Die Kommunikation in der Lieferkette ist einer der wenigen operativen Bereiche, die jeden Aspekt der Lagerleistung beeinflussen. Wenn die Kommunikation klar ist, treffen Teams schnellere Entscheidungen, arbeiten Partner reibungsloser zusammen und erhalten Kunden bessere Antworten. Wenn die Kommunikation ins Stocken gerät, breiten sich die Auswirkungen schnell aus: Bestandsentscheidungen verzögern sich, Transportpläne geraten aus dem Ruder, das Serviceniveau sinkt und aus kleinen Problemen werden kostspielige Schwierigkeiten. Unserer Ansicht nach ist die Kommunikation in der Lieferkette keine Soft Skill, die außerhalb des operativen Geschäfts angesiedelt ist. Sie ist Teil des Betriebssystems selbst.
Das ist heute umso wichtiger, da die Aktivitäten in Lagerhaltung und Logistik immer komplexer werden. Das Amt für nationale Statistik stellte fest, dass die Zahl der als „Transport und Lagerung“ klassifizierten Betriebsstätten im Vereinigten Königreich im Jahr 2021 um 88% höher war als im Jahr 2011. Mehr Standorte, mehr Übergaben, mehr Kunden und mehr Warenbewegungen bedeuten, dass die Kommunikation in der Lieferkette in einem breiteren und schnelllebigeren Netzwerk funktionieren muss als noch vor einem Jahrzehnt. Dies zeigt sich besonders deutlich in 3PL- und Multi-Site-Umgebungen, in denen die Qualität der Kommunikation oft darüber entscheidet, ob Wachstum als kontrolliert oder als chaotisch empfunden wird.
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Der Personalmangel erhöht den Druck auf die Kommunikation in der Lieferkette noch weiter. Descartes berichtete, dass 76% der Führungskräfte in der Lieferkette und Logistik unter einem spürbaren Personalmangel litten, wobei der Lagerbetrieb mit 56% zu den am stärksten betroffenen Bereichen gehörte. Chris Jones, EVP, Industry bei Descartes, sagte, dass Unternehmen in den Bereichen Lieferkette und Logistik “weiterhin Schwierigkeiten haben, die Arbeitskräfte, Fachkräfte und Führungskräfte zu finden, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.” Wir glauben, dass dieses Zitat den Kern der Kommunikationsherausforderung trifft: Wenn die Mitarbeiter überlastet sind, muss die Kommunikation einfacher, schneller und strukturierter werden und darf sich nicht mehr auf das Gedächtnis oder den guten Willen verlassen.
Wir müssen uns auch bewusst machen, wie sehr die Kommunikation in der Lieferkette mittlerweile von Transparenz abhängt. Zebra berichtete, dass 91% der Entscheidungsträger im Lagerbereich davon ausgehen, in den nächsten fünf Jahren Technologien einzusetzen, um die Transparenz in der Lieferkette zu erhöhen, während Andre Luecht, Global Strategy Lead für Transport, Logistik und Lager bei Zebra Technologies, sagte: “Das bedeutet, dass Führungskräfte im Lager ihre Abläufe mit technologischen Lösungen modernisieren müssen …, um die Effizienz zu steigern und in Echtzeit bessere Entscheidungen zu treffen.” Unserer Ansicht nach lässt sich die Herausforderung der modernen Kommunikation damit in einem Satz zusammenfassen. Bei besserer Kommunikation geht es nicht nur darum, mehr zu reden. Es geht darum, den Menschen eine gemeinsame und aktuelle Version der Wahrheit zu vermitteln.
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Wie sieht eine starke Kommunikation in der Lieferkette also in der Praxis konkret aus? Wir glauben, dass es auf fünf wiederholbare Strategien ankommt: Transparenz, gemeinsame Systeme, regelmäßiger Dialog, geschultes Kommunikationsverhalten und stärkere externe Beziehungen. Keine dieser Strategien ist für sich genommen besonders spektakulär. Zusammen machen sie jedoch den Unterschied zwischen einem Lagerbetrieb, der ständig nur reagiert, und einem, der auch unter Druck koordiniert bleibt.
