La mise en place d’un système de gestion d’entrepôt constitue l’un des changements opérationnels les plus importants qu’un entrepôt ou un prestataire logistique tiers (3PL) puisse opérer. Bien menée, elle permet à l’entreprise de bénéficier d’un contrôle des stocks plus rigoureux, d’un traitement plus rapide des commandes, de rapports plus clairs et d’une capacité d’évolution plus fiable. Mal menée, elle engendre de la confusion, des données erronées, un personnel frustré et un système de gestion d’entrepôt qui ne parvient jamais à gagner la confiance dont il a besoin sur le terrain. C’est pourquoi nous estimons que la mise en œuvre est tout aussi importante que le choix du logiciel. Le système peut être performant, mais c’est le plan de mise en service qui détermine s’il deviendra rapidement utile ou s’il se transformera en un long processus de remise à niveau.
Le moment choisi pour cette décision est plus important que jamais. L’Office national des statistiques a constaté que le nombre de locaux d’activité britanniques classés dans le secteur des transports et du stockage était de 88% plus élevé en 2021 qu’en 2011. Davantage de sites, davantage de mouvements de stocks, davantage d’exigences de la part des clients et une plus grande complexité des entrepôts : tous ces facteurs accentuent la pression sur la qualité de la mise en œuvre. À mesure que les opérations d’entrepôt prennent de l’ampleur, le système de gestion d’entrepôt ne peut plus être déployé comme s’il s’agissait d’une simple installation logicielle. Il doit être mis en place d’une manière qui tienne compte de la réalité des équipes, des pics d’activité, des agencements, des clients et des exceptions.
Source : L'essor des entrepôts au Royaume-Uni et le “ triangle logistique d'or ”
La pression sur la main-d'œuvre rend la mise en œuvre structurée encore plus importante. Descartes a indiqué que 76% des responsables de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique étaient confrontés à des pénuries de main-d'œuvre notables, les opérations d'entrepôt figurant parmi les fonctions les plus touchées avec 56%. Chris Jones, vice-président exécutif chargé du secteur chez Descartes, a déclaré que les entreprises de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique “ continuent de peiner à trouver la main-d’œuvre, les travailleurs qualifiés et les dirigeants dont elles ont besoin pour prospérer ”. Pour la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt, cela signifie que le plan ne peut pas tabler sur un temps libre illimité, une capacité de formation illimitée ou une marge d’erreur répétée. Le processus doit être pragmatique et résilient dès le départ.
La visibilité est l’autre raison pour laquelle la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt mérite tant d’attention. Zebra a indiqué que 91% des décideurs du secteur de l’entreposage prévoient d’utiliser la technologie pour accroître la visibilité de la chaîne d’approvisionnement au cours des cinq prochaines années, tandis que 80% des opérateurs d’entrepôt prévoient de faire communiquer leur système de gestion d’entrepôt avec les systèmes de gestion des parcs de stockage et des transports. Ces chiffres nous indiquent tous la même chose : le système de gestion d’entrepôt n’est plus un outil autonome. Sa mise en œuvre doit désormais prendre en compte les intégrations, le reporting, les flux de travail mobiles et le modèle opérationnel au sens large, et ne se limiter plus à la lecture des codes-barres et à la localisation des stocks.
D'après notre expérience, les entrepôts qui parviennent à se mettre en service correctement ne s'en remettent pas à des approximations. Ils s'appuient sur un plan de mise en œuvre structuré du système de gestion d'entrepôt, élaboré en collaboration avec les responsables, définissant des étapes claires, des délais réalistes et une vision commune de ce que signifie réellement “ prêt ”. C'est précisément dans ce but que ce guide a été conçu.
Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt ?
La mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt consiste à configurer, tester, intégrer et déployer ce système au sein des opérations d'entrepôt en production. Cela inclut la cartographie des flux de travail, la migration des données, la définition des rôles, la préparation des appareils et des étiquettes, la formation des équipes, le test des cas d'exception, ainsi que la transition de l'entrepôt des anciens processus vers les nouveaux sans interruption de service. Il ne s'agit pas uniquement d'un projet technique. Il s'agit d'un programme de changement opérationnel.
Une bonne mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt doit relier la logique du système à l’entrepôt réel. Cela signifie que la mise en œuvre doit refléter la manière dont les entrées sont réceptionnées, dont les stocks sont stockés, dont la préparation des commandes fonctionne concrètement, dont s’effectuent les relais entre équipes, dont les clients sont facturés, et où se situent les cas limites complexes. Nous avons constaté que le moyen le plus rapide de provoquer des problèmes consiste à mettre en œuvre un système en se basant sur une cartographie idéalisée des processus, tout en ignorant le fonctionnement réel de l'activité lorsqu'elle est soumise à la pression.
