Mitchell Storage & Distribution (MSD) Das Unternehmen wurde Ende der 1990er Jahre als Kurierdienst gegründet und hat sich seitdem zu einem bedeutenden Logistikdienstleister mit Sitz in Coalville, Leicestershire, entwickelt.

Im Laufe der Zeit hat MSD sein Geschäftsfeld auf den Vertrieb über Palettennetzwerke, Cross-Docking, das Entladen und den Import von Containern sowie Lagerhaltung und Direkttransporte in ganz Großbritannien ausgeweitet. Als Palletforce Als Mitglied kann das Unternehmen nun Kunden weit über die eigene Region hinaus betreuen und deckt damit das gesamte Vereinigte Königreich sowie Europa ab.

Trotz dieses Wachstums ist MSD nach wie vor unverkennbar ein Familienunternehmen. Die Eigentümer sind nach wie vor eng eingebunden, und diese Kultur prägt die Arbeitsweise des Teams. Conor Stoneman, Manager für Geschäftsentwicklung erklärt, dass es zum Unternehmensethos gehört, “die Fracht [der Kunden] wie unsere eigene zu behandeln und einfach dafür zu sorgen, dass sie gut versorgt ist’.”

Dieses Engagement für den Service unterscheidet MSD zudem von eher transaktionsorientierten Anbietern. Viele Anbieter bieten feste, standardisierte Dienstleistungen an, doch MSD ist bestrebt, genau zuzuhören und sein Angebot anschließend individuell anzupassen. Conor stellt MSD den Logistikunternehmen gegenüber, die nach dem Prinzip “One size fits all” arbeiten, und weist darauf hin, dass MSD Kundenfeedback berücksichtigt und seinen Service an diese Bedürfnisse anpasst.

Dieser kundenorientierte Ansatz brachte sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Nach dem Umzug in einen größeren Standort Anfang Januar des Vorjahres verzeichnete MSD einen starken Anstieg des Frachtvolumens. Es kamen neue Kunden hinzu, bestehende Kunden wünschten sich zusätzliche Dienstleistungen, und das Palletforce-Aufkommen stieg. Auch die Ambitionen von MSD wuchsen: Das Unternehmen wollte in komplexere Lager- und Umschlaglösungen vordringen, ohne dabei die Kontrolle über die Kosten oder die Servicequalität zu verlieren.

Der Lagerbetrieb stützte sich jedoch nach wie vor auf ein maßgeschneidertes, internes System, das der Logistikleiter von MSD Jahre zuvor entwickelt hatte. Es sei “für die Zwecke, für die wir es damals nutzten, sehr gut gewesen”, erinnert sich Conor, doch das Wachstum am neuen Standort habe seine Grenzen aufgezeigt.

Bewältigung der WMS-Herausforderungen, die MSD behindern

Mit steigendem Volumen wurde das maßgeschneiderte hauseigene System zunehmend zu einem Hemmnis für MSD. Das erste große Problem war der hohe Verwaltungsaufwand bei alltäglichen Aufgaben. Luke Bodycot, Leiter der Bestands- und Lagerverwaltung, erinnert sich noch gut daran, wie mühsam die Erfassung eingehender Waren früher war.

Jede Palette musste Zeile für Zeile hinzugefügt werden, wobei die Seite jedes Mal neu geladen wurde. Selbst relativ einfache Belege erforderten einen enormen manuellen Aufwand, sodass Luke Mühe hatte, seine täglichen Aufgaben zu bewältigen.

Das System sei zudem insgesamt “wirklich umständlich” und “zeitaufwendig” gewesen, sagt Luke. Der Versuch, am Ende des Tages alles zu aktualisieren, damit die Daten für die Kunden verfügbar waren, sei anstrengend gewesen und habe es ihm erschwert, die weiteren Aufgaben seiner Position effektiv zu erfüllen.