1. Die Kommunikation auf einer gemeinsamen operativen Grundlage aufbauen
Das erste Prinzip einer Kommunikationsstrategie für die Lieferkette ist Klarheit. Wir empfehlen, mit einem Grundprinzip zu beginnen: Alle sollten auf der Grundlage derselben operativen Lageübersicht arbeiten. Das bedeutet, dass Lagerteams, Vorgesetzte, Kundenservice, Transportplaner und Führungskräfte alle Zugriff auf dieselben Kerninformationen zu Beständen, Aufträgen, Prioritäten und Ausnahmen haben müssen. Wenn verschiedene Teams auf der Grundlage unterschiedlicher Zahlen kommunizieren, wirkt die Kommunikation zwar lebhaft, führt aber dennoch zu schlechten Entscheidungen.
Die Arbeit von Deloitte zum Thema Resilienz untermauert dies direkt. Dort heißt es, dass “Transparenz, Kommunikation und funktionsübergreifende Zusammenarbeit” für den Aufbau resilienter Lieferketten von zentraler Bedeutung sind, und es wird beschrieben, dass proaktives Risikomanagement durchgehend auf Transparenz und offener Kommunikation beruht. Dem stimmen wir voll und ganz zu. Nach unserer Erfahrung scheitert Kommunikation in der Regel nicht daran, dass Menschen sich weigern, Informationen weiterzugeben, sondern daran, dass die Informationen fragmentiert, verspätet oder funktionsübergreifend inkonsistent sind.
Deshalb befürworten wir einen “ganzheitlichen” Ansatz für die Kommunikation in der Lieferkette. Die Teams sollten nicht nur wissen, was passiert, sondern auch, warum es wichtig ist. Wenn sich ein Wareneingang verzögert, welchen Kunden betrifft das? Wenn sich eine Kommissionierwelle ändert, welche Transport-Annahmeschlusszeit wird dadurch gesichert? Wenn die Bestandsgenauigkeit ungewiss ist, welches Serviceversprechen wird dadurch gefährdet? Wir stellen fest, dass Kommunikation effektiver wird, wenn die Beteiligten die Konsequenzen einer Nachricht verstehen und nicht nur die Nachricht selbst.
Wir empfehlen außerdem, Mehrdeutigkeiten aus der Alltagssprache zu beseitigen. Begriffe wie „dringend“, „verspätet“, „bereit“, „kurz“, „gebucht“ oder „abgeschlossen“ können für verschiedene Teams unterschiedliche Bedeutungen haben, sofern sie nicht vom Unternehmen definiert werden. Die Kommunikation in der Lieferkette verbessert sich erheblich, wenn diese Begriffe an klare Regeln und gemeinsame Statusdefinitionen geknüpft sind. Das klingt einfach, beseitigt jedoch überraschend viel operatives Rauschen.
2. Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Kommunikation in der Lieferkette
Die zweite Kommunikationsstrategie für die Lieferkette besteht darin, Technologie als Kommunikationsebene zu nutzen und nicht nur als Transaktionswerkzeug. Wir sehen zu viele Betriebsabläufe, bei denen das Lagerverwaltungssystem zwar Aktivitäten erfasst, die Mitarbeiter sich aber weiterhin auf Telefonate, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten verlassen, um zu verstehen, was diese Aktivitäten bedeuten. Eine effektive Kommunikation nutzt das System, um den Status des Vorgangs so schnell sichtbar zu machen, dass die Mitarbeiter entsprechend reagieren können.
