Effiziente Wareneingangsprozesse sind von grundlegender Bedeutung für die Aufrechterhaltung der Bestandsgenauigkeit und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs in der Lieferkette. 3PL-Fachleute sehen sich häufig mit Problemen wie Verzögerungen bei der Rampenplanung, Ungenauigkeiten beim Abgleich von Wareneingangsbelegen und Herausforderungen bei der OS&D-Berichterstattung konfrontiert, die die Einlagerung und den Bestandsabgleich beeinträchtigen können. Bei Clarus WMS bieten wir Lösungen, die die Bearbeitung von ASNs, das Scannen von Barcodes und GS1-Etiketten sowie den Wareneingang anhand von Kfz-Kennzeichen automatisieren und so sofortige Verbesserungen bei der Wareneingangsgenauigkeit und der KPI-Leistung bewirken.
Bisher waren für die Einrichtung robuster Wareneingangsabläufe manuelle Erfassungen und umfangreiche Kontrollen erforderlich, wobei es oft Wochen dauerte, bis Fehlmengen oder Beschädigungen behoben waren. Im Gegensatz dazu nutzt der Clarus-WMS-Ansatz Cloud-Integration und die Datenerfassung nach GS1-Standard, um die Zeit vom Wareneingang bis zur Einlagerung zu verkürzen. So werden FEFO-Prüfungen in Echtzeit, die Wareneingangserfassung anhand von Kennzeichen und Cross-Docking innerhalb von Tagen statt Wochen ermöglicht, während der Personalaufwand minimiert und die Gesamteffizienz gesteigert wird. Echtzeitdaten von Handheld-Geräten und Dashboards verschaffen Managern zudem einen Überblick über offene Aufgaben, Engpässe und Quarantänebestände, sodass sie schnellere Entscheidungen treffen können.
Das Ergebnis traditioneller Methoden:
- Verzögerungen bei der Einlagerung aufgrund der manuellen Überprüfung der Wareneingangsbelege und einer mangelhaften Integration der ASN
- Ineffizienzen in den Kontrollabläufen, die zu nicht gemeldeten OS&D-Fällen und Verzögerungen bei der Quarantäne führen
- Einnahmeausfälle aufgrund von Ungenauigkeiten bei der Abstimmung und der Nichteinhaltung von KPI-Zielen
Dieser Artikel beleuchtet die Schwachstellen veralteter Wareneingangsverfahren und untersucht, wie Clarus WMS diesen Prozess mithilfe moderner Automatisierung neu gestaltet, um eine höhere Genauigkeit und eine optimierte Rampenplanung zu erzielen. Er verbindet Branchendaten mit praktischen Erfahrungen aus der Lagerpraxis, um 3PL-Anbietern und Lagerfachleuten umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.
Was ist ASN und wie kann ich es optimieren?
Eine Versandvorankündigung (Advance Shipping Notice, ASN) oder DESADV ist ein digitales Dokument, das vorab Informationen zu eingehenden Sendungen enthält und für eine effiziente Planung der Anlieferungen sowie für die Genauigkeit der Wareneingangsabwicklung im Lagerbetrieb von entscheidender Bedeutung ist. GS1 UK definiert die ASN als ein Dokument, das detaillierte Informationen über eine anstehende Lieferung enthält und vor dem Eintreffen der Waren versendet wird, damit sich der Empfänger auf die Annahme vorbereiten kann (GS1 UK). Es enthält in der Regel SSCC-Palettenkennungen, Produktcodes, Mengenangaben, Chargen- oder Losdaten sowie Bestellnummern, was eine proaktive Quarantäneplanung und die Vorwegnahme von OS&D-Fällen ermöglicht.
In 3PL-Lagern, in denen verderbliche Waren umgeschlagen werden, unterstützen ASN-Daten die FEFO-Priorisierung bei der Warenkontrolle und reduzieren so Verderb und Abschreibungen, indem sichergestellt wird, dass Paletten mit kurzer Haltbarkeitsdauer zuerst identifiziert und bearbeitet werden. Externe EDI-Anbieter berichten, dass der Einsatz von ASNs die Wareneingangskosten um bis zu 40 Prozent senken kann, da die Teams so bereits vor der Ankunft des LKWs Lagerflächen, Personal und Ausrüstung vorab zuweisen können (home.messagexchange.com).
