Mitchell Storage & Distribution (MSD) L'entreprise a vu le jour à la fin des années 1990 en tant que société de messagerie et s'est depuis développée pour devenir un prestataire logistique de premier plan, basé à Coalville, dans le Leicestershire.

Au fil du temps, MSD a étendu ses activités à la distribution via un réseau de palettes, au transbordement, au déchargement et à l'importation de conteneurs, à l'entreposage et au transport direct à travers tout le Royaume-Uni. En tant que Palletforce En tant que membre, elle est désormais en mesure d'accompagner ses clients bien au-delà de sa zone d'activité locale, en desservant l'ensemble du Royaume-Uni et une partie de l'Europe.

Malgré cette croissance, MSD reste incontestablement une entreprise familiale. Les propriétaires continuent de s’impliquer étroitement dans ses activités, et cette culture façonne le mode de fonctionnement de l’équipe. Conor Stoneman, responsable du développement commercial explique que la philosophie de l'entreprise consiste à “ traiter les marchandises [des clients] comme si c'étaient les nôtres et à veiller à ce qu'elles soient prises en charge comme il se doit ’.”

Cet engagement en faveur du service distingue également MSD des prestataires plus axés sur les transactions. De nombreux opérateurs proposent des services fixes et standardisés, mais MSD s’attache à être à l’écoute de ses clients pour ensuite adapter son offre sur mesure. Conor oppose MSD aux entreprises de logistique proposant une approche “ taille unique ”, soulignant que MSD tient compte des retours des clients et adapte son service en fonction de leurs besoins.

Cette approche centrée sur le client a été source à la fois d’opportunités et de pression. Après avoir emménagé dans des locaux plus spacieux début janvier de l’année précédente, MSD a vu ses volumes de fret augmenter fortement. De nouveaux clients arrivaient, les clients existants souhaitaient des services supplémentaires et les volumes traités par Palletforce augmentaient. Les ambitions de MSD grandissaient elles aussi : l’entreprise souhaitait se lancer dans des solutions de stockage et de manutention plus complexes sans pour autant perdre le contrôle des coûts ni de la qualité du service.

Cependant, l'exploitation de l'entrepôt reposait toujours sur un système sur mesure développé en interne par le directeur logistique de MSD plusieurs années auparavant. Ce système avait été “ très efficace pour l'usage que nous en faisions à l'époque ”, se souvient Conor, mais la croissance du nouveau site a mis en évidence ses limites.

Surmonter les défis liés au système de gestion des entrepôts (WMS) qui freinent MSD

À mesure que les volumes augmentaient, le système interne sur mesure est devenu de plus en plus un frein pour MSD. Le premier problème majeur concernait la charge administrative liée aux tâches quotidiennes. Luke Bodycot, responsable des stocks et de l'inventaire, se souvient à quel point l'enregistrement des entrées de marchandises était fastidieux.

Chaque palette devait être ajoutée ligne par ligne, ce qui entraînait un rafraîchissement de la page à chaque fois. Même les reçus relativement simples nécessitaient un travail manuel considérable, ce qui empêchait Luke de venir à bout de ses tâches quotidiennes.

Le système était également “ vraiment peu pratique ” et “ chronophage ” en général, explique Luke. Essayer de tout mettre à jour en fin de journée pour que les données soient disponibles en temps réel pour les clients était épuisant, et cela l’empêchait de s’acquitter efficacement des autres responsabilités liées à son poste.

Sur le plan opérationnel, le système développé en interne rencontrait des difficultés chaque fois que MSD tentait de lancer un nouveau service. Dean Stevens, directeur des opérations senior rappelle que le logiciel fonctionnait, mais que chaque nouvelle exigence des clients “ mettait à rude épreuve nos ressources et notre personnel ” et obligeait les employés à effectuer un surcroît de tâches administratives simplement pour tenir à jour les registres de base.

La visibilité et la traçabilité des stocks constituaient une autre préoccupation majeure. Les clients avaient souvent besoin de savoir de quel niveau de stock ils disposaient ou à quelle date un lot particulier avait été expédié. En l’absence d’un historique des transactions fiable, MSD devait fréquemment s’appuyer sur des échanges d’e-mails ou effectuer des vérifications manuelles dans l’entrepôt pour répondre à ces questions. Si une erreur se glissait dans les registres, elle pouvait passer inaperçue jusqu’à ce qu’une demande d’un client ne nécessite une enquête.