Auf der operativen Seite hatte das selbst entwickelte System jedes Mal Schwierigkeiten, wenn MSD versuchte, einen neuen Dienst einzuführen. Dean Stevens, Senior Operations Manager erinnert sich daran, dass die Software zwar funktionierte, aber jede neue Kundenanforderung “unsere Ressourcen und unser Personal bis an die Grenzen belastete” und die Mitarbeiter zu zusätzlicher Verwaltungsarbeit zwang, nur um die grundlegenden Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.

Die Bestandsübersicht und Rückverfolgbarkeit waren ein weiteres wichtiges Anliegen. Kunden mussten oft wissen, wie viel Lagerbestand sie vorrätig hatten oder wann eine bestimmte Charge versandt worden war. Ohne eine zuverlässige Transaktionshistorie musste sich MSD häufig auf E-Mail-Korrespondenz oder manuelle Überprüfungen im Lager verlassen, um diese Fragen zu beantworten. Wenn sich ein Fehler in die Aufzeichnungen eingeschlichen hatte, wurde dieser möglicherweise erst entdeckt, wenn eine Kundenanfrage eine Untersuchung erzwang.

Eine Echtzeit-Transparenz gab es schlichtweg nicht. Eine Sendung könnte zwar schon zwei Tage früher angekommen sein, aber solange die Mitarbeiter die Tabellen und Systeme nicht aktualisiert hatten, konnten die Kunden dies nicht sehen. Wie Dean bemerkt: “Sie mussten uns anrufen [oder E-Mails schicken] … und dann mussten wir nachsehen”, denn das System spiegelte die Realität erst wider, sobald jemand Zeit gefunden hatte, es zu aktualisieren.

In finanzieller Hinsicht war MSD bewusst, dass dem Unternehmen Einnahmen entgingen. Das Unternehmen ist stolz auf seine maßgeschneiderten Dienstleistungen, wie beispielsweise die Umgestaltung von Importen aus China in spezifische, verkaufsfertige Kartonkonfigurationen. Nach der alten Arbeitsweise wurden diese komplexen Aufträge oft informell am Telefon besprochen, mündlich an das Lager weitergeleitet und nicht immer ordnungsgemäß erfasst oder in Rechnung gestellt.

Dean beschreibt, wie Ad-hoc-Anfragen Material, Arbeitsaufwand und Zeit in Anspruch nehmen konnten, ohne in Rechnung gestellt zu werden. Ohne eine zentrale Erfassung der ausgeführten Aufgaben oder der verbrauchten Verbrauchsmaterialien war es schwierig, den Kunden genaue und transparente Preise anzubieten, und es kam leicht vor, dass die internen Kosten unbemerkt in die Höhe schossen.

Im Lager führten ungenaue Standortangaben und begrenzte Scanmöglichkeiten dazu, dass die Mitarbeiter zwar wussten, dass sich eine Palette “irgendwo in Gang K” befand, sie aber dennoch danach suchen mussten. Fehlkommissionierungen kamen häufiger vor, und es waren zusätzliche Gegenprüfungen erforderlich, um zu vermeiden, dass die falsche Palette versandt wurde, was zusätzlichen Arbeitsaufwand und Stress mit sich brachte.

Für Luke war die Gesamtwirkung demoralisierend.

Es wurde deutlich, dass MSD, wenn das Unternehmen weiter wachsen, sein Dienstleistungsangebot ausbauen und sein Service-Modell mit persönlicher Betreuung beibehalten wollte, ein Lagerverwaltungssystem benötigte, das auf Skalierbarkeit, Transparenz und Flexibilität ausgelegt war. Diese Erkenntnis ebnete den Weg für den Leitfaden, der nun ins Spiel kam.

MSD auf dem Weg zur WMS-Transformation begleiten

Als MSD begann, den WMS-Markt zu erkunden, stellte sich schnell heraus, dass viele Systeme nicht die richtige Lösung waren. Einige waren schwerfällige Plattformen im Unternehmensmaßstab, die darauf ausgelegt waren, Abläufe streng zu kontrollieren. Andere erforderten lokale Server oder boten kaum Spielraum für die Anpassung von Arbeitsabläufen. Dean, der im Laufe seiner Karriere bereits rund zwanzig verschiedene Lagersysteme genutzt hatte, wusste genau, was MSD brauchte und was das Unternehmen vermeiden wollte.

