Fouten bij het picken Dit kost magazijnen meer dan je zou denken. Eén verkeerd gepickte bestelling zet een reeks kosten in gang: ontevredenheid bij de klant, retourzendingen, herverwerking, administratief onderzoek en gederfde inkomsten. Uit branchebenchmarks blijkt dat handmatig picken, zonder technologische ondersteuning, een foutenpercentage van 1–3% per bestelling met zich meebrengt. Bij 500 bestellingen per dag komt dat neer op 5 tot 15 verkeerde verzendingen per dag. Het kost £50–75 per stuk om dit te corrigeren, alleen al aan herverwerking en opnieuw verzenden. Toch beschouwen de meeste magazijnen dit als normaal.
Het goede nieuws: fouten bij het orderverzamelen zijn te voorkomen. Het probleem ligt meestal niet bij de orderverzamelaars zelf. Het ligt aan het systeem. Wanneer orderverzamelaars werken met afgedrukte orderlijsten, handgeschreven aantekeningen moeten ontcijferen, omwegen moeten nemen vanwege een rommelige indeling en geen realtime controle hebben, stapelen de fouten zich voorspelbaar op tijdens piekperiodes en bij producten die op elkaar lijken. Speciaal ontwikkelde magazijnsystemen pakken deze oorzaken van fouten bij de bron aan.
In deze handleiding worden de onderliggende oorzaken van afpakfouten, de methoden waarmee ze daadwerkelijk kunnen worden teruggedrongen, en hoe technologie, met name het scannen van streepjescodes en magazijnbeheersystemen kunnen de nauwkeurigheid van het branchegemiddelde naar 99%+ tillen, met realtime controle op elk contactpunt.
Wat zijn de oorzaken van pickfouten in magazijnen?
Voordat je fouten bij het orderverzamelen kunt terugdringen, moet je eerst begrijpen waarom ze ontstaan. De meeste fouten bij het orderverzamelen zijn niet het gevolg van onzorgvuldigheid: ze zijn structureel. Ze komen voort uit de kloof tussen de manier waarop een magazijn is ontworpen om te functioneren en de manier waarop het in de praktijk onder druk functioneert.
Handmatige selectielijsten en verkeerde interpretaties
Afgedrukte picklijsten vormen voor veel magazijnen de bron van fouten. Handgeschreven aantekeningen zijn dubbelzinnig. “Aantal 5” kan worden gelezen als “Aantal 8”. Productcodes worden afgekort of fonetisch gespeld. Wanneer de orderverzamelaar zelf mag interpreteren wat er op de lijst staat, gaat hij zijn eigen weg: hij slaat artikelen over waarvan hij denkt dat ze dubbel zijn, voegt vergelijkbare SKU’s samen en verplaatst artikelen tussen zones zonder het systeem bij te werken. Tegen de tijd dat hij bij het inpakstation aankomt, komt het gepickte mogelijk niet meer overeen met wat de bedoeling was.
Gemengde bakken en verkeerd geplaatste voorraad
Als de voorraadlocatiegegevens niet overeenkomen met de fysieke werkelijkheid – bijvoorbeeld omdat artikelen in de verkeerde bak zijn geplaatst, producten zijn verplaatst zonder te worden gescand of halve dozen op de vloer zijn achtergelaten – halen orderverzamelaars de artikelen op de verkeerde locatie op. Het systeem geeft aan: “SKU ABC op locatie A5”, maar de orderverzamelaar vindt daar niets, pakt iets dat er hetzelfde uitziet uit de aangrenzende bak en gaat verder. De bestelling wordt dan met het verkeerde artikel verzonden.
Soortgelijke verwarring over artikelnummers
Magazijnen met honderden SKU’s hebben onvermijdelijk vergelijkbare artikelen op voorraad, zoals verschillende kleuren van hetzelfde kledingstuk, verschillende verpakkingsgroottes of producten met opeenvolgende productcodes. Onder tijdsdruk, vooral tijdens piekperiodes, pakken orderverzamelaars wel eens de verkeerde variant. Zonder scancontrole komt deze fout uiteindelijk bij de klant terecht.
