Mitchell Storage & Distribution (MSD) begon eind jaren negentig als koeriersbedrijf en is sindsdien uitgegroeid tot een omvangrijke logistieke dienstverlener met vestiging in Coalville, Leicestershire.

In de loop der tijd heeft MSD zijn activiteiten uitgebreid naar distributie via palletnetwerken, cross-docking, het uitladen en importeren van containers, opslag en rechtstreeks transport in het hele Verenigd Koninkrijk. Als een Palletforce Als lid kan het bedrijf nu klanten ver buiten zijn lokale regio bedienen en zijn diensten aanbieden in het hele Verenigd Koninkrijk en in Europa.

Ondanks deze groei blijft MSD onmiskenbaar een familiebedrijf. De eigenaren zijn nog steeds nauw bij het bedrijf betrokken en die cultuur is bepalend voor de manier waarop het team werkt. Conor Stoneman, manager bedrijfsontwikkeling legt uit dat het uitgangspunt is om “de vracht van [klanten] te behandelen alsof het onze eigen vracht is en er gewoon voor te zorgen dat er goed voor wordt gezorgd.’

Deze toewijding aan dienstverlening onderscheidt MSD ook van meer transactiegerichte dienstverleners. Veel aanbieders bieden vaste, gestandaardiseerde diensten aan, maar MSD streeft ernaar goed te luisteren en vervolgens zijn aanbod op maat te maken. Conor zet MSD af tegen logistieke bedrijven die een “one size fits all”-aanpak hanteren, en merkt op dat MSD rekening houdt met feedback van klanten en zijn dienstverlening aanpast aan die behoeften.

Die klantgerichte aanpak bracht zowel kansen als druk met zich mee. Nadat MSD begin januari van het voorgaande jaar naar een grotere locatie was verhuisd, zag het bedrijf de vrachtvolumes sterk stijgen. Er kwamen nieuwe klanten bij, bestaande klanten wilden aanvullende diensten en de volumes van Palletforce namen toe. Ook de ambities van MSD groeiden: het bedrijf wilde zich gaan richten op complexere opslag- en overslagoplossingen zonder de controle over de kosten of de kwaliteit van de dienstverlening uit het oog te verliezen.

De magazijnactiviteiten waren echter nog steeds afhankelijk van een op maat gemaakt, intern systeem dat jaren eerder door de logistiekdirecteur van MSD was ontwikkeld. Het was “heel goed voor het doel waarvoor we het destijds gebruikten”, herinnert Conor zich, maar door de groei op de nieuwe locatie kwamen de beperkingen ervan aan het licht.

Het overwinnen van WMS-uitdagingen die MSD belemmeren

Naarmate de volumes toenamen, vormde het op maat gemaakte interne systeem steeds meer een belemmering voor MSD. Het eerste grote probleem was de hoeveelheid administratieve rompslomp die de dagelijkse taken met zich meebrachten. Luke Bodycot, manager voor voorraad en inventaris, herinnert zich nog hoe lastig het vroeger was om binnenkomende goederen te registreren.

Elke pallet moest regel voor regel worden toegevoegd, waarbij de pagina telkens opnieuw werd geladen. Zelfs bij relatief eenvoudige bonnen was er enorm veel handmatig werk nodig, waardoor Luke moeite had om zijn dagelijkse taken bij te houden.

Het systeem was bovendien “erg omslachtig” en “tijdrovend” in het algemeen, zegt Luke. Het was uitputtend om aan het eind van de dag alles bij te werken zodat de gegevens voor klanten direct beschikbaar waren, en daardoor was het moeilijk om de bredere taken van zijn functie effectief uit te voeren.

Op operationeel vlak liep het zelfontwikkelde systeem telkens in de problemen wanneer MSD een nieuwe dienst wilde introduceren. Senior Operations Manager Dean Stevens herinnert zich dat de software weliswaar werkte, maar dat elke nieuwe klantvereiste “onze middelen en ons personeel tot het uiterste dreef” en het personeel dwong tot extra administratief werk, alleen al om de basisgegevens bij te houden.