Die Untersuchungen von Zebra sind hier hilfreich, da sie Transparenz direkt mit der Kommunikationsqualität verknüpfen. Das Unternehmen stellte fest, dass 91% der Entscheidungsträger davon ausgehen, Technologien zur Verbesserung der Transparenz einzusetzen, und seine umfassendere Studie zum Lagerwesen ergab, dass 80% der Unternehmen planen, in neue Technologien zu investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unserer Ansicht nach ist dies von Bedeutung, da sich die Kommunikation in der Lieferkette verbessert, wenn Aktualisierungen systemgesteuert, in Echtzeit und automatisch erfolgen, anstatt manuell zwischen den Abteilungen weitergegeben zu werden.
Zebra-Studie: Fast jeder Zehnte Logistikleiter will bis 2028 RFID einsetzen
Quelle: Zebra-Studie zur Lagerhaltung
Wir betrachten technologiegestützte Kommunikation in der Regel in drei Ebenen. Erstens gibt es die Statusübersicht: Was passiert gerade? Zweitens gibt es die Ausnahmeübersicht: Was weicht vom Plan ab, und wer muss davon erfahren? Drittens gibt es die Entscheidungstransparenz: Welche Maßnahme sollte als Nächstes ergriffen werden? Ein gutes Kommunikationssystem für die Lieferkette deckt alle drei Ebenen ab. Es zeigt nicht einfach nur Dashboards an, sondern hilft der richtigen Person zu verstehen, wann sie eingreifen muss.
Auch hier können automatisierte Benachrichtigungen einen Mehrwert bieten. Wir empfehlen, Systembenachrichtigungen für Ereignisse zu nutzen, die tatsächlich zu Verhaltensänderungen führen, wie beispielsweise Lagerengpässe, verspätete Wareneingänge, verpasste Servicefenster oder „Zurückgestellt“-Status. So bleibt die Kommunikation in der Lieferkette präzise. Wenn alles markiert wird, wirkt nichts mehr dringend. Werden hingegen nur wesentliche Ereignisse hervorgehoben, gewinnt die Kommunikation an Glaubwürdigkeit.
3. Einen Rhythmus für Besprechungen, Überprüfungen und Feedback etablieren
Die dritte Kommunikationsstrategie für die Lieferkette ist die Regelmäßigkeit. Wir haben festgestellt, dass sich die Kommunikation verbessert, wenn im Unternehmen ein regelmäßiger Rhythmus für den Austausch von Neuigkeiten, die Abwägung von Kompromissen und die gemeinsame Lösung von Problemen herrscht. Ohne diesen Rhythmus wird die Kommunikation reaktiv. Die Teams sprechen erst dann miteinander, wenn etwas schiefgeht, anstatt durch regelmäßige Kommunikation zu verhindern, dass aus kleinen Problemen betriebliche Ausfälle werden.
Die Arbeiten von McKinsey zur Zusammenarbeit in der Lieferkette sind in diesem Zusammenhang besonders hilfreich. Darin heißt es, dass die wahre Stärke des Leistungsmanagements in einem “häufigen, intensiven Dialog zwischen den Partnern” liege, es wird jedoch auch darauf hingewiesen, dass genau dieses Element am häufigsten ignoriert oder zu wenig betont wird. Wir sind der Meinung, dass dieselbe Erkenntnis auch intern gilt. Die Kommunikation in der Lieferkette funktioniert am besten, wenn Unternehmen die Abstimmung nicht dem Zufall überlassen, sondern dafür eine feste Routine etablieren.
Quelle: Sechs Schritte zur erfolgreichen Zusammenarbeit in der Lieferkette
In der Praxis empfehlen wir, für die verschiedenen Ebenen des Betriebs unterschiedliche Kommunikationsrhythmen zu verwenden. Tägliche Besprechungen eignen sich gut für die zeitnahe Kommunikation in der Lieferkette zu Prioritäten, Engpässen und Personalbesetzung. Wöchentliche Besprechungen eignen sich besser für Trends, wiederkehrende Probleme und funktionsübergreifende Planung. Monatliche Besprechungen helfen der Führungsetage dabei, die Qualität der Kommunikation mit KPIs, Kundenservice und Margen in Verbindung zu bringen. Jede Ebene hat einen anderen Zweck, und die Kommunikation in der Lieferkette ist stärker, wenn diese Zwecke klar definiert sind.
