Die meisten 3PL-Anbieter machen keine Verluste, weil ihre Kommissionierer langsam sind. Sie machen Verluste am Monatsende – in der Lücke zwischen dem, was sie für einen Kunden geleistet haben, und dem, was sie tatsächlich nachweisen können. A 3PL-WMS verdient sich seinen Platz, wenn es diese Lücke schließt – und eine Handvoll weiterer ähnlicher Lücken. Im Folgenden finden Sie die acht Funktionen, die darüber entscheiden, ob ein Lagerverwaltungssystem Ihnen hilft, Aufträge zu gewinnen, oder Sie still und leise behindert.
1. Trennung der Bestände verschiedener Kunden
Dies ist das Merkmal, das ein echtes 3PL-WMS von einem Ein-Kunden-System unterscheidet, das notdürftig angepasst wurde, um den Anforderungen gerecht zu werden. In einem gemeinsam genutzten Lager müssen die Bestände, Arbeitsabläufe, Berichte und Abrechnungen jedes Kunden streng voneinander getrennt bleiben. Wer hier Fehler macht, zahlt einen hohen Preis: Die Ware von Kunde A wird fälschlicherweise für die Bestellung von Kunde B kommissioniert, es kommt zu Abweichungen bei den Bestandszahlen, und Sie sind derjenige, der den Fehlbestand ausgleichen muss.
Bei einer ordnungsgemäßen Trennung sieht jeder Kunde nur seinen eigenen Lagerbestand und seine eigenen Zahlen, während Sie alles über eine einzige Umgebung verwalten. Außerdem können Sie so einen einzigen SKU-Pool über alle Vertriebskanäle hinweg zuweisen, ohne dass es zu Doppelverkäufen kommt. Wenn Sie 100 Einheiten auf Lager haben und diese über Ihre eigene Website, Amazon und eBay verkaufen möchten, reserviert das System den Bestand pro Kanal, sodass Sie niemals dieselbe Einheit zweimal versprechen. Ältere Plattformen, bei denen die Mehrkundenfunktion nachträglich hinzugefügt wurde, behandeln in der Regel jeden Kunden identisch – und genau hier gerät das System ins Wanken, sobald die Anzahl der Konten eine gewisse Grenze überschreitet.
2. Automatisierte, leistungsbezogene Abrechnung
Bei der Rechnungsstellung gehen 3PL-Anbietern die meisten Margen verloren, was sich jedoch selten als dramatischer Verlust bemerkbar macht. Es handelt sich um eine Palettenbewegung, die niemand erfasst hat, eine am Monatsende übersehene Bearbeitungsgebühr für Rücksendungen oder eine Zusatzleistung, die als Gefallen erbracht und nie in Rechnung gestellt wurde. Multipliziert man diese Fälle mit Dutzenden von Kunden, verschenkt man jeden Monat echtes Geld.
Ein leistungsfähiges 3PL-WMS erfasst jedes abrechnungsrelevante Ereignis in Echtzeit – Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Retouren und Mehrwertdienste –, sodass sich die Rechnung automatisch aus den tatsächlich erfolgten Vorgängen zusammensetzt und nicht auf der Grundlage dessen, was jemand notiert hat. Die damit verbundenen Einsparungen im Verwaltungsaufwand stehen meist im Vordergrund. St John’s Hall Storage reduzierte den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung von vier Stunden auf zwanzig Minuten und konnte nach der Umstellung auf Clarus den manuellen Abgleich durch zwei Mitarbeiter vollständig abschaffen. Mitchell Storage & Distribution entlastete seine Verwaltungsmitarbeiter um 60% und nutzte die frei gewordene Zeit, um neue Umsätze zu generieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Wenn die Rechnungsstellung automatisiert ist und jede Abrechnung über einen Nachverfolgungspfad verfügt, verkürzen sich auch Kundenstreitigkeiten, da man genau nachweisen kann, was wann passiert ist.
3. Ein Selbstbedienungsportal für Kunden
Wenn Ihr Team jeden Tag einen Teil seiner Zeit damit verbringt, Fragen wie “Wo ist mein Lagerbestand?” und “Wurde meine Bestellung bereits versandt?” zu beantworten, haben Sie kein Serviceproblem, sondern ein Transparenzproblem. Diese Anrufe und E-Mails belasten Ihren Betriebsablauf und nehmen mit jedem neuen Kunden zu.
