Software zur Bestandssteuerung ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Lagerbetrieb, der Bestände genau nachverfolgen, Lieferengpässe vermeiden und die Einhaltung von Nachbestellpunkten sicherstellen muss. Im Gegensatz zu allgemeiner Bestandsverwaltungssoftware, die oft als Sammelbegriff für jedes System zur Nachverfolgung von Waren dient, konzentriert sich Software zur Bestandssteuerung speziell auf die Genauigkeit und die Kontrollmechanismen, die Abweichungen und Schwund verhindern.
Dieser Leitfaden erklärt, was Bestandssteuerungssoftware ist, wie sie sich von Bestandsverwaltungs- und Lagerverwaltungssystemen unterscheidet, welche Funktionen am wichtigsten sind und wie Sie die richtige Lösung für Ihren Betrieb im Jahr 2026 auswählen und implementieren können.
Was ist eine Software zur Bestandsverwaltung?
Eine Software zur Bestandsverwaltung ist ein speziell entwickeltes Tool, das dazu dient, genaue Bestandsaufzeichnungen zu führen, eine konsequente Nachbestellungsdisziplin durchzusetzen und durch Echtzeit-Datenerfassung sowie automatisierte Nachschubauslöser sowohl Bestandslücken als auch Überbestände zu vermeiden.
Die Kernfunktion ist die Durchsetzung, nicht nur die Transparenz. Das System erfasst jede Bestandsbewegung direkt am Ort des Geschehens (Wareneingang, Kommissionierung, Retouren), überprüft, ob das, was laut System vorhanden sein sollte, auch tatsächlich vorhanden ist, und meldet Abweichungen sofort. Dies unterscheidet sich grundlegend von der Bestandsverfolgung auf Basis von Tabellenkalkulationen, bei der sich Fehler unbemerkt anhäufen und erst bei der Monatsendinventur zutage treten, wenn es bereits zu spät ist, die Ursache zurückzuverfolgen.
Zu den wichtigsten Unterscheidungsmerkmalen von Software zur Bestandsverwaltung gehören:
- Bestandsübersicht in Echtzeit: Jeder Wareneingang, jede Kommissionierung und jede Rückgabe wird sofort im System aktualisiert, sodass der Bestand stets auf dem neuesten Stand ist.
- Automatisierte Nachbestelllogik: Wenn der Lagerbestand unter einen festgelegten Nachbestellpunkt fällt, kann das System automatisch Bestellungen auslösen oder das Team darauf hinweisen, dass es Zeit für eine Bestellung ist.
- Überprüfung am Ort des Geschehens: Barcode-Scannen überprüft, ob die kommissionierten oder eingegangenen Artikel mit den Erwartungen des Systems übereinstimmen, und deckt so Fehler auf, bevor sie den Kunden erreichen.
- Chargen- und Seriennummernverfolgung: Bei Produkten, die eine Rückverfolgbarkeit erfordern, wie beispielsweise Lebensmittel, Arzneimittel oder Bauteile, bietet das System Verfolgung, welche Charge oder Seriennummer sich wo befindet.
- Zyklische Bestandsaufnahmen und Inventuren: Integrierte Zähl-Workflows die eine regelmäßige Überprüfung ermöglichen, ohne dass das Lager stillgelegt werden muss.
- Prüfpfade: Jede Transaktion wird protokolliert. Wenn also eine Unstimmigkeit auftritt, können Sie nachvollziehen, was wann geschehen ist. Das gleiche Prinzip liegt auch jedem Finanzsystem zugrunde. Prüfpfad: eine Aufzeichnung, mit der man Ereignisse im Nachhinein rekonstruieren kann.
Wie sich Bestandsverwaltungssoftware von Bestandsmanagement und WMS unterscheidet
Die Terminologie ist verwirrend, da sich die drei Begriffe überschneiden, aber unterschiedlichen Zwecken dienen.
Die Bestandsverwaltung ist der umfassendste Bereich. Sie umfasst die Bedarfsplanung, das Lieferantenmanagement, die Auftragserteilung und die Bestandsoptimierung. Produkte wie Xero und Wie, Was, Sag ihre Buchhaltungsplattformen um Module zur Bestandsverwaltung zu erweitern. Diese Module helfen Ihnen dabei, zu erkennen, was Sie wann bestellen sollten, sind jedoch auf die Buchhaltung ausgerichtet und darauf ausgelegt, Ihre Buchhaltung zu aktualisieren – nicht aber, den Lagerbetrieb zu steuern.
