Almacenamiento del Salón de San Juan es un proveedor externo de servicios de almacenamiento en el Reino Unido, donde presta servicio a una clientela tanto local como internacional, ofreciendo servicios de almacenamiento a largo plazo, manipulación de palés y operaciones de preparación y embalaje cada vez más complejas.

A lo largo de más de 30 años, la empresa ha pasado de ser un único almacén a convertirse en una operación con múltiples sedes. Este crecimiento se ha debido principalmente al boca a boca de los clientes, que valoran el servicio “de primera clase” de St John’s y el hecho de que el equipo actúe como una extensión de su propia actividad, en lugar de ser simplemente un proveedor más.

A medida que han ido cambiando las expectativas de los clientes, también lo ha hecho el reto operativo. Muchos de los clientes de St John’s trabajan ahora con plazos de entrega más cortos y gamas de productos más amplias. A menudo, la mercancía llega un mismo día y hay que prepararla y enviarla en un plazo de 24 a 48 horas, con muy poco margen de error.

A nivel interno, el equipo directivo siempre ha tenido claro que el crecimiento no debe producirse a costa de la cultura empresarial. St John’s es conocida por la larga permanencia de su personal y por contar con un equipo muy unido, con operarios de almacén y personal de oficina que llevan muchos años en la empresa. Cualquier cambio tecnológico debía respaldar esa cultura, facilitando el trabajo y haciéndolo más eficaz, y no imponiendo procesos sin tener en cuenta la experiencia sobre el terreno.

Durante unos 25 de esos años, la empresa utilizó un sistema WMS heredado e instalado en sus propias instalaciones. En su momento había supuesto un importante avance, pero cuando St John’s ya gestionaba varios almacenes y ofrecía servicios de logística externa (3PL) de alto nivel, el sistema se había quedado obsoleto y resultaba difícil de actualizar. 

Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan a St John’s

El antiguo sistema de gestión de almacenes (WMS) se había convertido en un factor limitante en los ámbitos técnico, operativo y comercial.

Técnicamente, el sistema estaba basado en servidores y era frágil. Los tiempos de inactividad y las interrupciones eran motivos de preocupación reales, y las actualizaciones no eran ni sencillas ni fluidas. A medida que el sector del software en general se decantaba de forma decisiva por la prestación de servicios en la nube, St John’s se vio atada a un modelo de infraestructura que no podía ofrecer la resiliencia ni la flexibilidad que necesitaba.

Desde el punto de vista operativo, los mayores problemas se centraban en la visibilidad y la facturación. El antiguo sistema tenía dificultades para ofrecer un seguimiento en tiempo real de los palés y las existencias. La recepción, la preparación de pedidos y la expedición se veían ralentizadas por la necesidad de completar cargas completas antes de iniciar los siguientes movimientos. Con la reducción de los plazos de entrega de los clientes, ese modelo secuencial generaba cuellos de botella y limitaba el servicio que St John’s quería ofrecer.

La facturación era un punto especialmente conflictivo. Con el sistema anterior, los datos del sistema de gestión de almacenes (WMS) tenían que introducirse manualmente en el programa de contabilidad. Ese proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores, lo que a menudo daba lugar a errores tipográficos y consultas. Director general: Tim Basey-Fisher Personalmente, dedicaba unos cuatro días a finales de cada mes a revisar las facturas para asegurarme de que estuvieran correctas antes de enviárselas a los clientes.

Este enfoque manual también generaba una “sobrecarga a fin de mes”. Las facturas se emitían mensualmente, lo que concentraba el trabajo en un único periodo estresante y retrasaba la visibilidad de los costes para los clientes. Si surgían dudas, a menudo se resolvían semanas después de la actividad en cuestión, cuando a ambas partes les resultaba más difícil recordar los detalles.

La falta de una verdadera capacidad en la nube en el sistema actual resultaba cada vez más difícil de ignorar. A medida que el mercado evolucionaba, el proveedor intentó posicionar lo que Jenny Green, directora de Recursos Humanos y Operaciones, la describe como una solución “basada en la nube” que, en esencia, era el mismo sistema de siempre con un panel de control en la nube añadido por encima. En comparación con los productos WMS modernos y nativos de la nube, simplemente no resultaba competitiva.

Peor aún, el proveedor planteó a St John’s una disyuntiva difícil: pagar una cantidad considerable para pasar a esta versión limitada en la “nube”, con una elevada cuota de suscripción mensual, o migrar a otro producto adquirido que no se adaptaba a su modelo de almacenamiento externo. La empresa se vio, en la práctica, acorralada en un momento en el que estaba extremadamente ocupada y gestionaba importantes contratos con nuevos clientes.