De zichtbaarheid en traceerbaarheid van de voorraad vormden een ander belangrijk punt van zorg. Klanten wilden vaak weten hoeveel voorraad ze op dat moment in huis hadden of wanneer een bepaalde partij was verzonden. Zonder een gedegen transactiegeschiedenis moest MSD vaak terugvallen op e-mailcorrespondentie of handmatige controles in het magazijn om deze vragen te beantwoorden. Als er een fout in de administratie was geslopen, werd deze mogelijk pas ontdekt wanneer een vraag van een klant aanleiding gaf tot nader onderzoek.

Er was simpelweg geen realtime inzicht. Een zending kon wel twee dagen eerder zijn aangekomen, maar zolang het personeel de spreadsheets en systemen niet had bijgewerkt, konden klanten dat niet zien. Zoals Dean opmerkt: “Ze moesten ons bellen [of e-mails sturen]… en dan moesten wij het gaan controleren”, omdat het systeem de werkelijkheid pas weergeeft zodra iemand de tijd had gevonden om het bij te werken.

Financieel gezien wist MSD dat het geld liet liggen. Het bedrijf is trots op zijn op maat gemaakte diensten, zoals het herschikken van importgoederen uit China tot specifieke, voor de detailhandel geschikte verpakkingsconfiguraties. Onder de oude werkwijze werden deze complexe opdrachten vaak informeel via de telefoon besproken, mondeling doorgegeven aan het magazijn en niet altijd correct geregistreerd of gefactureerd.

Dean legt uit hoe ad-hocverzoeken verpakkingsmateriaal, mankracht en tijd konden opslokken zonder dat daarvoor kosten in rekening werden gebracht. Zonder een centraal overzicht van uitgevoerde taken of verbruikte materialen was het moeilijk om klanten nauwkeurige, transparante prijzen te bieden, en konden de interne kosten gemakkelijk ongemerkt oplopen.

In het magazijn zorgden vage locaties en beperkte scanmogelijkheden ervoor dat medewerkers weliswaar wisten dat een pallet “ergens in gangpad K” stond, maar er toch naar moesten zoeken. Fouten bij het picken kwamen vaker voor en er waren extra controles nodig om te voorkomen dat de verkeerde pallet werd verzonden, wat extra werk en stress met zich meebracht.

Voor Luke was het cumulatieve effect ontmoedigend.

Het werd duidelijk dat MSD, als het wilde blijven groeien, zijn dienstenaanbod wilde uitbreiden en zijn servicegerichte bedrijfsmodel wilde handhaven, een magazijnbeheersysteem nodig had dat was ontworpen met het oog op schaalbaarheid, transparantie en flexibiliteit. Dat besef maakte de weg vrij voor de gids om in het verhaal te verschijnen.

MSD begeleiden bij de WMS-transformatie

Toen MSD de WMS-markt begon te verkennen, werd al snel duidelijk dat veel systemen niet geschikt waren. Sommige waren zware platforms op bedrijfsniveau, ontworpen om de bedrijfsvoering strak te sturen. Andere vereisten servers op locatie of boden weinig ruimte om workflows aan te passen. Dean, die in zijn loopbaan al zo'n twintig verschillende magazijnsystemen had gebruikt, wist precies wat MSD nodig had en wat het wilde vermijden.

Hij was niet op zoek naar “alle toeters en bellen”, maar naar een platform dat de kernprocessen van het magazijn soepel kon afhandelen en tegelijkertijd de ruimte bood om mee te groeien en zich aan te passen naarmate de diensten van MSD zich verder ontwikkelden. Het systeem moest voldoen aan de behoeften van vandaag, maar tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om de strategieën van morgen te ondersteunen.

De cloud was onmisbaar. MSD wilde dat iedereen, van de algemeen directeur tot de heftruckchauffeur, realtime informatie kon inzien, en dat klanten konden inloggen om hun eigen voorraadniveaus te controleren zonder te hoeven wachten op handmatige updates. Een interne, servergebaseerde oplossing zou niet de vereiste transparantie en toegankelijkheid bieden.

Conor kende Clarus WMS al van LinkedIn en uit gesprekken binnen het Palletforce-netwerk. Andere depots die Clarus gebruikten, hadden “een zeer goede indruk achtergelaten” en bevalen het systeem actief aan toen MSD begon te informeren naar WMS-opties.

