Un logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique est un système qui permet de suivre vos stocks, leur emplacement et le moment où il faut passer une nouvelle commande, sur l'ensemble des canaux de vente et des entrepôts, le tout mis à jour en temps réel. Contrairement aux tableurs ou aux inventaires manuels, il garantit l'exactitude des niveaux de stock sur tous les canaux et dans tous les entrepôts, automatise les seuils de réapprovisionnement et évite la survente, qui coûte au secteur mondial de la distribution environ $1,77 billion par an en pertes de chiffre d'affaires et en stocks excédentaires, selon Groupe IHL.
Pour les vendeurs en ligne qui gèrent leurs stocks sur Shopify, Amazon, eBay, TikTok Shop et d’autres places de marché, en particulier ceux qui expédient depuis plusieurs entrepôts ou qui font appel à des prestataires logistiques tiers (3PL), choisir le bon logiciel fait toute la différence entre se développer de manière rentable et passer son temps à recouper des feuilles de calcul de stocks.
Ce guide explique le fonctionnement des logiciels de gestion des stocks pour le commerce en ligne, comment choisir parmi les différentes options disponibles et comment mettre en place un logiciel qui corresponde réellement au mode de fonctionnement de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des stocks pour le commerce en ligne ?
Un logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique automatise en temps réel le suivi, la synchronisation et la réapprovisionnement des stocks sur l'ensemble de vos canaux de vente et de vos entrepôts. Il récupère les commandes sur vos places de marché, met à jour les stocks sur tous les canaux dès qu'un article est vendu et vous alerte lorsque vous risquez de vendre plus que le stock disponible.
Plutôt que de vérifier manuellement les niveaux de stock sur Shopify, puis sur Amazon, puis dans votre système d'entrepôt, le logiciel devient votre source unique d'informations fiables. Lorsque vous prélevez et emballez une commande à un endroit, celle-ci est instantanément synchronisée sur tous les autres canaux.
La valeur ajoutée principale réside dans la synchronisation en temps réel qui évite la survente. Lorsqu’un client effectue un achat sur un canal, le logiciel réserve immédiatement ce stock sur tous les autres canaux. Si le stock vient à manquer, il vous alerte pour que vous passiez une nouvelle commande avant d’être en rupture de stock. Pour les entreprises de commerce électronique qui expédient depuis plusieurs sites ou qui travaillent avec des prestataires logistiques tiers (3PL), cela revêt une grande importance : la gestion manuelle des stocks à grande échelle devient un frein.
Pourquoi la gestion des stocks dans le commerce électronique est-elle importante ?
La survente et les erreurs d'inventaire comptent parmi les problèmes les plus coûteux dans la logistique du commerce électronique. Lorsqu'un client commande un produit en rupture de stock, vous devez faire un choix : retarder l'expédition (et perdre le client au profit d'un concurrent) ou expédier le produit depuis un autre entrepôt en subissant une perte financière.
La distorsion des stocks, c'est-à-dire le coût cumulé des ruptures de stock et des excédents de stock, coûte au secteur mondial de la distribution environ $1,77 billion par an, selon Groupe IHL: environ $1,2 billion de perte de chiffre d’affaires due à des produits indisponibles au moment où le client en a besoin, et $562 milliards de stocks excédentaires qui doivent être vendus à prix réduit ou passés en perte. Le suivi manuel ne fait qu’aggraver ce problème. Une part non négligeable de petites entreprises gère encore ses stocks à l’aide de tableurs ou par comptage physique plutôt qu’à l’aide d’un logiciel dédié, et cette approche tend à s’avérer inefficace dès lors qu’une entreprise vend via plusieurs canaux de distribution.
Le véritable coût ne réside pas seulement dans la survente. Il réside dans les frictions opérationnelles qui s'accumulent :
- Rapprochement manuel : Une fois par semaine, vous effectuez un rapprochement entre les stocks de Shopify, ceux d'Amazon et votre feuille de calcul relative à l'entrepôt, vous repérez les écarts et passez des heures à essayer de comprendre ce qui s'est réellement passé.
- Les stocks immobilisent des liquidités : Sans savoir quels sont les articles qui se vendent mal, vous vous retrouvez avec trop de stocks invendus alors que les best-sellers sont en rupture de stock.
- Fuites dans le traitement des retours : Les articles retournés ne sont pas réintégrés assez rapidement dans le stock. Le système considère que vous êtes en rupture de stock alors que ce n'est pas le cas.
