De meeste logistieke bedrijven verliezen geen tijd in grote hoeveelheden... ze verliezen het stilletjes, klus per klus, systeem per systeem. Welch Group richt zich op het stellen van de standaard voor innovatie in moderne transportoperaties. Om deze missie te volbrengen, erkende Welch Group de behoefte aan een modern, geïntegreerd technologie-ecosysteem. Het bedrijf heeft Clarus als zijn magazijnbeheersysteem (WMSen Qargo als het transportmanagementsysteem (TMS), waarbij beide platforms bewust samen zijn gekozen als basis voor een schaalbare digitale toekomst. De belangrijkste vereisten waren duidelijk: robuuste API's, toegang via de browser en een open integratiemindset.
Ondanks deze visie creëerde de dagelijkse realiteit van niet-gekoppelde systemen wrijving. Klanten en medewerkers moesten dezelfde order twee keer invoeren, één keer in elk systeem. Deze duplicatie kostte tijd, leidde tot fouten en ondermijnde het klantvertrouwen. In plaats van zich te richten op service, besteedden teams uren aan het verzoenen en opnieuw invoeren van gegevens. De reis van Welch Group begon met een bekende uitdaging in de logistiek: een ambitieus bedrijf dat werd tegengehouden door gefragmenteerde technologie.
“We hebben het onze missie gemaakt om te innoveren voor hoe transport het zou moeten doen... je moet het digitaliseren.”
– Chris Welch, Managing Director
Het overwinnen van WMS TMS-uitdagingen
De eerste uitdaging was systemisch. Clarus en Qargo functioneerden als capabele platforms, maar zonder directe integratie vereisten workflows duplicatie. Klanten verzetten zich tegen het tweemaal invoeren van dezelfde namen, adressen en details, terwijl interne teams uren besteedden aan het verplaatsen van gegevens van het ene systeem naar het andere. Deze inefficiëntie ondermijnde de productiviteit en vertraagde kritieke processen zoals transportplanning en magazijnverzending.
Het gebrek aan integratie bemoeilijkte ook de commerciële aanpak van Welch Group. Verkoopteams konden een naadloze end-to-end service niet gemakkelijk presenteren. Gesprekken vereisten vaak een zorgvuldige formulering om toekomstige integratievoordelen te beschrijven, in plaats van het tonen van een live, samengevoegde stroom. Klanten aarzelden, en kansen vertraagden. Met integratie werd het verhaal eenvoudiger: één taak werd eenmalig ingevoerd en stroomde automatisch van het magazijn naar het transport.
Specifieke operationele pijnpunten waren onder meer:
- Voorraad- en orderinefficiëntie. Zonder betrouwbare systeem-naar-systeemgegevens moesten teams opnieuw controleren en opnieuw invoeren, wat de doorvoer vertraagde.
- Klantervaringskloven. Zonder één bron van waarheid namen klanten hun toevlucht tot telefoontjes en e-mails, wat extra werk creëerde.
- Erfenisbelemmeringen. Eerdere systemen bundelden beperkte magazijnfuncties in TMS-tools, maar deze konden noch goed schalen, noch effectief integreren.
“Ik heb nog nooit twee systemen dezelfde taal zien spreken… het is zeldzaam om een TMS te vinden dat kan samenwerken en bereid is samen te ontwikkelen.”
– Chris Welch, Algemeen Directeur
Welch Group begeleiden naar transformatie
Het keerpunt kwam toen Welch Group ging samenwerken met Clarus en Qargo voor een echte integratie. Beide providers deelden een open, collaboratieve mindset, waarbij connectiviteit prioriteit kreeg boven geïsoleerde functionaliteit. Clarus positioneerde zich als het centrale magazijnhub, terwijl Qargo zorgde voor naadloze transportuitvoering, waarbij elk van hen profiteerde van sterke API's en een moderne, browsergebaseerde architectuur.