Zur Optimierung von ASN gehören:
- Durchsetzung der GS1-Standards für Produkt-, Chargen-, SSCC- und Datumscodes
- ASNs in das WMS integrieren, damit Vorab-Wareneingänge automatisch erstellt werden
- Verwendung von RFID oder hochpräziser Barcode-Erfassung zur Überprüfung der SSCC und des Inhalts an der Laderampe
- Zuweisung von Laderampenplätzen und Personalplanung direkt auf Basis der ASN-Daten
Wie GS1 feststellt, liefern ASNs detaillierte Informationen über eine anstehende Lieferung, darunter den Zeitpunkt der Ankunft der Sendung und deren Inhalt, sodass die Empfänger ihre Ressourcen im Voraus vorbereiten können (disciplinas.tecnico.ulisboa.pt).
Aus praktischer Sicht beschreiben die Berater von Clarus WMS einen “heiligen Gral” des Arbeitsablaufs: Wenn eine ASN für jede Palette den SSCC, die Chargennummer, den Produktcode und die Menge enthält, kann das Handterminal eine Palette mit einem einzigen Scan des SSCC annehmen und dabei automatisch alle anderen Attribute aus der ASN erfassen. Dies beschleunigt den Wareneingang anhand der Paletten-ID erheblich und reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
Bei Clarus WMS ist die ASN-Verarbeitung vollständig in das Scannen von Barcodes und GS1-Etiketten integriert. Die aus der ASN erstellten Vorab-Wareneingangsbelege steuern die Planung der Laderampen, den blinden oder geführten Wareneingangsablauf sowie die KPI-Erfassung für den Transport von der Laderampe ins Lager und die Wareneingangsgenauigkeit. Diese Integration gewährleistet Skalierbarkeit, sodass Lagerhäuser steigende Volumina bewältigen können, ohne dass dabei die Kontrolle oder die Einhaltung von Vorschriften beeinträchtigt wird.
Benötige ich GRN für meine Wareneingangsabwicklung?
Ja, ein Wareneingangsbeleg (GRN) ist unverzichtbar, sobald Ihr Betrieb über sehr einfache Wareneingänge hinauswächst. Ein GRN ist ein internes Dokument, das den Wareneingang von einem Lieferanten bestätigt und Menge sowie Zustand erfasst; er ist von zentraler Bedeutung für die Führung genauer Bestandsaufzeichnungen und die Abstimmung der Arbeitsabläufe in den Bereichen Beschaffung, Lagerhaltung und Finanzen (Tofu)
Für kleine Lager mit einer begrenzten Anzahl an Artikeln und lokalen Lieferanten können einfache Checklisten ausreichen. Wenn jedoch das Volumen wächst und Sie internationale Sendungen, komplexe Verpackungshierarchien sowie kundenspezifische Servicelevels hinzufügen, wird ein strukturierter GRN-Prozess entscheidend für:
- Lieferungen anhand der Bestellungen überprüfen
- OS&D-Probleme und Abweichungen dokumentieren
- Quarantäne- oder Zurückhaltungsstatus für verdächtige Bestände auslösen
- Unterstützung des Drei-Wege-Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung
Fachleute aus den Bereichen Rechnungswesen und Beschaffung beschreiben den sogenannten „Three-Way-Matching“-Prozess als den Abgleich von Bestellung, Wareneingangsbeleg und Lieferantenrechnung vor der Zahlung, um Überzahlungen, Doppelbuchungen und Betrugsfälle zu verhindern (softco.com). Ohne ein GRN wird dieses Kontrollsystem geschwächt.
Durch die Digitalisierung der GRN-Erfassung im WMS entfällt die manuelle Neueingabe, und Wareneingänge können in Echtzeit im Bestand aktualisiert werden. Anbieter betonen, dass die durch GRNs bestimmte Durchlaufzeit des Wareneingangs sowie die Genauigkeit der Wareneingangsabwicklung grundlegende Lager-KPIs sind, die kontinuierlich überwacht werden sollten (Die Access-Gruppe). Clarus WMS unterstützt konfigurierbare Wareneingangsbelegvorlagen und Regeln für den Dreifachabgleich pro Konto, sodass 3PL-Anbieter ihre Finanzkontrollen an die Anforderungen jedes einzelnen Kunden anpassen können.
