De implementatie van een magazijnbeheersysteem is een van de belangrijkste operationele veranderingen die een magazijn of 3PL kan doorvoeren. Als dit goed wordt aangepakt, zorgt het voor een overzichtelijkere voorraadbeheersing, een snellere orderverwerking, duidelijkere rapportages en een betrouwbaardere manier om op te schalen. Als het slecht wordt uitgevoerd, leidt dit tot verwarring, onbetrouwbare gegevens, gefrustreerd personeel en een magazijnbeheersysteem dat nooit echt het vertrouwen wint dat het op de werkvloer nodig heeft. Daarom zijn wij van mening dat de implementatie net zo belangrijk is als de keuze van de software. Het systeem mag dan krachtig zijn, maar het go-live-plan bepaalt of het snel bruikbaar wordt of uitmondt in een langdurig herstelproces.
De timing van die beslissing is belangrijker dan ooit. Het Office for National Statistics stelde vast dat het aantal bedrijfsruimten in het Verenigd Koninkrijk dat is geclassificeerd als „vervoer en opslag”, in 2021 88% hoger lag dan in 2011. Meer locaties, meer goederenbewegingen, meer klantvereisten en een grotere complexiteit van het magazijn verhogen allemaal de druk op de kwaliteit van de implementatie. Naarmate de magazijnactiviteiten uitbreiden, kan het magazijnbeheersysteem niet zomaar worden geïmplementeerd alsof het om een eenvoudige software-installatie gaat. Het moet worden geïntroduceerd op een manier die aansluit bij de realiteit van ploegendiensten, pieken, indelingen, klanten en uitzonderingen.
Bron: De opkomst van het Britse magazijn en de “gouden logistieke driehoek”
Door de druk op de arbeidsmarkt wordt een gestructureerde implementatie nog belangrijker. Descartes meldde dat 76% van de leiders in de toeleveringsketen en logistiek te maken hadden met een aanzienlijk tekort aan personeel, waarbij magazijnactiviteiten met 56% tot de zwaarst getroffen functies behoorden. Chris Jones, EVP Industry bij Descartes, zei dat supply chain- en logistieke organisaties “moeite blijven hebben om het personeel, de kenniswerkers en de leidinggevenden te vinden die ze nodig hebben om te floreren.” Voor de implementatie van een magazijnbeheersysteem betekent dit dat het plan niet mag uitgaan van eindeloze vrije tijd, onbeperkte opleidingscapaciteit of ruimte voor herhaalde fouten. Het proces moet vanaf het begin praktisch en veerkrachtig zijn.
Zichtbaarheid is de andere reden waarom de implementatie van een magazijnbeheersysteem zoveel zorg verdient. Zebra meldde dat 91% van de besluitvormers in magazijnen verwacht de komende vijf jaar technologie te gaan gebruiken om de zichtbaarheid in de toeleveringsketen te vergroten, terwijl 80% van de magazijnbeheerders van plan is hun magazijnbeheersysteem te laten communiceren met systemen voor terrein- en transportbeheer. Deze cijfers vertellen ons hetzelfde: het magazijnbeheersysteem is niet langer een op zichzelf staand hulpmiddel. Bij de implementatie moet nu rekening worden gehouden met integraties, rapportage, mobiele workflows en het bredere bedrijfsmodel, en niet alleen met het scannen van barcodes en voorraadlocaties.
Onze ervaring leert dat magazijnen die daadwerkelijk in gebruik worden genomen, niet op giswerk vertrouwen. Ze maken gebruik van een gestructureerd implementatieplan voor het magazijnbeheersysteem, met verantwoordelijken, duidelijke mijlpalen, realistische tijdschema’s en een gezamenlijk begrip van wat “klaar” nu eigenlijk inhoudt. Dat is precies waar deze gids u bij wil helpen.
Wat houdt de implementatie van een magazijnbeheersysteem in?
