Om du tillbringar dina dagar med att leta efter varor som finns på papperet men inte på hyllan, eller med att försöka stämma av leveranser manuellt, är ett lagerhanteringssystem med streckkoder inte längre något valfritt. Programvara för lagerhantering med streckkodsläsare har blivit standard för lager, tredjepartsleverantörer (3PL) och distributionscentraler som behöver noggrannhet i realtid utan manuell inventering.
Ett lagerhanteringssystem med streckkoder gör slut på gissningarna. Istället för att förlita dig på kalkylblad eller minnet skannar du en streckkod, och ditt lagerhanteringssystem uppdateras omedelbart. Resultatet blir den exakta lageröversikt du behöver för att kunna leverera beställningar snabbare, förhindra svinn och undvika dubbelförsäljning. Den här guiden går igenom vad ett lagerhanteringssystem med streckkoder är, vilken hårdvara och mjukvara du behöver, hur du sätter upp ett sådant system och hur du väljer rätt lösning för din verksamhet.
Vad är ett program för lagerhantering med streckkodsläsare?
Ett lagerhanteringsprogram med streckkodsläsare är ett system som kombinerar hårdvara (läsare, skrivare, etiketter) med moln- eller serverbaserad programvara för att spåra produkter i realtid. Själva streckkoden är bara en unik identifierare; det är systemet bakom den som gör det möjligt.
Så här hanterar du lagret med en streckkodsläsare: när en vara anländer till ditt lager skannar du dess streckkod. Systemet registrerar varan, dess placering och tidstämpeln. När du plockar varan för en beställning skannar du den igen. När den skickas skannar du den ännu en gång. Vid varje steg vet programvaran exakt var allt finns och vad som har flyttats. Det innebär att systemlagret och det fysiska lagret stämmer överens, eftersom systemet endast kan uppdateras genom en skanning – inte genom gissningar eller mänskliga fel.
De viktigaste komponenterna är streckkoder (etiketterna med vertikala linjer), märkningsprogramvara (för att utforma dem), streckkodsskrivare (för att skriva ut dem), streckkodsläsare (för att läsa av dem) och själva lagerhanteringssystemet (programvaran som lagrar och bearbetar data). Tillsammans eliminerar de den operativa blindhet som de flesta lager lever med.
Hur fungerar ett lagerhanteringssystem med streckkoder från början till slut?
Ett lagerhanteringssystem med streckkoder träder i kraft så fort en produkt anländer till ditt lager. Här följer arbetsflödet:
Varumottagning och godsmottagning: När en leverans anländer skannar du streckkoden på pallen eller kartongen. Systemet kopplar ihop skanningen med en inköpsorder, registrerar artikel, antal och placering samt uppdaterar ditt lagerställning. Om streckkoden inte stämmer överens med den förväntade produkten avbryter systemet processen och varnar dig. Detta kallas skanningsverifierad varumottagning och förhindrar mottagande fel innan de utvecklas till lagerkatastrofer.
Ställ undan: När varorna har tagits emot visar systemet var varje artikel ska placeras. Det kan använda kartläggning av lagerlokaler logik som leder dig till den optimala platsen utifrån produktens storlek, omsättning eller kunduppdrag. Du skannar platsens streckkod och sedan produktens streckkod för att bekräfta inlagringen. Ditt system vet nu: den här produkten finns på den här platsen.
Påfyllning: När lagernivån på din plockplats börjar ta slut skapar systemet en påfyllningsuppgift. Du skannar källplatsen, plockar den angivna mängden, skannar målplatsen, och systemet flyttar lagret mellan platserna i realtid. Inga kalkylblad, inga e-postmeddelanden, ingen manuell inventering.
Plockning och leverans: När en beställning kommer in visar systemet vilken plats produkten finns på och skickar en plocklista till dig. Du skannar varje artikel när du plockar den. Om du tar fel produkt kommer skannern inte att bekräfta plockningen. Denna skanningsverifiering är anledningen till att specialutvecklade streckkodssystem drastiskt minskar plockfelen: misstaget upptäcks vid hyllan, inte hos kunden.
Förpackning och märkning: När du packar skannar du produktens streckkod och beställningens streckkod. Systemet bekräftar att de stämmer överens. Fel artikel för beställningen? Systemet stoppar dig. Rätt artikel? Systemet skriver ut en fraktetikett med spårningsuppgifter och markerar beställningen som packad och klar för leverans.