La visibilité en temps réel n’existait tout simplement pas. Une livraison pouvait être arrivée deux jours plus tôt, mais tant que le personnel n’avait pas mis à jour les tableurs et les systèmes, les clients ne pouvaient pas en prendre connaissance. Comme le souligne Dean, “ ils devaient nous appeler [ou nous envoyer] des e-mails… et ensuite, nous devions aller vérifier ”, car le système ne reflétait la réalité qu’une fois que quelqu’un avait trouvé le temps de le mettre à jour.

Sur le plan financier, MSD savait qu'elle passait à côté d'opportunités de revenus. L'entreprise se distingue par ses services sur mesure, tels que la reconfiguration des importations en provenance de Chine en lots prêts à la vente. Avec l'ancienne méthode de travail, ces missions complexes étaient souvent évoquées de manière informelle au téléphone, transmises oralement à l'entrepôt et n'étaient pas toujours correctement enregistrées ni facturées.

Dean explique comment les demandes ponctuelles pouvaient entraîner des coûts liés aux emballages, à la main-d'œuvre et au temps sans faire l'objet d'une facturation. En l'absence d'un registre centralisé des tâches effectuées ou des consommables utilisés, il était difficile de proposer aux clients des tarifs précis et transparents, et les coûts internes pouvaient facilement augmenter sans que personne ne s'en aperçoive.

À l'intérieur de l'entrepôt, en raison du manque de précision dans la localisation des articles et du nombre limité de scans, les opérateurs savaient peut-être qu'une palette se trouvait “ quelque part dans l'allée K ”, mais devaient tout de même la chercher. Les erreurs de prélèvement étaient plus fréquentes et des vérifications supplémentaires étaient nécessaires pour éviter d'expédier la mauvaise palette, ce qui alourdissait la charge de travail et augmentait le stress.

Pour Luke, l'effet cumulatif était démoralisant.

Il est apparu clairement que si MSD souhaitait poursuivre sa croissance, élargir son offre de services et maintenir son modèle de service hautement personnalisé, elle avait besoin d'un système de gestion d'entrepôt conçu pour offrir évolutivité, transparence et flexibilité. C'est cette prise de conscience qui a ouvert la voie à l'arrivée du guide dans cette histoire.

Accompagner MSD dans sa transformation vers un système de gestion d'entrepôt (WMS)

Lorsque MSD a commencé à explorer le marché des systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), il est rapidement apparu que de nombreux systèmes ne correspondaient pas à ses besoins. Certains étaient des plateformes lourdes, à l'échelle de l'entreprise, conçues pour contrôler les opérations de manière rigide. D'autres nécessitaient des serveurs sur site ou offraient peu de possibilités de personnalisation des flux de travail. Dean, qui avait utilisé une vingtaine de systèmes d'entrepôt différents au cours de sa carrière, savait exactement ce dont MSD avait besoin et ce qu'elle souhaitait éviter.

Il ne recherchait pas “ toutes les fonctionnalités possibles et imaginables ”, mais une plateforme capable de gérer efficacement les processus clés de l'entrepôt tout en offrant la possibilité d'évoluer et de s'adapter au fur et à mesure que les services de MSD se développaient. Le système devait répondre aux besoins actuels, tout en étant suffisamment flexible pour s'adapter aux stratégies futures.

Le cloud était indispensable. MSD souhaitait que tout le monde, du directeur général au cariste, puisse consulter les informations en temps réel, et que les clients puissent se connecter et vérifier leurs propres niveaux de stock sans avoir à attendre des mises à jour manuelles. Une solution interne basée sur un serveur n’aurait pas offert la transparence ni l’accessibilité requises.

Conor connaissait déjà le système WMS de Clarus grâce à LinkedIn ainsi que d’échanges au sein du réseau Palletforce. D’autres entrepôts utilisant Clarus avaient “ laissé une très bonne impression ” et recommandaient vivement ce système lorsque MSD a commencé à se renseigner sur les différentes options de systèmes de gestion d’entrepôt (WMS).