De oplossing werkte omdat deze voldeed aan de reële behoeften van de Welch Group:
- Live procesoverdrachten. Magazijnpicks in Clarus kunnen automatisch transportopdrachten genereren in Qargo, waardoor planners eerder kunnen handelen.
- Klaar-voor-de-klant-portals. Klanten zagen dezelfde informatie als operators, waardoor de communicatie werd afgestemd en vragen werden verminderd.
- End-to-end gegevensstroom. Bestellingen die eenmaal werden ingevoerd, stroomden door beide systemen, waardoor dubbel werk en handmatige afstemmingen overbodig werden.
Het “voorheen” was duplicatie, vertraging en verwarring. Het “erna” was single-entry automatisering, vroege transportplanning en verbeterde klantervaring.
Implementatie: Van Plan naar Uitvoering
Welch Group behoorde tot de vroegste gebruikers van de Clarus–Qargo-integratie en speelde een actieve rol in de vormgeving ervan. De implementatie volgde een iteratieve aanpak: testen, problemen identificeren en processen verfijnen met beide providers. Vroege uitdagingen waren onder meer het overschrijven van ordergegevens tijdens magazijnscans, wat snel werd opgelost door gezamenlijke ontwikkeling.
Onboarding vereenvoudigd in plaats van uitgebreid. Klanten werkten voornamelijk met Clarus, met Qargo geïntegreerd op de achtergrond. Dit verminderde de trainingsbehoeften en stroomlijnde de implementatie voor nieuwe klanten.
De adoptie vorderde gestaag. Eerst controleerden medewerkers dubbel alle gegevensverplaatsingen. Naarmate het vertrouwen groeide, stopten ze met het nauwlettend volgen van de overdrachten en richtten ze hun aandacht op service, doorvoer en klantenservice.
Welch Group drong ook aan op aanvullende integratiefuncties, waaronder:
- Werkstromen labels. Automatiseren van pallet- en bestemmingslabels via Qargo, zodat deze direct in Clarus verschijnen, waardoor het wisselen tussen magazijncontexten wordt verminderd.
- Leveringsbewijs terugkoppeling. POD-status terugsturen van Qargo naar Clarus om klanten één duidelijk overzicht te geven.
“Zodra het magazijnteam klaar is, moet de volgende stap de yard scanning zijn… labelgeneratie integreren, en dan de POD's terugkrijgen.”
– David Tatton, Manager van het Groepswarenhuis
Resultaten: WMS TMS Succes in Actie
Integratie tussen Clarus en Qargo leverde transformerende resultaten op voor Welch Group.
100%: bespaarde administratietijd: Dubbele invoer is vermeden. Wanneer klanten opdrachten rechtstreeks indienen, bespaart Welch Group 100% aan administratietijd die voorheen werd besteed aan het opnieuw invoeren van gegevens. Zelfs wanneer medewerkers opdrachten invoeren, wordt de administratietijd gehalveerd. De tijd die hierdoor vrijkomt, zorgt nu voor snellere orderverzameling, snellere reacties en een soepeler dagelijks werkproces.
“We besparen 100 procent van onze tijd doordat we deze gegevens niet hoeven in te voeren... klanten zien ook ongeveer 50 procent tijdsbesparing.”
– David Tatton, Manager van het Groepswarenhuis
VerkoopmomentumCommercieel gezien werd integratie een “game changer”. Welch Group biedt nu warehousing en transport aan als één, levende mogelijkheid. Dit heeft verkooptrajecten versneld en groei in beide diensten tegelijkertijd ontsloten.
Operationele schaal: Het transportvolume groeide met dubbele cijfers zonder extra kosten voor het TMS-systeem of extra personeel, terwijl de opslagcapaciteit met 20–30% toenam, waarbij alleen extra personeel werd aangenomen voor de verwerking van goederen, niet voor administratieve taken.
Klantbeleving verbeteren: Klanten hoeven niet langer met meerdere portals te jongleren, wat resulteert in minder telefoontjes en verbeterde zichtbaarheid van zelfbediening.
