St John's Hall Lagerung ist ein externer Lagerdienstleister in Großbritannien, wo das Unternehmen eine Mischung aus lokalen und ausländischen Kunden mit Langzeitlagerung, Palettenumschlag und immer komplexeren Kommissionier- und Verpackungsvorgängen bedient.

In mehr als 30 Jahren hat sich das Unternehmen von einem einzigen Lager zu einem Betrieb mit mehreren Standorten entwickelt. Das Wachstum ist vor allem der Mund-zu-Mund-Propaganda von Kunden zu verdanken, die den “erstklassigen” Service von St John’s schätzen und die Art und Weise, wie das Team nicht nur als weiterer Lieferant, sondern als verlängerter Arm ihres eigenen Betriebs agiert.

Mit den sich wandelnden Kundenerwartungen haben sich auch die betrieblichen Herausforderungen verändert. Viele Kunden von St John arbeiten mittlerweile mit kürzeren Vorlaufzeiten und einem breiteren Produktsortiment. Oftmals treffen Waren an einem Tag ein und müssen innerhalb von 24 bis 48 Stunden kommissioniert und versandt werden – wobei kaum Spielraum für Fehler bleibt.

Intern war sich die Unternehmensleitung stets darüber im Klaren, dass Wachstum nicht auf Kosten der Unternehmenskultur gehen darf. St. John’s ist bekannt für die lange Betriebszugehörigkeit seiner Mitarbeiter und ein eng verbundenes Team, in dem sowohl Lagerarbeiter als auch Büromitarbeiter seit vielen Jahren im Unternehmen tätig sind. Jeder technologische Wandel musste diese Unternehmenskultur unterstützen, indem er die Arbeit einfacher und effektiver machte – und nicht, indem er Prozesse vorschrieb, ohne die Erfahrungen vor Ort zu berücksichtigen.

Etwa 25 Jahre lang setzte das Unternehmen auf ein veraltetes, lokal installiertes Lagerverwaltungssystem (WMS). Einst war dies ein bedeutender Fortschritt gewesen, doch als St. John’s bereits mehrere Lager betrieb und anspruchsvolle 3PL-Dienstleistungen anbot, war das System in die Jahre gekommen und ließ sich nur noch schwer weiterentwickeln. 

Die Bewältigung der WMS-Herausforderungen, die St. John’s zurückhalten

Das alte WMS war in technischer, betrieblicher und kaufmännischer Hinsicht zu einem limitierenden Faktor geworden.

Technisch gesehen war das System serverbasiert und anfällig. Ausfallzeiten und Betriebsstörungen stellten ein echtes Problem dar, und Upgrades waren weder einfach noch reibungslos durchführbar. Während sich die Softwarebranche insgesamt entschieden in Richtung Cloud-Lösungen bewegte, war St. John’s an ein Infrastrukturmodell gebunden, das weder die erforderliche Ausfallsicherheit noch die nötige Flexibilität bieten konnte.

Operativ gesehen waren die Probleme vor allem in den Bereichen Transparenz und Rechnungsstellung besonders gravierend. Das alte System hatte Schwierigkeiten, Paletten und Lagerbestände in Echtzeit nachzuverfolgen. Annahme, Kommissionierung und Versand wurden dadurch verlangsamt, dass zunächst ganze Ladungen fertiggestellt werden mussten, bevor der Weitertransport beginnen konnte. Angesichts immer kürzerer Lieferfristen der Kunden führte dieses sequenzielle Modell zu Engpässen und schränkte den Service ein, den St. John’s bieten wollte.

Die Rechnungsstellung war ein besonderer Konfliktpunkt. Unter dem bisherigen System mussten die Daten aus dem Lagerverwaltungssystem manuell in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden. Dieser Vorgang war zeitaufwendig und fehleranfällig, was häufig zu Tippfehlern und Rückfragen führte. Geschäftsführer Tim Basey-Fisher Ich habe am Ende jedes Monats etwa vier Tage damit verbracht, Rechnungen zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt waren, bevor ich sie an die Kunden verschickte.

Dieser manuelle Ansatz führte zudem zu einem “Monatsabschluss-Stress”. Rechnungen wurden monatlich versandt, wodurch sich die Arbeit auf einen einzigen, stressigen Zeitraum konzentrierte und die Kosten für die Kunden erst verspätet sichtbar wurden. Wenn Fragen auftraten, wurden diese oft erst Wochen nach dem zugrunde liegenden Vorgang geklärt, wenn es für beide Seiten schwieriger war, sich an die Einzelheiten zu erinnern.