Además de estos problemas del sistema, el equipo pudo apreciar las implicaciones más amplias. Los recorridos ineficientes por los distintos almacenes suponían una pérdida de tiempo en las tareas de preparación de pedidos y almacenamiento. Al carecer de rutas guiadas por el sistema, el personal dependía en gran medida de su conocimiento del lugar para trabajar de forma eficiente, lo que dificultaba la ampliación y la estandarización de la operación.

El panorama era claro: St John’s había crecido gracias a su servicio y a su reputación, pero su sistema de gestión de almacenes (WMS) le impedía dar el salto a la siguiente etapa. St John’s se enfrentaba a una tensión creciente, y el statu quo se estaba volviendo cada vez más insostenible.

Guiando a St John’s hacia la transformación de WMS

Consciente de la importancia estratégica de la decisión, St John’s llevó a cabo un exhaustivo análisis del mercado de los sistemas de gestión de almacenes (WMS) que se prolongó durante dos años. El equipo se basó en sus 25 años de experiencia con software de almacén y abordó la búsqueda con una visión clara de lo que funcionaba y lo que no en su modelo.

Buscaban una solución que:

• Verdaderamente basado en la nube y escalable, compatible con el teletrabajo, las operaciones en múltiples sedes y los dispositivos modernos.
  
• Diseñado por expertos en logística de almacén, con flujos de trabajo para la recepción, el almacenamiento, las mercancías que requieren un tratamiento específico por lotes y procesos complejos de preparación y embalaje de pedidos.
  
• Se puede acceder a él desde ordenadores portátiles, ordenadores de mano, tabletas y teléfonos inteligentes, lo que permite una interacción flexible y en tiempo real con el sistema.
  
• Cuenta con potentes funciones de generación de informes y un portal para clientes, de modo que estos puedan consultar el estado de las existencias en tiempo real y elaborar sus propios análisis.
  
• Con el respaldo de un proveedor que cuenta con un equipo de desarrollo propio y que se compromete a mejorar el producto en colaboración con los clientes.
  

Clarus WMS destacó durante esta evaluación. Jenny recuerda haber “agotado el mercado” con demostraciones que, a menudo, revelaban un software obsoleto tras unas presentaciones muy llamativas. Por el contrario, Clarus se presentó como una plataforma moderna y nativa de la nube, con un sólido servicio de atención al cliente, compatibilidad multiplataforma y una clara escalabilidad.

Un factor diferenciador clave fue el alojamiento de Clarus WMS en Amazon Web Services (AWS). Para Tim, que al principio se mostraba reticente a abandonar un servidor local, el hecho de que Clarus funcionara en la infraestructura de AWS, líder mundial, resultó decisivo.

Clarus también ofreció a St John’s un entorno de prueba completo durante un mes con sus propios datos, algo que otros proveedores no ofrecían. El equipo recibió un enlace, acceso a una instancia dedicada y libertad para poner a prueba el sistema en situaciones reales. Esa disposición a mostrar el producto al completo, en lugar de una demostración seleccionada, dio a St John’s la confianza de que lo que veían era lo que iban a obtener.

Un aspecto fundamental fue que Clarus se posicionó como un socio, en lugar de como un proveedor de software distante. Jenny destaca que las conversaciones con Clarus parecían basadas en la realidad del sector del almacenamiento: cuando describía un problema, el equipo entendía tanto la terminología como el contexto. La combinación de experiencia en el sector y capacidad técnica permitió a Clarus guiar a St John’s hacia una solución que respetaba sus puntos fuertes ya existentes, al tiempo que abordaba los problemas que venían de lejos.

Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución

El momento elegido para la implementación supuso todo un reto. St John’s se encontraba en pleno auge de su crecimiento, gestionando importantes contratos con clientes, cuando el proveedor actual impuso un plazo muy ajustado para el cambio. Jenny señala que les avisaron con unos dos meses de antelación, lo que hizo que la decisión de cambiar de sistema de gestión de almacenes (WMS) en ese momento supusiera tanto un alto riesgo como una gran oportunidad.

St John’s y Clarus WMS diseñaron conjuntamente un enfoque de implementación centrado en el control y la continuidad. Los datos se exportaron del sistema anterior y se importaron a Clarus, con la posibilidad de ejecutar ambos sistemas en paralelo cuando fuera necesario. Esta migración por fases redujo el riesgo de una transición radical y permitió al equipo ganar confianza en los nuevos flujos de trabajo.

