Eine Kassensoftware ist mittlerweile unverzichtbar für jedes Unternehmen, das auf dem heutigen Markt ernsthaft konkurrieren möchte. Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Geschäft betreiben oder mehrere Standorte in ganz Großbritannien verwalten – die richtige Kassensoftware kann Ihre Geschäftsabläufe grundlegend verändern, von der Bestandsverwaltung über die Umsatzverfolgung bis hin zur Kundenbindung.
Aber was genau ist Einzelhandelssoftware? Und wie fügt sie sich in Ihre gesamten Geschäftsabläufe ein, insbesondere wenn Sie den Versand selbst abwickeln? In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über Einzelhandelssoftware wissen müssen, welche wichtigen Funktionen Sie beachten sollten und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.
Was ist Einzelhandelssoftware und wozu dient sie?
Eine Einzelhandelssoftware ist ein digitales System, das Ihnen dabei hilft, die Kernfunktionen eines Einzelhandelsunternehmens zu verwalten. Im Kern übernimmt die Einzelhandelssoftware die Abwicklung von Transaktionen, die Bestandsverfolgung, die Verwaltung von Kundendaten und die Berichterstellung. Stellen Sie sich die Software als das Rückgrat Ihres Einzelhandelsbetriebs vor, das alles miteinander verbindet – von der Kasse bis zum Backoffice.
Das Schöne an moderner Einzelhandelssoftware ist, dass sie nicht nur Verkäufe abwickelt. Sie liefert Ihnen in Echtzeit Einblicke darüber, was sich verkauft, wer es kauft und wie viel Lagerbestand Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt haben. Diese Informationen sind entscheidend, wenn Sie fundierte Entscheidungen in Bezug auf Einkauf, Preisgestaltung und Ladengestaltung treffen möchten.
Für britische Einzelhändler hat sich die Lage in den letzten zehn Jahren dramatisch verändert. Der Aufstieg des Online-Shoppings und des Multi-Channel-Vertriebs bedeutet, dass eine Einzelhandelssoftware heute weit mehr leisten muss als nur die Verwaltung einer physischen Kasse. Sie muss Daten zwischen Ihrem Ladengeschäft, Ihrer Website, Ihrem Lager und möglicherweise mehreren Vertriebskanälen synchronisieren. Hier wird es interessant, denn Ihre Einzelhandelssoftware bildet das Herzstück eines viel größeren Ökosystems.
Wie POS-, Lagerverwaltungs- und ERP-Systeme im Einzelhandel zusammenarbeiten
Die meisten Einzelhändler nutzen drei miteinander vernetzte Systeme: ein Kassensystem (POS), eine Bestandsverwaltungssoftware und eine Unternehmenssoftware zur Ressourcenplanung (ERP). Zu verstehen, wie diese Systeme zusammenwirken, ist entscheidend für die Wahl der richtigen Lösung.
Die Point-of-Sale-Ebene
Dein Verkaufsstelle im Einzelhandel Das System ist das, was Ihre Mitarbeiter täglich nutzen, um Verkäufe zu erfassen, Zahlungen entgegenzunehmen und Rückgaben abzuwickeln. Ein modernes Kassensystem für den Einzelhandel geht weit über die altmodische Kasse hinaus. Systeme wie Das POS-System von Square für den Einzelhandel Erfassen Sie jede Transaktion in Echtzeit und leiten Sie diese Daten an Ihre Bestands- und Buchhaltungssysteme weiter.
Die Ebene der Bestandsverwaltung
Parallel zu Ihrem Kassensystem läuft eine Bestandsverwaltungssoftware. Diese erfasst Lagerbestände, Nachbestellpunkte und Lieferanteninformationen. Wenn ein Kunde an der Kasse einen Artikel kauft, sollte Ihr Bestandsverwaltungssystem automatisch aktualisiert werden. Wenn der Lagerbestand zur Neige geht, sollte es Sie darauf hinweisen, dass eine Nachbestellung erforderlich ist. Für Einzelhändler mit mehreren Standorten ist eine Bestandsverwaltungssoftware sogar noch wichtiger, da Sie die Lagerbestände aller Ihrer Filialen auf einen Blick überblicken müssen.