Clarus reageerde met een praktijkgericht verkenningsproces. Het team bezocht de vestiging van MSD, ging in gesprek met het management en de operationele teams en stelde gedetailleerde vragen over de bedrijfsvoering. Conor herinnert zich dat ze “het afstemden op onze specifieke behoeften” en aantoonden dat ze begrepen hoe andere Palletforce-depots werkten, wat MSD het vertrouwen gaf dat Clarus de combinatie van groupage, opslag en maatwerkdiensten aankon.

Voor Dean was de filosofie van Clarus de doorslaggevende factor.

Clarus WMS sloot aan bij die visie. Het platform was flexibel, kon worden geconfigureerd zonder ingrijpende maatwerkprogrammering en – wat cruciaal was – het Clarus-team stond open voor feedback. Toen Dean complexe scenario’s met verschillende meeteenheden schetste – zoals pallets met dozen en losse eenheden die allemaal correct moesten worden beheerd en gefactureerd – bevestigde Clarus dat het dit niet alleen aankon, maar dat er ook al roadmap-items waren gepland om die mogelijkheden binnen enkele maanden te verbeteren.

Volgens Conor hecht MSD veel waarde aan langdurige partnerschappen, en Clarus past duidelijk in die categorie. Het WMS zou niet alleen het verouderde interne systeem vervangen, maar ook fungeren als een strategisch platform voor groei, dat de ontwikkeling van MSD naar diensten met meer toegevoegde waarde en een intensievere samenwerking binnen het netwerk ondersteunt.

Nu de risico’s in kaart waren gebracht, de opties waren geëvalueerd en het vertrouwen was opgebouwd, koos MSD voor Clarus WMS als gids voor de volgende fase van zijn traject.

De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering

De implementatie van een nieuw WMS tijdens de verhuizing naar een nieuwe locatie had voor verstoringen kunnen zorgen. In plaats daarvan zagen MSD en Clarus het project als een kans om vanaf de basis betere processen te ontwerpen. Mathew, implementatiespecialist bij Clarus, werkte tijdens het hele onboardingproces nauw samen met Luke en Dean. Hij begon met een gedetailleerde analyse van de huidige werkwijze bij MSD en de knelpunten binnen het bedrijf.

Luke herinnert zich dat Mathew “heel goed en behulpzaam” was: hij nam de tijd om te begrijpen wat MSD precies deed en liet vervolgens zien hoe Clarus de problemen kon voorkomen waarmee ze te maken hadden. Telkens als er vragen rezen, reageerde Mathew snel, of hij nu ter plaatse was of op afstand ondersteuning bood.

Een belangrijk onderdeel van de implementatie bestond uit het definiëren en voorzien van barcodes van elke locatie in het nieuwe magazijn. Binnen het Clarus WMS werden alle stellingenbalken, opslagplaatsen op de vloer, in- en uitgaande laadperrons, quarantainezones en tussenopslagzones scanbare locaties. Hiermee werd de basis gelegd voor De 2D- en 3D-magazijnplattegronden van Clarus, waardoor MSD een realtime, visueel overzicht krijgt van de capaciteit en de voorraadverdeling.

De training was gericht op het opbouwen van zelfvertrouwen. Veel medewerkers hadden nog nooit eerder met een volledig WMS of handheldscanners gewerkt, dus moedigde MSD hen aan om ermee te experimenteren. Dean vertelt dat hij het team zei: “Speel er gewoon mee… je kunt er niets mee kapotmaken.” Omdat Clarus één duidelijke menustructuur heeft, leerden gebruikers snel hoe ze moesten navigeren zonder overweldigd te raken door geneste schermen en onduidelijke codes.

Naarmate Luke meer vertrouwd raakte met het systeem, begon hij zich het systeem eigen te maken. Hij stelde stapsgewijze handleidingen op en maakte een PowerPoint-presentatie waarin hij zijn collega’s precies liet zien hoe ze goederen moesten ontvangen, pallets moesten verplaatsen en picklijsten moesten genereren. Wanneer er een nieuw teamlid bij kwam, kon die persoon binnen vijf dagen zijn eerste ontvangst boeken, zonder directe begeleiding – iets wat met het oude systeem ondenkbaar zou zijn geweest.

Op organisatorisch niveau heeft MSD de functies aangepast aan de nieuwe mogelijkheden. In plaats van één magazijnmanager die zowel het personeelsbeheer als de voorraadadministratie voor zijn rekening nam, heeft MSD Luke aangesteld als fulltime voorraad- en inventarismanager en twee teamleiders aangesteld voor de dagelijkse leiding. Clarus WMS heeft een groot deel van het vroegere papierwerk geautomatiseerd, waardoor Luke zich kan concentreren op controle, analyse en continue verbetering in plaats van op handmatige gegevensinvoer.

