Le suivi des stocks n'est plus une simple tâche administrative propre à l'entrepôt. Pour les entrepôts modernes et les opérations 3PL, la visibilité des stocks influence désormais la planification des effectifs, les rapports clients, la précision des commandes et la satisfaction client. Cela revêt d’autant plus d’importance sur un marché où les capacités logistiques et d’entreposage au Royaume-Uni se sont rapidement développées : le nombre de sites de transport, de logistique et d’entreposage au Royaume-Uni a augmenté de 88% en 2021 par rapport à 2011, tandis que le secteur logistique au sens large représente 2,7 millions d’emplois, soit 8,31 % de l'emploi total.
Parallèlement, les équipes des entrepôts sont amenées à en faire davantage avec des effectifs réduits, des délais de livraison de plus en plus courts et des profils de références de plus en plus complexes. Descartes a constaté que 76% de responsables de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique ont signalé des pénuries de main-d'œuvre importantes, et 56% ont indiqué que les opérations d'entrepôt figuraient parmi les fonctions les plus touchées. L'étude de Zebra sur la gestion des entrepôts a également révélé que 60% des organisations considéraient le recrutement, l'efficacité du personnel et la productivité comme leurs principaux défis, tandis que 80% prévoyaient d'investir dans de nouvelles technologies pour rester compétitives. En d’autres termes, un meilleur suivi des stocks ne se résume pas à un simple comptage des marchandises ; il s’agit de rendre les opérations d’entrepôt plus résilientes.
C'est là qu'un système de gestion d'entrepôt (WMS) change la donne. Un WMS offre aux équipes d’entrepôt une vue d’ensemble en temps réel des stocks, des emplacements, des mouvements, des tâches et des anomalies. Au lieu de se demander où sont passées les palettes, si une réception a été validée ou pourquoi un préparateur n’a pas trouvé un article, les équipes peuvent travailler à partir d’une source d’information unique et partagée. Comme l’explique Sanjit Biswas, PDG et cofondateur de Samsara, “ on peut vraiment commencer à optimiser ces opérations ” une fois que vous disposez des données opérationnelles adéquates.
D'après notre expérience, les meilleurs projets de suivi des stocks via un système de gestion d'entrepôt (WMS) ne commencent pas par des démonstrations logicielles. Ils commencent par la mise en place d'une discipline d'entrepôt. Ils définissent comment les stocks doivent être réceptionnés, étiquetés, localisés, comptés, déplacés et consignés avant même que le système ne soit configuré. C'est pourquoi ce guide se concentre sur les questions pratiques que se posent réellement les responsables d'entrepôt, les directeurs des opérations et les dirigeants de prestataires logistiques (3PL) lorsqu'ils souhaitent que le suivi des stocks améliore les performances de l'entrepôt, et non pas simplement numériser d'anciens problèmes.
Que signifie concrètement le suivi des stocks dans un système de gestion des entrepôts (WMS) ?
Le suivi des stocks via le WMS signifie que chaque mouvement de stock dans l'entrepôt est enregistré en fonction d'une règle, d'une action de l'utilisateur et d'un emplacement. Dans un entrepôt bien géré, ce processus commence dès la réception. Les marchandises sont identifiées, contrôlées, étiquetées, puis classées selon leur statut et leur emplacement de stockage. À partir de là, le WMS suit les stocks tout au long des opérations de mise en stock, de réapprovisionnement, de préparation des commandes, d’emballage, d’expédition, de retours et d’inventaire, afin que les registres de stock et les stocks physiques restent synchronisés. Zebra décrit le Le WMS, en tant que système de référence fondamental pour les marchandises, les actifs, le personnel, les flux de travail et les transactions au sein de l'entrepôt.