McKinsey avance un argument similaire dans ses travaux sur l'automatisation des entrepôts. Le cabinet affirme que les décisions prises par les entreprises lors des phases initiales d'élaboration de la stratégie, de définition du périmètre et de planification sont déterminantes pour le résultat final, et ajoute que les tests doivent être rigoureux et exhaustifs, dans le cadre d'une approche consistant à « tester avant de déployer à grande échelle ». Bien que cet article porte principalement sur l’automatisation, nous pensons que ce principe s’applique directement à la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt : la qualité de la planification et la rigueur des tests déterminent le résultat bien avant le jour de la mise en service.
Source : Optimiser le retour sur investissement grâce à la robotique d'entrepôt
C'est pourquoi nous encourageons les équipes des entrepôts à considérer la mise en œuvre comme un processus progressif menant à la confiance opérationnelle. L'objectif n'est pas simplement de mettre le système en service. L'objectif est d'atteindre un stade où l'entrepôt a suffisamment confiance dans le nouveau processus pour l'utiliser pleinement.
Pourquoi la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt est-elle couronnée de succès ou échoue-t-elle ?
La plupart des problèmes liés à la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt ne sont pas dus à une seule erreur majeure. Ils résultent plutôt de petites lacunes dans la planification. Les données sont incomplètes. Les étiquettes ne sont pas prêtes. Les scripts de test couvrent les commandes normales, mais pas les cas particuliers. Le service financier n’est pas au fait des règles de facturation. Les chefs d’équipe ont été formés, mais pas l’équipe de nuit. L’entrepôt souhaite mettre le nouveau système en service pendant une semaine de forte activité, car le calendrier semblait propice. Pris isolément, chaque problème semble gérable. Mais cumulés, ils peuvent rendre les premiers jours d’exploitation d’un nouveau système de gestion d’entrepôt bien plus difficiles qu’ils ne devraient l’être.
On observe également des schémas d'échec liés à la question de la responsabilité. La mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt dans laquelle trop peu de personnes sont désignées comme responsables a tendance à dérailler. À l'inverse, une mise en œuvre dans laquelle il y a trop de décideurs a tendance à s'enliser. Les meilleurs projets sont ceux où les responsabilités sont clairement définies pour les opérations, l'informatique, les finances, les données, les tests, la formation et la validation, et où chacun comprend ce qu'il doit fournir et dans quels délais.
L'implication du personnel de terrain est tout aussi importante que la gouvernance du projet. Les travaux de McKinsey sur la communication en matière de transformation indiquent que “ les transformations les plus réussies rendent les objectifs concrets et impliquent activement les collaborateurs dans la mise en œuvre du changement ”. Le même article indique que les chances de réussite d'une transformation sont multipliées par 5,2 lorsque les responsables aident leurs équipes à comprendre facilement les raisons du changement. Nous pensons que cela revêt une importance capitale pour la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt, car les équipes d'entrepôt n'adoptent pas un nouveau flux de travail simplement parce qu'il existe. Elles l'adoptent lorsqu'elles comprennent ce qu'il permet de résoudre et se sentent prêtes à l'utiliser.
À notre avis, la réussite de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt repose sur cinq éléments : une vision réaliste des opérations, une responsabilité clairement définie, des données exploitables, des tests rigoureux et des collaborateurs confiants. Si ces cinq éléments sont réunis, la mise en service devient beaucoup plus prévisible. S'il en manque deux ou trois, même un système performant peut s'avérer défaillant.
Notre guide étape par étape pour la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt
Étape 1 : Évaluer correctement l'entrepôt
La première étape de la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt consiste à évaluer les opérations actuelles de manière suffisamment détaillée pour concevoir le processus futur adapté. Nous recommandons de commencer sur site dans la mesure du possible. Parcourez l’ensemble du processus, de la réception des marchandises à l’expédition. Observez comment les réceptions sont traitées, où les stocks sont acheminés, comment le réapprovisionnement est déclenché, comment la préparation des commandes varie selon les clients et dans quels domaines les équipes ont déjà recours à des solutions de contournement. Une mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt qui commence par une observation des opérations en temps réel aboutira presque toujours à une meilleure configuration qu’une mise en œuvre basée uniquement sur des hypothèses.