De implementatie van een magazijnbeheersysteem is het proces waarbij een magazijnbeheersysteem wordt geconfigureerd, getest, geïntegreerd en in de dagelijkse magazijnactiviteiten wordt geïntroduceerd. Dit omvat het in kaart brengen van werkprocessen, het migreren van gegevens, het definiëren van rollen, het voorbereiden van apparatuur en etiketten, het opleiden van teams, het testen van uitzonderingssituaties en het overschakelen van het magazijn van oude naar nieuwe processen zonder dat de dienstverlening wordt onderbroken. Het is niet alleen een technisch project. Het is een programma voor operationele verandering.
Een goede implementatie van een magazijnbeheersysteem moet de systeemlogica koppelen aan het echte magazijn. Dat betekent dat de implementatie moet weergeven hoe goederen binnenkomen, hoe de voorraad wordt opgeslagen, hoe het orderverzamelen in de praktijk verloopt, hoe de ploegendienst wordt overgedragen, hoe klanten worden gefactureerd en waar de lastige randgevallen zich voordoen. We hebben gemerkt dat de snelste manier om problemen te veroorzaken is door te implementeren op basis van een geïdealiseerd procesoverzicht, terwijl je negeert hoe de bedrijfsvoering zich in de praktijk onder druk gedraagt.
McKinsey maakt een soortgelijk punt in zijn onderzoek naar magazijnautomatisering. Het stelt dat de beslissingen die bedrijven nemen tijdens de eerste fasen van strategieontwikkeling, afbakening en planning cruciaal zijn voor het uiteindelijke resultaat, en voegt daaraan toe dat het testen grondig en uitgebreid moet zijn volgens een aanpak waarbij eerst een proefproject wordt uitgevoerd en vervolgens wordt opgeschaald. Hoewel het artikel zich richt op automatisering, zijn wij van mening dat deze les rechtstreeks van toepassing is op de implementatie van magazijnbeheersystemen: de kwaliteit van de planning en de testdiscipline bepalen het resultaat al lang vóór de ingebruikname.
Bron: Haal het maximale rendement uit magazijnrobotica
Daarom moedigen we magazijnteams aan om de implementatie te zien als een stapsgewijze opbouw naar operationeel vertrouwen. Het doel is niet alleen om het systeem in gebruik te nemen. Het doel is om een punt te bereiken waarop het magazijn voldoende vertrouwen heeft in het nieuwe proces om ermee aan de slag te gaan.
Waarom slagen of mislukken implementaties van magazijnbeheersystemen?
De meeste problemen bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem worden niet veroorzaakt door één grote fout. Ze worden veroorzaakt door kleine hiaten in de planning. De gegevens zijn onvolledig. De etiketten zijn nog niet klaar. De testscripts dekken normale bestellingen, maar geen ongebruikelijke. De financiële afdeling is niet op de hoogte van de factureringsregels. De teamleiders zijn getraind, maar het nachtploegpersoneel niet. Het magazijn wil tijdens een piekweek live gaan omdat de kalender dat gunstig leek. Elk probleem lijkt op zichzelf goed op te lossen. Maar samen kunnen ze de eerste dagen van een nieuw magazijnbeheersysteem veel moeilijker maken dan nodig is.
We zien ook patronen van mislukking op het gebied van verantwoordelijkheid. De implementatie van een magazijnbeheersysteem met te weinig duidelijk aangewezen verantwoordelijken loopt meestal uit de hand. De implementatie van een magazijnbeheersysteem met te veel besluitvormers verloopt meestal traag. De beste projecten hebben duidelijke verantwoordelijkheden voor de operationele afdeling, IT, financiën, data, testen, training en goedkeuring, waarbij iedereen begrijpt wat hij of zij moet leveren en wanneer.
Betrokkenheid op de werkvloer is net zo belangrijk als projectbeheer. Uit onderzoek van McKinsey naar communicatie bij transformaties blijkt dat “de meest succesvolle transformaties doelen tastbaar maken en mensen actief betrekken bij het tot stand brengen van verandering”. In hetzelfde artikel staat dat de kans op succes van een transformatie 5,2 keer zo groot is wanneer managers het voor hun teams gemakkelijk maken om de redenen voor verandering te begrijpen. Wij denken dat dit van enorm belang is voor de implementatie van een magazijnbeheersysteem, omdat magazijnteams een nieuwe workflow niet zomaar overnemen omdat deze bestaat. Ze nemen deze pas over als ze begrijpen wat ermee wordt opgelost en zich erop voorbereid voelen om deze te gebruiken.