Die Bestandssteuerung ist die Durchsetzungsebene. Ihr Schwerpunkt liegt darauf, sicherzustellen, dass der Bestand in Ihrem System mit dem Bestand in Ihren Regalen übereinstimmt und dass die Nachbestellregeln tatsächlich eingehalten werden. Sie beantwortet folgende Fragen: “Weiß ich, wo sich jedes einzelne Stück befindet? Ist das, was ich zu haben glaube, tatsächlich hier? Ist etwas, das ich benötige, gerade nicht vorrätig?”
Ein Lagerverwaltungssystem (WMS) ist speziell für den Lagerbetrieb konzipiert. Es steuert die Arbeitsabläufe bei Wareneingang, Einlagerung, Nachschub, Kommissionierung, Verpackung und Versand. Ein umfassendes WMS umfasst als Grundlage die Bestandsverwaltung, geht aber weit darüber hinaus: Es optimiert Kommissionierrouten, verwaltet Laderampenpläne, unterstützt den Betrieb mit mehreren Kunden und automatisiert die Rechnungsstellung für 3PLs. Ein Lagerverwaltungssystem ist genau das Richtige für Sie, wenn Sie ein Distributionszentrum oder einen 3PL-Betrieb leiten. Eine Software zur Bestandsverwaltung ist genau das Richtige für Sie, wenn Sie ein kleineres Lager, ein Einzelhandelslager oder einen Lagerbereich in der Fertigung betreiben oder wenn Sie ein ERP-System, das zu einem Engpass geworden ist, durch strengere Kontrollen ergänzen möchten.
In der Praxis: Sage und Xero verwalten den Lagerbestand. Eine Tabellenkalkulation verwaltet gar nichts. Clarus WMS, Snapfulfil, und Mintsoft sind komplette Lagersysteme. Software zur Bestandsverwaltung wie Cin7, Entfesselt, oder Katana Es nimmt eine mittlere Position ein und bietet Ihnen Kontrolle und Transparenz, ohne die Komplexität und die Kosten eines vollständigen WMS, falls Sie dieses nicht benötigen.
Warum Bestandsmanagement im Jahr 2026 wichtig ist
Drei konkrete betriebswirtschaftliche Probleme machen die Bestandssteuerung zu einer entscheidenden Aufgabe:
Speicherplatzverwaltung
Überbestände binden Kapital im Betriebsvermögen und in Lagermieten. Unterbestände führen zu Umsatzverlusten und verärgern die Kunden. Eine manuelle oder ungenaue Bestandserfassung verschlimmert beide Probleme. Dank Echtzeit-Kontrolle vermeiden Sie, dass Sie 30 Einheiten bestellen, obwohl bereits 25 unterwegs sind, und werden sofort informiert, sobald Sie einen Nachbestellpunkt erreicht haben.
Kundenerlebnis und Bestellgenauigkeit
Wenn ein Kunde über Ihre Website bestellt oder Ihr Vertriebsteam Artikel anbietet, von denen es glaubt, dass sie vorrätig sind, die aber tatsächlich nicht vorrätig sind, untergräbt dies das Vertrauen. Eine scan-verifizierte Kommissionierung verhindert dies bereits im Vorfeld. Die beste Lagerverwaltungssoftware Umfasst eine Echtzeit-Überprüfung, doch schon ein eigenständiges Bestandsverwaltungssystem mit Barcode-Scanning verhindert den Fehlerfall “Wir haben das falsche Teil versandt”, der die Geschäftsbeziehungen gefährdet.
Nachfrage- und Trendprognosen
Mit einem System, das nicht mit der Realität im Einklang steht, lassen sich keine genauen Prognosen erstellen. Wenn Ihre Bestandsdaten nicht mit dem übereinstimmen, was tatsächlich in den Regalen steht, sind Ihre Nachfragesignale nur Rauschen, und Ihre Nachbestelllogik basiert auf reinen Vermutungen.