Chez Clarus WMS, nous sommes convaincus que c’est là que commence une mise en œuvre réussie. Notre page dédiée à l'intégration explique que notre processus commence par une analyse approfondie des opérations d'entrepôt, au cours de laquelle nos experts travaillent en étroite collaboration avec l'équipe pour comprendre chaque processus, de l'entrée à la sortie des marchandises. Nous adoptons cette approche car la “ réalité chaotique ” de l'entrepôt est souvent plus importante que la version idéalisée décrite dans un document de procédure.
Source : Mise en œuvre : une transition en douceur
Étape 2 : Choisir le bon partenaire de mise en œuvre et la structure de projet adaptée
La deuxième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt consiste à choisir avec soin le partenaire et la structure du projet. Un système, aussi performant soit-il, peut échouer si l'accompagnement à la mise en œuvre est insuffisant ou trop générique. Nous recommandons de choisir un partenaire qui comprend les réalités du quotidien dans un entrepôt : les pics d'activité, les horaires de travail, la multiplicité des parties prenantes, les exceptions spécifiques au client, ainsi que l'importance de maintenir l'activité pendant la phase de transition.
Selon les recommandations de McKinsey en matière de transformation opérationnelle, les feuilles de route de mise en œuvre et les stratégies de gestion du changement doivent s'appuyer sur une vision cohérente, une mise en œuvre pilotée par les collaborateurs et des résultats concrets à court terme. Nous pensons que c'est exactement l'approche qu'il faut adopter pour la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt. Le meilleur partenaire ne se contente pas de configurer des écrans. Il contribue à tracer la voie vers une mise en service réussie.
Source : Transformation des opérations
Étape 3 : Constituer l'équipe interne du projet dès le début
La troisième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt consiste à constituer une équipe interne adaptée. Nous recommandons vivement d'y inclure des représentants des services opérationnels, informatiques et financiers, ainsi qu'au moins un expert chevronné en matière d'entrepôt issu du terrain. Si l'une de ces perspectives fait défaut au projet, des lacunes apparaissent généralement par la suite au niveau de la facturation, des intégrations, de la conception des processus ou de l'adoption du système.
Pour la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt, l'équipe interne n'a pas besoin d'être très nombreuse, mais elle doit être fiable. Ce sont les personnes les plus proches du terrain qui doivent contribuer à définir la manière dont le travail sera effectué à l'avenir. Cela permet d'optimiser la configuration du système et de renforcer la confiance lors de sa mise en service.
Étape 4 : Nettoyer et préparer vos données
La quatrième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt est la préparation des données. Nous considérons qu'il s'agit de l'une des étapes les plus importantes, car des données de mauvaise qualité peuvent très rapidement donner l'impression qu'un bon système n'est pas fiable. Les fiches articles, les règles clients, les coordonnées des fournisseurs, les structures d'emplacement, les unités de mesure, les barèmes tarifaires, la logique des lots et les commandes en cours doivent tous être vérifiés et nettoyés avant la migration.
Nous vous recommandons de faire preuve de rigueur à ce stade. La mise en place d’un système de gestion d’entrepôt n’est pas le moment idéal pour conserver des années de champs redondants, de codes à moitié utilisés ou de logiques incohérentes simplement parce que “ ça a toujours été comme ça ”. Des données propres donnent à l’entrepôt une première impression plus claire du système et réduisent le nombre de faux problèmes qui apparaissent après la mise en service.
Étape 5 : Configurer le système en fonction des flux de travail réels
La cinquième étape de la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt est la configuration du système. C’est à ce stade que le projet transforme les connaissances opérationnelles en processus de travail réels. La logique de réception, les règles de stockage, les statuts des stocks, les méthodes de préparation des commandes, les étapes d’emballage, le reporting, la facturation, les autorisations des utilisateurs et les intégrations doivent toutes refléter le fonctionnement réel de l’entrepôt après la mise en service, et pas seulement l’aspect du logiciel lors d’une démonstration.
Chez Clarus WMS, notre approche de mise en route consiste à configurer le système en fonction des besoins opérationnels, puis à mettre en place un processus reproductible. C'est exactement ainsi que, selon nous, la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt devrait se dérouler. Un entrepôt ne devrait pas être contraint de recourir à des solutions de contournement inutiles simplement parce que la mise en œuvre a été précipitée ou conçue sans tenir suffisamment compte du contexte opérationnel.