L'intérêt de ce modèle de suivi d'entrepôt ne réside pas seulement dans la visibilité. Il s'agit aussi de contrôle. Lorsque le suivi des stocks est géré au sein d'un SGA, les équipes d'entrepôt ne comptent plus sur leur mémoire, sur des tableurs ni sur des relais d'informations déconnectés. Un préparateur sait exactement à quel emplacement se trouve une référence. Un superviseur peut vérifier si une réception est complète. Un responsable des stocks peut examiner une anomalie sans paralyser l’ensemble de l’entrepôt. Pour un prestataire logistique tiers (3PL), cette même visibilité sur les stocks permet également d’établir des rapports clients plus clairs et de réduire les litiges concernant les marchandises reçues, stockées ou expédiées.
Un bon processus de suivi des stocks améliore également le fonctionnement de l’entrepôt. Chaque scan et chaque mouvement s’inscrivant dans le processus du WMS, l’entrepôt est incité à travailler de manière cohérente. Cela se traduit par moins de palettes non étiquetées, moins d’emplacements “ temporaires ” qui deviennent permanents, et moins de solutions de contournement manuelles susceptibles de générer des erreurs de stock par la suite. Concrètement, le WMS devient un moyen de standardiser l’entrepôt, et pas seulement de le surveiller.
Pour les responsables d'entrepôt, c'est là que réside la différence fondamentale. Le suivi manuel des stocks vous indique ce qui, selon vous, aurait dû se passer. Le suivi des stocks via un système de gestion d'entrepôt (WMS) vous indique ce qui s'est réellement passé, où cela s'est produit et ce qu'il faut corriger ensuite. C'est ce changement qui transforme la gestion des stocks, passant d'une activité réactive de l'entrepôt à une capacité opérationnelle proactive.
Pourquoi les entrepôts continuent-ils à manquer de visibilité sur leurs stocks, même lorsqu'ils disposent d'équipes expérimentées ?
La plupart des problèmes de gestion des stocks en entrepôt ne trouvent pas leur origine dans une seule défaillance majeure. Ils découlent de petites défaillances dans le processus. Une palette est réceptionnée avant l’impression de l’étiquette. Un préparateur laisse une partie d’une commande au mauvais emplacement. Une palette endommagée est déplacée sans que son statut soit mis à jour. Une tâche de réapprovisionnement est physiquement terminée mais n'est pas confirmée numériquement. Aucune de ces erreurs ne semble grave en soi, mais ensemble, elles entraînent des écarts de stock, allongent les temps de recherche, génèrent des pertes, retardent les commandes et frustrent le personnel de l'entrepôt.
C’est l’une des raisons pour lesquelles la pression sur le personnel revêt une telle importance. Lorsque les équipes des entrepôts sont débordées, elles ont davantage tendance à recourir à des raccourcis, à s’appuyer sur des connaissances tacites et à retarder la transmission des informations. Les études menées par Descartes s’avèrent utiles à cet égard, car elles établissent un lien direct entre les pénuries de main-d’œuvre et les performances opérationnelles. Chris Jones, vice-président exécutif chargé du secteur industriel chez Descartes, a déclaré que les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique “ continuent à rencontrer des difficultés pour recruter la main-d’œuvre, les travailleurs du savoir et les dirigeants dont ils ont besoin pour prospérer. ” Lorsque la main-d'œuvre dans les entrepôts vient à manquer, le suivi des stocks doit devenir plus simple, plus clair et davantage piloté par le système.
Un autre problème de visibilité réside dans l’inadéquation des processus. Les entrepôts achètent souvent des technologies pour résoudre un problème spécifique, comme la lecture optique ou le reporting, mais laissent inchangé le flux de travail global de l’entrepôt. Il en résulte un suivi fragmenté des stocks. Le système peut savoir ce qui a été scanné, mais il ne sait pas si la règle de mise en stock était pertinente, si la structure des emplacements est logique ou si la gestion des exceptions est fiable. McKinsey fait la même remarque concernant les projets d’automatisation : Se concentrer sur la technologie sans repenser le processus limite les gains.