Naar onze mening hangt een succesvolle implementatie van een magazijnbeheersysteem af van vijf factoren: een realistisch beeld van de bedrijfsvoering, duidelijke verantwoordelijkheden, bruikbare gegevens, gedegen testen en zelfverzekerde medewerkers. Als aan deze vijf factoren is voldaan, verloopt de ingebruikname veel voorspelbaarder. Als er twee of drie ontbreken, kan zelfs een krachtig systeem zwak overkomen.
Onze stapsgewijze handleiding voor de implementatie van een magazijnbeheersysteem
Stap 1: Het magazijn goed in kaart brengen
De eerste stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is het voldoende gedetailleerd in kaart brengen van de huidige werkwijzen om het juiste toekomstige proces te kunnen ontwerpen. Wij raden aan om, waar mogelijk, ter plaatse te beginnen. Loop het hele proces door, van goederenontvangst tot verzending. Kijk hoe ontvangsten worden afgehandeld, waar de voorraad terechtkomt, hoe het bijvullen wordt geactiveerd, hoe het orderverzamelen per klant verschilt en waar teams al gebruikmaken van tijdelijke oplossingen. Een implementatie van een magazijnbeheersysteem die begint met het ter plaatse observeren van de bedrijfsvoering, leidt vrijwel altijd tot een betere configuratie dan een implementatie die uitsluitend op aannames is gebaseerd.
Bij Clarus WMS zijn we ervan overtuigd dat hier een succesvolle implementatie begint. Op onze onboardingpagina leggen we uit dat onze onboarding begint met een grondige analyse van de magazijnactiviteiten, waarbij onze experts nauw samenwerken met het team om elk proces te doorgronden, van goederenontvangst tot goederenuitgifte. We kiezen voor deze aanpak omdat de “rommelige realiteit” van het magazijn vaak belangrijker is dan de keurige versie die in een procesdocument staat beschreven.
Bron: Implementatie: een naadloze overgang
Stap 2: Kies de juiste implementatiepartner en projectstructuur
De tweede stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is het zorgvuldig kiezen van de partner en de projectstructuur. Een systeem kan nog zo goed zijn, maar toch mislukken als de ondersteuning bij de implementatie tekortschiet of te algemeen is. Wij raden aan om een partner te kiezen die de praktijk in het magazijn begrijpt: pieken, ploegendiensten, meerdere belanghebbenden, klantspecifieke uitzonderingen en het belang van het in stand houden van de bedrijfsvoering terwijl er veranderingen plaatsvinden.
Volgens de richtlijnen van McKinsey voor operationele transformatie hebben implementatieplannen en strategieën voor verandermanagement een samenhangende visie, een door medewerkers aangestuurde implementatie en praktische quick wins nodig. Wij vinden dat dit precies de juiste invalshoek is voor de implementatie van een magazijnbeheersysteem. De beste partner beperkt zich niet tot het configureren van schermen. Hij helpt bij het uitstippelen van de weg naar een succesvolle ingebruikname.
Bron: Operations Transformation
Stap 3: Stel het interne projectteam in een vroeg stadium samen
De derde stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is het samenstellen van het juiste interne team. We raden ten zeerste aan om medewerkers van de afdelingen Operations, IT en Finance in het team op te nemen, evenals ten minste één deskundige op magazijngebied die daadwerkelijk op de werkvloer werkzaam is. Als een van deze perspectieven in het project ontbreekt, ontstaan er later vaak hiaten op het gebied van facturering, integraties, procesontwerp of acceptatie.
Voor de implementatie van een magazijnbeheersysteem hoeft het interne team niet enorm groot te zijn, maar het moet wel geloofwaardig zijn. De mensen die het dichtst bij het werk staan, moeten meebepalen hoe het werk in de toekomst zal worden uitgevoerd. Dat leidt tot een betere configuratie en vergroot ook het vertrouwen wanneer het systeem in gebruik wordt genomen.