Ein Kundenportal nimmt Ihnen diese Last ab. Kunden melden sich an und können selbst in Echtzeit Lagerbestände, den Bestellstatus, die Sendungsverfolgung und Rechnungsübersichten einsehen. Die guten Portale sind als White-Label-Lösung gestaltet, sodass Ihre Kunden sie als Ihren eigenen Service wahrnehmen und nicht als den eines Drittanbieters. Es geht nicht nur um weniger Unterbrechungen. Transparenz ist zunehmend der entscheidende Faktor, der den Auftrag überhaupt erst sichert, denn potenzielle Kunden haben bereits schlechte Erfahrungen mit 3PL-Anbietern gemacht, die ihnen nicht sagen konnten, wo sich ihr Lagerbestand befand.
4. Integration in Ihre Finanz- und ERP-Systeme
Das manuelle Übertragen von Daten ist einer der stillen Killer der Rentabilität von 3PL-Anbietern. Wenn Lager- und Finanzdaten in getrennten Systemen gespeichert sind, muss irgendwann jemand Zahlen zwischen diesen Systemen kopieren – und jede Kopie birgt das Risiko, dass Fehler oder Verzögerungen entstehen. Bis eine Rechnung den Kunden erreicht, wurden die Zahlen bereits dreimal bearbeitet.
Ein 3PL-WMS, das sich mit Ihren Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie Sage 200, Microsoft Dynamics, Xero, QuickBooks und ähnlichen verbindet, leitet abrechnungsrelevante Vorgänge direkt an die Rechnungsstellung weiter und ruft die benötigten Daten ab – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Das bedeutet weniger Fehler, eine schnellere Rechnungsstellung und einen Echtzeit-Überblick darüber, welche Kosten Ihnen die Betreuung der einzelnen Kundenkonten tatsächlich verursacht. Die Welch Group hat doppelte Dateneingaben zwischen ihren Lager- und Transportsystemen beseitigt und allein bei dieser Aufgabe eine Zeitersparnis von 100% verzeichnet.
5. E-Commerce- und Marktplatz-Integration
Viele 3PL-Anbieter verlieren Aufträge bereits beim ersten Verkaufsgespräch, wenn ein potenzieller Kunde sagt: “Wir verkaufen über Shopify und Amazon”, und die ehrliche Antwort lautet: “Daran können wir uns noch nicht anbinden.” Jeder Kanal, an den Sie keine Anbindung herstellen können, ist ein Auftrag, den Sie nicht annehmen können.
Vorkonfigurierte Anbindungen an die Plattformen, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen – Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Etsy, TikTok Shop, Magento und weitere – sorgen für eine Wende in dieser Situation. Bestellungen gehen automatisch ein, Lagerbestände werden synchronisiert, und Ihre Kunden erhalten in jedem Shop genaue Verfügbarkeitsangaben, ohne dass jemand eine Bestellung erneut eingeben muss. Außerdem eröffnet dies Möglichkeiten für Dienstleistungen mit höheren Margen, wie Dropshipping, Konfektionierung und Bundling, da die Bestelldaten sauber und strukturiert eingehen und nicht als E-Mail, die Sie erst interpretieren müssen.
6. Integration von Netzbetreibern
Die manuelle Versandabwicklung ist langsam und fehleranfällig – und unter Zeitdruck verschlimmert sich das Problem noch. In Spitzenzeiten kommt es vor, dass jemand, der Adressen in ein Versandportal eingibt, eine Postleitzahl vertauscht, was dazu führt, dass das Paket als „Carding“ eingestuft wird, erneut versendet werden muss und der Kunde unzufrieden ist.
Durch die Anbindung Ihres WMS an Ihre Spediteure – darunter DHL, UPS, DPD, Royal Mail, Parcelforce, Evri und Dutzende weitere – werden die Etikettenerstellung, die Sendungsverfolgung und die Kundenbenachrichtigungen bereits ab dem Zeitpunkt der Kommissionierung automatisiert. Dank der Konfiguration für mehrere Spediteure wählt das System für jedes Paket den passenden Service aus, und ausgehandelte Tarife werden automatisch übernommen, sodass Sie keine Einsparmöglichkeiten verpassen. Die Arbeitsersparnis ist erheblich, doch der größte Vorteil besteht darin, dass der Versand nicht mehr zu dem Engpass wird, der jedes Jahr im Dezember auftritt.