Leverans: Du skannar försändelsens streckkod, lägger in den i systemet och systemet registrerar avsändningen. Din kund ser spårningsnumret i realtid. Om något försvinner under transporten har du en fullständig spårningshistorik över vart det tog vägen och när.
Varför behöver ert lager streckkodsläsning?
Manuella lagerhanteringsprocesser fungerar inte i stor skala. En person med ett skrivunderlägg kan kanske fungera när man har 100 SKU:er och 10 beställningar om dagen. Men när du som 3PL-leverantör hanterar flera kunder, var och en med sitt eget lager, eller som livsmedelsdistributör hanterar temperaturkontrollerade varor med bäst före-datum, eller som grossistdistributör tar emot leveranser från dussintals leverantörer, blir manuella processer ett hinder för verksamheten. Du kan inte växa mer än vad antalet personer du kan anställa för att räkna varor tillåter.
Ett lagerhanteringssystem med streckkoder eliminerar den flaskhalsen. Fördelarna är påtagliga och mätbara:
- Exakt spårning i realtid: Varje skanning uppdaterar ditt system omedelbart. Du vet vad du har, var det finns och vem som senast flyttade det. Inga överraskningar vid inventeringen.
- Färre fel och oförklarliga förluster: Genom skanningskontrollen förhindras att fel produkt hamnar hos fel kund redan innan den skickas iväg. Saknade artiklar upptäcks direkt vid hyllan, istället för att bli föremål för tvist efter att de har skickats iväg. Svinnet minskar eftersom man kan se exakt vart artiklarna hamnar.
- Enkel installation: Du behöver inte bygga om ditt lager. Streckkodsavläsning fungerar med din befintliga layout. Börja med en plats, en produkttyp eller en process, och bygg sedan vidare därifrån.
- Kostnadseffektivitet: Ett streckkodssystem betalar sig genom minskad arbetsinsats (du plockar snabbare, inga omräkningar), färre misstag (inga expressleveranser, inga returer) och bättre utnyttjande av resurserna (du hinner packa fler beställningar på samma golvyta). Den totala ägandekostnaden är betydligt lägre än om man fortsätter utan ett sådant system.
- Produktivitet: Ditt team lägger mindre tid på att leta efter varor i lagret, stämma av avvikelser och besvara samtal av typen “var är min beställning?”. De kan istället fokusera på att hantera beställningar och hantera lagret, inte på att mata in data.
Utrustning som behövs: skannrar, skrivare, etiketter och handhållna terminaler
Ett lagerhanteringssystem med streckkoder är bara så bra som den hårdvara man använder tillsammans med det. Det rätta valet beror på lagerets storlek, de volymer man hanterar och hur mycket man vill investera initialt.
Streckkodsläsare: Du har tre huvudalternativ. En stationär laserskanner är det billigaste alternativet; du tar produkten till skannern vid en fast plats. En trådlös handhållen streckkodsläsare är mer flexibel; du går runt i lagret och skannar allt eftersom. En mobil dator med inbyggd skanner (som en tålig enhet från Zebra eller Honeywell) är det mest robusta alternativet; den hanterar dina plock- och inlagringsarbetsflöden direkt, så att du kan se uppgifter, bekräfta åtgärder och uppdatera ditt system på ett och samma ställe. För de flesta verksamheter är trådlösa handhållna skannrar den perfekta lösningen; de kostar 300–1 000 pund per enhet och tål fall, damm och dagligt slitage.
Streckkodsskrivare: En vanlig skrivare för hemmabruk kan skriva ut termiska streckkodsetiketter; de kostar mellan 300 och 800 pund. Om du skriver ut tusentals etiketter om dagen behöver du en industriell skrivare; de kostar mellan 2 000 och 5 000 pund, men arbetar snabbare och klarar mer krävande material. Billiga skrivare fastnar ofta och färgen bleknar, så här lönar det sig att satsa på en bra investering.
Etiketter: Termiska etiketter är de vanligaste; de är billiga och snabba att skriva ut. Kvaliteten på limmet är viktig. En etikett av dålig kvalitet lossnar i kylrummet, och din streckkod blir oläsbar. Lägg budgeten på kvalitetsetiketter, inte på det billigaste alternativet. Du kommer också att behöva streckkodsetiketter för placering på dina hyllor och lådor; dessa är större och tåligare.
Handhållna terminaler: Om du vill att ditt team ska kunna se sina uppgifter och instruktioner på en skärm, istället för på papper, bör du investera i robusta handhållna enheter. Enheter från Zebra och Honeywell är branschstandard; de ansluts till ditt WMS-system, hanterar dina arbetsflöden för plockning och inlagring och ger återkoppling i realtid. En enhet kostar mellan 400 och 1 500 pund, men produktivitetsvinsten gör investeringen lönsam om din verksamhet är tillräckligt stor.