Wie verbessert der SSCC die Palettenverfolgung?
Der Serial Shipping Container Code (SSCC) ist ein GS1-Identifikationsschlüssel, der jeder Logistikeinheit – beispielsweise einem Karton, einer Palette oder einem Paket – eine eindeutige Kennung zuweist (gs1.org). Gemäß den GS1-Logistiketiketten muss jede Palette mit einem eindeutigen SSCC versehen sein, damit sie über die gesamte Lieferkette hinweg lückenlos nachverfolgt werden kann (gs1.org).
Beim Wareneingang fungiert der SSCC als ein einziges “Kennzeichen” für die Palette. Wenn die Palette gescannt wird, ruft das WMS alle verknüpften Daten aus der ASN oder der Vorabmeldung ab – SKUs, Mengen, Charge, Verfallsdatum und Eigentümer – und ordnet sie in einem Schritt dem Bestand zu. Die Handheld-Systeme von Clarus verwenden GS1-konforme Etiketten mit bis zu drei Barcodes für Produkt und Menge, Charge und SSCC, sodass die Mitarbeiter alle erforderlichen Attribute mit wenigen Scans erfassen können, anstatt jedes Feld einzeln einzugeben.
Zur Optimierung des Einsatzes von SSCC gehören:
- Sicherstellen, dass jede Palette, die das Werk eines Lieferanten verlässt, mit einem GS1-konformen Etikett mit einer gültigen SSCC versehen ist
- Korrekte Zuordnung der SSCC-Felder im WMS, einschließlich Eigentums-, Produkt- und Datumscodes
- Verwendung des SSCC als Primärschlüssel bei OS&D-Untersuchungen und der Dokumentation von Schadensfällen
- Ausweitung der SSCC-Nutzung auf Cross-Docking und ausgehende Sendungen, sodass dieselbe ID über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwendet wird
Werden SSCC-Etiketten mit RFID-Portalen oder automatisierten Scanverfahren an der Laderampe kombiniert, kann die Lesegenauigkeit bei mit Tags versehenen Artikeln fast 99 Prozent erreichen, was die Transparenz erheblich verbessert und manuelle Kontrollen reduziert (RFID JOURNAL).
Welche Rolle spielt OS&D bei der Empfangsgenauigkeit?
Die OS&D-Meldung (Over, Short and Damaged) ist von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung der Genauigkeit beim Wareneingang, da dabei bei der Prüfung festgestellte Abweichungen dokumentiert und mit der Bestellung abgeglichen werden. In der Logistik bezeichnet OS&D Abweichungen, bei denen die Menge oder der Zustand der eingegangenen Waren nicht mit der Bestellung oder den Erwartungen übereinstimmt (Frachtstrecke).
Zu einem effektiven OS&D-Management gehören in der Regel:
- Strukturierte Grundcodes für Über- und Unterlieferungen, sichtbare Schäden und verdeckte Schäden
- Am Kai aufgenommene fotografische Beweise, die mit dem Beleg verknüpft sind
- Automatische Sperrung oder Quarantäne, wenn Schäden oder Qualitätsprobleme gemeldet werden
- Klare Abläufe für Nachbearbeitung, Entsorgung und Kundenfreigabe
In Fachleitfäden wird betont, dass eine genaue und zeitnahe OS&D-Dokumentation sowie der Einsatz von Technologien wie Barcode-Scanning oder WMS-Ausnahme-Workflows zu den einfachsten Möglichkeiten gehören, Fehler zu reduzieren und die Margen zu sichern (LogiWorld, LLC). Clarus WMS unterstützt OS&D mithilfe von Bestandsstatus, Grundcodes und Zurückhaltungsregeln, sodass beschädigte oder beanstandete Paletten erst dann zugewiesen werden können, wenn das Problem geklärt ist.
Ein Berater von Clarus erinnert sich an die Betreuung eines Kunden aus dem Bereich alkoholfreier Getränke, bei dem zerbrechliche Glasverpackungen zu häufigen Bruchschäden, wiederholten Quarantänemaßnahmen und Nacharbeiten an Paletten führten. Wäre jede beschädigte Palette mit einheitlichen OS&D-Grundcodes und -Statusangaben erfasst worden, wäre es weitaus einfacher gewesen, dem Kunden die Ursache nachzuweisen und Verbesserungen bei der Verpackung voranzutreiben.