Stap 4: Maak je gegevens schoon en bereid ze voor
De vierde stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is de gegevensvoorbereiding. Wij beschouwen dit als een van de belangrijkste fasen, omdat slechte gegevens ervoor kunnen zorgen dat een goed systeem al snel onbetrouwbaar lijkt. Artikelstamgegevens, klantregels, leveranciersgegevens, locatiestructuren, maateenheden, tarieflijsten, partijlogica en openstaande orders moeten allemaal vóór de migratie worden gecontroleerd en opgeschoond.
We raden aan om hier meedogenloos te werk te gaan. De implementatie van een magazijnbeheersysteem is niet het juiste moment om jarenlange dubbele velden, halfgebruikte codes of inconsistente logica te behouden, simpelweg omdat “het altijd al zo is gegaan”. Schone gegevens zorgen ervoor dat het magazijn een betere eerste indruk van het systeem krijgt en verminderen het aantal valse meldingen dat na de ingebruikname optreedt.
Stap 5: Het systeem afstemmen op de daadwerkelijke werkprocessen
De vijfde stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is de systeemconfiguratie. Hier zet het project de operationele kennis om in daadwerkelijke werkprocessen. De logica voor goederenontvangst, opslagregels, voorraadstatussen, orderverzamelmogelijkheden, verpakkingsstappen, rapportage, facturering, gebruikersrechten en integraties moeten allemaal weerspiegelen hoe het magazijn na de livegang moet functioneren, en niet alleen hoe de software er in een demo uitziet.
Bij Clarus WMS richten we ons bij de onboarding vooral op het afstemmen van het systeem op de bedrijfsvoering en het vastleggen van een herhaalbaar proces. Dat is precies hoe de implementatie van een magazijnbeheersysteem volgens ons zou moeten verlopen. Een magazijn mag niet worden gedwongen tot onnodige noodoplossingen omdat de implementatie overhaast is uitgevoerd of zonder voldoende inzicht in de bedrijfsvoering is ontworpen.
Bron: Implementatie: een naadloze overgang
Stap 6: Train eerst je supergebruikers en daarna het rest van het team
De zesde stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is training. Wij raden aan om eerst een kleine groep supergebruikers te trainen en hen vervolgens in te zetten om de acceptatie binnen het bredere team te bevorderen. Dit werkt goed omdat het het magazijn zo voorziet van interne experts die zowel het systeem als de praktijk van de werkvloer begrijpen.
De training moet op de specifieke functie zijn afgestemd. Medewerkers bij de goederenontvangst hebben niet precies dezelfde gedetailleerde kennis van de workflow nodig als orderverzamelaars, leidinggevenden of financiële gebruikers. Hoe beter de training aansluit bij de daadwerkelijke taken, hoe soepeler de eerste paar weken na de implementatie van het magazijnbeheersysteem doorgaans verlopen. Het transformatiewerk van McKinsey komt op hetzelfde neer: communicatie met het personeel in de frontlinie en de bekwaamheid van managers hebben een grote invloed op het succes van de verandering.
Stap 7: Test het systeem grondig
De zevende stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is het testen, en wij zijn van mening dat dit het punt is waarop veel projecten ofwel solide worden, ofwel risicovol. Het testen moet zowel standaardprocessen als lastige gevallen omvatten: beschadigde voorraad, tekorten bij ontvangst, artikelen met partijcontrole, klantspecifieke orderverzamelingen, deelleveringen, uitzonderingsgevallen bij de facturering en fouten in gebruikersrechten. Het doel van testen is niet om aan te tonen dat het systeem perfect is. Het is bedoeld om de problemen aan het licht te brengen terwijl het bedrijf nog tijd heeft om ze rustig op te lossen.