Er suchte nicht nach “allen möglichen Extras”, sondern nach einer Plattform, die die Kernprozesse im Lager reibungslos abwickeln und gleichzeitig Spielraum für Wachstum und Anpassung bieten konnte, während sich die Dienstleistungen von MSD weiterentwickelten. Das System musste den heutigen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig flexibel genug sein, um die Strategien von morgen zu unterstützen.

Die Cloud war unverzichtbar. MSD wollte, dass jeder – vom Geschäftsführer bis zum Gabelstaplerfahrer – Informationen in Echtzeit einsehen konnte, und dass Kunden sich einloggen und ihre eigenen Lagerbestände überprüfen konnten, ohne auf manuelle Aktualisierungen warten zu müssen. Eine interne, serverbasierte Lösung hätte weder die erforderliche Transparenz noch die nötige Zugänglichkeit bieten können.

Conor kannte Clarus WMS bereits aus LinkedIn sowie aus Gesprächen innerhalb des Palletforce-Netzwerks. Andere Lager, die Clarus einsetzten, hatten “einen sehr guten Eindruck hinterlassen” und das System aktiv empfohlen, als MSD begann, sich nach WMS-Optionen zu erkundigen.

Clarus reagierte mit einem praxisorientierten Analyseprozess. Das Team besuchte den Standort von MSD, führte Gespräche mit der Geschäftsleitung und den operativen Teams und stellte detaillierte Fragen zur Funktionsweise des Unternehmens. Conor erinnert sich, dass sie “den Ansatz auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten” und gezeigt hätten, dass sie die Abläufe in anderen Palletforce-Depots verstanden hätten, was MSD die Gewissheit gab, dass Clarus die Kombination aus Sammelguttransporten, Lagerung und maßgeschneiderten Dienstleistungen bewältigen könne.

Für Dean war die Unternehmensphilosophie von Clarus ausschlaggebend.

Clarus WMS entsprach dieser Vorstellung. Die Plattform war flexibel, ließ sich ohne aufwendige individuelle Programmierung konfigurieren und – was entscheidend war – das Clarus-Team war offen für Feedback. Als Dean komplexe Maßeinheitenszenarien skizzierte – wie beispielsweise Paletten mit Kartons und Einzelstücken, die alle korrekt verwaltet und abgerechnet werden mussten –, bestätigte Clarus, dass dies nicht nur möglich sei, sondern dass bereits Maßnahmen in der Roadmap vorgesehen waren, um diese Funktionen innerhalb weniger Monate zu verbessern.

Nach Conors Worten legt MSD Wert auf langfristige Partnerschaften, und Clarus fällt eindeutig in diese Kategorie. Das WMS würde nicht nur das veraltete hauseigene System ersetzen, sondern auch als strategische Plattform für Wachstum dienen und die Entwicklung von MSD hin zu Dienstleistungen mit höherer Wertschöpfung sowie einer engeren Zusammenarbeit im Netzwerk unterstützen.

Nachdem die Risiken erkannt, die Optionen abgewogen und Vertrauen aufgebaut worden war, entschied sich MSD für Clarus WMS als Wegbegleiter für die nächste Etappe seiner Reise.

Umsetzung der Lösung: Von der Planung bis zur Durchführung

Die Einführung eines neuen WMS während der Einarbeitung an einem neuen Standort hätte zu Störungen führen können. Stattdessen betrachteten MSD und Clarus das Projekt als Chance, von Grund auf bessere Prozesse zu entwickeln. Der Clarus-Implementierungsspezialist Mathew arbeitete während der gesamten Einführungsphase eng mit Luke und Dean zusammen und begann mit einer detaillierten Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe bei MSD und der Schwachstellen.