1D- och 2D-streckkoder samt QR-koder: vilka ska du använda?
En 1D-streckkod (som EAN eller Code 128) är de välbekanta vertikala linjerna som man ser på produkter i butikerna. Den rymmer cirka 20 tecken. En 2D-streckkod, till exempel en QR-kod, är ett kvadratiskt rutnät som rymmer 1 000 tecken eller fler. För de flesta lagerverksamheter räcker det med 1D-streckkoder, som dessutom är billigare att skriva ut. Men om du behöver koda in partinummer, serienummer eller utgångsdatum direkt i streckkoden är en 2D-streckkod värd den extra kostnaden.
Streckkod kontra RFID: Radiofrekvensidentifiering (RFID) Taggarna lagrar data elektroniskt och kan avläsas utan direkt siktlinje, vilket gör att man kan skanna genom kartonger. De är dyrare än tryckta streckkoder och kräver specialavläsare. RFID är ett lämpligt val för värdefulla varor, farligt gods eller tillämpningar inom kylkedjan där en streckkodsetikett kanske inte håller. För allmän lageranvändning är en streckkodsläsare snabbare och billigare.
Så här sätter du upp ett lagerhanteringssystem med streckkoder: steg för steg
Genomförandet behöver inte vara ett projekt som pågår i flera månader. Det fungerar bättre att gå stegvis tillväga.
- Välj system: Du behöver ett lagerhanteringsprogram som stöder streckkodsläsning. Alternativen sträcker sig från verktyg för småföretag som Zoho Inventory till specialiserade lagerhanteringssystem (WMS). Ett riktigt WMS, som de som används inom 3PL och distribution, erbjuder stöd för flera anläggningar, kundsegmentering och avancerade funktioner som kartläggning av lagerlokaler och styrd inlagring. För en mindre verksamhet kan en enkel lagerapp räcka. För större verksamheter tjänar ett WMS in sin kostnad genom automatisering och översikt.
- Välj din hårdvara: Välj skannrar, skrivare och etiketter som passar din volym och din miljö. Snåla inte på utskriftskvaliteten; oläsbara streckkoder gör systemet verkningslöst.
- Skapa dina streckkoder: Använd programvara för streckkodsetikettering för att skapa ditt format. Ange produktens SKU, batchnummer (om det behövs) och utgångsdatum (om tillämpligt). Kontrollera att dina skannrar kan läsa etiketterna på ett tillförlitligt sätt.
- Implementera programvaran: Installera ditt lagerhanteringssystem, lägg in dina produktstamuppgifter (SKU:er, beskrivningar, antal) och konfigurera dina lagringsplatser (lådor, ställ, hyllor). Det är här de flesta implementationer går snett; felaktiga indata ger felaktig översikt. Ta dig tid att se till att dina produktstamuppgifter är korrekta och fullständiga innan du börjar skanna.
- Utarbeta standardrutiner och utbilda personalen: Upprätta standardrutiner för mottagning, inlagring, plockning och leverans. Utbilda ditt team i hur man använder både hårdvaran och mjukvaran. Att skanna streckkoder är enkelt, men personalen kan hitta sätt att kringgå det om de inte är med på tåget. God utbildning och tydliga standardrutiner förhindrar detta.
- Genomför lanseringen i etapper: Börja med en plats eller en produkttyp. Se till att teamet känner sig bekvämt med systemet, lösa eventuella konfigurationsproblem och utvidga sedan verksamheten. En stegvis införande går långsammare men är betydligt stabilare än att försöka införa systemet i hela verksamheten på en gång.
Skanning av streckkoder i varje steg i lagerhanteringen
För att få ut mesta möjliga av streckkodsläsning bör du integrera den i varje steg i lagerprocessen. Så här gör du:
Varumottagning: Skanna leveransens streckkod för att öppna en kvittotransaktion. Skanna varje produkts streckkod när den lastas av från lastbilen. Systemet kopplar din skanning till inköpsordern. Om du tar emot en produkt som inte finns med på ordern varnar systemet dig. Om du tar emot mindre än förväntat registrerar systemet avvikelsen. Du slipper den mardröm som fakturaavstämningen kan bli senare, eftersom din mottagning stämmer överens med ditt faktiska inköp.