In het artikel van McKinsey over magazijnautomatisering staat dat het testen grondig en uitgebreid moet zijn en alle soorten SKU’s en doorvoervereisten moet omvatten, volgens een aanpak waarbij eerst een proefproject wordt uitgevoerd en vervolgens opgeschaald. Wij zijn van mening dat de implementatie van een magazijnbeheersysteem volgens dezelfde discipline moet verlopen. Als het magazijn alleen “happy path”-bestellingen test, wordt de livegang de eerste echte test, en dat is zelden de goedkoopste manier om verrassingen te ontdekken.
Bron: Haal het maximale rendement uit magazijnrobotica
Stap 8: Ga live met goedkeuringsfasen en noodplannen
De achtste stap bij de implementatie van een magazijnbeheersysteem is de daadwerkelijke ingebruikname. In deze fase raden we aan om duidelijke goedkeuringsmomenten in te bouwen: gegevens goedgekeurd, labels goedgekeurd, apparatuur gereed, integraties gecontroleerd, teams getraind, testscenario’s doorlopen en contactpersonen voor ondersteuning vastgesteld. De implementatie van een magazijnbeheersysteem verloopt veel soepeler wanneer “gereed” al vóór de lancering is gedefinieerd, in plaats van dat er op de ochtend zelf nog over wordt gediscussieerd.
We raden ook aan om een noodplan op te stellen. McKinsey merkt op dat een noodplan operationele verstoringen tijdens de implementatie tot een minimum beperkt. In magazijntermen betekent dit dat er afspraken moeten worden gemaakt over wat er gebeurt als een printer uitvalt, als een interface vertraging oploopt, als een proces tijdelijk handmatig moet worden ondersteund, of als een bepaald klantenprofiel de eerste paar dagen extra toezicht nodig heeft. Bij een goede implementatie van een magazijnbeheersysteem wordt niet gedaan alsof er niets mis kan gaan. Er wordt rekening gehouden met eventuele problemen en deze worden binnen de perken gehouden.
Bron: Haal het maximale rendement uit magazijnrobotica
Hoe lang duurt de implementatie van een magazijnbeheersysteem?
De doorlooptijd van de implementatie van een magazijnbeheersysteem hangt af van de omvang van het magazijn, het aantal locaties, de complexiteit van de integraties, de gegevenskwaliteit, de mate van maatwerk en de gereedheid van het team. In grote lijnen zien we dat basisimplementaties doorgaans veel sneller verlopen dan projecten met meerdere locaties of met uitgebreide integraties, maar de echte les is dat het strak aanhouden van de planning belangrijker is dan optimisme. Een kort plan met een gebrekkige voorbereiding verloopt over het algemeen trager dan een realistisch plan met een goede structuur.
In onze gepubliceerde Clarus-gids staat dat de implementatie van een basismagazijnbeheersysteem drie maanden tot meer dan een jaar kan duren, afhankelijk van de omvang of complexiteit van de omgeving. Dat is een breed bereik, maar het geeft de werkelijkheid goed weer. Er is geen algemeen geldend tijdschema voor de implementatie, omdat een eenvoudige operatie op één locatie niet met dezelfde uitdagingen te maken heeft als een drukke 3PL-speler met meerdere klanten.
Tegelijkertijd zijn snelle implementaties mogelijk wanneer de reikwijdte duidelijk is en het magazijn er klaar voor is. Uit het klantverhaal van Campeys blijkt dat het Clarus-team de basis van het WMS binnen een dag operationeel had en dat de operatie al in de eerste week na de livegang 350 pallets verwerkte. We presenteren dit niet als een algemene belofte. We presenteren het als bewijs dat, wanneer gegevens, reikwijdte en de gereedheid van de locatie op elkaar zijn afgestemd, de implementatie van een magazijnbeheersysteem veel sneller kan verlopen dan veel teams verwachten.
Bron: Hoe Campeys met Clarus het AA-certificaat van de BRCGS behaalde
Hoe wij ervoor zorgen dat u bij Clarus WMS goed aan de slag kunt
Als we bij Clarus WMS het over implementatie hebben, bedoelen we niet “op de knop drukken en maar afwachten”. We bedoelen een gestructureerd implementatieplan voor het magazijnbeheersysteem met verantwoordelijken, duidelijke fasen en goedkeuringsmomenten. We zijn vroeg ter plaatse, lopen de bedrijfsvoering grondig door en bouwen het proces op rond hoe het magazijn daadwerkelijk werkt. Dat omvat ploegendiensten, piekmomenten, uitzonderlijke klantgevallen, de feitelijke gegevens en de fysieke indeling, van goederenontvangst tot verzending.