Fouten bij ontvangst in de verkeerde maateenheid
De voorraad wordt in kisten aangeleverd, maar het WMS registreert deze in eenheden. Als het personeel bij de goederenontvangst de ontvangst in de verkeerde maateenheid boekt – bijvoorbeeld 10 kisten als 10 eenheden – dan wijkt de systeemvoorraad met een factor 12 af (als elke kist 12 eenheden bevat). Orderverzamelaars werken op basis van onjuiste systeemtellingen en verzamelen de verkeerde hoeveelheid of uit locaties die leeg lijken, terwijl ze in werkelijkheid vol zijn.
Slechte indeling van het magazijn en lange pickroutes
In magazijnen met een inefficiënte indeling moeten orderverzamelaars voor één enkele bestelling het hele gebouw doorkruisen. Hoe langer de loopafstand, hoe groter de cognitieve belasting. Orderverzamelaars nemen mentale snelkoppelingen, interpreteren bewegwijzering verkeerd en raken door vermoeidheid minder aandachtig. Een goed georganiseerde indeling met een logische doorstroming, mogelijk gemaakt door Magazijnindeling hulpmiddelen, vermindert het aantal verplaatsingen met 40–60% en verbetert de nauwkeurigheid aanzienlijk door het aantal mogelijkheden voor fouten te verminderen.
Gebrek aan realtime verificatie
De grootste bron van fouten is het ontbreken van controle op het moment van het picken. Zonder het scannen van barcodes hebben orderverzamelaars geen realtime bevestiging dat ze het juiste artikel hebben geselecteerd. Ze vertrouwen op visuele vergelijking, het lezen van etiketten of een mentale checklist – allemaal methoden die foutgevoelig zijn, vooral bij vermoeidheid of tijdsdruk. Tegen de tijd dat de fout wordt ontdekt bij het inpakstation of op de retourafdeling, heeft het u al geld gekost.
Wat is een goed percentage voor de pluknauwkeurigheid?
Volgens benchmarks uit de sector nauwkeurigheid bij handmatig orderverzamelen rond de 97–98%, hoewel dit varieert naargelang het productassortiment, de opleiding van het team en de indeling van het magazijn. Een nauwkeurigheidspercentage van 99% klinkt indrukwekkend, totdat je de berekening maakt. Als je magazijn 500 bestellingen per dag verzendt, betekent een foutenpercentage van 1% dat er elke dag 5 verkeerde bestellingen zijn, ofwel 1.250 fouten per jaar. Bij £ 50–75 per fout voor herverwerking en opnieuw verzenden, komt dat neer op £ 62.500–£ 93.750 aan jaarlijkse kosten alleen al voor het orderverzamelen.
Magazijnen die gebruikmaken van technologie, met name realtime barcodecontrole, behalen consequent een nauwkeurigheid van 99,5%–99,9%. Sommige halen zelfs 99,95%. Op dit niveau, bij 500 bestellingen per dag, zou je minder dan één fout per dag zien. Het verschil tussen 99% en 99,9% is het verschil tussen 1.250 fouten per jaar en 125 fouten per jaar. Dat betekent een besparing van 90% aan herwerkingskosten.
Voor 3PL’s en grootschalige distributeurs is dit onderscheid van groot belang: de nauwkeurigheid bij het orderverzamelen heeft een directe invloed op de klanttevredenheid, het percentage terugboekingen en de klantbinding. Voor bedrijven in de voedings- en drankenindustrie leidt onnauwkeurigheid tot risico’s op het gebied van traceerbaarheid en naleving. Voor e-commerce-afhandeling, elke verkeerd geleverde zending leidt tot een retourzending, een terugbetaling en mogelijk een negatieve beoordeling.
Hoe het scannen van barcodes fouten bij het orderverzamelen vermindert
Barcodes scannen is het meest effectieve hulpmiddel om fouten bij het orderverzamelen te verminderen, omdat het de controle niet langer aan het oordeel van de orderverzamelaar overlaat, maar vervangt door een deterministische controle. Het systeem gaat pas verder als de barcode overeenkomt met de bestelling.