- Complexité liée à la gestion de plusieurs entrepôts : Répartir les stocks entre deux entrepôts sans suivi centralisé entraîne une double manutention et des erreurs.
- Inadéquation entre le transporteur et le prestataire logistique tiers (3PL) : Votre prestataire logistique expédie les commandes mais ne met pas à jour votre système, ce qui entraîne des écarts dans votre inventaire.
Ce logiciel résout ce problème en rendant les mises à jour des stocks automatiques, vérifiables et instantanées sur tous les canaux.
Principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des stocks pour le commerce en ligne
Tous les systèmes de gestion des stocks ne se valent pas. Les fonctionnalités qui comptent dépendent de votre profil : êtes-vous un vendeur mono-canal qui s'étend vers plusieurs canaux, ou un prestataire logistique tiers (3PL) qui gère séparément les stocks de ses clients ?.
| Fonctionnalité | Veeqo | Zoho Inventory | Unleashed Software | Meilleur pour |
| Synchronisation multicanal (Shopify, Amazon, eBay, etc.) | Oui | Oui (plus de 40 intégrations) | Oui (plus de 9 intégrations) | Tout vendeur en a besoin |
| Gestion des stocks multi-entrepôts | Oui | Oui | Oui | Développement des vendeurs |
| Vérification en temps réel par lecture (code-barres) | Oui | Oui (formules payantes) | Oui | Précision à grande échelle |
| Processus automatisés de préparation et d'emballage des commandes | Limité | Limité | Limité | Prestataires logistiques (3PL) et centres de traitement des commandes |
| Facturation multi-clients (3PL) | Non | Non | Non | Uniquement les prestataires logistiques tiers (3PL) |
| Portail en libre-service pour les clients | Non | Non | Non | Prestataires logistiques tiers (3PL), opérations de dropshipping |
| Tarifs (à partir de) | Gratuit ou 250 £ par mois | 79 £ par mois | N'a pas été rendu public | Les débutants soucieux de leur budget |
| Conditions contractuelles | Mensuel ou annuel | Annuelle ou mensuelle | Non précisé | Flexibilité |
Synchronisation des stocks entre les différents canaux de vente en ligne
La fonctionnalité principale d'un logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique est la synchronisation en temps réel. Lorsque vous vendez un article sur Shopify, celui-ci est immédiatement mis en réserve sur Amazon, eBay et tout autre canal de vente, et votre système de gestion des stocks est mis à jour.
Sans cela, deux scénarios sont possibles : soit vous vendez plus que ce dont vous disposez (vous vendez un produit que vous n'avez pas et devez faire face à des retours et des retards), soit vous ajustez manuellement les stocks sur tous les canaux après chaque commande, ce qui est source d'erreurs et prend beaucoup de temps.
La plupart des systèmes de gestion des stocks pour le commerce électronique se synchronisent avec Shopify, Amazon, eBay, ainsi que WooCommerce de série. Clarus WMS, spécialement conçu pour la logistique 3PL et multi-clients, s'intègre à Plus de 70 prestataires de services de livraison et plateformes de commerce électronique notamment Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Etsy, TikTok Shop, BigCommerce, Magento, Wix et Squarespace, ce qui permet aux vendeurs de gérer leurs stocks sur tous les canaux à partir d'un seul entrepôt.
La différence entre une synchronisation générique des stocks et les systèmes avancés réside dans les cas limites : que se passe-t-il lorsque deux commandes arrivent à la même milliseconde sur des canaux différents ? Le système réserve-t-il le stock pour les deux, ou pour un seul ? Peut-il attribuer automatiquement le stock en priorité au canal offrant la livraison la plus rapide ? Les systèmes avancés répondent à cette question grâce à une allocation basée sur l'horodatage et à une logique de routage configurable.
Prévention de la survente et gestion centralisée des commandes
La survente est l'erreur la plus coûteuse. Elle se produit lorsque le stock est épuisé entre le moment où un client clique sur “ acheter ” sur un canal et celui où le système se met à jour sur tous les autres canaux. En période de forte affluence, cet écart s'accentue.
Les logiciels de gestion des stocks modernes permettent d'éviter la survente grâce à l'une des deux stratégies suivantes :
Synchronisation en temps réel : chaque commande met immédiatement à jour les stocks sur tous les canaux. Les niveaux de stock sur Shopify, Amazon et votre système d'entrepôt se synchronisent en quelques secondes. Ce système fonctionne bien pour les vendeurs disposant d'un seul entrepôt, mais peut présenter des retards si votre entrepôt gère manuellement les commandes ou met du temps à les mettre à jour.