Luke erinnert sich, dass Mathew “wirklich gut und hilfsbereit” war: Er nahm sich die Zeit, um zu verstehen, was MSD tat, und zeigte dann auf, wie Clarus die Probleme beheben konnte, mit denen sie zu kämpfen hatten. Wann immer Fragen auftauchten, reagierte Mathew schnell, egal ob er vor Ort war oder aus der Ferne Unterstützung leistete.

Ein wesentlicher Bestandteil der Umsetzung bestand darin, jeden Standort im neuen Lager zu definieren und mit Barcodes zu kennzeichnen. Im Rahmen des Clarus-WMS wurden alle Regalbalken, Stellplätze für Schüttgut, Ein- und Auslagerungsbereiche, Quarantänebereiche und Zwischenlagerzonen zu scanbaren Standorten. Damit wurde die Grundlage geschaffen für 2D- und 3D-Lagerpläne von Clarus, wodurch MSD einen Echtzeit-Überblick über Kapazitäten und Lagerbestände erhält.

Im Mittelpunkt der Schulung stand der Aufbau von Selbstvertrauen. Viele Mitarbeiter hatten zuvor noch nie ein vollwertiges WMS oder Handscanner verwendet, daher ermutigte MSD sie zum Ausprobieren. Dean berichtet, dass er dem Team gesagt habe: “Spielt einfach damit herum … ihr könnt nichts kaputtmachen.” Da Clarus über eine einheitliche, übersichtliche Menüstruktur verfügt, lernten die Benutzer schnell, sich zurechtzufinden, ohne sich von verschachtelten Bildschirmen und undurchsichtigen Codes überfordert zu fühlen.

Je besser Luke sich mit dem System vertraut machte, desto mehr machte er es sich zu eigen. Er erstellte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und eine PowerPoint-Präsentation, in der er seinen Kollegen genau zeigte, wie man Waren entgegennimmt, Paletten transportiert und Kommissionierlisten erstellt. Wenn ein neues Teammitglied hinzukam, konnte diese Person bereits innerhalb von fünf Tagen ihren ersten Wareneingang verbuchen – und zwar ohne direkte Aufsicht –, was mit dem alten System undenkbar gewesen wäre.

Auf organisatorischer Ebene hat MSD die Rollen neu gestaltet, um den neuen Kompetenzen Rechnung zu tragen. Anstelle eines einzigen Lagerleiters, der sowohl die Personalführung als auch die Bestandsverwaltung unter einen Hut bringen musste, ernannte MSD Luke zum eigenständigen Bestands- und Lagerverwaltungsleiter und setzte zwei Teamleiter für den täglichen Betrieb ein. Clarus WMS automatisierte einen Großteil des bisherigen Papieraufwands, sodass sich Luke nun auf Kontrolle, Analyse und kontinuierliche Verbesserung konzentrieren kann, anstatt manuelle Dateneingaben vornehmen zu müssen.

In der Zwischenzeit hat Conor Clarus in die Vertriebsstrategie von MSD integriert. Potenzielle Kunden, die den Standort besuchen, sehen nun die Live-3D-Lagerkarte auf dem Bildschirm, betreten anschließend das Lager und finden ihre Paletten genau dort, wo das System sie anzeigt. Dies ist zu einem eindrucksvollen Beweis für das Bekenntnis von MSD zu Transparenz und Kontrolle geworden.

Erzielte Ergebnisse: WMS-Erfolg in der Praxis

Die Kombination aus Clarus WMS und den Prozessänderungen bei MSD hat zu erheblichen Ergebnissen geführt und messbare Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit, Transparenz und Mitarbeiterengagement bewirkt.

Eine der deutlichsten Kennzahlen ist der Rückgang der reaktiven Kundenkommunikation. Da Kunden sich nun einloggen und ihren Lagerbestand sowie ihre Belege in Echtzeit einsehen können, müssen sie bei einfachen Fragen nicht mehr anrufen oder eine E-Mail schreiben. Dean schätzt, dass er “etwa 60% weniger E-Mails [mit Kundenanfragen]” erhält, in denen nach Lagerbeständen oder Preisen gefragt wird, da die Kunden die benötigten Informationen bereits selbst einsehen können.