Nous constatons également que la visibilité des stocks s'effrite lorsque les opérations d'entrepôt dépassent leur configuration initiale. Un entrepôt qui traitait autrefois quelques centaines de mouvements de palettes peut désormais devoir gérer des unités mixtes, plusieurs clients, des services à valeur ajoutée, des retours et des SLA plus contraignants. L’ancien processus de gestion des stocks peut encore fonctionner, mais il n’est plus évolutif. C’est là qu’un SGA configurable prend toute son importance : non pas parce que l’entrepôt est devenu chaotique, mais parce que la complexité opérationnelle a discrètement dépassé le processus qui la soutient.
Pour les prestataires logistiques tiers (3PL), le défi de la visibilité est encore plus aigu. Le suivi des stocks n’est pas seulement une question de gestion interne de l’entrepôt ; il fait partie intégrante de la promesse de service. Les clients exigent des niveaux de stock précis, des réponses plus rapides, des pistes d’audit et une facturation fiable. Lorsque l’entrepôt ne parvient pas à fournir ces éléments de manière irréprochable, le problème est à la fois commercial et opérationnel.
Quelles sont les fonctionnalités d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) les plus importantes pour le suivi et la gestion des stocks ?
Tous les entrepôts n'ont pas besoin d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) aussi complet dès le départ, mais certaines fonctionnalités de suivi des stocks sont indispensables dans presque toutes les opérations.
Contrôle de la réception et de la mise en stock
La première exigence concerne la précision de la réception et de la mise en stock. Si les marchandises entrantes sont enregistrées dans l’entrepôt avec une quantité, un statut ou un emplacement erronés, toutes les tâches en aval s’en trouvent compliquées. Un système de gestion d'entrepôt (WMS) doit prendre en charge la réception structurée, l'identification par codes-barres, le stockage dirigé et une gestion claire du statut des stocks endommagés, mis en quarantaine ou spécifiques à un client. C'est la base d'un inventaire d'entrepôt fiable.
Précision de localisation et historique des déplacements
Deuxièmement, le WMS doit disposer d'un contrôle rigoureux des emplacements. Le suivi des stocks en entrepôt prend toute sa valeur lorsque le système est capable de répondre instantanément à des questions opérationnelles simples : qu'y a-t-il à cet emplacement, qu'est-ce qui en est sorti, qui l'a déplacé et qu'est-ce qui devrait se trouver à la place ? C'est cet historique des mouvements qui permet de transformer un écart de stock en une anomalie pouvant être résolue, plutôt qu'en une demi-journée de recherches.
Inventaires tournants et gestion des exceptions
Troisièmement, un entrepôt a besoin que l’inventaire tournant soit intégré aux activités quotidiennes du WMS, et non pas considéré comme un exercice de « nettoyage » distinct. L’objectif des inventaires n’est pas seulement de corriger les stocks, mais aussi d’identifier les points de perte de précision dans les processus de l’entrepôt. Des inventaires tournants ciblés, des enquêtes déclenchées en conséquence et des rapports sur les écarts aident un entrepôt à maintenir la qualité de service sans avoir à interrompre ses activités pour procéder à de grands inventaires annuels. Logistics UK soulève un point similaire dans ses recommandations en matière d’inventaire : Une meilleure gestion des stocks repose autant sur l'efficacité de l'entreposage que sur les économies réalisées.
Visibilité en temps réel sur l'ensemble des systèmes
Quatrièmement, le suivi des stocks gagne en efficacité lorsque le WMS ne fonctionne pas de manière isolée. Zebra a constaté que les responsables d’entrepôt s’attendent de plus en plus à ce que leur WMS communique avec les systèmes de parc et de transport, car les décisions relatives aux stocks en entrepôt sont liées au calendrier des arrivées, à la préparation des expéditions et au flux global de la chaîne d’approvisionnement. Dans un entrepôt 3PL ou multisite très actif, cette visibilité globale est souvent ce qui permet d’éviter les encombrements inutiles et le non-respect des engagements.