Modèle de stock réservé : lorsqu'une commande est passée, le système réserve immédiatement le stock sur tous les canaux. Les préparateurs de commandes et les emballeurs ne peuvent pas prélever ce stock tant que la commande n'a pas été validée pour l'emballage. Cela ajoute une étape, mais garantit qu'il n'y aura pas de survente.
Clarus WMS utilise préparation des commandes par scan avec une réservation en temps réel : lorsqu'une commande est créée dans l'entrepôt, le système bloque le stock sur tous les canaux. Lorsque le préparateur de commande scanne le produit pour vérifier qu’il correspond bien à la commande, le système l’empêche de poursuivre la préparation si le produit est incorrect ou si le stock est insuffisant. C’est cette vérification en rayon qui empêche une erreur de préparation de se transformer en problème pour le client, et qui met fin à la survente dès l’entrepôt.
L'avantage d'une gestion centralisée des commandes réside dans le fait que toutes les commandes, qu'elles proviennent de Shopify, d'Amazon, d'eBay, d'e-mails ou de appels téléphoniques, sont regroupées dans un seul et même système. Plutôt que de vous connecter séparément à chaque plateforme pour traiter les commandes, vous gérez l'ensemble de celles-ci à partir d'une seule file d'attente, triées par entrepôt, priorité et date d'expédition.
Gestion multicanal des stocks et des inventaires sur plusieurs canaux de vente
Dès que vous vendez sur plusieurs canaux, la gestion des stocks devient nettement plus compliquée. Chaque place de marché dispose de sa propre interface, de son propre affichage des niveaux de stock et de son propre délai de synchronisation avec votre source de référence.
Un logiciel de gestion des stocks multicanal résout ce problème en créant un fichier d'inventaire unique qui alimente tous les canaux. Lorsque vous ajoutez un produit dans Clarus WMS, vous pouvez le publier sur Shopify, le synchroniser avec les stocks Amazon FBA et permettre aux clients 3PL de consulter les niveaux de stock en temps réel dans leur son propre portail.
Pour les entreprises de commerce électronique qui travaillent avec des prestataires logistiques tiers (3PL), l'alternative consiste à effectuer un rapprochement manuel : vous envoyez par e-mail les niveaux de stock au prestataire logistique, celui-ci les saisit manuellement dans son système, puis les clients consultent le portail du prestataire et voient des chiffres obsolètes. Le temps que vous ayez mis à jour toutes ces données, un client a déjà vendu un article en surnombre.
Le principe de cette approche basée sur un logiciel est simple : dès qu'il y a une variation des niveaux de stock dans l'entrepôt, le système met à jour en temps réel l'ensemble des canaux de vente et tous les portails clients ; il n'y a ni rapprochement, ni décalage, ni surprise.
Le nombre d'emplacements de stock est également un facteur important. Si vous disposez de stocks dans un entrepôt principal et dans un centre de traitement des retours, le système doit savoir dans quel emplacement se trouvent les stocks, empêcher le prélèvement dans les emplacements fermés et acheminer les commandes vers le site de préparation le plus proche. Clarus WMS affecte les stocks en fonction de l'emplacement de l'entrepôt et des préférences d'acheminement, de sorte que les commandes hautement prioritaires soient expédiées en premier depuis l'emplacement le plus rapide.
Réajustement des quantités et transferts de stock entre sites
À mesure que les entreprises de commerce électronique se développent, elles ouvrent souvent un deuxième entrepôt afin de réduire les délais de livraison ou de répartir la demande par région. À ce stade, les stocks se retrouvent dispersés et le problème de rapprochement refait surface : vous disposez de stocks à deux endroits différents, mais vous ne pouvez pas savoir où ils se trouvent sans procéder à une vérification manuelle.
Un logiciel de gestion des stocks pour le commerce en ligne vous permet de définir des règles régissant la répartition des stocks entre les différents sites. Par exemple :
- Acheminer les commandes vers l'entrepôt le plus proche afin de réduire au minimum les délais de livraison.
- Conservez un stock de sécurité dans un site secondaire et acheminez-y les commandes excédentaires.
- Transférer les stocks d'un entrepôt à l'autre lorsqu'un site commence à manquer de stock.
- Suivez les transferts de stock en cours d'acheminement afin de savoir quels articles sont transportés et vers quelle destination.