Ställ undan: Efter mottagningen dirigerar systemet dig till en plats utifrån din lagerplaceringslogik. Skanna platsens streckkod och därefter produktens streckkod för att bekräfta inlagringen. Nu har ditt system fullständig överblick över var varje artikel förvaras.
Plockning och leverans: När en beställning kommer in genererar systemet en plocklista och skickar den till en handhållen skanner. Du plockar varje artikel och skannar streckkoden. Skannern bekräftar att artikeln stämmer överens med beställningen. När du kommer fram till packstationen skannar du beställningens streckkod och fraktetiketten skrivs ut automatiskt. Det är i detta arbetsflöde som skanningsverifieringen kommer till sin rätt; fel upptäcks innan kartongen stängs, inte efter att kunden har öppnat den.
Serienummer och spårning av tillverkningspartier: Om du hanterar produkter med serienummer eller batchnummer kan ditt WMS registrera och spåra dem. Detta är avgörande inom livsmedels- och dryckesbranschen (vid återkallelser), läkemedelsbranschen och tillverkningsindustrin (för spårbarhet). Ett system för skanningsverifiering säkerställer att rätt serienummer eller batchnummer hamnar i rätt order.
Gratis kontra betalda verktyg för lagerhantering med streckkoder: vad du får i respektive prisklass
Lösningar för lagerhantering med streckkoder kostar allt från ingenting till tusentals pund per månad. Här är vad de olika nivåerna vanligtvis erbjuder:
Gratis: Verktyg som vissa tillägg till Google Sheets eller enkla streckkodsgeneratorer med öppen källkod kan skriva ut streckkoder, men de saknar egentlig lagerhantering. Använd dem endast för etiketter, inte som ditt huvudsakliga registreringssystem.
Prisklass: Molnbaserade lagerhanteringsappar som Zoho Inventory eller Square för detaljhandeln erbjuder streckkodsläsning, stöd för flera anläggningar och grundläggande rapportering till överkomliga månadsavgifter. Dessa lösningar fungerar bra för små e-handelsföretag eller verksamheter med ett enda lager, men saknar den nödvändiga djupet för komplexa scenarier med flera kunder eller flera anläggningar.
Mellanmarknad: Specialiserade plattformar för lagerhantering och enklare WMS-lösningar ligger ett steg högre upp. Dessa inkluderar funktioner som automatiserad varumottagning, styrd inlagring och en kundportalen. Ofta molnbaserade, utan servrar att sköta, och snabbare att implementera än företagssystem.
Företag Specialutvecklade lagerhanteringssystem, särskilt sådana som är utformade för 3PL-företag, ligger i topp på marknaden. De omfattar automatisk fakturering, arkitektur för flera kunder (varje kunds lager är åtskilt), arbetsflöden för mobila enheter, integrationer med transportörer och funktioner för regelefterlevnad. Dessa system betalar sig själva genom automatisering och insyn i verksamheten. En 3PL-leverantör som använder manuell fakturering kan behöva ägna flera dagar varje månad åt att stämma av fakturor, medan ett WMS-system med automatiserad fakturering registrerar varje händelse i realtid. Förråd i St John’s Hall minskade sin faktureringsprocess från fyra timmar till tjugo minuter efter att de hade bytt system.
| Lösning | Bäst för | Streckkodsskanning | Flera platser | Flera kunder |
|---|---|---|---|---|
| Zoho Inventory | Liten e-handel, en enda butik | Ja, via mobilappen | Ja | Nej |
| Fishbowl-lagerhantering | Tillverkare och mindre distributörer | Ja | Ja | Begränsad |
| Cin7 | E-handel och grossistverksamhet | Ja | Ja | Begränsad |
| Mintsoft | Omnikanalhandel och orderhantering | Ja | Ja | Begränsad |
| Snapfulfil | Logistik och e-handel för medelstora företag | Ja | Ja | Begränsad |
Kan man använda en mobilkamera som streckkodsläsare?
Ja, det går bra. Moderna smartphones har kraftfulla kameror och det finns många appar för streckkodsläsning som använder telefonens kamera för att läsa streckkoder. Detta kan fungera som en tillfällig lösning eller för mycket små verksamheter med låga skanningsvolymer. Men telefonkameror är långsammare än specialiserade skannrar, telefonskärmen är mindre (svårare att se instruktioner), batteriet tar slut snabbt och din telefon kan lätt tappas och är dyr att ersätta. För all seriös verksamhet bör du investera i en ordentlig streckkodsläsare. Produktivitetsvinsten betalar tillbaka enheten inom några veckor.
