Comment Tap’in 3PL a révolutionné la logistique du secteur des boissons

Répondre aux besoins d'un marché en pleine croissance

Fondée en 2012 par un passionné de logistique qui rêvait depuis longtemps de diriger sa propre entreprise, Tap’in 3PL s'est lancée dans ce secteur avec une mission ambitieuse : révolutionner la distribution traditionnelle des boissons en offrant davantage de contrôle et de flexibilité aux marques.

Contrairement aux grossistes traditionnels, Tap’in proposait un modèle permettant aux marques de boissons de choisir où et à qui leurs produits étaient vendus… ce qui leur donnait les moyens de contourner les contraintes rigides vente en gros se rendre directement dans des lieux prestigieux de Londres.

L'entreprise a rapidement gagné du terrain sur le marché très concurrentiel de la logistique des boissons, notamment en mettant en avant des marques indépendantes aux histoires uniques et proposant des produits de grande qualité. Mais à mesure que les volumes augmentaient, la complexité des opérations en coulisses s'est également accrue.

Les processus manuels, les commandes sur papier et l'absence de systèmes évolutifs faisaient peser une pression croissante sur le moteur opérationnel de l'entreprise… en particulier pendant les périodes de forte activité.

De la mission au décalage

Si la proposition de valeur de Tap’in était innovante, ses processus internes ne faisaient pas preuve de la même agilité. Son ambition de devenir un partenaire logistique de premier plan était freinée par des goulots d’étranglement opérationnels.

L'entreprise était confrontée à un besoin urgent : moderniser ses opérations d'entrepôt afin de rester fidèle à sa mission, qui consiste à offrir à ses clients un service haut de gamme, une transparence des coûts et une grande rapidité.

C'est à ce moment-là que le parcours de transformation a commencé.

Surmonter les défis du WMS qui freinent l'entreprise

Systèmes manuels, à petite échelle

L'équipe de Tap’in a travaillé d'arrache-pied pour honorer les commandes avec précision et dans les délais, mais ses outils étaient obsolètes. Chaque étape du processus, de la préparation des commandes à la facturation en passant par la création de rapports, reposait en grande partie sur des tableurs, des saisies manuelles et des flux de travail cloisonnés.

Le personnel prélevait les articles à l'aide de fiches imprimées. Il n'y avait aucune visibilité en temps réel sur les stocks. L'évolutivité de l'entrepôt était limitée. Pendant les périodes de pointe, l'entreprise n'arrivait tout simplement pas à suivre le rythme.

Chaos dans la facturation et confusion chez les clients

L'un des défis les plus urgents était celui de la processus de facturation. Les clients appelaient fréquemment pour contester leurs factures, qui étaient souvent peu claires et comportaient des frais disparates. Chaque cycle de facturation était source de tensions, non seulement au niveau de la comptabilité, mais aussi en termes d'expérience client.

“ On facturait les services A, B, C, D, E, F et G, mais les clients ne comprenaient pas ce pour quoi ils payaient. Cela suscitait des questions, de la frustration et des retards de paiement. ”

– Chay, directeur des opérations

Au total, l'entreprise traitait 10 à 15 demandes de renseignements sur la facturation par mois, chacune nécessitant une résolution manuelle.

Suivi imprécis des stocks

La cour de l'entrepôt pouvait accueillir jusqu'à 72 000 fûts En période de pointe, mais en l'absence d'un système de gestion des stocks (WMS) numérique, l'inventaire était effectué manuellement. Toute erreur de comptage pouvait entraîner des erreurs d'expédition, une sous-utilisation de l'espace ou des problèmes de service.

Sans avoir une vision claire, en temps réel, des stocks entrants, sortants et disponibles, l'évolution des capacités ou la planification à l'avance se résumaient à des conjectures.

“ On ne savait jamais vraiment ce qui se passait dans la cour. Dès que des marchandises entrent et sortent, les chiffres déraillent très vite. ”

David, responsable d'entrepôt

Tap’in avait besoin d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) capable de transformer ses lacunes opérationnelles en gains de performance mesurables.

Accompagner Tap’in dans sa transformation vers un système de gestion d’entrepôt (WMS)

Trouver un véritable partenaire

Tap’in a étudié les différentes options et a choisi Clarus WMS, séduit par son interface intuitive, ses rapports personnalisables et son approche flexible en matière de partenariat.

Alors que d’autres fournisseurs proposaient des systèmes rigides et des processus de personnalisation lents, Clarus a présenté une plateforme WMS conçue pour s’adapter au rythme d’innovation de Tap’in.

“ Avec la plupart des fournisseurs de WMS, on vous répond : ‘Nous ne pouvons pas faire ça’. Avec Clarus, c’est : ‘Bien sûr que nous pouvons’ — et ils le font rapidement. ”

L'équipe opérationnelle de Tap'in a rapidement pris le système en main. En quelques heures seulement, le personnel s'est adapté et a cessé d'errer dans l'entrepôt à la recherche des articles en stock. Le système Clarus WMS les guidait directement vers chaque emplacement de préparation de commande.

“ Tout le monde l’a tout de suite apprécié. C’était simple, intuitif et ça leur a donné confiance. ”

Simplifier ce qui est complexe

L'une des avancées les plus importantes a été réalisée grâce à un nouveau modèle tarifaire “ Prix par litre distribué ” (PPDL). En collaboration avec Clarus, Tap’in a mis au point une structure de facturation qui regroupe plusieurs frais en un seul montant transparent.

