Una rotación eficaz de las existencias es fundamental para mantener la visibilidad y la precisión del inventario, al tiempo que se minimiza la obsolescencia y el desperdicio debido a las fechas de vencimiento. Los profesionales de los almacenes y de los proveedores de logística externos (3PL) suelen enfrentarse a desafíos como la ineficiencia FEFO problemas de implementación, brechas de trazabilidad en el seguimiento de lotes y problemas de cumplimiento en la segregación de productos perecederos, lo que da lugar a costosas retiradas del mercado y pérdidas de inventario. En Clarus WMS, nos enfocamos en controles prácticos como el escaneo basado en GS1, el registro de fechas y lotes, y la configuración sencilla de reglas de selección, que ayudan a los equipos a rotar el inventario de manera confiable sin complicar demasiado el proceso.
Los enfoques tradicionales de rotación de inventario se basan en procesos manuales FIFO revisiones e inspecciones esporádicas, que pueden tardar semanas en resolver los problemas de inventario obsoleto y lograr el cumplimiento básico de las normas. Por el contrario, una configuración disciplinada del sistema de gestión de almacén (WMS) permite la asignación basada en el principio FEFO, pasos de escaneo para verificar y un manejo más rápido de las excepciones cuando los lotes, las fechas o las ubicaciones no coinciden.
El resultado de los métodos tradicionales:
- Retrasos en la ejecución de las retiradas del mercado debido a una trazabilidad deficiente y a la segregación de lotes
- Las ineficiencias en la rotación de inventario según el método FEFO provocan desperdicio por vencimiento
- Pérdida de ingresos por incumplimiento normativo y obsolescencia de inventario
Este artículo analiza medidas prácticas de control de la rotación de inventario y muestra cómo un sistema moderno de gestión de almacenes (WMS) aporta disciplina sin añadir complejidad. Incorporamos perspectivas prácticas de un profesional del sector de los almacenes para que las recomendaciones se basen en las operaciones del día a día.
¿Qué es la rotación de inventario y cómo puedo optimizarla?
La rotación de existencias consiste en mover sistemáticamente el inventario para que los artículos más antiguos o con fecha de vencimiento más cercana se utilicen primero. Por lo general, los almacenes utilizan el método FIFO para los productos no perecederos y el método FEFO para los productos con vida útil sensible. El método FEFO se define explícitamente en las directrices de salud pública y del sector farmacéutico como la distribución o el uso, en primer lugar, del artículo con la fecha de vencimiento más cercana, lo cual se traduce claramente en las reglas de selección y las prioridades de asignación de ubicaciones del sistema de gestión de almacenes (WMS) (Glosario de la OMS sobre el PIB).
Opinión de un experto: En Clarus WMS, el método FIFO se basa en la fecha de creación del registro de inventario, mientras que el método FEFO utiliza los atributos de fecha del artículo. Una sencilla “regla de selección” a nivel de cuenta determina la lógica de asignación durante el procesamiento de los pedidos. Si es necesario, los equipos pueden cambiar el palé asignado mediante escaneo cuando la fecha más antigua del sistema no sea físicamente accesible, lo cual es común en áreas de apilamiento a granel.
¿Necesito el método FEFO para las operaciones de mi almacén?
Utilice el método FEFO cuando los productos tengan controles de vida útil o requisitos mínimos de vida útil establecidos por el cliente. El método FEFO reduce el desperdicio y ayuda a cumplir con las normas al dar prioridad a los artículos más cercanos a su fecha de vencimiento. Se espera que las empresas alimentarias del Reino Unido gestionen los riesgos mediante procedimientos documentados, por lo que la rotación basada en fechas suele formar parte de un enfoque alineado con el sistema HACCP (Resumen del sistema HACCP de la FSA, Guía sobre el plan HACCP de GOV.UK).
¿Cómo influye la trazabilidad en la gestión de la vida útil?
La trazabilidad vincula los recibos, el almacenamiento, las selecciones y los envíos con los identificadores de los productos, los lotes y las fechas, lo que permite identificar rápidamente las existencias en riesgo. Las directrices del Reino Unido hacen hincapié en mantener la trazabilidad y en poder retirar o recuperar alimentos de manera eficiente cuando sea necesario (Guía de la FSA sobre trazabilidad y retiro de productos). (Agencia de Normas Alimentarias)
Una vez que se han registrado todos los atributos necesarios en el momento de la recepción, un sistema de gestión de almacén (WMS) puede generar al instante un listado de lo que se ha enviado, lo que queda en inventario y lo que está asignado pero aún no se ha enviado; luego, puede bloquear esos artículos para evitar que se muevan mientras se realiza una sustitución que cumpla con los requisitos.
¿Qué papel desempeña el etiquetado GS1 en el seguimiento de lotes?