Clarus a répondu par un processus de découverte sur le terrain. L’équipe s’est rendue sur le site de MSD, a rencontré la direction et les équipes opérationnelles, et a posé des questions détaillées sur le fonctionnement de l’entreprise. Conor se souvient qu’ils “ ont adapté leur approche à nos besoins spécifiques ” et ont démontré qu’ils comprenaient le fonctionnement des autres dépôts Palletforce, ce qui a convaincu MSD que Clarus était capable de gérer à la fois ses services de groupage, de stockage et ses prestations sur mesure.

Pour Dean, c'est la philosophie de Clarus qui a fait pencher la balance.

Le système WMS de Clarus répondait à ces attentes. La plateforme était flexible, pouvait être configurée sans nécessiter de développement personnalisé trop lourd et, surtout, l’équipe de Clarus était à l’écoute des retours d’expérience. Lorsque Dean a présenté des scénarios complexes liés aux unités de mesure – tels que des palettes contenant des cartons et des articles à l'unité, qui devaient tous être gérés et facturés correctement –, Clarus a confirmé non seulement qu'elle était en mesure de gérer cela, mais aussi qu'elle avait déjà prévu dans sa feuille de route des améliorations de ces fonctionnalités d'ici quelques mois.

Selon Conor, MSD accorde une grande importance aux partenariats à long terme, et Clarus correspond clairement à cette catégorie. Le système de gestion d’entrepôt (WMS) permettrait non seulement de remplacer le système interne vieillissant, mais servirait également de plateforme stratégique de croissance, favorisant l’évolution de MSD vers des services à plus forte valeur ajoutée et une collaboration plus étroite au sein du réseau.

Une fois les risques identifiés, les options évaluées et la confiance établie, MSD a choisi Clarus WMS pour l'accompagner dans la prochaine étape de son parcours.

Mise en œuvre de la solution : de la planification à l'exécution

La mise en place d’un nouveau système de gestion d’entrepôt (WMS) parallèlement à l’installation dans de nouveaux locaux aurait pu être source de perturbations. Au lieu de cela, MSD et Clarus ont considéré ce projet comme une occasion de repenser entièrement leurs processus pour les améliorer. Mathew, spécialiste en mise en œuvre chez Clarus, a travaillé en étroite collaboration avec Luke et Dean tout au long de la phase d’intégration, en commençant par un examen détaillé du fonctionnement actuel de MSD et des points faibles identifiés.

Luke se souvient que Mathew était “ vraiment compétent et serviable ” : il a pris le temps de comprendre les activités de MSD, puis a montré comment Clarus pouvait résoudre les problèmes auxquels l'entreprise était confrontée. Chaque fois qu'une question se posait, Mathew répondait rapidement, qu'il soit sur place ou qu'il apporte son aide à distance.

L'un des volets majeurs de la mise en œuvre a consisté à définir et à étiqueter par code-barres chaque emplacement du nouvel entrepôt. Grâce au système Clarus WMS, toutes les poutres de rayonnage, les emplacements au sol pour les marchandises en vrac, les baies de réception et d'expédition, les zones de quarantaine et les zones de stockage temporaire sont devenus des emplacements scannables. Cela a permis de jeter les bases de Les plans d'entrepôt en 2D et 3D de Clarus, offrant ainsi à MSD une vue d'ensemble en temps réel et visuelle des capacités et de la répartition des stocks.

La formation était axée sur le renforcement de la confiance. De nombreux membres du personnel n’avaient jamais utilisé de système de gestion d’entrepôt (WMS) complet ni de scanners portables auparavant ; MSD les a donc encouragés à s’essayer à ces outils. Dean raconte avoir dit à l’équipe : “ Amusez-vous simplement avec… vous ne risquez pas de casser quoi que ce soit. ” Grâce à la structure de menu unique et claire de Clarus, les utilisateurs ont rapidement appris à s’y retrouver sans se sentir submergés par des écrans imbriqués et des codes obscurs.

Au fur et à mesure que Luke se familiarisait avec le système, il a commencé à se l'approprier. Il a créé des guides étape par étape et une présentation PowerPoint montrant précisément à ses collègues comment réceptionner les marchandises, déplacer les palettes et générer des listes de prélèvement. Lorsqu’un nouveau membre de l’équipe rejoignait l’équipe, il était capable d’enregistrer sa première réception dans les cinq jours, sans supervision directe, ce qui aurait été impensable avec l’ancien système.

