De meeste 3PL’s lopen geen verlies omdat hun orderverzamelaars traag zijn. Ze lopen verlies aan het einde van de maand, in het verschil tussen wat ze voor een klant hebben gedaan en wat ze daadwerkelijk kunnen aantonen dat ze hebben gedaan. A 3PL WMS verdient zijn plaats wanneer het die kloof dicht, en een handvol andere soortgelijke systemen. Hieronder staan de acht kenmerken die bepalen of een magazijnbeheersysteem u helpt opdrachten binnen te halen of u juist stilletjes tegenhoudt.
1. Scheiding van effecten voor meerdere klanten
Dit is het kenmerk dat een echt 3PL-WMS onderscheidt van een systeem voor één klant dat is aangepast om aan de eisen te voldoen. In een gedeeld magazijn moeten de voorraad, workflows, rapportages en facturering van elke klant strikt gescheiden blijven van die van de anderen. Als dit niet goed gebeurt, heeft dat dure gevolgen: de voorraad van klant A wordt gepickt voor de bestelling van klant B, de tellingen lopen uit de pas en jij bent degene die het tekort moet opvangen.
Als segregatie op de juiste manier wordt toegepast, ziet elke klant alleen zijn eigen voorraad en zijn eigen cijfers, terwijl je alles vanuit één omgeving beheert. Het stelt je ook in staat om één SKU-pool over verschillende verkoopkanalen te verdelen zonder dat er dubbele verkopen plaatsvinden. Als je 100 stuks op voorraad hebt en deze wilt verkopen via je eigen website, Amazon en eBay, reserveert het systeem voorraad per kanaal, zodat je nooit hetzelfde artikel twee keer belooft. Oudere platforms waarop multi-client achteraf is toegevoegd, behandelen elke klant vaak op dezelfde manier, en dat is precies waar het misgaat zodra je meer dan een handvol accounts hebt.
2. Geautomatiseerde, op activiteiten gebaseerde facturering
Bij de facturering lopen 3PL-bedrijven de meeste marge mis, en dat komt zelden tot uiting in de vorm van een dramatisch verlies. Het gaat om een palletverplaatsing die niemand heeft geregistreerd, verwerkingskosten voor retourzendingen die aan het einde van de maand over het hoofd zijn gezien, of een dienst met toegevoegde waarde die als gunst is verleend en nooit is gefactureerd. Vermenigvuldig dat met tientallen klanten en je geeft elke maand flink wat geld weg.
Een krachtig 3PL-WMS registreert elke factureerbare handeling op het moment dat deze plaatsvindt: ontvangst, opslag, orderverzameling, verpakking, verzending, retourzendingen en toegevoegde diensten (VAS). Zo wordt de factuur automatisch opgesteld op basis van wat er daadwerkelijk is gebeurd, in plaats van wat iemand zich heeft herinnerd op te schrijven. Het domino-effect op de administratie is meestal het belangrijkste nieuws. St John’s Hall Storage heeft de facturering teruggebracht van vier uur naar twintig minuten en heeft een handmatige afstemming door twee personen volledig afgeschaft na de overstap naar Clarus. Mitchell Storage & Distribution heeft 60% uit hun administratieve werklast gehaald en de vrijgekomen tijd gebruikt om nieuwe omzet aan te nemen zonder extra personeel in te huren. Wanneer de facturering is geautomatiseerd en elke kostenpost wordt ondersteund door een audittrail, duren geschillen met klanten ook korter, omdat u precies kunt aantonen wat er is gebeurd en wanneer.
3. Een selfserviceportaal voor klanten
Als je team elke dag een deel van de tijd kwijt is aan het beantwoorden van vragen als “waar is mijn voorraad?” en “is mijn bestelling al verzonden?”, dan heb je geen serviceprobleem, maar een probleem met de zichtbaarheid. Die telefoontjes en e-mails vormen een last voor je bedrijfsvoering, en die last neemt toe met elke nieuwe klant die je erbij krijgt.