Die ERP-Integration
Eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bündelt all diese Bereiche. Ein ERP-System für den Einzelhandel integriert Ihre Kassendaten, Bestände, den Einkauf, die Finanzen und Kundeninformationen auf einer einzigen Plattform. Wenn also ein Kunde in Ihrem Geschäft etwas kauft, wird dieser Verkauf über Ihre Kasse abgewickelt, der Lagerbestand aktualisiert und der Vorgang in Ihrer Finanzberichterstattung erfasst – und das alles automatisch.
Systeme wie Die ERP-Software für den Einzelhandel von NetSuite und Die Software für den Einzelhandel von Sage UK sind darauf ausgelegt, diese Komplexität zu bewältigen. Sie richten sich an Einzelhändler, denen einfache Kassensysteme nicht mehr ausreichen und die einen Überblick über das gesamte Unternehmen benötigen.
Wichtigste Funktionen einer Multi-Channel-Einzelhandelssoftware
Wenn Sie über mehr als einen Kanal verkaufen – Ihr Ladengeschäft, Ihre Website, vielleicht einen Marktplatz wie Amazon oder eBay –, muss Ihre Einzelhandelssoftware mehr leisten. Eine Multi-Channel-Einzelhandelssoftware muss den Lagerbestand über alle Ihre Vertriebskanäle hinweg synchronisieren, sodass eine online verkaufte Einheit sofort aus Ihrem physischen Lagerbestand abgezogen wird.
Auf Folgendes sollten Sie achten:
- Einheitliche Bestandsübersicht: Hier sehen Sie den Lagerbestand aller Standorte und Kanäle an einem Ort – in Echtzeit aktualisiert.
- Automatisierte Auftragsweiterleitung: Bestellungen aus allen Kanälen sollten in ein einziges System einfließen und für die Kommissionierung und Verpackung bereitstehen.
- Umgang mit mehreren Währungen und Steuern: Wenn Sie international verkaufen, muss Ihr System die Währungsumrechnung und die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften in den verschiedenen Märkten bewältigen können.
- Integration von Kundendaten: Alle Ihre Kundeninteraktionen – online und offline – sollten in einen einzigen Kundendatensatz einfließen, damit Sie den gesamten Kaufverlauf Ihrer Kunden nachvollziehen können.
- API- und Drittanbieter-Integrationen: Ihre Einzelhandelssoftware sollte nahtlos mit Zahlungsdienstleistern, Versanddienstleistern, Buchhaltungssoftware und anderen Tools zusammenarbeiten, auf die Sie sich verlassen.
- Berichterstattung und Analytik: Sie benötigen Dashboards, die Ihnen zeigen, welche Produkte im Trend liegen, welche Kanäle am besten abschneiden und wo Ihre Gewinnmargen am höchsten sind.
Um einen detaillierten Einblick in die Funktionsweise von Bestandsverwaltungssystemen im Zusammenhang mit Ihrem Einzelhandelsbetrieb zu erhalten, sollten Sie sich vielleicht damit befassen, wie Lagerverwaltungssysteme (WMS) Ergänzen Sie Ihre Einzelhandelssoftware – insbesondere, wenn Sie die Auftragsabwicklung selbst übernehmen.
Integration von Einzelhandelssoftware in ein Lagerverwaltungssystem
An dieser Stelle stehen viele britische Einzelhändler vor einer Weggabelung. Sobald Ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, werden Sie wahrscheinlich davon abkommen, Ihren Lagerbestand in einem Hinterzimmer unterzubringen, und stattdessen ein richtiges Lager oder Fulfillment-Center betreiben. Dann müssen Sie sich Gedanken über das Lagermanagement machen.
Ihre Kassensoftware und Ihr Lagerverwaltungssystem müssen nahtlos miteinander kommunizieren. Wenn eine Bestellung über Ihr Kassensystem eingeht, sollte automatisch eine Kommissionierliste in Ihrem Lager erstellt werden. Sobald diese Bestellung verpackt und versandt wurde, sollte die Sendungsnummer zurück in Ihr Kassensystem und anschließend an Ihren Kunden weitergeleitet werden.