Feedback ist genauso wichtig wie aktuelle Informationen. Wir ermutigen Lagerleiter, Feedback zu einem normalen Bestandteil der Kommunikation zu machen und es nicht als Zeichen dafür zu betrachten, dass etwas nicht stimmt. Was hat die Arbeit verlangsamt? Welche Übergabe hat zu Verwirrung geführt? Welche Information kam zu spät? Die Kommunikation in der Lieferkette wird stärker, wenn der Betrieb aus Reibungspunkten lernen darf, anstatt sie zu verbergen. Unserer Erfahrung nach kommen die besten operativen Ideen oft von den Menschen, die täglich mit Kommunikationsproblemen zu tun haben.
4. Teams darin schulen, unter Einsatzdruck zu kommunizieren
Die vierte Strategie für die Kommunikation in der Lieferkette ist die Schulung. Wir sind der Ansicht, dass eine effektive Kommunikation nicht allein von der Persönlichkeit oder der Erfahrung abhängen sollte. Genau wie bei der Kommissioniergenauigkeit oder der Bestandssteuerung verbessert sich auch die Kommunikation in der Lieferkette, wenn das Unternehmen gezielt Schulungen dazu durchführt. Das bedeutet, Führungskräften und Mitarbeitern an vorderster Front beizubringen, wie sie Probleme klar eskalieren, das Verständnis bestätigen, Ausnahmen behandeln und so kommunizieren, dass andere über genügend Kontextinformationen verfügen, um handeln zu können.
Das ist von Bedeutung, weil moderne Lieferkettenumgebungen nicht gerade ruhig sind. Die Personalstudien von Descartes zeigen, wie stark viele Teams bereits ausgelastet sind, und die Lagerstudien von Zebra weisen weiterhin auf Druck in Bezug auf Produktivität, Transparenz und Leistung hin. Unter diesen Bedingungen muss die Kommunikation in der Lieferkette auch dann funktionieren, wenn die Mitarbeiter müde oder beschäftigt sind oder widersprüchliche Prioritäten bewältigen müssen. Schulungen tragen dazu bei, dass die Kommunikation auch in den Momenten effektiv bleibt, in denen der Betrieb am wenigsten Spielraum lässt.
Quelle: Zebra-Studie zur Lagerhaltung
Wir empfehlen, die Kommunikation nach Möglichkeit anhand von Szenarien zu schulen. Wie sollte beispielsweise ein Teamleiter eine kurzfristige Entnahme kommunizieren, die sich auf die Annahmeschlusszeit eines Spediteurs auswirkt? Wie sollte die Wareneingangsabteilung eine Bestandsabweichung melden, die sich auf die Kundenzuteilung auswirkt? Wie sollte der Kundenservice reagieren, wenn die operative Abteilung noch Untersuchungen durchführt? Durch die Schulung der Kommunikation in der Lieferkette anhand realistischer Situationen werden die erworbenen Fähigkeiten praxisnaher und weniger abstrakt.
Wir sind außerdem der Meinung, dass Kommunikationsschulungen einen starken Fokus auf Führungskräfte legen sollten. Teamleiter geben den Ton an, wie im Lager kommuniziert wird – insbesondere unter Druck. Wenn sie Probleme zu spät eskalieren, vage kommunizieren oder Feedback unterbinden, verbreiten sich diese Verhaltensweisen schnell. Wenn sie hingegen klar kommunizieren, das Verständnis bestätigen und Kompromisse gut erklären, passt sich der Rest des Betriebs in der Regel besser an sie an.