Die fehlende echte Cloud-Fähigkeit des bestehenden Systems ließ sich immer schwerer ignorieren. Während sich der Markt weiterentwickelte, versuchte der Anbieter, das, was Jenny Green, Leiterin Personalwesen und Betrieb, beschreibt es als eine “Cloud-basierte” Lösung, bei der es sich im Wesentlichen um das alte System handelte, das lediglich um ein Cloud-Dashboard erweitert wurde. Im Vergleich zu modernen, cloud-nativen WMS-Produkten war es schlichtweg nicht wettbewerbsfähig.

Schlimmer noch: Der Anbieter stellte St. John’s vor eine harte Entscheidung: Entweder einen erheblichen Betrag für den Umstieg auf diese eingeschränkte “Cloud”-Version mit hohen laufenden Abonnementkosten zu zahlen oder auf ein anderes erworbenes Produkt umzusteigen, das für ihr Modell der Lagerhaltung durch Drittanbieter nicht geeignet war. Das Unternehmen wurde praktisch in die Enge getrieben – und das zu einer Zeit, in der es extrem ausgelastet war und wichtige neue Kundenverträge abwickelte.

Neben diesen Systemproblemen erkannte das Team auch die weiterreichenden Auswirkungen. Ineffiziente Wege durch mehrere Lagerhallen führten zu Zeitverlusten bei der Kommissionierung und Einlagerung. Ohne systemgesteuerte Routen waren die Mitarbeiter stark auf ihr lokales Wissen angewiesen, um effizient arbeiten zu können, was die Skalierung und Standardisierung des Betriebs erschwerte.

Das Bild war klar: St. John’s war durch sein Engagement und seinen guten Ruf gewachsen, doch sein WMS hinderte das Unternehmen daran, den nächsten Schritt zu gehen. Bei St. John’s nahmen die Spannungen zu, und der Status quo wurde zunehmend unhaltbar.

St. John’s auf dem Weg zur WMS-Umstellung begleiten

St John’s war sich der strategischen Bedeutung dieser Entscheidung bewusst und führte daher eine gründliche, zweijährige Analyse des WMS-Marktes durch. Das Team stützte sich dabei auf 25 Jahre Erfahrung mit Lagerverwaltungssoftware und ging bei der Suche mit einer klaren Vorstellung davon vor, was für sein Geschäftsmodell geeignet war und was nicht.

Sie suchten nach einer Lösung, die folgende Eigenschaften aufwies:

• Echt cloudbasiert und skalierbar, unterstützt Remote-Arbeit, den Betrieb an mehreren Standorten und moderne Gerätetypen.
  
• Entwickelt von Experten aus der Lagerbranche, mit Arbeitsabläufen für Wareneingang, Lagerung, chargenbezogene Waren sowie komplexe Kommissionier- und Verpackungsprozesse.
  
• Der Zugriff ist über Laptops, Handheld-Computer, Tablets und Smartphones möglich, was eine flexible Interaktion mit dem System in Echtzeit ermöglicht.
  
• Ausgestattet mit leistungsstarken Berichts- und Kundenportal-Funktionen, sodass Kunden den Lagerbestand in Echtzeit einsehen und ihre eigenen Analysen erstellen konnten.
  
• Unterstützt von einem Anbieter mit eigener Entwicklungsabteilung und dem Engagement, das Produkt in Zusammenarbeit mit den Kunden weiterzuentwickeln.
  

Clarus WMS stach bei dieser Bewertung besonders hervor. Jenny erinnert sich, dass sie den Markt mit Demos “ausgeschöpft” habe, hinter deren glänzenden Präsentationen sich oft veraltete Software verbarg. Im Gegensatz dazu präsentierte sich Clarus als moderne, cloudnative Plattform mit starkem Kundensupport, plattformübergreifender Nutzbarkeit und klarer Skalierbarkeit.

Ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal war das Hosting des Clarus WMS auf Amazon Web Services (AWS). Für Tim, der zunächst zögerte, von einem lokalen Server abzuweichen, war die Tatsache, dass Clarus auf der weltweit führenden AWS-Infrastruktur lief, ausschlaggebend.

