacenes (WMS) dise\u00f1ado espec\u00edficamente para este fin, merece la pena que hables con Clarus. Colaboramos con proveedores de log\u00edstica externos (3PL) y distribuidores de todo el Reino Unido para implementar un software de gesti\u00f3n de almacenes que se adapte a tu forma de trabajar, y no al rev\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n\u00bfEn qu\u00e9 consiste el proceso de inventario?<\/h2>\n\n\n\n
1. Planificaci\u00f3n y preparaci\u00f3n (1-2 semanas antes)<\/h3>\n\n\n\n
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2. Ejecuci\u00f3n: recuento y registro<\/h3>\n\n\n\n
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3. Conciliaci\u00f3n: Detectar las discrepancias<\/h3>\n\n\n\n
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C\u00f3mo realizar una auditor\u00eda de inventario: controles y cumplimiento normativo<\/h2>\n\n\n\n
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\u00bfCu\u00e1nto tiempo se tarda en hacer un inventario?<\/h2>\n\n\n\n
Ventajas del inventario en la pr\u00e1ctica<\/h2>\n\n\n\n
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Tecnolog\u00eda que elimina los recuentos manuales de existencias<\/h2>\n\n\n\n
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An\u00e1lisis de las mejores pr\u00e1cticas y pr\u00f3ximos pasos<\/h2>\n\n\n\n
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Habla con un experto en almacenes<\/h2>\n\n\n\n
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