Die Wareneingangsabwicklung hat sich grundlegend verändert. Aufgaben, für die Luke früher fast eine Stunde pro Container benötigte, werden nun deutlich schneller erledigt. Mit Clarus kann er mehrere Paletten derselben Artikelnummer in einem Schritt verbuchen und die Lagerorte per Scan statt durch manuelle Eingabe aktualisieren. Luke beschreibt die Wareneingangsabwicklung nun als “so schnell und einfach”, dass ihm Zeit für andere Aufgaben bleibt.

Die Rückverfolgbarkeit des Lagerbestands hat sich erheblich verbessert. Clarus erfasst jede Transaktion, sodass Fragen dazu, wann eine Palette angekommen ist, wann sie bewegt wurde und wann sie das Lager verlassen hat, problemlos beantwortet werden können. Luke schätzt insbesondere den Transaktionsverlauf, mit dem er den Kunden genau zeigen kann, was mit ihrem Lagerbestand geschehen ist. So werden Spekulationen vermieden und Streitigkeiten vorgebeugt.

Auch die finanzielle Transparenz hat sich verbessert. MSD kann nun jede maßgeschneiderte Dienstleistung – vom Umpacken und Zusammenstellen von Sets bis hin zum Cross-Docking und Palettenwickeln – im Clarus WMS als eigenständigen, abrechnungsfähigen Vorgang konfigurieren. Jedes Mal, wenn eine Aufgabe ausgeführt wird, wird sie erfasst und erscheint auf der Rechnung des Kunden. Dean merkt an, dass MSD dadurch in Bezug auf die Preisgestaltung “transparent und offen” sein kann und den Arbeitsaufwand, die Zeit sowie die Materialien, die bei jedem Schritt anfallen, erläutern kann.

Die Genauigkeit der Abläufe hat zugenommen, während der Arbeitsdruck gesunken ist. Da jeder Lagerplatz gescannt werden kann und die Kommissionierung anhand von Barcodes überprüft wird, sind Fehlkommissionierungen weitaus seltener. Dean berichtet, dass er bei Bestandsprüfungen nun “zu 99,91 % sicher ist, dass dort alles korrekt ist und sich alles, was in Clarus verzeichnet ist, genau dort befindet, wo es hingehört.”

Die 2D- und 3D-Lagerpläne sind aus der Planung nicht mehr wegzudenken. Dean kann nun auf einen Bildschirm schauen und sofort einschätzen, ob Platz für weitere 500 Paletten vorhanden ist, anstatt das Lager abzugehen oder sich auf grobe Schätzungen zu verlassen. Wenn er mitten in einem Block eine Palette eines anderen Kunden entdeckt, kann er auf den Standort auf der Karte klicken und genau sehen, was dort gelagert ist.

Für Luke persönlich ist der Unterschied frappierend.

MSD konnte zudem neue Dienstleistungen einführen. Clarus WMS bildet die Grundlage für einen Cross-Docking-Betrieb für Palletforce, bei dem Container aus Schottland und London in Coalville zusammenlaufen, um dort die Fracht umzuladen, bevor sie wieder in das Netzwerk weitergeleitet werden. Das System ermöglicht es MSD, diese Dienstleistungen präzise zu kalkulieren und jede Bewegung nachzuverfolgen, wodurch eine betriebliche Kapazität in eine verlässliche Einnahmequelle umgewandelt wird.

Mit Blick auf die Zukunft bereitet MSD die Einführung von Fulfillment-Dienstleistungen vor, darunter Kommissionierung, Verpackung und Versand. Dank Clarus weiß das Team bereits, wie man Kommissionierplätze einrichtet, Min-Max-Bestände festlegt und den Nachschub verwaltet. Clarus hat seine Unterstützung zugesagt und arbeitet gemeinsam mit MSD daran, diese Prozesse zu optimieren, sodass Dean zuversichtlich ist, den Fulfillment-Service an Kunden verkaufen zu können, da er weiß, dass das System dies unterstützt.