Integrera streckkodshantering i lagret med ditt WMS-system
Streckkodsläsning är som mest effektiv när den är integrerad i din lagerhanteringssystem, inte något som lagts till i efterhand. Ett riktigt lagerhanteringssystem (WMS) använder streckkoder som inmatningsmetod för alla lageruppgifter: varumottagning, inlagring, påfyllning, plockning, packning och leverans.
När du skannar en streckkod uppdaterar WMS-systemet ditt lager i realtid. Dina lagernivåer är alltid korrekta. Dina kunder (om du är en 3PL-leverantör) kan se sitt aktuella lager i en självbetjäningsportal. Ditt faktureringssystem registrerar alla fakturerbara händelser (mottagning, lagring, plockning, packning, leverans) utan manuellt ingripande. Det är just denna integrationsnivå som skiljer en app för streckkodsinventering från ett streckkodsinventeringssystem.
Ett lagerhanteringssystem som är molnbaserad och utvecklad för modern drift – inte en efterkonstruktion på en äldre arkitektur – gör integrationen av streckkoder enkel istället för ett påklistrat projekt. När din streckkodsläsare är det enda sättet att uppdatera lagerstatusen blir dina data en korrekt återgivning av vad som faktiskt har hänt i ditt lager, inte bara en gissning.
Att välja rätt streckkodsbaserat lagersystem för din verksamhet
Att välja rätt programvara för lagerhantering med streckkodsläsare handlar i grunden om några viktiga frågor:
Utvärdera dina lagerbehov: Hur många anläggningar har ni? Hur många artiklar hanterar ni per dag? Hanterar ni lager för flera kunder? Är ni ett företag i tillväxt eller är verksamheten stabil? En e-handelsverksamhet med en enda anläggning och ett 3PL-företag med flera anläggningar har helt olika behov. Om ni är ett 3PL-företag, är vår Guide till val av WMS för 3PL-företag redogör för vad man bör prioritera.
Förtydliga dina krav: Behöver du handhållna arbetsflöden, eller räcker det med en stationär skanner? Behöver du spårning av serienummer, partikontroll eller hantering av temperaturzoner? Behöver du ett automatiserat plockningsflöde eller räcker det med lageröversikt? Funktionslistan är mindre viktig än de funktioner du faktiskt kommer att använda.
Jämför funktioner: Gör en kortlista över system som passar er verksamhets storlek och komplexitet. Stöder de era integrationer (er e-handelsplattform, ert ERP-system, era fraktleverantörer)? Kan ni skala upp i takt med att ni växer, eller kommer ni att växa ur dem? Hur lång är supportens svarstid?
Jämför kostnaden med avkastningen på investeringen: En månatlig systemavgift kan verka dyr tills man räknar ut vad man lägger på arbetskraft för att räkna lager, hantera returer och stämma av fakturor manuellt. Ett system som avsevärt minskar den tid som går åt till fakturering – liknande de som används av större 3PL-företag – betalar sig snabbt. Tänk på den totala ägandekostnaden: programvara, hårdvara, utbildning och den arbetskraft man sparar in.
Prova innan du bestämmer dig: De flesta leverantörer erbjuder demonstrationer eller provperioder. Utnyttja dem. Testa systemet med ditt mest komplexa scenario. Om leverantören inte klarar det utan problem kommer de inte att klara det heller när systemet är i drift.
Vilka är de ledande lagerhanteringsplattformarna med streckkodsläsning?
Bland de ledande lagerhanteringsplattformarna med streckkodsläsning i Storbritannien finns bland annat Zoho Inventory (för mindre verksamheter), Fiskbowl (för tillverkning), Cin7 (för e-handel), Mintsoft och Snapfulfil (för omnikanal och logistik) samt Clarus WMS (för 3PL-företag och distributörer som behöver funktioner för hantering av flera kunder). Var och en har sina styrkor beroende på vilken bransch du verkar inom och hur komplex verksamheten är. Zoho är enkelt och prisvärt. Clarus är specialutvecklat för 3PL-verksamhet och hantering av flera kunder, med integrerad faktureringsautomatisering och en inbyggd kundportal.
Tala med en lagerarbetare
Om du håller på att utvärdera dina alternativ och vill se hur ett specialutvecklat lagerhanteringssystem (WMS) fungerar i praktiken, är Clarus värt att ta en pratstund med. Vi samarbetar med 3PL-företag och distributörer över hela Storbritannien för att implementera lagerhanteringsprogramvara som anpassas efter just er verksamhet – inte tvärtom.
Kom i kontakt med vårt team att diskutera dina krav.