Kostenbesparingen en schaalbaarheidWebgebaseerde levering verving dure on-premise infrastructuur en licenties, waardoor het bedrijf flexibel en betaalbaar kon opschalen.
“Het maakt een verkeersbureau of een magazijn... 100 keer beter. Mensen weten wat er gebeurt en ze kunnen op de gegevens vertrouwen.”
David Tatton, Groepsmagazijnmanager
Klantreflecties en geleerde lessen
Voor Welch Group is de grootste les duidelijk: selecteer technologiepartners die innoveren en integreren. Clarus en Qargo werden niet alleen gekozen vanwege hun functionaliteit, maar ook vanwege hun gedeelde bereidheid om gezamenlijk te ontwikkelen en snel verbeteringen uit te brengen.
De reis was niet zonder uitdagingen. Vroege problemen, zoals het overschrijven van gegevens, zorgden voor frustratie. Toch versterkten deze momenten de samenwerking, waarbij beide providers snel reageerden en vertrouwen opbouwden. Wat blijft is een veerkrachtigere, betrouwbaardere manier van werken waarbij magazijn-, transport- en klantportals op elkaar zijn afgestemd.
Het leiderschapsteam benadrukt een bredere waarheid: transformatie vereist investering van tijd en aandacht. Verandering kan ontwrichtend zijn, maar in een branche met lage marges zoals logistiek, stapelen de voordelen zich op tot een langetermijnvoordeel.
“Verandering is moeilijk, verandering is zwaar, maar verandering is ook geweldig… en stimuleert groei.”
– Chris Welch, Algemeen Directeur
WMS TMS Integratie in de Praktijk
De integratie heeft de dagelijkse operaties van Welch Group hervormd:
- Plan tijdens het shoppen. Terwijl magazijnorders vorderen in Clarus, stelt Qargo parallel transportplannen op.
- Scan één keer, vertrouw twee keer. Gedeelde barcode-logica betekent dat één scan betekenis heeft in beide systemen.
- Complete logistieke dienstverlening. Labels, tracking en afleverbewijs stromen terug naar Clarus, wat zorgt voor één overzicht voor personeel en klanten.
“Het is echt een totaaloplossing.”
– David Tatton, Manager van het Groepswarenhuis
Innovatieroutekaart: Voorbij het Heden
Welch Group ziet AI als volgende stap. Nu al biedt Qargo klantoverzichten en beoordelingen van de beeldkwaliteit voor POD-foto's, terwijl er proeven lopen voor AI-gestuurde afspraakplanning en conversatiegerichte gegevensvragen. Met de API-gestuurde fundamenten van Clarus en Qargo is de weg naar autonome logistiek (waarbij AI uitzonderingen afhandelt en automatisering workflows aanstuurt) binnen bereik.
“Je moet in bed liggen met partners en systemen die het willen omarmen… de volgende stap is autonomie.”
– Chris Welch, Algemeen Directeur
Jouw weg naar WMS TMS succes
De reis van Welch Group toont de kracht van geïntegreerde WMS- en TMS-systemen. Door dubbele invoer te elimineren, activiteiten op te schalen zonder proportionele personeelsuitbreiding, en de klantervaring te verbeteren, heeft het bedrijf zowel efficiëntie als groei gerealiseerd.
Als uw bedrijf nog steeds WMS en TMS afzonderlijk beheert, breng dan de verborgen kosten van het opnieuw invoeren, exporteren en verzoenen van gegevens in kaart. Vergelijk deze vervolgens met de voordelen van één enkel, geïntegreerd ecosysteem waar magazijn, transport en klanten één bron van waarheid delen.
“Als je je TMS en WMS nog steeds afzonderlijk runt, denk dan eens goed na over alle kleine processen die daartussen plaatsvinden. Maak contact met een WMS TMS-integratiepartner die je tegemoetkomt, naadloos integreert en de fundamenten legt voor schaalbare groei. Vraag om een live demo te zien van single-entry taken die van magazijn naar transport stromen, inclusief labels en POD's.