Een klantenportaal neemt die last van je schouders. Klanten loggen in en kunnen zelf in realtime de voorraadniveaus, de bestelstatus, de verzendstatus en factuuroverzichten bekijken. De goede portalen zijn ‘white-label’, zodat je klanten het ervaren als jouw dienst, niet als die van een derde partij. Het gaat niet alleen om minder onderbrekingen. Inzicht is steeds vaker de doorslaggevende factor bij het binnenhalen van een opdracht, omdat potentiële klanten in het verleden slechte ervaringen hebben gehad met 3PL-bedrijven die hen niet konden vertellen waar hun voorraad zich bevond.
4. Integratie met uw financiële en ERP-systemen
Het overtypen van gegevens is een van de stille boosdoeners die de winstgevendheid van 3PL-bedrijven ondermijnen. Wanneer magazijngegevens en financiële gegevens in afzonderlijke systemen zijn opgeslagen, moet er uiteindelijk iemand de cijfers tussen beide systemen overkopiëren, en elke kopie vormt een kans op een fout of vertraging. Tegen de tijd dat een factuur de klant bereikt, zijn de cijfers al drie keer bewerkt.
Een 3PL-WMS dat koppelt aan uw boekhoud- en ERP-systemen, zoals Sage 200, Microsoft Dynamics, Xero, QuickBooks en dergelijke, stuurt factureerbare activiteiten rechtstreeks door naar de facturering en haalt de benodigde gegevens op, zonder dat er tussendoor een handmatige stap nodig is. Dat betekent minder fouten, snellere facturering en een realtime overzicht van wat de dienstverlening aan elke klant u daadwerkelijk kost. Welch Group heeft dubbele gegevensinvoer tussen hun magazijn- en transportsystemen geëlimineerd en rapporteerde een tijdwinst van 100% alleen al voor die taak.
5. Integratie van e-commerce en marktplaatsen
Veel 3PL-bedrijven lopen al bij het eerste verkoopgesprek een deal mis, wanneer een potentiële klant zegt: “Wij verkopen via Shopify en Amazon”, en het eerlijke antwoord luidt: “Daar kunnen we nog geen koppeling mee maken.” Elk kanaal waarmee je geen verbinding kunt maken, is een contract dat je niet kunt binnenhalen.
Kant-en-klare koppelingen met de platforms die uw klanten daadwerkelijk gebruiken – Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Etsy, TikTok Shop, Magento en meer – zorgen ervoor dat het tij keert. Bestellingen komen automatisch binnen, voorraadniveaus worden gesynchroniseerd en je klanten krijgen in elke winkel een nauwkeurig beeld van de beschikbaarheid, zonder dat iemand een bestelling opnieuw hoeft in te voeren. Het opent ook de deur naar diensten die hogere marges opleveren, zoals dropshipping, het samenstellen van pakketten en bundels, omdat de bestelgegevens overzichtelijk en gestructureerd binnenkomen in plaats van als een e-mail die je zelf moet interpreteren.
6. Integratie van vervoerders
Handmatige verzending verloopt traag en is foutgevoelig, en onder druk wordt dit probleem alleen maar erger. Tijdens piekperiodes kan het gebeuren dat iemand die adressen in het portaal van een vervoerder invoert, een postcode verkeerd invoert, met als gevolg dat het pakket als ‘carding’ wordt aangemerkt, opnieuw moet worden verzonden en de klant ontevreden raakt.
Door uw WMS te koppelen aan uw vervoerders – zoals DHL, UPS, DPD, Royal Mail, Parcelforce, Evri en nog tientallen anderen – worden het genereren van etiketten, het volgen van zendingen en het versturen van klantmeldingen al vanaf het moment van orderverzameling geautomatiseerd. Dankzij configuraties voor meerdere vervoerders kiest het systeem voor elk pakket de juiste dienst, en worden onderhandelde tarieven automatisch doorberekend, zodat u geen geld misloopt. De arbeidsbesparing is aanzienlijk, maar het grootste voordeel is dat de verzending niet langer de bottleneck is die het elk jaar in december wordt.