Ondertussen heeft Conor Clarus geïntegreerd in het commerciële verhaal van MSD. Potentiële klanten die de locatie bezoeken, zien nu de live 3D-plattegrond van het magazijn op het scherm, lopen vervolgens het magazijn binnen en vinden hun pallets precies op de plek die het systeem aangeeft. Dit is uitgegroeid tot een krachtig bewijs van MSD’s streven naar transparantie en controle.

Behaalde resultaten: WMS in de praktijk

Het gecombineerde effect van Clarus WMS en de procesveranderingen bij MSD is aanzienlijk geweest en heeft geleid tot meetbare verbeteringen op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid, transparantie en de betrokkenheid van het personeel.

Een van de duidelijkste indicatoren is de afname van reactieve communicatie met klanten. Omdat klanten nu kunnen inloggen en hun voorraad en aankoopbonnen in realtime kunnen bekijken, hoeven ze niet langer te bellen of te e-mailen met eenvoudige vragen. Dean schat dat hij “ongeveer 60% minder e-mails [van klanten]” ontvangt met vragen over voorraadniveaus of kosten, aangezien klanten de benodigde informatie al zelf kunnen vinden.

De verwerking van inkomende goederen is volledig veranderd. Taken waar Luke vroeger bijna een uur per container aan kwijt was, worden nu aanzienlijk sneller afgehandeld. Met Clarus kan hij meerdere pallets met dezelfde SKU in één keer boeken en de locaties bijwerken door te scannen in plaats van handmatig in te voeren. Luke beschrijft het verwerken van inkomende goederen nu als “zo snel en gemakkelijk”, waardoor hij tijd overhoudt voor andere taken.

De traceerbaarheid van de voorraad is aanzienlijk verbeterd. Clarus registreert elke transactie, waardoor het eenvoudig is om vragen te beantwoorden over wanneer een pallet is aangekomen, wanneer deze is verplaatst en wanneer deze is vertrokken. Luke hecht vooral veel waarde aan de transactiegeschiedenis, waarmee hij klanten precies kan laten zien wat er met hun voorraad is gebeurd. Zo wordt giswerk voorkomen en worden geschillen voorkomen.

Ook de financiële transparantie is verbeterd. MSD kan nu elke op maat gemaakte dienst – van het opnieuw verpakken en samenstellen van kits tot cross-docking en het wikkelen van pallets – in Clarus WMS configureren als een afzonderlijke, in rekening te brengen handeling. Elke keer dat een taak wordt uitgevoerd, wordt deze geregistreerd en vermeld op de factuur van de klant. Dean merkt op dat MSD hierdoor “transparant en open” kan zijn over de prijsstelling, waarbij de arbeid, tijd en materialen die bij elke stap komen kijken, worden toegelicht.

De operationele nauwkeurigheid is gestegen, terwijl de werkdruk is gedaald. Omdat elke locatie kan worden gescand en de orderverzameling wordt gecontroleerd aan de hand van barcodes, is de kans op fouten bij het orderverzamelen aanzienlijk kleiner geworden. Dean meldt dat hij tijdens voorraadcontroles nu “99,9% zeker is dat alles daar klopt, en dat alles wat in Clarus staat precies op de juiste plek ligt.”

De 2D- en 3D-magazijnplattegronden zijn niet meer weg te denken uit de planning. Dean kan nu op een scherm zien of er ruimte is voor 500 extra pallets, in plaats van door het magazijn te lopen of af te gaan op ruwe schattingen. Als hij midden in een blok een pallet van een andere klant ziet staan, kan hij op die locatie op de plattegrond klikken en precies zien wat daar is opgeslagen.

Voor Luke persoonlijk is het verschil opvallend.

MSD is er bovendien in geslaagd nieuwe diensten te introduceren. Clarus WMS vormt de basis voor een cross-docking-operatie voor Palletforce, waarbij containers uit Schotland en Londen in Coalville samenkomen om de lading over te laden, voordat ze weer het netwerk opgaan. Dankzij het systeem kan MSD deze werkzaamheden nauwkeurig in rekening brengen en elke beweging volgen, waardoor een operationele capaciteit wordt omgezet in een betrouwbare inkomstenstroom.