Los identificadores de aplicación (AI) de GS1 codifican datos clave en códigos de barras, de modo que con un solo escaneo se pueden completar el GTIN, el lote, la fecha de vencimiento e incluso los identificadores de palé SSCC. Entre los AI relevantes se incluyen: (01) GTIN, (10) lote/partida, (17) vencimiento, y (00) SSCC, entre muchos otros (Directorio de IA de GS1, Guía explicativa de GS1 Support).
Opinión de un experto: “Cuando los proveedores realizan envíos con etiquetas que cumplen con los estándares GS1, se evita la entrada manual de datos como el producto, el lote, la fecha y la cantidad. Con un aviso previo de envío, el proceso de recepción puede reducirse a un solo escaneo del SSCC por palé en flujos de gran volumen.” Mathew Buttar, jefe de Soluciones.
Métodos tradicionales frente al sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus para la rotación de inventario
Las listas de verificación y hojas de cálculo manuales del método FIFO se ven desbordadas por el volumen y la variedad de SKU. En un sistema de gestión de almacén (WMS), las reglas FEFO asignan el inventario adecuado, los escáneres verifican durante la selección y el empaque, y las excepciones se gestionan mediante cambios o reasignaciones cuando es físicamente necesario. El objetivo no es la complejidad, sino la repetibilidad, la auditabilidad y la reducción del número de manipulaciones.
¿Por qué a los equipos les cuesta tanto la rotación de existencias?
- Sistemas fragmentados que dificultan el registro de lotes y fechas, así como los rastros de auditoría
- El uso de GS1 es limitado, por lo que los operadores deben ingresar el número de lote y la fecha de vencimiento una y otra vez
- Pasos de rotación manual que aumentan los desperdicios y la mano de obra
- Una zonificación y agrupación deficientes que pueden provocar contaminación cruzada o el incumplimiento de las normas
Nota para el profesional: Estanterías agrupadas para mantener separadas las categorías sensibles; por ejemplo, las áreas de productos sin gluten separadas de los productos estándar, de modo que las sugerencias del sistema nunca envíen artículos incompatibles a posiciones adyacentes o situadas encima o debajo.
¿Cómo gestiona Clarus WMS la rotación de inventario?
Clarus WMS combina el registro de la fecha y el lote en el momento de la recepción, el escaneo GS1 y las reglas de selección a nivel de cuenta para asignar los productos según los principios FIFO o FEFO de manera consistente. Desde el punto de vista operativo, los equipos pueden cambiar de opción al momento del escaneo cuando el palé físicamente accesible difiere de la primera opción del sistema, al tiempo que se mantienen los controles de lote y fecha. Cuando los proveedores comparten los datos con anticipación, la recepción con un solo escaneo contra el SSCC puede acelerar significativamente los procesos de recepción.
Monitoreo en tiempo real
Las listas en tiempo real de existencias disponibles, asignadas y enviadas, con filtros por lote y fecha, agilizan las acciones de retiro del mercado al permitir que los equipos retengan de inmediato los lotes en riesgo y sustituyan las existencias que cumplen con los requisitos en los pedidos pendientes. Esto se ajusta a las directrices del Reino Unido que hacen hincapié en la trazabilidad y en la rapidez de las retiradas o los retiros del mercado (La FSA retira sus directrices).
Adaptación escalable
Cuando los volúmenes se disparan, es conveniente agregar espacio adicional si la conectividad y las etiquetas ya están listas. Los equipos pueden poner en marcha un nuevo almacén y comenzar a recibir mercadería en cuestión de minutos una vez que se hayan configurado las ubicaciones y las impresoras; luego, pueden recurrir al escaneo GS1 para reducir la cantidad de pulsaciones de teclas en situaciones de presión.
Visibilidad total
La visibilidad total implica una trazabilidad de principio a fin, en la que los datos de GS1 se transmiten a lo largo de cada movimiento. GS1 señala que los códigos de barras se escanean más de 10 mil millones de veces al día en todo el mundo, lo que refleja cuán universales y confiables se han vuelto los flujos de trabajo con códigos de barras para la identificación y el registro cotidianos (Comunicado de prensa de GS1 UK).
¿Listo para verlo en acción?
La implementación de una rotación disciplinada de inventario con un sistema de gestión de almacén (WMS) transforma las operaciones al reducir el desperdicio, proteger a los clientes y proporcionar un registro de auditoría que resiste cualquier escrutinio. Si quieres contar con los controles mínimos viables para aplicar correctamente el método FEFO, comienza con etiquetas GS1, un registro preciso de las entradas y reglas de selección sencillas, y luego ve perfeccionando el proceso.
Referencias
Comunicado de prensa de GS1 UK sobre los 10 mil millones de escaneos diarios
Directorio de identificadores de aplicaciones GS1, GS1
¿Qué IA se deben o deben usar? Soporte de GS1
Descripción general del sistema HACCP, Agencia de Normas Alimentarias
Elabora un plan de seguridad alimentaria según el sistema HACCP, GOV.UK
Orientación sobre trazabilidad, retiros y recuperaciones de productos, FSA