La gestión del cambio en el almacén fue tan importante como el trabajo técnico. St John’s pasó de utilizar los antiguos escáneres de mano a los modernos Honeywell ordenadores portátiles con muchas más funciones. Tim destaca que estos nuevos dispositivos facilitaron la preparación de pedidos y permitieron realizar más preparaciones por hora que con el anterior sistema de gestión de almacenes (WMS).

Al mismo tiempo, los recorridos por el almacén de Clarus comenzaron a guiar a los operarios hacia las ubicaciones más eficientes para el almacenamiento, la preparación de pedidos y los traslados. En el caso de un gran, centro con varios almacenes, este sistema de enrutamiento automatizado contribuyó a reducir el tiempo perdido en desplazamientos a pie y favoreció unas estructuras de costes más competitivas.

El personal de primera línea tuvo que adaptarse a unos procesos más estructurados, lo que al principio suscitó una resistencia natural. Algunos preferían que todas las preparaciones de pedidos se realizaran en un único almacén, en lugar de que el sistema separara los pedidos para optimizar la eficiencia en varios almacenes. La dirección de St John’s hizo concesiones pragmáticas cuando fue necesario, pero con el tiempo se hicieron más evidentes las ventajas de un trabajo guiado por el sistema.

Se impartió formación a los equipos de oficina y de atención al cliente sobre la interfaz web y las herramientas de generación de informes de Clarus. Aprendieron a utilizar datos en tiempo real para responder a consultas, elaborar informes personalizados para los clientes y facilitar la transición a ciclos de facturación más frecuentes. Por su parte, el portal de clientes de Clarus abrió nuevas vías para que los clientes interactuaran con sus datos y enviaran directamente pedidos e información sobre la recepción de mercancías.

A lo largo del proyecto, el servicio de asistencia mediante chat en directo de Clarus se convirtió en una importante red de seguridad. Jenny explica que podía copiar y pegar una lista de selección, describir un problema y recibir una respuesta en cuestión de minutos. Esta capacidad de respuesta se extendió a los clientes de St John’s, que también podían ponerse en contacto directamente con Clarus para plantear dudas sobre la terminología o el uso del portal.

A pesar de los inevitables retos que conlleva cualquier cambio importante en un sistema, el equipo conjunto implementó Clarus WMS con una interrupción mínima de las operaciones diarias. St John’s aprendió, se adaptó y perfeccionó activamente sus propios procesos para sacar el máximo partido a las nuevas funcionalidades.

Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica

Una vez que Clarus WMS se integró por completo, St John’s empezó a notar beneficios tangibles en cuanto a capacidad, facturación, precisión y experiencia del cliente.

1. Aumentar la capacidad sin aumentar la plantilla en términos comparables

Con Clarus automatizando las funciones clave flujos de trabajo Además, al orientar a los operarios del almacén mediante recorridos eficientes, St John’s aumentó la capacidad y el rendimiento del almacén sin necesidad de aumentar la plantilla en la misma proporción. Tim señala que Clarus está suponiendo un ahorro equivalente a unos dos empleados en las instalaciones, gracias a una preparación de pedidos más eficiente y a unos procesos de facturación optimizados.

EDI integraciones Esto significa que, cuando llega un vehículo con mercancía de los clientes más importantes, los productos ya se encuentran en Clarus. Los operarios solo tienen que escanear los artículos para asignarles una ubicación, lo que reduce la introducción manual de datos y agiliza la recepción de mercancías.

2. La transformación de la facturación y el control financiero

El proceso de facturación se ha “mejorado hasta quedar irreconocible”. Con el sistema anterior, todos los datos de las facturas se volvían a introducir manualmente desde el SGA al programa de contabilidad, lo que provocaba errores y obligaba a Tim a dedicar cuatro días al mes a revisar las facturas antes de enviarlas. Con Clarus WMS, los datos se exportan directamente al programa de contabilidad, lo que reduce drásticamente el trabajo manual y mejora la precisión.

Tras los primeros meses de validación del nuevo proceso, Tim dejó de comprobar las facturas manualmente, ya que los datos de Clarus demostraron ser siempre precisos. St John’s emite ahora sus facturas semanalmente en lugar de mensualmente, lo que ofrece a los clientes una visión más actualizada de los costes y permite resolver cualquier duda rápidamente, en lugar de tener que esperar semanas.

3. Mejora de la precisión, la trazabilidad y la formación

Clarus proporciona a St John’s un seguimiento en tiempo real de los palés. Tan pronto como llegan los palés, se pueden registrar y preparar para su entrega al día siguiente, en lugar de tener que esperar a que se procese una carga completa. Esta capacidad de comenzar la preparación de pedidos desde el primer palé descargado es un nivel de servicio que el anterior sistema de gestión de almacenes (WMS) no podía ofrecer.