Diese Integration gewinnt noch mehr an Bedeutung, wenn Sie Lagerumschlag ordnungsgemäß oder beim Umgang mit Produkten, bei denen Anforderungen an Chargen- und Datumscodes. Ohne eine ordnungsgemäße Lagerverwaltung laufen Sie Gefahr, zuerst alte Bestände zu kommissionieren, Produkte zu verschwenden und Kunden zu enttäuschen.
Wenn Sie als Einzelhändler ein eigenes Lager betreiben, benötigen Sie eine maßgeschneiderte Lösung. Ein britisches Lagerverwaltungssystem, das speziell für den Einzelhandel entwickelt wurde – und nicht eine allgemeine 3PL-Plattform –, versteht die besonderen Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen: schnelllebige Bestände, knappe Margen und die Notwendigkeit, mehrere Vertriebskanäle effizient aufeinander abzustimmen.
Auswahl einer Kassensoftware für kleine Unternehmen in Großbritannien
Nicht jeder kleine Einzelhändler benötigt ein ERP-System für Großunternehmen. Es gibt eine ganze Bandbreite an Lösungen, und die Wahl der richtigen Lösung hängt davon ab, wo Sie derzeit stehen und wohin Sie sich entwickeln möchten.
Kleine Geschäfte und unabhängige Einzelhändler
Wenn Sie ein einzelnes Geschäft mit begrenztem Lagerbestand betreiben, könnte ein cloudbasiertes Kassensystem in Kombination mit einer einfachen Bestandsverwaltung ausreichen. Systeme, die für kleine Einzelhändler entwickelt wurden, sind in der Regel erschwinglich, einfach einzurichten und erfordern kein eigenes IT-Team für die Wartung.
Wachsende Einzelhandelsketten mit mehreren Standorten
Sobald Sie zwei oder drei Standorte haben, benötigen Sie einen Überblick über alle Ihre Filialen. Ab diesem Zeitpunkt profitieren Sie von einem stärker integrierten System, das den Lagerbestand zentral verwaltet, aber jedem Filialleiter einen Überblick über seinen eigenen Standort ermöglicht. Genau hier spielt Software für den Mittelstand im Einzelhandel ihre Stärken aus.
Multi-Channel-Einzelhändler
Wenn Sie über Ihre Website und stationäre Geschäfte verkaufen – und insbesondere, wenn Sie den Versand selbst abwickeln –, benötigen Sie eine Lösung, die den Lagerbestand kanalübergreifend synchronisiert und die Auftragsabwicklung automatisiert. Dies bedeutet in der Regel den Umstieg auf ein leistungsfähigeres ERP-System oder eine handelsspezifische Plattform.
Prüfen Sie bei der Bewertung der Optionen Folgendes: Das Verzeichnis von Software Advice für Einzelhandelsmanagement-Software für Nutzerbewertungen und Vergleichstools. Dort finden Sie detaillierte Übersichten zu Funktionen, Preisen und echtem Nutzer-Feedback.
Bewertung von Softwarelösungen für den Einzelhandel
Der Markt ist übersättigt mit Anbietern von Software für den Einzelhandel, von denen jeder behauptet, der Beste zu sein. So finden Sie den Durchblick:
Gesamtbetriebskosten
Betrachten Sie nicht nur die monatliche Abonnementgebühr. Berücksichtigen Sie auch die Einrichtungskosten, die Mitarbeiterschulung, die Datenmigration und den laufenden Support. Manche Systeme sind in der Anschaffung günstig, im Betrieb jedoch teuer. Andere sind in der Einrichtung zwar teurer, verursachen langfristig aber geringere Betriebskosten.
Umsetzungsgeschwindigkeit
Wie lange dauert es, bis das System in Betrieb genommen werden kann? Für kleine Einzelhändler könnten wochenlange Implementierungszeiten das Aus für Ihr Unternehmen bedeuten. Halten Sie Ausschau nach Plattformen, die innerhalb von Tagen und nicht erst nach Monaten einsatzbereit sind.