Met het oog op de toekomst bereidt MSD zich voor op de lancering van fulfilmentdiensten, waaronder het picken, verpakken en verzenden van bestellingen. Dankzij Clarus weet het team al hoe het picklocaties moet aanmaken, min-max-niveaus moet toewijzen en de bevoorrading moet beheren. Clarus heeft zijn ondersteuning toegezegd en werkt samen met MSD om deze processen te verfijnen, waardoor Dean het vertrouwen heeft om fulfilment aan klanten te verkopen in de wetenschap dat het systeem dit zal ondersteunen.

Klantreflecties en geleerde lessen

Nu er enige tijd is verstreken sinds de eerste implementatie, beschouwt MSD zijn beslissing om Clarus WMS in te voeren als een cruciaal moment in zijn ontwikkeling. Het systeem heeft de op maat gemaakte dienstverlening van het bedrijf niet vervangen; het heeft die dienstverlening juist duurzamer gemaakt.

Door elke activiteit die toegevoegde waarde oplevert in kaart te brengen en deze duidelijk op facturen weer te geven, kan MSD openhartig zijn tegenover klanten over de prijsstelling. Dean is van mening dat deze transparantie vertrouwen schept: wanneer klanten precies kunnen zien waarvoor ze betalen, weten ze dat MSD niets verbergt en de nodige zorgvuldigheid in acht heeft genomen om een eerlijke prijs vast te stellen.

Ook binnen het bedrijf is de culturele impact aanzienlijk geweest. Medewerkers die vroeger werden belast met handmatige administratieve taken, besteden nu meer tijd aan het oplossen van problemen, planning en klantenondersteuning. Luke voelde zich vroeger moe en beperkt door het oude systeem, maar is nu een enthousiaste supergebruiker van Clarus geworden, die collega’s opleidt en nieuwe manieren verkent om het platform optimaal te benutten.

Cruciaal is dat MSD heeft geleerd dat technologische partnerschappen het beste werken wanneer de waarden op elkaar zijn afgestemd. De bereidheid van Clarus om te luisteren, zich aan te passen en de door MSD gevraagde functies te ontwikkelen, sluit aan bij de manier waarop MSD zelf naar zijn klanten luistert en zijn diensten afstemt op hun behoeften. Die gedeelde mentaliteit heeft van de WMS-leverancier een echte strategische partner gemaakt in plaats van een afstandelijke softwareleverancier.

Jouw Pad naar WMS Succes

Het traject van Mitchell Storage & Distribution laat zien hoe een groeiend logistiek bedrijf zich kan ontwikkelen van een zelfgebouwd systeem dat ooit “goed genoeg” werkte, naar een modern, cloudgebaseerd WMS dat groei, transparantie en innovatie actief stimuleert. Door te erkennen op welke punten de oude tools het bedrijf belemmerden, heeft MSD de weg vrijgemaakt voor een transformatie die veel verder reikt dan alleen technologie.

Tegenwoordig werkt MSD met een snellere en nauwkeurigere verwerking van inkomende goederen, realtime inzicht voor klanten, een duidelijkere facturering voor op maat gemaakte diensten, minder administratieve rompslomp en een rustiger, meer betrokken magazijnteam. Het bedrijf heeft cross-docking kunnen invoeren voor het Palletforce-netwerk en bereidt zich voor op uitbreiding naar volledige fulfilment, in het vertrouwen dat Clarus WMS deze stappen zal ondersteunen.

Als uw organisatie met soortgelijke uitdagingen te maken heeft – handmatige boekingen, beperkt inzicht, reactieve communicatie met klanten of moeilijkheden bij het vaststellen van prijzen voor op maat gemaakte diensten – dan zal de ervaring van MSD u wellicht aanspreken. De les die we uit Coalville kunnen trekken, is niet simpelweg dat u een nieuw systeem moet aanschaffen, maar dat u op zoek moet gaan naar een partner die uw bedrijfsvoering begrijpt, zich aanpast aan uw behoeften en met u meegroeit.

Clarus WMS heeft die leidende rol vervuld voor Mitchell Storage & Distribution.

Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om vergelijkbare resultaten te behalen en begin uw eigen weg naar succes met WMS.