Onze onboarding-pagina geeft de geest van die aanpak weer via een boodschap van Mathew Buttar, hoofd Solutions: “Beschouw ons team als een verlengstuk van het uwe, dat altijd paraat staat om u te helpen, te ondersteunen en samen met u deze reis te doorlopen.” Wij vinden dat citaat belangrijk, omdat de implementatie van een magazijnbeheersysteem het beste verloopt wanneer het aanvoelt als een partnerschap, en niet als een project waarbij de verantwoordelijkheid van de ene afdeling of leverancier naar de andere wordt doorgeschoven.
Wij zijn ook van mening dat het juiste go-live-proces op samenwerking moet zijn gebaseerd, zonder daarbij vaag te worden. We hebben de juiste mensen aan tafel nodig, toegang tot het magazijn, gedegen vakkennis en openhartige gesprekken over uitzonderingsgevallen. In ruil daarvoor krijgt het magazijn een duidelijker traject naar de go-live, een herhaalbaar proces en minder verrassingen wanneer het systeem live in gebruik wordt genomen.
We hebben gezien hoe belangrijk dit is bij klantprojecten. Welch’s Transport gaf aan dat de implementatie snel en soepel verliep, waarbij het intuïtieve ontwerp van het Clarus-platform het team in staat stelde om binnen enkele uren gebruik te maken van realtime gegevens. Ook MSD beschreef de implementatie als indrukwekkend soepel, met op maat gemaakte rollen, dashboards en trainingen die waren afgestemd op de daadwerkelijke operationele behoeften. Deze verhalen zijn belangrijk omdat ze laten zien hoe de implementatie van een gestructureerd magazijnbeheersysteem er in de praktijk uitziet: snel waar dat mogelijk is, gedetailleerd waar dat nodig is, en altijd gericht op vertrouwen in de live bedrijfsvoering.
Bron: Welch’s Transport: Efficiëntie naar een hoger niveau tillen
Klaar om uw magazijnbeheersysteem op de juiste manier in te voeren?
De implementatie van een magazijnbeheersysteem hoeft geen sprong in het onbekende te zijn. De meest succesvolle projecten zijn die waarbij aannames worden vervangen door structuur: duidelijke verantwoordelijken, schone gegevens, realistische tests, doelgerichte training en vastgestelde afleveringsmijlpalen. Als die zaken op orde zijn, draait de livegang veel minder om brandjes blussen en veel meer om een gecontroleerd momentum.
Onze aanbeveling is om te beoordelen waar uw implementatierisico op dit moment het grootst is. Kijk daarbij naar onduidelijkheden in de processen, de kwaliteit van de gegevens, de bezetting tijdens de diensten, klantspecifieke regels en de mate waarin er al sprake is van interne betrokkenheid. Dat zijn doorgaans de aspecten die bepalen of de implementatie van een magazijnbeheersysteem soepel verloopt of onnodig stressvol is.
Bij Clarus WMS zijn we ervan overtuigd dat een goede implementatie ervoor moet zorgen dat u het systeem op de juiste manier in gebruik kunt nemen, en niet alleen maar snel. Wanneer het proces aansluit bij de praktijk in het magazijn en het team vanaf dag één klaar is, begint het systeem veel eerder waarde toe te voegen.
Referenties
Bron: De opkomst van het Britse magazijn en de “gouden logistieke driehoek”
Bron: Haal het maximale rendement uit magazijnrobotica
Bron: Operations Transformation
Bron: Implementatie: een naadloze overgang
Bron: Hoe Campeys met Clarus het AA-certificaat van de BRCGS behaalde
Bron: Welch’s Transport: Efficiëntie naar een hoger niveau tillen