Clarus bot St. John’s zudem eine einmonatige Testumgebung mit den eigenen Daten an – etwas, das andere Anbieter nicht bereitstellten. Das Team erhielt einen Link, Zugriff auf eine dedizierte Instanz und die Freiheit, das System in realistischen Szenarien auf Herz und Nieren zu prüfen. Diese Bereitschaft, das vollständige Produkt und nicht nur eine kuratierte Demo zu präsentieren, gab St. John’s die Gewissheit, dass das, was sie sahen, auch das war, was sie bekommen würden.

Entscheidend war, dass sich Clarus eher als Partner denn als entfernter Softwareanbieter positionierte. Jenny betont, dass die Gespräche mit Clarus stets an der Realität im Lagerbetrieb orientiert waren: Wenn sie ein Problem schilderte, verstand das Team sowohl die Fachbegriffe als auch den Kontext. Die Kombination aus Branchenerfahrung und technischer Kompetenz ermöglichte es Clarus, St. John’s zu einer Lösung zu führen, die die bestehenden Stärken des Unternehmens berücksichtigte und gleichzeitig langjährige Schwachstellen beseitigte.

Umsetzung der Lösung: Von der Planung bis zur Durchführung

Der Zeitpunkt der Umsetzung stellte eine Herausforderung dar. St. John’s befand sich gerade auf dem Höhepunkt seines Wachstums und betreute große Kundenverträge, als der bisherige Anbieter ein enges Zeitfenster für die Umstellung vorgab. Jenny merkt an, dass sie etwa zwei Monate Vorlaufzeit hatten, was die Entscheidung, das WMS zu diesem Zeitpunkt umzustellen, sowohl mit hohen Risiken als auch mit großen Chancen verband.

Gemeinsam entwickelten St. John’s und Clarus WMS einen Implementierungsansatz, bei dem Kontrolle und Kontinuität im Vordergrund standen. Die Daten wurden aus dem Altsystem exportiert und in Clarus importiert, wobei bei Bedarf beide Systeme parallel betrieben werden konnten. Diese schrittweise Migration verringerte das Risiko einer “Big-Bang”-Umstellung und ermöglichte es dem Team, Vertrauen in die neuen Arbeitsabläufe aufzubauen.

Das Veränderungsmanagement im Lager war ebenso wichtig wie die technische Arbeit. St. John’s stellte von älteren Handscannern auf moderne um Honeywell Handheld-Computer mit deutlich mehr Funktionen. Tim betont, dass diese neuen Geräte die Kommissionierung vereinfachten und mehr Kommissionierungen pro Stunde ermöglichten als unter dem bisherigen WMS.

Gleichzeitig begannen die Lagerrundgänge von Clarus, die Mitarbeiter zu den effizientesten Standorten für Einlagerung, Kommissionierung und Umlagerungen zu leiten. Für ein großes, Standort mit mehreren Lagern, … Diese systemgesteuerte Wegführung trug dazu bei, unnötige Gehzeiten zu reduzieren und ermöglichte wettbewerbsfähigere Kostenstrukturen.

Die Mitarbeiter an vorderster Front mussten sich an stärker strukturierte Abläufe gewöhnen, was anfangs auf natürlichen Widerstand stieß. Einige zogen es vor, alle Kommissionierungen in einem Lager durchzuführen, anstatt dass das System die Bestellungen zur Optimierung der Effizienz auf mehrere Lager aufteilte. Die Führungskräfte von St. John gingen dort, wo es nötig war, pragmatische Kompromisse ein, doch im Laufe der Zeit wurden die Vorteile der systemgesteuerten Arbeitsweise immer deutlicher.

Die Mitarbeiter in der Verwaltung und im Kundenservice wurden in der Nutzung der Clarus-Weboberfläche und der Berichtstools geschult. Sie lernten, wie sie Echtzeitdaten nutzen können, um Anfragen zu beantworten, maßgeschneiderte Kundenberichte zu erstellen und den Übergang zu häufigeren Abrechnungszyklen zu unterstützen. Gleichzeitig eröffnete das Clarus-Kundenportal den Kunden neue Möglichkeiten, mit ihren Daten zu interagieren und Bestellungen sowie Wareneingangsdaten direkt einzureichen.

Während des gesamten Projekts erwies sich der Live-Chat-Support von Clarus als wichtiges Sicherheitsnetz. Jenny berichtet, dass sie eine Auswahlliste kopieren und einfügen, ein Problem schildern und innerhalb weniger Minuten eine Antwort erhalten konnte. Diese Reaktionsschnelligkeit kam auch den Kunden von St. John’s zugute, die sich bei Fragen zur Terminologie oder zur Nutzung des Portals ebenfalls direkt an Clarus wenden konnten.