Realtime controle op het moment van orderverzameling
Wanneer een orderverzamelaar een product scant voordat hij het in de orderbak legt, controleert het WMS onmiddellijk of dit het juiste artikel voor deze bestelling is. Als de scan niet overeenkomt, stopt het systeem. De orderverzamelaar moet dan nagaan wat er aan de hand is. Deze enkele controle voorkomt de meest voorkomende fout: het verzamelen van een artikel waarvan de orderverzamelaar denkt dat het juist is, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is.
De scanverificatie streeft naar een picknauwkeurigheid van 99,91 TP3T, vergeleken met de 97–981 TP3T die gebruikelijk is bij handmatige verwerking orderverzameling processen. De technologie zelf is vrijwel onfeilbaar; de voordelen komen voort uit het afdwingen van een verificatiemoment voordat het artikel wordt verplaatst.
Fouten bij het invoeren van gegevens voorkomen
Het scannen van barcodes vervangt handmatige interpretatie. Er bestaat geen twijfel over wat er is gepickt. De scan zorgt voor een permanent, van een tijdstempel voorzien record in het WMS. Niemand kan betwisten wat er is geselecteerd of wanneer. Dit voorkomt het klassieke foutpatroon: “de picker zweert dat hij artikel X heeft gepickt, maar het systeem geeft aan dat artikel Y is verzonden.”
Problemen met gemengde afvalbakken opsporen
Als de voorraad zich op de verkeerde fysieke locatie bevindt, zorgt het scannen ervoor dat dit onmiddellijk aan het licht komt. De orderverzamelaar scant de locatie waarnaar het systeem hem heeft geleid, vindt een ander product, scant dit, en het systeem waarschuwt hem: “Dit artikel komt niet overeen met de verwachte order.” Vervolgens corrigeert hij de gegevens in het systeem of zoekt hij het juiste artikel voordat het orderverzamelen wordt voortgezet. De fout wordt opgemerkt voordat het artikel wordt verzonden.
Snelheid zonder concessies
In tegenstelling tot wat men zou verwachten, vertraagt het toevoegen van een scancontrole het orderverzamelen niet. Moderne barcodescanners zijn snel. Zodra de orderverzamelaars vertrouwd zijn met het systeem, werken ze even snel of zelfs sneller, omdat ze niet langer twijfelen aan hun eigen handelingen of te maken hebben met nabewerking verderop in het proces. Handheld-apparaten leiden de orderverzamelaars bovendien naar de volgende locatie, waardoor er geen tijd meer verloren gaat aan het zoeken naar de juiste plek.
Sorteermethoden die fouten verminderen
Naast het scannen van barcodes heeft ook de manier waarop u het orderverzamelen organiseert en uitvoert een meetbare invloed op de nauwkeurigheid.
Wave Picking voor een gestroomlijnde werkstroom
Bij wave-picking worden bestellingen in batches ingedeeld in ‘waves’ die op specifieke tijdstippen worden vrijgegeven, waarna ze als gecoördineerde groep door het pick-, verpakkings- en verzendproces worden geleid. Omdat alle gepickte artikelen in een wave samen worden vervoerd, ontvangt het verpakkingsstation ze in één keer, wat de controle vóór verzending vergemakkelijkt. Fouten die tijdens het picken ontgaan, worden door het verpakkingsteam opgemerkt voordat de bestelling wordt verzonden. Dankzij wave-picking kan het magazijn bovendien de pickvolgordes binnen elke wave optimaliseren, waardoor de looptijd met 30–45% wordt verkort en pickers een kleinere, meer gerichte set artikelen hebben om mentaal te overzien.
Batch-picking voor efficiëntie bij meerdere bestellingen
Bij batch-picking worden meerdere bestellingen gebundeld tot één pickronde, waarna de gepickte artikelen op een verzamelstation worden gesorteerd. Een orderverzamelaar kan in één ronde artikelen voor vijf bestellingen ophalen en deze vervolgens in vijf afzonderlijke containers sorteren. Dit vermindert de cognitieve belasting van de orderverzamelaar in vergelijking met het verzamelen per afzonderlijke bestelling (waarbij hij altijd één bestelling tegelijk in de gaten moet houden) en verkort de afgelegde afstand met 40–60%. Minder handelingen en een kortere aandachtsspanne per bestelling zorgen beide voor minder fouten. Veel moderne magazijnbeheersoftware Platforms automatiseren de consolidatie van batches om de doorvoer en nauwkeurigheid verder te verbeteren.