Au niveau organisationnel, MSD a redéfini les rôles pour refléter ces nouvelles capacités. Au lieu d’un seul responsable d’entrepôt chargé à la fois de la gestion du personnel et de l’administration des stocks, MSD a nommé Luke au poste de responsable dédié aux stocks et à l’inventaire et a mis en place deux chefs d’équipe pour la gestion quotidienne. Le système Clarus WMS a automatisé une grande partie des tâches administratives qui étaient auparavant effectuées manuellement, ce qui a permis à Luke de se concentrer sur le contrôle, l’analyse et l’amélioration continue plutôt que sur la saisie manuelle des données.

Parallèlement, Conor a intégré Clarus dans le discours commercial de MSD. Les clients potentiels qui visitent le site voient désormais s'afficher à l'écran la carte 3D en temps réel de l'entrepôt, puis pénètrent dans l'entrepôt et retrouvent leurs palettes exactement là où le système les leur indique. Cela est devenu une démonstration percutante de l'engagement de MSD en faveur de la transparence et du contrôle.

Résultats obtenus : Le succès du SGE en action

L'effet combiné du système Clarus WMS et des changements apportés aux processus par MSD s'est avéré considérable, permettant des améliorations mesurables en termes d'efficacité, de précision, de transparence et d'engagement du personnel.

L'un des indicateurs les plus parlants est la diminution des échanges réactifs avec les clients. Comme ceux-ci peuvent désormais se connecter et consulter en temps réel l'état de leurs stocks et leurs reçus, ils n'ont plus besoin d'appeler ou d'envoyer un e-mail pour poser des questions élémentaires. Dean estime qu'il reçoit “ environ 60% d'e-mails [de contact client] en moins ” concernant les niveaux de stock ou les prix, car les clients disposent déjà des informations dont ils ont besoin.

Le traitement des entrées a été révolutionné. Les tâches qui prenaient autrefois près d’une heure à Luke par conteneur sont désormais effectuées bien plus rapidement. Clarus lui permet d’enregistrer plusieurs palettes d’une même référence en une seule étape et de mettre à jour les emplacements par scan plutôt que par saisie manuelle. Luke décrit désormais la prise en charge des marchandises comme “ tellement rapide et facile ”, ce qui lui libère du temps pour d’autres tâches.

La traçabilité des stocks s'est considérablement améliorée. Clarus enregistre chaque transaction, ce qui permet de répondre facilement aux questions concernant la date d'arrivée d'une palette, celle de son déplacement et celle de son départ. Luke apprécie tout particulièrement l'historique des transactions, qui lui permet de montrer précisément aux clients ce qu'il est advenu de leurs stocks, éliminant ainsi les conjectures et prévenant les litiges.

La transparence financière s'est également améliorée. MSD peut désormais configurer chaque service sur mesure – du reconditionnement et de la mise en kit au transbordement et à l'emballage de palettes – comme une opération facturable distincte dans le WMS Clarus. Chaque fois qu’une tâche est effectuée, elle est enregistrée et figure sur la facture du client. Dean souligne que cela permet à MSD d’adopter une approche “ transparente et ouverte ” en matière de tarification, en détaillant la main-d’œuvre, le temps et les matériaux nécessaires à chaque étape.

La précision opérationnelle s'est améliorée tandis que le niveau de stress a diminué. Comme chaque emplacement peut être scanné et que les prélèvements sont validés à l'aide de codes-barres, les erreurs de prélèvement sont nettement moins fréquentes. Dean indique que lors des inventaires, il est désormais “ sûr à 99,91 % que tout est exact et que tout ce qui figure dans Clarus se trouve exactement là où il est censé être ”.”

Les plans d'entrepôt en 2D et en 3D font désormais partie intégrante de la planification. Dean peut désormais consulter un écran et évaluer instantanément s'il reste de la place pour 500 palettes supplémentaires, plutôt que de parcourir l'entrepôt ou de se fier à des estimations approximatives. S'il repère une palette d'un autre client au milieu d'un bloc, il peut cliquer sur l'emplacement correspondant sur la carte et voir exactement ce qui y est stocké.