Reflexionen der Kunden und gewonnene Erkenntnisse

Mit etwas Abstand zur ursprünglichen Einführung betrachtet MSD seine Entscheidung für Clarus WMS als einen entscheidenden Meilenstein in seiner Entwicklung. Das System hat die auf Maß geschneiderte Servicephilosophie des Unternehmens nicht ersetzt, sondern sie nachhaltiger gemacht.

Indem MSD jede wertschöpfende Tätigkeit erfasst und auf Rechnungen übersichtlich ausweist, kann das Unternehmen gegenüber seinen Kunden Offenheit in Bezug auf die Preisgestaltung zeigen. Dean ist überzeugt, dass diese Transparenz Vertrauen schafft: Wenn Kunden genau sehen können, wofür sie bezahlen, wissen sie, dass MSD nichts verheimlicht und die erforderliche Sorgfalt walten ließ, um faire Preise festzulegen.

Auch innerhalb des Unternehmens waren die Auswirkungen auf die Arbeitskultur erheblich. Mitarbeiter, die früher durch manuelle Verwaltungsaufgaben belastet waren, widmen nun mehr Zeit der Problemlösung, der Planung und der Kundenbetreuung. Luke, der sich früher durch das alte System erschöpft und eingeschränkt fühlte, ist mittlerweile ein begeisterter Superuser von Clarus, schult Kollegen und erkundet neue Möglichkeiten, die Plattform optimal zu nutzen.

Entscheidend ist, dass MSD erkannt hat, dass Technologiepartnerschaften am besten funktionieren, wenn die Werte übereinstimmen. Die Bereitschaft von Clarus, zuzuhören, sich anzupassen und die von MSD gewünschten Funktionen zu entwickeln, spiegelt die Art und Weise wider, wie MSD selbst seinen Kunden zuhört und seine Dienstleistungen auf deren Bedürfnisse zuschneidet. Diese gemeinsame Denkweise hat den WMS-Anbieter zu einem echten strategischen Partner gemacht und nicht zu einem distanzierten Softwareanbieter.

Ihr Weg zum WMS-Erfolg

Die Entwicklung von Mitchell Storage & Distribution zeigt, wie sich ein wachsendes Logistikunternehmen von einem selbst entwickelten System, das einst “gut genug” funktionierte, zu einem modernen, cloudbasierten WMS weiterentwickeln kann, das Wachstum, Transparenz und Innovation aktiv vorantreibt. Indem MSD erkannte, wo die alten Tools das Unternehmen bremsten, ebnete es den Weg für eine Transformation, die weit über die Technologie hinausgeht.

Heute profitiert MSD von einer schnelleren und genaueren Wareneingangsabwicklung, Echtzeit-Transparenz für Kunden, einer übersichtlicheren Abrechnung maßgeschneiderter Dienstleistungen, einem geringeren Verwaltungsaufwand sowie einem entspannteren und engagierteren Lagerteam. Das Unternehmen konnte Cross-Docking für das Palletforce-Netzwerk einführen und bereitet sich auf die Ausweitung auf das komplette Fulfillment vor, in der Zuversicht, dass Clarus WMS diese Schritte unterstützen wird.

Wenn Ihr Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert ist – manuelle Buchungen, eingeschränkte Transparenz, reaktive Kundenkommunikation oder Schwierigkeiten bei der Preisgestaltung für maßgeschneiderte Dienstleistungen –, könnten Ihnen die Erfahrungen von MSD bekannt vorkommen. Die Erkenntnis aus Coalville lautet nicht einfach, ein neues System anzuschaffen, sondern einen Partner zu suchen, der Ihre Betriebsabläufe versteht, sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und mit Ihnen wächst.

Clarus WMS hat für Mitchell Storage & Distribution diese wegweisende Rolle gespielt.

Erfahren Sie, wie Clarus WMS Ihrem Unternehmen helfen kann, ähnliche Ergebnisse zu erzielen, und beginnen Sie Ihren eigenen Weg zum WMS-Erfolg.