Trotz der unvermeidlichen Herausforderungen, die mit jeder größeren Systemumstellung einhergehen, gelang es dem gemeinsamen Team, Clarus WMS mit minimalen Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts zu implementieren. St. John’s hat aktiv dazugelernt, sich angepasst und seine eigenen Prozesse optimiert, um die neuen Funktionen bestmöglich zu nutzen.

Erzielte Ergebnisse: WMS-Erfolg in der Praxis

Nachdem Clarus WMS vollständig integriert war, konnte St. John’s greifbare Vorteile in den Bereichen Kapazität, Rechnungsstellung, Genauigkeit und Kundenerlebnis verzeichnen.

1. Kapazitätsausbau ohne entsprechende Personalaufstockung

Mit Clarus lassen sich wichtige Prozesse automatisieren Arbeitsabläufe Durch die Anleitung der Lagerarbeiter mittels effizienter Rundgänge gelang es St. John’s, die Lagerkapazität und den Durchsatz zu steigern, ohne die Personalstärke entsprechend aufstocken zu müssen. Tim merkt an, dass Clarus dank effizienterer Kommissionierung und optimierter Rechnungsstellungsprozesse den Einsatz von umgerechnet etwa zwei Mitarbeitern vor Ort einspart.

EDI Integrationen Das bedeutet, dass die Produkte bereits bei Clarus vorrätig sind, wenn ein Fahrzeug mit Waren von größeren Kunden eintrifft. Die Mitarbeiter scannen die Artikel einfach an ihren Lagerort ein, wodurch sich der manuelle Dateneingabeaufwand verringert und der Wareneingang beschleunigt wird.

2. Die Umgestaltung der Rechnungsstellung und der Finanzkontrolle

Der Rechnungsstellungsprozess wurde “bis zur Unkenntlichkeit verbessert”. Im alten System mussten alle Rechnungsdaten aus dem WMS in die Buchhaltung manuell übertragen werden, was zu Fehlern führte und Tim dazu zwang, jeden Monat vier Tage damit zu verbringen, die Rechnungen vor dem Versand zu überprüfen. Mit Clarus WMS werden die Daten direkt in die Buchhaltungssoftware exportiert, was den manuellen Aufwand drastisch reduziert und die Genauigkeit erhöht.

Nach den ersten Monaten, in denen der neue Prozess getestet wurde, stellte Tim die manuelle Überprüfung der Rechnungen ein, da sich die Daten aus Clarus durchweg als korrekt erwiesen hatten. St. John’s stellt nun wöchentlich statt monatlich Rechnungen aus, wodurch die Kunden einen aktuelleren Überblick über die Kosten erhalten und etwaige Rückfragen umgehend statt erst Wochen später geklärt werden können.

3. Verbesserung der Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Schulung

Clarus ermöglicht St. John’s die Echtzeit-Verfolgung von Paletten. Sobald Paletten eintreffen, können sie verbucht und für die Auslieferung am nächsten Tag vorbereitet werden, anstatt darauf zu warten, dass eine gesamte Ladung abgefertigt wird. Diese Möglichkeit, bereits mit der Kommissionierung der ersten entladenen Palette zu beginnen, ist ein Servicelevel, den das bisherige WMS nicht bieten konnte.

Das Kundenportal und die detaillierte Berichterstellung sorgen für eine bessere Rückverfolgbarkeit. Kunden können Bestandsbewegungen in Echtzeit verfolgen, Berichte in Excel herunterladen und ihre eigenen Daten analysieren. Bei Rückfragen kann St. John’s schnell feststellen, welcher Mitarbeiter einen Auftrag bearbeitet hat, und den Transaktionsverlauf nachvollziehen. Diese Informationen werden sowohl für die Kommunikation mit den Kunden als auch für interne Schulungen genutzt.

4. Verbesserung der Kundenerfahrung und der Partnererfahrung

Kunden profitieren direkt von der Transparenz und Automatisierung bei Clarus. Sie können sich im Portal anmelden, um ein- und ausgehende Bestände in Echtzeit einzusehen, oder sie können Versand- und Wareneingangsdaten über Tabellenkalkulationen oder EDI übermitteln. St. John’s kann zudem automatisierte Berichte planen, wodurch der manuelle Aufwand für die Berichterstellung reduziert wird und den Kunden konsistente Informationen zur Verfügung gestellt werden.