5. Die Kommunikation mit Lieferanten, Spediteuren und Kunden stärken
Die fünfte Strategie für die Kommunikation in der Lieferkette besteht darin, Beziehungen über die vier Wände des Lagers hinaus aufzubauen. Die Kommunikation in der Lieferkette beschränkt sich nicht auf interne Teams. Sie umfasst auch Lieferanten, Spediteure, Kunden und Dienstleistungspartner, deren Handlungen sich direkt auf die Leistung des Lagers auswirken. Unserer Ansicht nach sind viele Kommunikationsprobleme darauf zurückzuführen, dass Unternehmen diese Beziehungen als rein geschäftliche Transaktionen behandeln, obwohl sie eigentlich als operative Partnerschaften betrachtet werden sollten.
Die Leitlinien von Deloitte zur Resilienz machen dies deutlich. Darin heißt es, dass starke Lieferantenbeziehungen von einer offenen Kommunikation abhängen, die Vertrauen, Abstimmung und gemeinsame Problemlösung fördert, und es werden strategische Partnerschaften als zentraler Faktor für Resilienz hervorgehoben. Das erleben wir tagtäglich. Wenn die externe Kommunikation ehrlich, zeitnah und strukturiert ist, lassen sich Probleme in der Lieferkette leichter in den Griff bekommen. Ist die Kommunikation hingegen defensiv oder verzögert, verursacht genau dasselbe Problem in der Regel höhere Kosten bei der Lösung.
Die Zusammenarbeit-Studie von McKinsey zeigt, warum dies aus wirtschaftlicher Sicht von Bedeutung ist. Darin wird festgestellt, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu erheblichen Verbesserungen bei Kosten, Service und Kundenzufriedenheit führen kann, und es wird darauf hingewiesen, dass erfolgreiche Kooperationen, die zwei oder drei Initiativen umfassen, in der betroffenen Kategorie zu einer Gewinnsteigerung von 5% bis 11% führen können. Wir betrachten dies nicht als Versprechen für jedes Lager. Wir sehen darin vielmehr einen Beleg dafür, dass strukturierte Kommunikation und ein gemeinsames Leistungsmanagement echten Mehrwert schaffen können, wenn Partner tatsächlich zusammenarbeiten.
Quelle: Sechs Schritte zur erfolgreichen Zusammenarbeit in der Lieferkette
Wir empfehlen hier drei Verhaltensweisen. Erstens: Kommunizieren Sie frühzeitig, insbesondere wenn sich etwas geändert hat. Zweitens: Kommunizieren Sie so detailliert, dass die Informationen nützlich sind, und nicht nur so, dass sie formal korrekt sind. Drittens: Kommunizieren Sie so, dass eine gemeinsame Problemlösung gefördert wird, anstatt Schuldzuweisungen zu provozieren. Die Kommunikation in der Lieferkette wird wesentlich widerstandsfähiger, wenn die Partner darauf vertrauen, dass schlechte Nachrichten schnell und klar übermittelt werden.
Wo es zu Kommunikationsproblemen in der Lieferkette kommt – und wie wir damit umgehen
Die meisten Kommunikationsprobleme in der Lieferkette beginnen nicht mit einem einzigen gravierenden Fehler. Sie entstehen durch kleine Unstimmigkeiten: einen verspäteten Bericht, einen unklaren Status, eine Kundeninformation auf der Grundlage veralteter Daten oder ein Lagerteam, das nach einer Prioritätenliste arbeitet, während der Transport nach einer anderen vorgeht. Das Problem verschärft sich, weil jedes Team glaubt, es habe kommuniziert, obwohl im Gesamtbetrieb nach wie vor kein einheitliches Bild vorliegt.