Herkömmliche Methoden im Vergleich zu Clarus WMS beim Wareneingang
Herkömmliche Methoden basieren auf der manuellen Bearbeitung von Wareneingangs- und Versandbenachrichtigungen, was häufig zu Verzögerungen bei der Rampenplanung und Ungenauigkeiten in der OS&D-Berichterstattung führt, die den Abgleich erschweren. Papierbasierte Kontrollen und Abstimmungen in Tabellenkalkulationen verursachen Verzögerungen und erschweren die Messung der „Dock-to-Stock“-Zeit. Branchenbeobachtungen zeigen, dass branchenführende Unternehmen häufig „Dock-to-Stock“-Zeiten von 2 bis 4 Stunden anstreben, während bei durchschnittlich leistungsstarken Unternehmen diese bei 12 bis 24 Stunden liegen können (hopstack.io).
Diesen traditionellen Ansätzen fehlt zudem die Echtzeit-Barcode-Erkennung oder RFID Integration, wodurch FEFO erweist sich als arbeitsintensiv und die Einlagerung als ineffizient. Im Gegensatz dazu steigern moderne Lagerautomatisierung und Digitalisierung nachweislich die Produktivität, verringern die Abhängigkeit von Arbeitskräften und senken die Umschlagkosten (McKinsey & Company).
Clarus WMS automatisiert den Wareneingang anhand von Kfz-Kennzeichen mit GS1 SSCC, Handheld-Workflows und konfigurierbaren Regeln für Blindquittungen, Vorabquittungen und Cross-Docking. Während Altsysteme mit der Quarantäneverwaltung und der Ausnahmebehandlung zu kämpfen haben, bietet Clarus Zurückhaltungsstatus, Grundcodes und kundenspezifische Regeln, die bei Bedarf die tierärztliche Freigabe, Qualitätsprüfungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen. Dieser moderne Ansatz minimiert Störungen und unterstützt 3PL-Anbieter dabei, strengere „Dock-to-Stock“-KPIs, eine verbesserte Wareneingangsgenauigkeit und eine bessere Kostenkontrolle zu erreichen.
Warum Teams Schwierigkeiten beim Fangen haben
Lagerteams haben oft Schwierigkeiten beim Wareneingang, da veraltete Prozesse die Genauigkeit beeinträchtigen und die KPIs für den Übergang vom Ladeplatz zum Lager beeinträchtigen.
- Begrenzte Automatisierung bei der Bearbeitung von ASNs, was zu Fehlern bei der SSCC-Überprüfung und beim Abgleich mit GRNs führt
- Manuelle Kontrollen bei OS&D erhöhen das Risiko nicht gemeldeter Schäden und Verzögerungen durch Quarantäne
- Mangelhafte Integration bei FEFO, was zu Ineffizienzen bei der Einlagerung und der Bestandsabstimmung führt
- Unzureichende Planung der Anlegezeiten, was zu Diskrepanzen zwischen Über- und Unterlieferungen führt
- Ungeplante Anlieferungen, wie z. B. außerplanmäßige Lieferungen von Lieferanten oder verspätete Container, die die Anzahl der ankommenden Fahrzeuge plötzlich verdoppeln und die verfügbaren Arbeitskräfte sowie den Platz überfordern können
In Branchenberichten werden die Bestandsgenauigkeit, die Effizienz beim Wareneingang und die Flächenauslastung immer wieder als einige der wichtigsten Lager-KPIs für das Jahr 2025 hervorgehoben (hopstack.io). Ohne zuverlässige Wareneingangsprozesse werden diese Fehler aus den vorgelagerten Prozessen auf alle nachgelagerten Aktivitäten – von der Kommissionierung bis zur Rechnungsstellung – übertragen.
Wie wickelt Clarus WMS den Wareneingang ab?