Des rapports qui favorisent l'action
Enfin, les rapports d’entrepôt n’ont d’intérêt que s’ils entraînent un changement de comportement. Un bon système de gestion d’entrepôt (WMS) doit présenter les stocks par statut, ancienneté, client, emplacement et type d’exception, mais il doit également faciliter la prise de décisions concrètes : où l’espace d’entrepôt est-il gaspillé, quelles références (SKU) génèrent des problèmes récurrents, quels opérateurs ont besoin d’accompagnement, et quels processus clients créent des frictions ? À notre avis, les meilleurs tableaux de bord de suivi des stocks réduisent le bruit. Ils aident les responsables d'entrepôt à agir plus tôt, et non pas seulement à analyser le passé.
Comment un entrepôt ou un prestataire logistique tiers (3PL) doit-il choisir et mettre en œuvre un système de gestion d'entrepôt (WMS) ?
Le meilleur processus de sélection d'un SGA commence par la réalité de l'entrepôt, et non par une liste de fonctionnalités. Nous recommandons de cartographier d'abord le parcours réel des stocks : réception, étiquetage, mise en stock, réapprovisionnement, logique de préparation des commandes, retours, procédures d'inventaire et rapports clients. Cette analyse des processus permet d'identifier les points faibles actuels du suivi des stocks dans l'entrepôt et les tâches que le SGA devra prendre en charge à l'avenir. L’approche d’optimisation des entrepôts de Logistics UK repose également sur l’analyse des processus, des fonctionnalités des systèmes, des ressources humaines et des exigences opérationnelles, plutôt que sur la technologie prise isolément.
Une fois que l’état actuel de la situation est clairement établi, la question suivante porte sur l’adéquation. Un entrepôt doit évaluer si le WMS est capable de prendre en charge son profil de produits, son profil de commandes, son modèle client et ses projets de croissance. McKinsey souligne que toutes les références ne tirent pas le même bénéfice d’un même modèle d’automatisation ou d’exploitation, et il en va de même pour la conception d’un WMS. Un entrepôt à fort volume de palettes, un site de traitement des commandes e-commerce et un prestataire logistique tiers (3PL) gérant plusieurs clients auront tous besoin de règles de suivi des stocks différentes, de modes de gestion des exceptions différents et de priorités différentes en matière de reporting.
C'est au stade de la mise en œuvre que de nombreux projets d'entrepôt réussissent ou s'enlisent. Les études de Zebra mettent en avant la mobilité, les interfaces modernes et les données en temps réel comme priorités essentielles, mais cela ne fonctionne que si les équipes de l'entrepôt sont préparées au changement. La formation est essentielle. Les données de référence sont essentielles. La conception des étiquettes est essentielle. Il en va de même pour la décision concernant les tâches que l'entrepôt cessera d'effectuer une fois que le WMS sera opérationnel. Un nouveau système de gestion des stocks ne peut garantir la précision des inventaires si l’entrepôt continue d’autoriser les mouvements non confirmés, les notes sur papier ou les emplacements de débordement non gérés.
Pour les opérateurs 3PL, la mise en œuvre doit également inclure la conception orientée client. Que verront les clients ? Comment les statuts des stocks seront-ils définis ? Qu'est-ce qui est facturable ? Qu'est-ce qui est considéré comme une réception, un mouvement ou une opération de stockage ? Si ces règles d'entrepôt sont floues, le WMS pourra certes être mis en service, mais les incertitudes commerciales persisteront.
Chez Clarus WMS, nous avons constaté que la réussite de la mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) repose sur une approche progressive. Il convient de commencer par les principes fondamentaux de la gestion des stocks, de stabiliser les processus clés de l’entrepôt, puis de s’étendre aux services à valeur ajoutée, à l’automatisation ou à des flux de travail clients plus avancés. Cette approche permet généralement d’obtenir une meilleure précision des stocks que si l’on tentait de transformer tous les processus de l’entrepôt en même temps.