Les transferts de stock constituent le point sur lequel la plupart des systèmes commettent des erreurs. Lorsque vous transférez 50 unités de l'entrepôt A vers l'entrepôt B, le système devrait :
- Déduisez immédiatement ce montant de A, afin d'éviter toute double comptabilisation.
- Conservez le stock en statut “ en transit ” jusqu’à ce que B confirme sa réception.
- Ne mettez à jour le stock de B qu'après avoir scanné les marchandises à leur réception, afin de repérer les écarts.
- Vérifiez l'historique complet afin de pouvoir retracer le parcours des stocks.
Les systèmes de base, tels que les tableurs, prennent en charge la première étape ; les systèmes professionnels prennent en charge les quatre étapes. Clarus WMS intègre un suivi des transferts de stock avec des pistes d'audit complètes, ce qui permet de suivre chaque unité depuis sa réception jusqu'à sa vente ou son retour.
Historique des stocks et piste d'audit à des fins de conformité
Pour les entreprises de commerce électronique qui vendent à de grands distributeurs ou via des canaux B2B, la preuve de l'exactitude des stocks devient une exigence de conformité. Les distributeurs veulent savoir : pouvez-vous prouver que les niveaux de stock étaient exacts au moment de la facturation ? Combien de temps prendrait un rappel de produit ?
Un logiciel de gestion des stocks doté d'une piste d'audit complète apporte une réponse à ces deux questions. Chaque mouvement de stock (réception, prélèvement, retour, transfert, ajustement) est horodaté et associé à la commande ou au motif du mouvement. Si un client signale un article manquant, vous pouvez lui indiquer précisément quand et où celui-ci a été prélevé.
En ce qui concerne le commerce électronique dans le secteur de l'alimentation et des boissons, en particulier en cas de vente via les portails des supermarchés, BRCGS La conformité exige la traçabilité : les entreprises sont généralement tenues de fournir un historique complet du produit dans un délai d'environ quatre heures en cas de rappel. En l'absence de piste d'audit dans le système d'entrepôt, la constitution de ce historique se fait manuellement et prend beaucoup de temps. Grâce à une piste d'audit, le système peut générer un rapport de rappel en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs heures. Les Campeys de Selby, un client de Clarus certifié BRC Double-A, réalise désormais des rappels complets de produits en moins de cinq minutes grâce à ce type de traçabilité.
Clarus WMS conserve une piste d'audit complète de chaque opération effectuée dans l'entrepôt, en précisant notamment qui l'a réalisée, quand et pourquoi. Le traitement des retours est particulièrement transparent : lorsqu'un client retourne un article, le système enregistre cette opération, le code de motif et la date à laquelle l'article a été réintégré dans le stock. Cela facilite le rapprochement de fin de mois et accélère les audits.
Gestion des lots et des kits pour les commandes assemblées ou regroupées
De nombreuses entreprises de commerce en ligne proposent des lots : un produit principal accompagné d'articles complémentaires, le tout conditionné ensemble. En l'absence de gestion des lots dans le système de gestion des stocks, la préparation des commandes devient manuelle, et les préparateurs doivent se souvenir des articles qui vont ensemble et les prélever à la main.
La gestion des bundles dans le logiciel fonctionne ainsi :
- Définissez un “ bundle ” comme une référence parent composée de références enfants (par exemple, un « Pack de démarrage » composé d’un produit A, de deux produits B et d’un produit C).
- Lorsqu'un client commande un lot, le système réserve le stock pour toutes les références associées.
- Lors de la préparation des commandes, le système indique au préparateur tous les articles associés, les regroupe par lots et les emballe ensemble.
- Au moment de l'expédition, le lot est facturé en une seule ligne.
Clarus WMS comprend processus de préparation des kits et d'assemblage Vous pouvez ainsi définir des lots, les personnaliser en fonction de chaque commande et les sélectionner comme un tout. Par exemple, une entreprise de vente en ligne proposant des coffrets d'abonnement peut définir des lots trimestriels, modifier leur contenu au fil des saisons et confier à l'entrepôt la tâche de constituer automatiquement le lot adapté à chaque client.
Discutez avec un expert en entreposage
Si vous êtes en train d'évaluer vos options et que vous souhaitez découvrir comment fonctionne concrètement un progiciel de gestion d'entrepôt (WMS) spécialement conçu à cet effet, n'hésitez pas à contacter Clarus. Nous collaborons avec des prestataires logistiques tiers (3PL) et des distributeurs à travers tout le Royaume-Uni pour mettre en place un progiciel de gestion d'entrepôt qui s'adapte à votre mode de fonctionnement, et non l'inverse.
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