Zone-selectie voor specialisatie
Bij zone-picking wordt het magazijn in secties verdeeld; elke orderverzamelaar wordt expert in zijn of haar zone en verzamelt artikelen voor alle bestellingen die artikelen uit die zone bevatten. De orderverzamelaar kent zijn zone door en door, waardoor de kans dat er vanaf de verkeerde locatie wordt gepickt, wordt verkleind. Zonepicking vereist echter coördinatie tussen de zones en een zorgvuldige overdracht op consolidatiepunten. Het werkt het beste in grote magazijnen met duidelijk te onderscheiden productfamilies.
Gerichte orderverzameling en routeoptimalisatie
Een speciaal ontwikkeld WMS vertelt de orderverzamelaar niet alleen wat hij moet verzamelen, maar geeft ook de optimale volgorde en locatie aan. Het systeem kent de indeling van het magazijn, de actuele voorraadposities en welke artikelen het snelst samen te bereiken zijn. Het leidt de orderverzamelaar via een geoptimaliseerde route die het teruglopen tot een minimum beperkt. Dit vermindert vermoeidheid, houdt de aandacht van de orderverzamelaar bij de taak en vermindert drastisch het aantal orderverzamelingsfouten die worden veroorzaakt door navigatieproblemen of gemiste locaties.
Sleufindeling en magazijnindeling
Fouten bij het orderverzamelen komen vooral voor op plekken waar de indeling hoge cognitieve eisen stelt. Magazijnen met een rommelige indeling, waar snel verkopende artikelen achterin staan, traag verkopende artikelen vooraan en er geen logische groepering is, dwingen orderverzamelaars ertoe om voor bijna elke bestelling het hele gebouw te doorkruisen. Slotting is de methode waarbij artikelen worden geplaatst op basis van de verzamelfrequentie en de complementaire vraag. Effectieve slotting vereist vaak integratie met Voordelen van WMS zoals realtime analyses en voorraadregistratie om vast te stellen welke artikelen het snelst de deur uitgaan en waar ze het best kunnen worden geplaatst om de orderverwerkingstijd tot een minimum te beperken.
Populaire artikelen binnen handbereik
Artikelen die bij elke derde bestelling worden gepickt, moeten zich in de optimale pickzone bevinden, op heuphoogte en zo dicht mogelijk bij de verzendruimte. Artikelen die minder vaak worden verkocht, worden bovenin of in verder weg gelegen secties geplaatst. Deze eenvoudige regel verkort de pickafstand met 30–40% voor een gemiddelde productmix, en kortere loopafstanden betekenen minder kans op fouten.
Logische productgroepering
Indeling op productfamilie of aanverwante vraag voorkomt verwarring bij de orderverzamelaars. Als T-shirts, spijkerbroeken en truien bij elkaar worden gegroepeerd in plaats van verspreid over verschillende zones, blijft een orderverzamelaar die modeartikelen verzamelt mentaal gefocust op dat producttype en is de kans kleiner dat hij maten of kleuren door elkaar haalt. Sommige systemen maken gebruik van aanbevolen opslagplaats logica om op basis van vraagpatronen automatisch optimale locaties voor nieuwe voorraad aan te bevelen, waardoor pickfouten verder worden verminderd doordat gerelateerde artikelen dicht bij elkaar worden geplaatst.
Duidelijke etikettering en bewegwijzering
Locatielabels moeten groot, duidelijk en gestandaardiseerd zijn. Vervaagde of onduidelijke labels zorgen ervoor dat orderverzamelaars gaan twijfelen of ze zich wel op de juiste locatie bevinden. Een bescheiden investering in duurzame, contrastrijke locatieaanduidingen loont zich in termen van nauwkeurigheid.