St. John’s hat den Schritt von einem veralteten, lokal installierten System hin zu einer cloudbasierten WMS-Plattform vollzogen, die Wachstum, Effizienz und exzellenten Service fördert.

Reflexionen der Kunden und gewonnene Erkenntnisse

Rückblickend beschreibt Jenny die Umstellung auf das WMS als anspruchsvoll und zugleich transformativ. Eine der deutlichsten Erkenntnisse ist, dass Technologie allein keine Verbesserungen bewirkt. St. John’s musste bereit sein, die eigenen Abläufe anzupassen und dabei mitunter langjährige Gewohnheiten in Frage zu stellen, um das Clarus WMS optimal nutzen zu können.

Das Projekt unterstrich zudem, wie wichtig eine echte Partnerschaft mit einem Softwareanbieter ist. Nach jahrelanger Zusammenarbeit mit einem Anbieter, dessen “Cloud”-Angebot nicht den Marketingversprechen entsprach, schätzte St. John’s die Transparenz von Clarus und das Gefühl, dass die Software von Menschen entwickelt wurde, die sich wirklich mit Lagerhaltung auskennen.

Der Kundensupport ist zu einem wiederkehrenden Thema geworden, wenn St. John’s über Clarus spricht. Jenny hebt den Live-Chat und die persönliche Vertrautheit mit den Support-Mitarbeitern hervor – das ging sogar so weit, dass das Team ihnen als Dankeschön Brownies geschickt hat. Diese menschliche Verbundenheit geht Hand in Hand mit der technischen Zuverlässigkeit des AWS-Hostings, die sowohl Jenny als auch Tim als einen wesentlichen Faktor zur Risikominderung im Vergleich zum alten Vor-Ort-Server ansehen.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass nun wieder die Zuversicht herrscht, dass St. John’s nun über die WMS-Grundlage verfügt, die es für zukünftiges Wachstum benötigt: eine Plattform, die sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann, zusätzliche Lager und Geräte unterstützt und weiterhin das Serviceniveau bietet, durch das sich das Unternehmen schon immer von anderen abgehoben hat.

Ihr Weg zum WMS-Erfolg

Die Entwicklung von St John’s Hall Storage wird vielen Führungskräften aus der Logistik- und Lagerbranche bekannt vorkommen. Ein angesehenes, wachsendes Unternehmen sieht sich durch ein seit langem im Einsatz befindliches, vor Ort installiertes Lagerverwaltungssystem (WMS) eingeschränkt, das den modernen Anforderungen nicht mehr gerecht wird und zukünftige Pläne nicht unterstützen kann. Manuelle Rechnungsstellung, begrenzte Berichtsmöglichkeiten und eingeschränkte Zugangswege führen gemeinsam zu Risiken, versteckten Kosten und verpassten Chancen.

Ihre Erfahrungen mit Clarus WMS zeigen, dass es möglich ist, einen entscheidenden Wandel herbeizuführen, ohne dabei das zu verlieren, was den eigenen Betrieb einzigartig macht. Indem St. John’s auf ein cloud-natives, lagerorientiertes System gesetzt, Transparenz von den Anbietern gefordert und sich intensiv in den Implementierungsprozess eingebracht hat, hat das Unternehmen Folgendes erreicht:

• Erhöhte Kapazität ohne entsprechende Personalaufstockung.
  
• Ein optimierter Rechnungsstellungsprozess, der nun wöchentlich abläuft und deutlich weniger manuellen Aufwand sowie weniger Rückfragen erfordert.
  
• Mehr Transparenz und Kontrolle sowohl für Kunden als auch für interne Teams.
  

Wenn Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrem eigenen Betrieb erkennen, bietet die Geschichte von St. John’s einen praktischen Leitfaden. Klären Sie zunächst, welches Serviceniveau Sie bieten und welche Unternehmenskultur Sie pflegen möchten. Suchen Sie sich dann einen WMS-Partner, der Ihnen als Wegweiser dient: einen, der sich mit Lagerhaltung auskennt, Kompromisse offen anspricht und bereit ist, in eine langfristige Beziehung zu investieren.

Erfahren Sie, wie Clarus WMS Ihrem Unternehmen helfen kann, ähnliche Ergebnisse zu erzielen: von der Entlastung Ihrer Mitarbeiter über die Optimierung der Rechnungsstellung bis hin zur Bereitstellung der Echtzeit-Transparenz und Zuverlässigkeit, die Ihre Kunden zunehmend von einem modernen externen Lagerpartner erwarten.