Désormais, au lieu de factures complexes, les clients reçoivent un tarif simple au litre, directement lié au volume de leurs expéditions.

“ Avant, nous recevions entre 10 et 15 demandes de précisions concernant la facturation par mois. Aujourd’hui, il n’y en a plus qu’une ou deux. Et nous émettons les factures plus tôt, dès le 1er ou le 2 du mois. ”

– Chay, directeur des opérations

Cette transformation n'était pas seulement d'ordre technique : elle a également bouleversé la façon dont l'équipe de Tap'in abordait la logistique, la facturation et le suivi des performances.

Mise en œuvre de la solution : de la planification à l'exécution

Du papier à la scène

La mise en œuvre du système de gestion d'entrepôt (WMS) Clarus a débuté par une phase de planification collaborative. Ensemble, Clarus et Tap’in ont cartographié les flux de travail actuels, identifié les goulots d'étranglement et conçu des améliorations.

La formation s'est déroulée rapidement, et la mise en route des utilisateurs a été achevée en quelques heures seulement. Les équipes ont ainsi pu passer des tableurs et des blocs-notes à un système de gestion des stocks en temps réel et géolocalisé.

“ On ne peut pas traiter plus de 100 commandes par jour sans automatisation. Aujourd’hui, c’est tout simplement la norme. ”

– Chay, directeur des opérations

Le personnel de l'entrepôt a pu accéder à des tableaux de bord personnalisés et à un système de suivi de localisation. Les données relatives aux stocks sont désormais accessibles, précises et toujours à jour.

Donner plus de moyens au chantier naval

La cour de l'entrepôt, autrefois négligée, a été remise au centre de l'attention. En intégrant le suivi en temps réel de la cour et la validation des inventaires via Clarus, Tap’in a développé un modèle visuel de la capacité de stockage.

Chaque fût a été muni d'une étiquette et fait l'objet d'un suivi. Le personnel pouvait désormais surveiller les volumes entrants et sortants et déterminer le taux d'utilisation du parc de stockage, ce qui lui permettait de prendre des décisions anticipées concernant la répartition de l'espace pendant les pics saisonniers.

“ Je sais désormais exactement quelle est notre capacité de stockage, à quel moment nous atteindrons cette capacité maximale et ce qu’il faut faire pour éviter tout débordement. ”

– Chay, directeur des opérations

Ces informations ont permis d'éviter de louer un espace supplémentaire juste à côté, ce qui a permis de réaliser des économies et de simplifier les opérations.

Résultats obtenus : Le succès du SGE en action

Avantages concrets pour l'entreprise

Cette transformation n'était pas seulement visible, elle était également mesurable. Quelques mois seulement après la mise en œuvre, Tap'in a indiqué :

• Précision des commandes 99%, même à grande échelle
• 90% : réduction du nombre de réclamations relatives à la facturation (de 10 à 15 par mois à 1 ou 2)
• Retour sur investissement en 5 mois, grâce à la réduction des coûts et à l'efficacité des processus
• Traitement plus rapide des commandes, avec plus de 100 sélections par jour, ce qui est désormais la norme
• Optimisation du stockage, ce qui permet d'éliminer les coûts superflus liés aux entrepôts de débordement

“ Clarus a complètement transformé nos processus de travail. Nous avons constaté un retour sur investissement mesurable en l’espace de cinq mois. Grâce au WMS Clarus, nous avons atteint plus de 100 prélèvements par jour sans avoir à embaucher de personnel supplémentaire. ”

– Chay, directeur des opérations

Tap’in dispose désormais d’une vision claire des performances, des capacités et des coûts, ce qui lui permet d’optimiser à la fois la prestation de services et sa rentabilité.

Réflexions des clients et leçons apprises

Culture, confiance et maîtrise

La mise à niveau du système de gestion d'entrepôt (WMS) n'a pas seulement consisté en la mise en place d'un nouveau système : elle a entraîné un véritable changement de culture. Le personnel travaillant dans des services auparavant peu valorisés, comme le parc, bénéficie désormais d'une meilleure visibilité sur ses performances et est récompensé lorsqu'il atteint ses objectifs.

Grâce à la mise en place d'indicateurs clés de performance (KPI), Tap’in met en place des primes liées à la performance et renforce l'engagement de l'ensemble des équipes des entrepôts.

La direction a désormais suffisamment confiance pour planifier la croissance, allouer efficacement les ressources et gérer les périodes de forte affluence sans devoir s'en remettre à des approximations ou à des solutions provisoires.

“ On ne peut pas se développer sans partenaires flexibles. Clarus ne s'est pas contenté de nous fournir un système : ils ont travaillé avec nous, à notre rythme, pour améliorer notre fonctionnement. ”

– Chay, directeur des opérations

Votre chemin vers le succès avec un WMS

Le parcours de Tap’in 3PL, qui est passé d’un chaos administratif basé sur le papier à une gestion numérique, montre tout ce qu’il est possible de réaliser avec une solution WMS adaptée.

En s'associant à Clarus, ils ont transformé leurs difficultés opérationnelles en atouts stratégiques, ce qui leur a permis d'améliorer la précision des commandes, de rationaliser le traitement des commandes et d'éliminer toute confusion au niveau de la facturation.

Si vous êtes confronté à des défis similaires dans le domaine de la logistique des boissons ou dans d'autres secteurs, vous n'avez pas à faire face seul.

Découvrez comment Clarus WMS peut aider votre entreprise à obtenir des résultats similaires.