Skalierbarkeit
Entscheiden Sie sich für ein System, das mit Ihnen mitwächst. Wenn Sie planen, weitere Filialen zu eröffnen, Ihr Online-Geschäft auszubauen oder neue Märkte zu erschließen, benötigen Sie eine Software, die Ihnen auch in zwei Jahren noch nicht zu klein wird.
Support und Community
Wenn etwas schiefgeht – und das wird es –, brauchen Sie zuverlässige Unterstützung. Schauen Sie sich Bewertungen an, um herauszufinden, wie reaktionsschnell die Anbieter sind und ob es eine Nutzergemeinschaft gibt, von der Sie lernen können.
Von der Einzelhandelssoftware zum Omnichannel-Betrieb
Die meisten Einzelhändler beginnen mit einer einfachen Kassensoftware. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie Lücken feststellen. Vielleicht fügen Sie eine E-Commerce-Plattform hinzu, eröffnen dann einen zweiten Standort und steigen anschließend in den Verkauf über Online-Marktplätze ein. Jeder dieser Schritte erfordert eine leistungsfähigere Software.
Irgendwann – in der Regel, wenn Sie mehr als fünf Filialen betreiben oder wöchentlich mehr als 500 Bestellungen aus einem Lager versenden – werden Sie feststellen, dass Ihre Einzelhandelssoftware nicht für den Lagerbetrieb ausgelegt ist. Das ist der entscheidende Moment. Sie müssen ein speziell entwickeltes Lagerverwaltungssystem (WMS) einsetzen, wie zum Beispiel Clarus WMS.
Ein speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes WMS – ganz gleich, ob Sie ein 3PL-Anbieter oder ein Einzelhändler mit eigenem Lager sind – wird Ihre Effizienz erheblich steigern. Es reduziert Kommissionierfehler, beschleunigt die Auftragsabwicklung und entlastet Ihr Team, sodass es sich auf kundenorientierte Aufgaben konzentrieren kann. Am besten wählen Sie eine Einzelhandelssoftware und ein WMS, die sich nahtlos miteinander integrieren lassen. Ihre Einzelhandelssoftware kümmert sich um die Kundenseite; das Clarus WMS übernimmt die Lagerverwaltung.
Fragen Sie bei der Auswahl von Systemen potenzielle Anbieter nach deren Integration Partnerschaften. Lassen sie sich gut mit WMS-Plattformen wie Clarus WMS kombinieren? Können sie den Lagerbestand in Echtzeit synchronisieren? Die Antwort darauf zeigt Ihnen, ob sie wirklich für wachsende Einzelhändler konzipiert sind oder nur für kleine Geschäfte.
Die Rolle der Warenrotation im Einzelhandel
Ein oft übersehener Aspekt von Einzelhandelssoftware ist das Bestandsumschlagsmanagement. Eine gute Einzelhandelssoftware setzt Umschlagsregeln durch, um Verschwendung zu vermeiden. Die gängigste Regel ist FEFO (First Expired, First Out), die entscheidend ist für Lebensmittel- und Getränkehändler gilt aber auch für jedes Produkt mit einer Haltbarkeitsdauer oder einem Mindesthaltbarkeitsdatum.
Wenn Ihr Einzelhandelsbetrieb so wächst, dass er ein Lager umfasst, muss Ihre Software die Lagerumschlagshäufigkeit noch strenger durchsetzen. Einhaltung der richtigen Regeln für einen effektiven Lagerumschlag verhindert Verschwendung, reduziert Rücksendungen und steigert die Kundenzufriedenheit. Die meisten Lagerverwaltungssysteme für den Einzelhandel setzen die Lagerumschlagsregeln nicht konsequent genug durch – ein weiterer Grund, warum wachsende Einzelhändler ein WMS einsetzen. Ihr WMS kann die Lagerumschlagsregeln auf Lagerplatzebene durchsetzen und verhindern, dass abgelaufene Ware kommissioniert wird.