Pour Luke en particulier, la différence est frappante.

MSD a également pu mettre en place de nouveaux services. Le système Clarus WMS est au cœur d’une opération de transbordement pour Palletforce, dans le cadre de laquelle des conteneurs en provenance d’Écosse et de Londres se retrouvent à Coalville pour échanger leur chargement avant de reprendre leur route sur le réseau. Ce système permet à MSD de tarifer précisément ces prestations et de suivre chaque mouvement, transformant ainsi une capacité opérationnelle en une source de revenus fiable.

À l'avenir, MSD s'apprête à lancer des services de logistique, notamment la préparation des commandes, l'emballage et l'expédition. Grâce à Clarus, l’équipe sait déjà comment créer des emplacements de prélèvement, définir des niveaux minimum et maximum et gérer le réapprovisionnement. Clarus a confirmé son soutien et collabore avec MSD pour affiner ces processus, ce qui donne à Dean la confiance nécessaire pour proposer ces services de logistique à ses clients, sachant que le système sera là pour le soutenir.

Réflexions des clients et leçons apprises

Avec le recul, MSD considère sa décision d'adopter le système de gestion d'entrepôt Clarus WMS comme un tournant décisif dans son évolution. Ce système n'a pas remplacé la philosophie de service sur mesure de l'entreprise ; il a rendu cette philosophie plus durable.

En recensant chaque activité à valeur ajoutée et en la présentant clairement sur les factures, MSD peut faire preuve de transparence vis-à-vis de ses clients en matière de tarification. Dean estime que cette transparence renforce la confiance : lorsque les clients peuvent voir exactement ce pour quoi ils paient, ils savent que MSD ne leur cache rien et qu’elle a fait preuve de diligence raisonnable pour fixer des prix équitables.

L'impact culturel au sein de l'entreprise a également été considérable. Les collaborateurs, autrefois accablés par des tâches administratives manuelles, consacrent désormais davantage de temps à la résolution de problèmes, à la planification et au service client. Luke, qui se sentait auparavant fatigué et limité par l'ancien système, est aujourd'hui devenu un utilisateur passionné de Clarus : il forme ses collègues et explore de nouvelles façons de tirer parti de la plateforme.

Surtout, MSD a compris que les partenariats technologiques fonctionnent mieux lorsque les valeurs sont communes. La volonté de Clarus d’écouter, de s’adapter et de développer les fonctionnalités demandées par MSD reflète la manière dont MSD elle-même est à l’écoute de ses clients et adapte ses services à leurs besoins. Cette vision commune a fait de ce fournisseur de WMS un véritable partenaire stratégique, bien plus qu’un simple éditeur de logiciels lointain.

Votre chemin vers le succès avec un WMS

Le parcours de Mitchell Storage & Distribution illustre comment une entreprise de logistique en pleine croissance peut passer d’un système développé en interne, qui fonctionnait autrefois “ assez bien ”, à un système de gestion d’entrepôt (WMS) moderne basé sur le cloud, qui favorise activement la croissance, la transparence et l’innovation. En identifiant les freins posés par ses anciens outils, MSD a ouvert la voie à une transformation qui va bien au-delà de la technologie.

Aujourd’hui, MSD bénéficie d’un traitement des entrées plus rapide et plus précis, d’une visibilité en temps réel pour ses clients, d’une facturation plus claire pour ses services sur mesure, d’une charge administrative réduite et d’une équipe d’entrepôt plus sereine et plus impliquée. L'entreprise a pu mettre en place le transbordement pour le réseau Palletforce et se prépare à étendre ses activités à la gestion complète des commandes, convaincue que le progiciel de gestion d'entrepôt (WMS) Clarus soutiendra ces initiatives.

Si votre entreprise est confrontée à des défis similaires – gestion manuelle des réservations, visibilité limitée, communication réactive avec les clients ou difficulté à tarifer des services sur mesure –, l'expérience de MSD pourrait vous parler. La leçon à tirer de l'exemple de Coalville n'est pas simplement d'acheter un nouveau système, mais de rechercher un partenaire qui comprendra votre fonctionnement, s'adaptera à vos besoins et évoluera à vos côtés.

Clarus WMS a joué ce rôle de guide pour Mitchell Storage & Distribution.

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