Bei Clarus WMS wird der Wareneingang über eine Cloud-Plattform abgewickelt, die die ASN- und GRN-Workflows automatisiert und so für Echtzeit-Genauigkeit und eine effiziente Rampenplanung sorgt. Unsere standardmäßigen GS1-basierten Handheld-Abläufe können GS1-Logistiketiketten scannen, um Produkt-, Mengen-, Chargen-, SSCC- und Datumscodes ohne manuelle Eingabe zu erfassen. Das bedeutet: Wenn eine ASN vollständige SSCC- und Produktdetails enthält, können die Mitarbeiter Paletten mit einem einzigen Scan annehmen und direkt zur Einlagerung oder zum Cross-Docking weiterleiten.
Die Clarus-Dashboards bieten einen Echtzeit-Überblick über offene Wareneingänge, Aktivitäten an der Laderampe, Einlagerungsaufgaben und Quarantänebestände, sodass Vorgesetzte erkennen können, wo Personal benötigt wird. Bei unserer Zusammenarbeit mit JODA, einem Spezialisten für Kühllogistik, trug das Clarus WMS dazu bei, die Bestandsgenauigkeit im ersten Jahr auf 97 Prozent und im zweiten Jahr auf 99 Prozent zu steigern, während die Inventurzeit von Wochen auf Tage verkürzt wurde (Clarus WMS). Dies zeigt, wie sich robuste Arbeitsabläufe im Wareneingang und in der Bestandsverwaltung in messbare Genauigkeitsgewinne niederschlagen.
Echtzeitüberwachung
Die Echtzeitüberwachung in Clarus erfasst die Ankunft von ASNs, Wareneingänge und Einlagerungsvorgänge mit zeitgestempelten Ereignissen, sodass Manager die tatsächliche Durchlaufzeit vom Wareneingang bis zur Einlagerung sowie die Wareneingangsgenauigkeit messen können. Automatische Statusänderungen bei Aufgaben – wie “am Ladeplatz”, “angenommen”, “Einlagerung begonnen” und “Einlagerung abgeschlossen” – vermitteln ein klares Bild des Durchsatzes.
Anbieter, die sich auf die Automatisierung von Ladetoren spezialisiert haben, berichten, dass das automatisierte Scannen mithilfe von Computer Vision und RFID den Durchsatz beim Wareneingang erheblich steigern und die manuelle Datenerfassung am Ladetor reduzieren kann (kargo.ai). Clarus lässt sich in diese Technologien integrieren, sodass Palettenbewegungen an der Laderampe automatisch und ohne zusätzliches Scannen im WMS erfasst werden.
Skalierbare Anpassung
Skalierbarkeit ist unerlässlich, da 3PL-Anbieter und Lagerbetriebe mit schwankender Nachfrage, saisonalen Spitzen und einem wachsenden Artikelsortiment konfrontiert sind. Eine aktuelle Studie von MHI und Deloitte zeigt, dass 55 Prozent der Führungskräfte im Bereich Lieferkette ihre Technologieinvestitionen erhöhen, wobei 88 Prozent planen, mehr als 1 Million Dollar für Innovationen in der Lieferkette auszugeben (TecHR).
Clarus WMS unterstützt diesen Bedarf an skalierbarer Anpassung, indem es jedem Kundenkonto ermöglicht, seine eigenen Anforderungen hinsichtlich Chargen, Verfallsdaten, blinder Wareneingänge, Cross-Docking und Drei-Wege-Abgleichs festzulegen. Die Abläufe auf Handheld-Geräten lassen sich auf Kunden- und Produktebene umschalten, sodass beispielsweise Verpackungs-SKUs, die keiner Chargenkontrolle bedürfen, mit minimalem Aufwand angenommen werden können, während bei Pharma- oder Frischwaren-Produktlinien eine strenge Erfassung von Chargennummern und Verfallsdaten vorgeschrieben ist.