Comment évaluer si le suivi des stocks via le WMS fonctionne réellement ?
Un entrepôt doit évaluer le suivi des stocks via le WMS en fonction des résultats opérationnels, et non du nombre d'écrans configurés. Le premier indicateur clé de performance (KPI) est évident : la précision des stocks. Mais à lui seul, ce chiffre ne suffit pas. Les responsables d’entrepôt doivent également suivre le temps de recherche, la précision des réceptions, les exceptions de préparation de commandes, les retards de réapprovisionnement, les tendances en matière d’écarts d’inventaire et l’ancienneté des problèmes de stock non résolus. Ces indicateurs montrent si la visibilité des stocks améliore réellement les performances de l’entrepôt, et pas seulement les rapports de gestion.
Le deuxième critère concerne l’efficacité du personnel. Zebra a constaté que l’efficacité et la productivité du personnel restent des défis majeurs dans les entrepôts ; c’est pourquoi le suivi des stocks devrait permettre de réduire à la fois les déplacements inutiles et les erreurs. Si les opérateurs continuent de parcourir des distances excessives, de rechercher des articles ou d’attendre que leurs supérieurs interviennent, il se peut que le système de gestion d’entrepôt (WMS) enregistre simplement l’activité sans pour autant l’améliorer réellement.
Le troisième critère est la confiance de la direction. Le responsable d’entrepôt peut-il se fier suffisamment à la vue d’ensemble des stocks pour valider rapidement les commandes, planifier la main-d’œuvre et répondre aux questions des clients sans avoir à procéder à une nouvelle vérification physique ? Cette confiance est essentielle, car elle accélère les décisions opérationnelles. McKinsey souligne qu’une meilleure visibilité des données améliore la prise de décision en mettant en évidence l’impact des changements sur la main-d’œuvre, les actifs et les flux de matériaux. Le suivi des stocks doit apporter cette même clarté au sein même de l’entrepôt.
Pour les opérations 3PL, le succès se traduit également sur le plan commercial. Un meilleur suivi des stocks devrait réduire les demandes des clients, renforcer la traçabilité et permettre une facturation plus rapide et plus précise. Nous l’avons constaté au sein de notre propre clientèle : JODA est passée d’inventaires lents et d’une précision avoisinant les 90 % à une précision de 97% la première année et de 99% la deuxième, tout en offrant une visibilité en temps réel aux dirigeants et aux clients. C’est le genre de résultat en entrepôt qui mérite qu’on s’y attarde, car il établit un lien entre la maîtrise des stocks, la qualité du service et la croissance.
Gestion manuelle des stocks ou suivi des stocks via un système WMS : les difficultés rencontrées par les équipes et comment nous y faisons face
La principale différence entre la gestion manuelle des stocks et le système de gestion d'entrepôt (WMS) suivi des stocks Ce n'est pas le scanner. C'est le modèle de fonctionnement. Le suivi manuel d'un entrepôt repose généralement sur la mémoire des opérateurs, qui doivent se souvenir des étapes, mettre à jour les enregistrements a posteriori et résoudre les problèmes une fois qu'ils se présentent. Un entrepôt géré par un système de gestion d'entrepôt (WMS) fonctionne à l'inverse : le processus définit la tâche, le scan confirme le mouvement et toute anomalie est immédiatement visible.
Cette distinction est importante car les difficultés rencontrées dans les entrepôts se manifestent rarement par un seul événement majeur. Elles se traduisent plutôt par des entrées en stock manquées, des réceptions contestées, des inventaires laborieux, des stocks dont le statut est erroné et des “ solutions de fortune ” constantes qui accaparent le temps des superviseurs. Logistics UK souligne que l'entreposage et la gestion des stocks représentent souvent une part importante des dépenses de la chaîne d'approvisionnement, et que les stocks excédentaires entraînent également des coûts de stockage et des déplacements inutiles. Lorsque le suivi des stocks est défaillant, les entrepôts en paient le prix doublement : d'une part en termes de risques liés au service, et d'autre part en termes de coûts d'exploitation.