Hoe een magazijnbeheersysteem fouten bij het handmatig orderverzamelen vermindert
Een magazijnbeheersysteem (WMS) vormt de rode draad die al het bovenstaande met elkaar verbindt. Het is niet zomaar software; het is het systeem waarin wordt bijgehouden wat zich waar bevindt, en het zorgt ervoor dat de werkprocessen worden nageleefd die fouten voorkomen.
Nauwkeurigheid van de realtime voorraadgegevens
Een speciaal ontwikkeld WMS volgt elke voorraadbeweging in realtime. Wanneer goederen binnenkomen, worden ze bij opslag op de juiste locatie ingescand. Wanneer artikelen worden gepickt, worden ze uitgescand. Wanneer voorraad wordt verplaatst, wordt dit bijgehouden. Het WMS houdt een actuele voorraadadministratie bij. Orderverzamelaars werken op basis van nauwkeurige informatie. Als het systeem aangeeft: “SKU ABC bevindt zich op locatie A5 met een hoeveelheid van 12”, dan is dat precies wat de orderverzamelaar zal aantreffen. Dit elimineert de meest voorkomende bron van onnauwkeurigheid: het werken met verouderde of onjuiste systeemgegevens.
Magazijnindeling en slimme plaatsing
Geavanceerde WMS-platforms ondersteunen zowel 2D als 3D Magazijnindeling. Het systeem houdt rekening met de fysieke indeling van uw magazijn, waar elk artikel is opgeslagen en hoe de pickroutes kunnen worden geoptimaliseerd. Sommige systemen maken gebruik van AI om artikelen automatisch in te delen op basis van pickfrequentie, seizoensinvloeden en bestelpatronen, waarbij de aanbevelingen voor de indeling in realtime worden aangepast naarmate uw bedrijf verandert. Een functie voor magazijnmapping in uw WMS kan de loopafstand verkorten en de nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren door orderverzamelaars langs de meest logische route te leiden.
Automatisering en triggers
Een WMS kan worden geconfigureerd met regels en triggers om taken te automatiseren en afwijkingen te signaleren. Bijvoorbeeld: “Als er een poging wordt gedaan om een artikel te picken op een locatie waar de voorraad op nul staat, moet dit worden gesignaleerd en moet de leidinggevende worden gewaarschuwd voordat het picken wordt voortgezet.” Of: “Als een barcode niet overeenkomt met de verwachte order, stuur dan een waarschuwing en houd de bestelling vast totdat deze handmatig is gecontroleerd.” Deze geautomatiseerde veiligheidsmaatregelen vangen fouten op voordat ze worden verzonden.
Integratie met barcodescanners
Een cloud-native WMS kan naadloos worden geïntegreerd met hardware voor het scannen van barcodes, zoals handheld-apparaten van Zebra of Honeywell, en stelt u in staat om op maat gemaakte orderverzamelworkflows te ontwerpen. U kunt precies aangeven wanneer en waar er moet worden gescand, welke gegevens worden vastgelegd en hoe fouten worden doorgegeven. Deze nauwe integratie zorgt ervoor dat het scannen van barcodes geen bijzaak is, maar een essentieel onderdeel van het orderverzamelproces.
Audittrail en analyse van de onderliggende oorzaak
Elke handeling in het WMS wordt geregistreerd: wie heeft wat gepickt, wanneer, waar en met welk resultaat. Als er een fout optreedt, bijvoorbeeld als het verkeerde artikel is gepickt, beschikt u over een volledig overzicht. U kunt nagaan of de fout te wijten was aan een probleem met de systeemgegevens (voorraad was al vanaf het begin onjuist), een pickfout (verkeerd artikel gescand) of een etiketteringsprobleem (barcode onleesbaar). Door de onderliggende oorzaak te begrijpen, kunt u het daadwerkelijke probleem oplossen, in plaats van de fout pas verderop in het proces op te sporen.
Neem contact op met een magazijnexpert
Als u uw opties aan het afwegen bent en wilt zien hoe een speciaal ontwikkelde WMS in de praktijk werkt, is Clarus zeker het overwegen waard. Wij werken samen met 3PL’s en distributeurs in heel het Verenigd Koninkrijk om magazijnbeheersoftware te implementeren die is afgestemd op uw werkwijze, en niet andersom.
Neem contact op met ons team om uw wensen te bespreken.