Source : Mise en œuvre : une transition en douceur
Étape 6 : Formez vos super-utilisateurs, puis l'ensemble de l'équipe
La sixième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt est la formation. Nous recommandons de former dans un premier temps un petit groupe d'utilisateurs avancés, puis de s'appuyer sur eux pour favoriser l'adoption du système par l'ensemble de l'équipe. Cette approche s'avère efficace, car elle permet de disposer au sein de l'entrepôt d'experts internes qui maîtrisent à la fois le système et les réalités du terrain.
La formation doit être adaptée à chaque poste. Le personnel chargé de la réception des marchandises n’a pas besoin de connaître les détails du flux de travail aussi précisément que les préparateurs de commandes, les superviseurs ou les utilisateurs du service financier. Plus la formation correspond aux tâches réelles, plus les premières semaines de mise en œuvre du système de gestion d’entrepôt sont généralement perçues comme un succès. Les travaux de McKinsey sur la transformation soulignent le même principe fondamental : la communication avec le personnel de première ligne et les compétences des responsables ont un impact majeur sur la réussite de la mise en œuvre du changement.
Étape 7 : Tester correctement le système
La septième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt est celle des tests, et nous pensons que c'est à ce stade que de nombreux projets se révèlent soit solides, soit risqués. Les tests doivent couvrir les flux standard et les cas complexes : stocks endommagés, réceptions incomplètes, articles gérés par lots, prélèvements spécifiques aux clients, expéditions partielles, cas limites de facturation et erreurs d’autorisation des utilisateurs. L’objectif des tests n’est pas de prouver que le système est parfait, mais de mettre au jour les problèmes tant que l’entreprise a encore le temps de les résoudre sereinement.
L'article de McKinsey sur l'automatisation des entrepôts indique que les tests doivent être rigoureux et exhaustifs, couvrant tous les types de références (SKU) et toutes les exigences de débit, selon une approche consistant à commencer par une phase pilote avant de passer à l'échelle. Nous pensons que la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt doit suivre la même rigueur. Si l’entrepôt ne teste que les commandes “ sans problème ”, la mise en service sera le premier véritable test, et ce n’est généralement pas là que l’on trouve les surprises les moins coûteuses.
Source : Optimiser le retour sur investissement grâce à la robotique d'entrepôt
Étape 8 : Mise en production avec des étapes de validation et des plans d'urgence
La huitième étape de la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt correspond à la mise en service proprement dite. À ce stade, nous recommandons de mettre en place des étapes de validation explicites : données validées, étiquettes validées, appareils prêts, intégrations vérifiées, équipes formées, scénarios de test réussis et contacts d’assistance définis. La mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt se déroule de manière beaucoup plus sereine lorsque la notion de “ prêt ” est définie avant le lancement, plutôt que d’être sujette à débat le matin même de celui-ci.
Nous recommandons également de mettre en place un plan d’urgence. McKinsey souligne qu’un plan d’urgence permet de minimiser les perturbations opérationnelles pendant la mise en œuvre. Dans le contexte d’un entrepôt, cela implique de définir ce qu’il adviendra en cas de panne d’imprimante, de ralentissement d’une interface, si un processus nécessite une intervention manuelle temporaire, ou si le profil d’un client particulier requiert une surveillance accrue au cours des premiers jours. Une bonne mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt ne prétend pas que tout se passera sans accroc. Elle anticipe les imprévus et les maîtrise.
Source : Optimiser le retour sur investissement grâce à la robotique d'entrepôt
Combien de temps dure la mise en place d'un système de gestion d'entrepôt ?
Le calendrier de mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt dépend de la taille de l'entrepôt, du nombre de sites, de la complexité des intégrations, de la qualité des données, du niveau de personnalisation et de l'état de préparation de l'équipe. D'une manière générale, nous constatons que les mises en œuvre de base avancent beaucoup plus vite que les projets multi-sites ou fortement intégrés, mais la véritable leçon à retenir est que le respect des délais importe davantage que l'optimisme. Un plan court mais mal préparé a tendance à être globalement plus lent qu’un plan réaliste et bien structuré.
Selon notre guide Clarus, la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt de base peut prendre entre trois mois et plus d’un an pour les environnements plus vastes ou plus complexes. Cette fourchette est large, mais elle reflète bien la réalité. Il n’existe pas de calendrier universel pour la mise en œuvre, car une simple exploitation sur un seul site ne cherche pas à résoudre les mêmes problèmes qu’un prestataire logistique tiers (3PL) très actif gérant plusieurs clients.