El portal del cliente y los informes detallados garantizan una mayor trazabilidad. Los clientes pueden ver los movimientos de stock en tiempo real, descargar informes en Excel y analizar sus propios datos. Cuando surgen consultas, St John’s puede identificar rápidamente qué operario se encargó de un trabajo y revisar el historial de la transacción, utilizando esta información tanto para la comunicación con el cliente como para la formación interna.

4. Mejorar la experiencia de los clientes y socios

Los clientes se benefician directamente de la visibilidad y la automatización que ofrece Clarus. Pueden iniciar sesión en el portal para consultar las entradas y salidas de stock en tiempo real, o bien enviar alertas de envío y recibos a través de hojas de cálculo o EDI. St John’s también puede programar informes automáticos, lo que reduce el trabajo manual de elaboración de informes y proporciona información coherente a los clientes.

St John’s ha pasado de verse limitada por un sistema local obsoleto a operar en una plataforma WMS basada en la nube que favorece el crecimiento, la eficiencia y la excelencia en el servicio.

Reflexiones y lecciones aprendidas del cliente

Al echar la vista atrás, Jenny describe la transición al sistema de gestión de almacenes (WMS) como una experiencia exigente y transformadora. Una de las lecciones más claras es que la tecnología por sí sola no genera mejoras. St John’s tuvo que estar dispuesta a adaptar sus propios procesos, a veces cuestionando hábitos arraigados desde hacía mucho tiempo, para sacar el máximo partido al sistema Clarus WMS.

El proyecto también puso de manifiesto la importancia de establecer una colaboración auténtica con un proveedor de software. Tras años trabajando con un proveedor cuya oferta “en la nube” no se correspondía con lo que anunciaba, St John’s valoró la transparencia de Clarus y la sensación de que el software había sido desarrollado por personas que realmente entendían de gestión de almacenes.

La atención al cliente se ha convertido en un tema recurrente en el discurso de St John’s sobre Clarus. Jenny destaca el chat en directo y la relación personal con el personal de atención al cliente, hasta tal punto que el equipo incluso les envió brownies como agradecimiento. Esa conexión humana se suma a la fiabilidad técnica que ofrece el alojamiento de AWS, algo que tanto Jenny como Tim consideran un factor clave a la hora de reducir el riesgo en comparación con el antiguo servidor local.

Quizás lo más importante es que ahora existe una renovada confianza en que St John’s cuenta con la base de WMS que necesita para su crecimiento futuro: una plataforma capaz de evolucionar al ritmo de la empresa, dar soporte a almacenes y dispositivos adicionales, y seguir ofreciendo el nivel de servicio que siempre ha distinguido a la empresa.

Tu Camino hacia el Éxito del WMS

La trayectoria de St John’s Hall Storage resultará familiar a muchos responsables del sector de la logística y el almacenamiento. Una empresa respetada y en crecimiento se ve limitada por un sistema de gestión de almacenes (WMS) local, en uso desde hace mucho tiempo, que no puede satisfacer las expectativas actuales ni respaldar los planes de futuro. La facturación manual, la limitada generación de informes y los canales de acceso restringidos se combinan para generar riesgos, costes ocultos y oportunidades perdidas.

Su experiencia con Clarus WMS demuestra que es posible llevar a cabo un cambio decisivo sin perder lo que hace que su operación sea única. Al apostar por un sistema nativo en la nube y centrado en el almacén, exigir transparencia a los proveedores e implicarse profundamente en el proceso de implementación, St John’s ha logrado:

• Aumento de la capacidad sin el correspondiente aumento de plantilla.
  
• Un proceso de facturación optimizado que ahora se lleva a cabo semanalmente, con mucho menos trabajo manual y menos consultas.
  
• Mayor visibilidad y control tanto para los clientes como para los equipos internos.
  

Si reconoces retos similares en tu propia empresa, la historia de St John’s ofrece un modelo práctico a seguir. Empieza por definir claramente el nivel de servicio que quieres ofrecer y la cultura que deseas mantener. A continuación, busca un socio de WMS que te sirva de guía: uno que entienda de almacenamiento, sea sincero sobre las ventajas e inconvenientes y esté dispuesto a invertir en una relación a largo plazo.

Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu empresa a conseguir resultados similares: desde liberar tiempo al personal y agilizar la facturación hasta ofrecer a tus clientes la visibilidad en tiempo real y la fiabilidad que cada vez más esperan de un socio moderno de almacenamiento externo.