Am deutlichsten zeigt sich dies in Lagern, die auf manuelle Berichterstellung und fragmentierte Aktualisierungen angewiesen sind. Interspan ist ein anschauliches Beispiel dafür. Vor der Umstellung auf Clarus WMS erklärte Jack Irwin, Geschäftsführer bei Interspan, das Unternehmen habe mit “manuellen Prozessen, eingeschränkter Transparenz und zeitaufwändiger Berichterstattung” zu kämpfen gehabt, was dazu führte, dass zu viel Zeit für Verwaltungsaufgaben statt für die Verbesserung der Betriebsabläufe aufgewendet wurde. Das ist ebenso sehr ein Kommunikationsproblem in der Lieferkette wie ein Systemproblem. Wenn die Berichterstellung langsam ist, ist auch die Kommunikation langsam. Wenn die Transparenz eingeschränkt ist, verzögern sich Entscheidungen oder basieren auf Vermutungen.
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Unser Ansatz bei Clarus WMS besteht darin, die Kommunikation in der Lieferkette zu vereinfachen, indem wir den Zugriff auf die zugrunde liegenden Lagerdaten erleichtern. Das bedeutet übersichtlichere Berichte, besser geplante Aktualisierungen, Echtzeit-Transparenz und weniger manuelle Übergaben zwischen den Teams. Im Fall von Interspan bestand das Ziel darin, die Zeit für die Berichterstellung von Stunden auf Minuten zu verkürzen und dem Unternehmen sofortigen Zugriff auf die benötigten Daten zu ermöglichen. Wir sind der Meinung, dass sich die Kommunikation in der Praxis genau so verbessern sollte: nicht allein durch mehr Besprechungen, sondern durch bessere Informationen, die schneller und klarer weitergegeben werden.
Quelle: Interspan will die Meldezeit um 90% verkürzen!
Wir sind außerdem der Meinung, dass die Kommunikation in der Lieferkette an ihren Auswirkungen gemessen werden sollte. Wenn Teams schneller reagieren, Kunden klarere Antworten erhalten, Ausnahmen früher behoben werden und weniger Entscheidungen davon abhängen, manuell nach Updates zu suchen, verbessert sich die Kommunikation. Das ist der Maßstab, den wir anlegen. Kommunikation ist nur dann strategisch, wenn der operative Bereich den Unterschied spürt.
Sind Sie bereit, die Kommunikation in der Lieferkette zu verbessern?
Die Kommunikation in der Lieferkette ist einer der wenigen operativen Hebel, die nahezu alle damit verbundenen Bereiche verbessern. Eine klarere Kommunikation fördert schnellere Entscheidungen, eine bessere Zusammenarbeit im Team, stärkere Partnerbeziehungen und einen zuverlässigeren Kundenservice. Deshalb betrachten wir sie als strategischen Vorteil und nicht nur als eine Managementgewohnheit.
Wir empfehlen, dort anzusetzen, wo die Kommunikation derzeit am anfälligsten ist. Schauen Sie sich an, wo Teams auf unterschiedlichen Informationen basieren, wo Aktualisierungen zu spät eintreffen, wo Partner widersprüchliche Informationen erhalten und wo manuelle Berichterstattung die Entscheidungsfindung noch immer verlangsamt. Das sind die Kommunikationsprobleme, deren Behebung oberste Priorität hat.
Wir bei Clarus WMS sind davon überzeugt, dass die Kommunikation in der Lieferkette dann am besten funktioniert, wenn alle Beteiligten denselben Überblick über die tatsächliche Betriebslage haben und schnell darauf reagieren können. Wenn dies der Fall ist, muss das Lager nicht mehr so viel Zeit darauf verwenden, Vorgänge in Aktualisierungen umzuwandeln, sondern kann sich stattdessen stärker auf die Leistungssteigerung konzentrieren.
Referenzen
Der Aufstieg des britischen Lagers und des “goldenen Logistikdreiecks”
Zebra-Studie: Fast jeder Zehnte Logistikleiter will bis 2028 RFID einsetzen
Quelle: Zebra-Studie zur Lagerhaltung
Quelle: Sechs Schritte zur erfolgreichen Zusammenarbeit in der Lieferkette
Quelle: Zukunftsfähige Lieferketten: Widerstandsfähigkeit, Agilität, Nachhaltigkeit
Quelle: Interspan will die Meldezeit um 90% verkürzen!
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