7. Real-time controle van scans en voorraadnauwkeurigheid
Handmatige picklijsten leiden tot een specifiek, voorspelbaar foutenpatroon. Magazijnmedewerkers interpreteren handschrift op verschillende manieren, bedenken hun eigen afkortingen en fouten komen vooral voor tijdens piekperiodes, wanneer iedereen onder de grootste cognitieve druk staat. Je komt er pas achter als de klant het ontdekt.
Scanverificatie doorbreekt die cyclus op het moment van contact: de barcode moet overeenkomen met de bestelling, anders houdt het systeem de inpakker tegen voordat het verkeerde artikel het gebouw verlaat. Clarus streeft op deze manier naar een picknauwkeurigheid van 99,9%, tegenover de 97 tot 98% die gebruikelijk is bij handmatig picken. Die nauwkeurigheid heeft een sneeuwbaleffect op alle andere aspecten, want alleen als je kunt vertrouwen op de telling van het systeem, zijn prognoses, voorraadaanvulling en rapportages aan klanten echt de moeite waard. JODA Freight heeft na de overstap de voorraadnauwkeurigheid verhoogd van iets boven de 90 naar 99,8% en de inventarisaties teruggebracht van weken tot dagen. Laten we eerlijk zijn: een WMS lost een gebrekkige etiketteringsdiscipline of slechte stamgegevens niet op. Het versterkt de onderliggende proceskwaliteit, dus de gegevens die je erin invoert, blijven van belang.
8. Automatisering en schaalbaarheid
De echte test voor een 3PL-WMS is wat er gebeurt als het volume verdrievoudigt. Als groei betekent dat er proportioneel meer administratief personeel nodig is, dan heeft de software gefaald. Automatisering – van facturering, verzending, aanvultriggers en routinematige workflows – zorgt ervoor dat u het volume aankunt zonder extra personeel aan te nemen.
Cloud-native systemen hebben hier een voordeel, omdat er bij schaalvergroting geen servers hoeven te worden ingezet en er geen upgradeprojecten hoeven te worden gepland. KATEM Logistics heeft zijn maandelijkse orderverzendingsvolumes vertienvoudigd na de overstap naar Clarus, zonder dat de bedrijfsvoering bezweek onder de extra belasting. Dat is het nut van automatisering: het bevrijdt je medewerkers van repetitieve taken, zodat ze zich kunnen richten op taken die daadwerkelijk inzicht vereisen.
Welke functies zijn dan eigenlijk belangrijk?
Als je de lijst terugbrengt tot de essentie, zijn er drie functies die het zware werk voor een 3PL doen: scheiding tussen meerdere klanten, geautomatiseerde facturering en integraties die breed genoeg zijn om elke potentiële klant te kunnen aannemen. De rest – het portaal, de scan-nauwkeurigheid en de automatisering – zorgt ervoor dat je niet verdrinkt in administratieve rompslomp naarmate je groeit. Een algemeen WMS kan een deel hiervan aan, maar het achteraf inbouwen van echte multi-client-functionaliteit en activiteitsgebaseerde facturering in een platform voor één klant is duur en zelden overtuigend. Een speciaal voor 3PL's ontwikkeld WMS gaat uit van de aanname dat je veel klanten met verschillende regels bedient, en dat is precies de aanname die telt.
Neem contact op met een magazijnexpert
Als u een 3PL-WMS overweegt en wilt zien hoe een speciaal ontwikkeld systeem in de praktijk omgaat met facturering voor meerdere klanten en voorraadbeheer, dan is Clarus zeker het overwegen waard. Wij werken samen met 3PL-bedrijven in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten om magazijnbeheersoftware te implementeren die aansluit bij uw daadwerkelijke bedrijfsvoering.
Neem contact op met ons team om uw wensen te bespreken.