Parallèlement, des mises en œuvre rapides sont possibles lorsque le périmètre est clairement défini et que l’entrepôt est prêt. Le témoignage client de Campeys indique que l’équipe Clarus a mis en place les fonctionnalités de base du WMS en l’espace d’une journée et que l’exploitation gérait déjà 350 palettes dès la première semaine suivant la mise en service. Nous ne présentons pas cela comme une promesse générique. Nous la présentons comme la preuve que, lorsque les données, le périmètre et l’état de préparation du site sont alignés, la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt peut se dérouler bien plus rapidement que ne s’y attendent de nombreuses équipes.
Source : Comment Campeys a obtenu la note AA du BRCGS grâce à Clarus
Comment nous vous aidons à mettre en place correctement Clarus WMS
Lorsque nous parlons de mise en œuvre chez Clarus WMS, nous ne parlons pas simplement d“” appuyer sur un bouton et d’espérer que ça marche ». Nous entendons par là un plan de mise en œuvre structuré du système de gestion d’entrepôt, avec des responsables désignés, des étapes claires et des jalons de validation. Nous nous rendons sur place suffisamment tôt, nous analysons minutieusement le fonctionnement de l’entrepôt et nous élaborons le processus en fonction de la réalité de son fonctionnement. Cela inclut les équipes de travail, les pics d’activité, les cas particuliers des clients, la réalité des données et l’agencement physique, de la réception des marchandises à l’expédition.
Notre page d’accueil reflète l’esprit de cette approche à travers un message de Mathew Buttar, responsable des solutions : “ Considérez notre équipe comme le prolongement de la vôtre, toujours prête à vous aider, à vous accompagner et à vous guider tout au long de ce parcours. ” Nous pensons que cette citation est importante, car la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt fonctionne mieux lorsqu’elle s’inscrit dans une logique de partenariat, et non comme un projet où l’on se renvoie la balle entre services ou fournisseurs.
Nous pensons également qu’un processus de mise en production efficace doit être collaboratif sans pour autant manquer de précision. Il est essentiel de réunir les bonnes personnes, d’avoir accès à l’entrepôt, de bénéficier d’une expertise solide sur le sujet et d’avoir des discussions franches sur les cas limites. En contrepartie, l’entrepôt bénéficie d’un cheminement plus clair vers la mise en production, d’un processus reproductible et de moins de surprises lorsque le système commence à traiter des opérations en production.
Nous avons pu constater à quel point cela est important dans les projets de nos clients. Welch’s Transport a déclaré que sa mise en œuvre avait été rapide et fluide, la conception intuitive de la plateforme Clarus ayant permis à l’équipe d’exploiter des données en temps réel en quelques heures seulement. MSD a également qualifié sa mise en place de remarquablement fluide, avec des rôles personnalisés, des tableaux de bord et des formations adaptés aux besoins opérationnels réels. Ces témoignages sont importants car ils illustrent ce à quoi ressemble concrètement la mise en œuvre structurée d’un système de gestion d’entrepôt : rapide là où cela est possible, détaillée là où cela s’impose, et toujours axée sur la confiance opérationnelle en temps réel.
Source : Welch’s Transport : optimiser l'efficacité
Prêt à mettre en œuvre correctement votre système de gestion d'entrepôt ?
La mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt ne doit pas nécessairement être perçue comme un saut dans l'inconnu. Les projets les plus solides sont ceux qui remplacent les hypothèses par une structure bien définie : des responsables clairement identifiés, des données fiables, des tests réalistes, une formation solide et des étapes de validation bien définies. Lorsque ces éléments sont en place, la mise en service s'apparente beaucoup moins à une course contre la montre qu'à une progression maîtrisée.
Nous vous recommandons d'identifier les domaines dans lesquels les risques liés à la mise en œuvre sont actuellement les plus élevés. Examinez notamment l'ambiguïté des processus, la qualité des données, la couverture des équipes de travail, les règles spécifiques aux clients et le niveau d'appropriation interne déjà en place. Ce sont généralement ces éléments qui déterminent si la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt se déroule sans heurts ou s'avère inutilement stressante.
Chez Clarus WMS, nous sommes convaincus qu’une mise en œuvre réussie doit vous permettre de démarrer dans les meilleures conditions, et pas seulement de démarrer rapidement. Lorsque le processus correspond à la réalité de l’entrepôt et que l’équipe est prête dès le premier jour, le système commence à apporter de la valeur ajoutée bien plus tôt.
Références
Source : L'essor des entrepôts au Royaume-Uni et le “ triangle logistique d'or ”
Source : Optimiser le retour sur investissement grâce à la robotique d'entrepôt
Source : Transformation des opérations
Source : Mise en œuvre : une transition en douceur
Source : Comment Campeys a obtenu la note AA du BRCGS grâce à Clarus