Chez Clarus WMS, notre approche consiste à rendre le suivi des stocks exploitable au niveau de l'entrepôt, et pas seulement visible au niveau de la direction. Cela implique des flux de travail clairs au sein de l'entrepôt, une lecture optique pratique, une gestion efficace des exceptions et des rapports permettant de prendre des mesures concrètes. Cela implique également de concevoir des solutions adaptées à la réalité des opérations des prestataires logistiques tiers (3PL), où les règles spécifiques à chaque client, logique de facturation, et la transparence des services va de pair avec la gestion des stocks.
Un bon exemple est JODA. Avant la mise en place du système, la gestion des stocks s'effectuait via Excel, les inventaires duraient plusieurs semaines et la précision des stocks se situait dans la fourchette basse des 90 %. Après le passage à Clarus WMS, la durée des inventaires est passée de plusieurs semaines à quelques jours, la précision de l’inventaire s’est améliorée pour atteindre 97% la première année et 99% la deuxième, et les dirigeants ont bénéficié d’une visibilité en temps réel sur l’entrepôt sans avoir à effectuer de vérifications manuelles. C’est le genre de changement que nous visons : moins de tâches administratives, de meilleures décisions en matière de gestion d’entrepôt et un suivi des stocks qui s’adapte à la croissance de l’activité.
Nous avons observé une tendance similaire chez les prestataires logistiques tiers (3PL), qui abandonnent progressivement le papier et la saisie manuelle. Lorsque les processus d’entrepôt gagnent en intuitivité, que la production de rapports devient plus aisée et que les données d’inventaire sont disponibles plus rapidement, les avantages opérationnels ne sont pas abstraits. Ils se traduisent par des réponses plus rapides, moins d’erreurs et une plus grande confiance tant au sein de l’entrepôt que dans la relation avec le client.
Prêt à améliorer le suivi des stocks dans votre entrepôt ?
Si votre entrepôt repose encore sur des mises à jour manuelles, des inventaires tardifs ou un savoir-faire trop dépendant des responsables pour garantir l'exactitude des stocks, un système de gestion d'entrepôt (WMS) peut faire bien plus que simplement numériser ces processus. Il peut offrir à votre entrepôt une vision fiable des stocks, réduire les efforts superflus et apporter le niveau de contrôle dont a besoin une entreprise de logistique tierce (3PL) ou une activité multi-clients en pleine croissance.
L'essentiel est de considérer le suivi des stocks comme un projet de conception opérationnelle, et non comme un simple achat de logiciel. Commencez par analyser les processus de votre entrepôt, identifiez les points où la visibilité fait défaut, puis choisissez un système de gestion d'entrepôt (WMS) qui s'adapte à la réalité de vos stocks, de votre personnel et de vos engagements envers vos clients.
Chez Clarus WMS, nous pensons que le suivi des stocks doit être à la fois pratique sur le terrain et performant dans les salles de réunion. Lorsque ces deux aspects sont conciliés, la précision des stocks s'améliore, les équipes d'entrepôt travaillent avec davantage d'assurance et les clients ressentent la différence.
Références
Tap’in 3PL ouvre de nouvelles perspectives — Clarus WMS.
Prospectus « Generation Logistics » 2024-2025 — Logistics UK.
Étude sur la vision dans le secteur de l'entreposage — Zebra Technologies.
Gestion des stocks — Logistique au Royaume-Uni.
Service d'amélioration et d'optimisation des entrepôts — Logistics UK.
Exploiter la puissance de l'IA dans les opérations de distribution — McKinsey & Company.
Aider JODA à atteindre une précision de gestion des stocks de 99% — Clarus WMS.