Volle Sicht
Vollständige Transparenz bedeutet mehr als nur zu sehen, was auf Lager ist; es geht darum, den Status, die Historie und die Einschränkungen jeder einzelnen Palette zu verstehen. Clarus bietet:
- Transaktionsverlauf für jedes SSCC oder jedes Palettenkennzeichen
- Gründe für die Sperrung und Quarantäne, einschließlich der Angabe, wer die Sperrung veranlasst hat und wann
- Ansichten zur Bestandsalterung auf Basis von FEFO, FIFO oder kundenspezifischen Regeln
- Berichterstellung für Kunden und über das Portal, damit diese Trends bei OS&D, Beschädigungen und Verfallsdaten direkt einsehen können
Studien zu Echtzeitdaten im Lagerwesen zeigen, dass ein Echtzeit-Einblick in Betriebsabläufe und Bestände entscheidend ist, um Engpässe zu vermeiden und die Entscheidungsfindung zu verbessern (AutoScheduler.ai). Clarus WMS bietet sowohl Betreibern als auch deren Kunden genau diese Einblicke und hilft ihnen so, Probleme schnell zu lösen und sicherer zu planen.
Bereit, es in Aktion zu sehen?
Die Optimierung Ihrer Wareneingangsprozesse mit Clarus WMS kann die Effizienz Ihres Lagers entscheidend steigern und sorgt für höchste Genauigkeit sowie optimierte Abläufe. Stellen Sie sich eine automatisierte ASN-Bearbeitung vor, die gängige Herausforderungen wie OS&D, Blind Wareneingänge und Cross-Docking mit minimalem manuellem Aufwand bewältigt. Kontaktieren Sie Clarus WMS für eine Demo um herauszufinden, wie sich diese Funktionen in Ihren Betriebsablauf einfügen.
Referenzen
- GS1 UK, “Leitfaden zur Implementierung von ASN-Nachrichten”
- GS1, “Serial Shipping Container Code (SSCC)”
- GS1, “GS1-Leitfaden für Logistiketiketten”
- GS1 UK, “Erstellung von SSCCs und Logistiketiketten”
- MessageXchange: “Einsatz von EDI zur Steigerung der Effizienz in der Lieferkette”
- Commport: “Advanced Shipping Notice – ganz einfach”
- ToFu: “Was ist ein Wareneingangsbeleg und wozu braucht man ihn?”
- Omneelab, “Wareneingangsbeleg (GRN): Zweck, Vorteile und Ablauf”
- AccountingInside, “Wareneingangsbeleg (Vor- und Nachteile)”
- SoftCo, “Dreifachabgleich im Kreditorenbuchhaltungsprozess”
- Beschaffungsstrategien: “Drei-Wege-Abgleich – Definition, Beispiel und bewährte Verfahren”
- Access Group, “14 wichtige KPIs für die Lagerhaltung”
- TransLution, “Die 25 wichtigsten Lager-KPIs: Wareneingang”
- Freightcourse, “Überlieferung, Unterlieferung und Beschädigung: Bedeutung, Meldung und Leitfaden für Schadensersatzansprüche”
- LOGOS 3PL, “OS&D (Über- und Unterlieferungen sowie Beschädigungen)”
- LogiWorld: “Über- und Unterlieferungen sowie Beschädigungen (OS&D) in der Logistik verstehen”
- Fleetx: “Optimierung der OS&D-Prozesse zur Verbesserung der Logistikabläufe”
- RFID Journal: “Wie genau kann die RFID-Ortung sein?”
- Solata Tech, “5 RFID-Statistiken, die Hersteller kennen sollten (2025)”
- Hopstack: “Dock-to-Stock-Zeit: Formel und bewährte Strategien zur Optimierung”
- Seeteria: “Vom Dock ins Lager in 8 Stunden”
- McKinsey & Company, “Strategien zur Lagerautomatisierung für den Vertriebsmarkt”
- MHI, “Die kollaborative Lieferkette 2024 – Jährlicher Branchenbericht”
- MHI Solutions / Deloitte: “Wachstum der Investitionen in Technologien zur Unterstützung der menschlichen Arbeitskräfte in der Lieferkette”
- Kargo, “Automatisierung von Laderampen: Schnellerer Durchsatz, schlankere Teams”
- AutoScheduler: “Von Daten zu Maßnahmen: Die Rolle der Echtzeit-Transparenz für die Lagereffizienz”
- Daguer Logistics: “Die Bedeutung von Echtzeitdaten im Lagerbetrieb”
- Hopstack, “Die 24 wichtigsten Lager-KPIs und Kennzahlen, die 2025 im Blick behalten sollten”
- Clarus WMS: “Unterstützung von JODA bei der Erreichung einer Bestandsgenauigkeit von 99%”