7. Überprüfung der Scans in Echtzeit und Bestandsgenauigkeit
Manuelle Kommissionierlisten führen zu einem spezifischen, vorhersehbaren Fehlermuster. Kommissionierer interpretieren Handschriften unterschiedlich, entwickeln ihre eigenen Abkürzungen, und Fehler häufen sich in Spitzenzeiten, in denen alle unter besonders hoher kognitiver Belastung stehen. Man merkt es erst, wenn der Kunde es bemerkt.
Die Scan-Überprüfung durchbricht diesen Kreislauf bereits am Kontaktpunkt: Der Barcode muss mit der Bestellung übereinstimmen, sonst stoppt das System den Kommissionierer, bevor der falsche Artikel das Gebäude verlässt. Auf diese Weise strebt Clarus eine Kommissioniergenauigkeit von 99,91 TP3T an – im Vergleich zu den für die manuelle Kommissionierung typischen 97 bis 981 TP3T. Diese Genauigkeit wirkt sich auf alle weiteren Bereiche aus, denn erst eine zuverlässige Systemzählung macht Prognosen, Nachschubplanung und Kundenberichte wirklich aussagekräftig. JODA Freight steigerte nach der Umstellung die Bestandsgenauigkeit von knapp über 90 % auf 99,81 TP3T und verkürzte die Inventurzeiten von Wochen auf Tage. Um ehrlich zu sein: Ein WMS kann keine mangelhafte Etikettierpraxis oder fehlerhafte Stammdaten beheben. Es verstärkt die zugrunde liegende Prozessqualität, daher sind die Daten, die Sie ihm zuführen, nach wie vor entscheidend.
8. Automatisierung und Skalierbarkeit
Der wahre Test für ein 3PL-WMS ist die Frage, was passiert, wenn sich das Volumen verdreifacht. Wenn Wachstum proportional mehr Verwaltungspersonal bedeutet, hat die Software versagt. Die Automatisierung von Rechnungsstellung, Versand, Nachschubauslösungen und Routineabläufen ermöglicht es Ihnen, das Volumen zu bewältigen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Cloud-native Systeme haben hier einen Vorteil, da bei einer Skalierung keine Server bereitgestellt und keine Upgrade-Projekte geplant werden müssen. KATEM Logistics hat sein monatliches Kommissioniervolumen nach der Umstellung auf Clarus verzehnfacht, ohne dass der Betrieb unter der zusätzlichen Belastung zusammenbrach. Das ist der Sinn der Automatisierung: Sie entlastet Ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf diejenigen Aufgaben zu konzentrieren, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordern.
Welche Funktionen sind also tatsächlich wichtig?
Wenn man die Liste auf das Wesentliche reduziert, sind es drei Funktionen, die für einen 3PL die Hauptlast tragen: die Trennung zwischen verschiedenen Kunden, die automatisierte Abrechnung und Integrationen, die so umfassend sind, dass man jedem potenziellen Kunden zusagen kann. Der Rest – das Portal, die Scan-Genauigkeit und die Automatisierung – sorgt dafür, dass man bei wachsendem Geschäft nicht in Verwaltungsarbeit versinkt. Ein universelles WMS kann zwar einiges davon leisten, doch die nachträgliche Integration echter Multi-Client-Funktionen und einer aktivitätsbasierten Abrechnung in eine Single-Client-Plattform ist kostspielig und selten überzeugend. Ein speziell für 3PLs entwickeltes WMS geht von der Prämisse aus, dass Sie viele Kunden mit unterschiedlichen Regeln bedienen – und genau diese Prämisse ist entscheidend.
Sprechen Sie mit einem Lagerfachmann
Wenn Sie ein 3PL-WMS in Betracht ziehen und sehen möchten, wie ein speziell entwickeltes System die Abrechnung für mehrere Kunden und die Bestandsverwaltung in der Praxis handhabt, lohnt es sich, mit Clarus ins Gespräch zu kommen. Wir arbeiten mit 3PL-Anbietern in ganz Großbritannien und darüber hinaus zusammen, um eine Lagerverwaltungssoftware zu implementieren, die genau auf Ihre tatsächlichen Abläufe zugeschnitten ist.
Kontaktieren Sie unser Team um Ihre Anforderungen zu besprechen.