Kostensenkung
Die Betriebskosten für manuelle Bestandszählungen sind hoch. Der Zeitaufwand für die Suche nach verlegten Artikeln, die Arbeitsstunden, die Mitarbeiter für die Klärung von Unstimmigkeiten aufwenden, und die Schwierigkeiten bei der Bearbeitung von Retouren ohne eindeutigen Prüfpfad summieren sich. Automatisierte Zählprozesse und Echtzeit-Aktualisierungen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
Insbesondere für 3PL-Anbieter ist die Bestandssteuerung zudem die Grundlage für eine korrekte Abrechnung. Prozesse im Wareneingang direkt in die Abrechnung einfließen: Wenn der Wareneingang nicht erfasst wird, werden die Lagerkosten geschätzt, und wenn die Entnahmen nicht überprüft werden, handelt es sich bei den Bearbeitungsgebühren um Schätzwerte. Durch die Automatisierung dieser Verknüpfung lässt sich 3PL-Anbieter holen entgangene Rechnungsumsätze wieder auf. Lagerraum in der St. John’s Hall, ein britischer 3PL-Anbieter, stellte nach der Einführung von Clarus WMS von der manuellen Rechnungsstellung auf die automatisierte Abrechnung um, wodurch sich der Zeitaufwand für die Rechnungsstellung von vier Stunden auf zwanzig Minuten verkürzte und der von zwei Mitarbeitern durchgeführte Abgleichprozess vollständig entfiel.
Kernfunktionen einer Software zur Bestandsverwaltung
Nicht jede Software zur Bestandsverwaltung verfügt über denselben Funktionsumfang. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten. Effektiv Lagerbestandskartierung ist von grundlegender Bedeutung, da es dem System mitteilt, wo sich alles befindet, sodass die Steuerungsmechanismen ordnungsgemäß funktionieren können.
| Funktion | Was es bewirkt | Warum das wichtig ist |
|---|---|---|
| Lagerbestände in Echtzeit | Jeder Wareneingang, jede Entnahme und jede Rückgabe wird sofort im Lagerbestand aktualisiert | Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten, nicht auf den Zahlen von gestern. |
| Nachbestellpunkte und Bestellungen | Das System gibt eine Warnmeldung aus, wenn der Lagerbestand unter einen Schwellenwert fällt; Bestellungen können automatisch generiert werden | Verhindert Lieferengpässe; reduziert den manuell verursachten Aufwand bei der Bestellung |
| Barcode-Scannen | Mobile Geräte scannen Produkt-Barcodes beim Wareneingang und bei der Kommissionierung | Erkennt Fehler direkt an der Stelle, an der sie auftreten; macht die manuelle Dateneingabe überflüssig |
| Nachverfolgung von Chargen- und Seriennummern | Verfolgt, wo sich welche Chargen-/Los- bzw. Seriennummern befinden; ordnet Ablaufdaten bestimmten Chargen zu | Ermöglicht schnelle Rückrufe, unterstützt die Einhaltung der BRC-/HACCP-Vorgaben und verhindert den Verkauf abgelaufener Waren |
| Bestandsverwaltung an mehreren Standorten | Verwaltet den Lagerbestand über mehrere Lagerhäuser oder Lagerbereiche hinweg | Unterstützt den Netzwerkbetrieb; ermöglicht den Transfer zwischen Lagern |
| Zyklische Bestandsaufnahme und Inventur | Integrierte Arbeitsabläufe zur regelmäßigen Überprüfung der Stückzahlen ohne vollständige Abschaltung | Erkennt Abweichungen schnell; kostengünstiger als eine jährliche physische Bestandsaufnahme |
| Berichterstattung und Analytik | Dashboards mit Angaben zur Bestandsgenauigkeit, Umschlagshäufigkeit, zu Artikeln mit geringem Umschlag sowie zu Abweichungen nach Standort | Muster und Ursachen aufdecken; Kauf- und Lagerentscheidungen darauf abstimmen |
| Prüfpfad | Vollständiges Protokoll darüber, wer was wann und von wo aus getan hat | Rückverfolgbarkeit zur Einhaltung von Vorschriften; Möglichkeit, Abweichungen bis zu ihrer Ursache zurückzuverfolgen |
Buchhaltungsorientierte Tools im Vergleich zu betriebsorientierten Tools
Das ist der entscheidende Unterschied, den die meisten Artikel außer Acht lassen, und genau hier geht bei der Softwareauswahl oft etwas schief.
Buchhaltungsorientierte Tools (Sage, Xero, QuickBooks) fügen den Lagerbestand als Hauptbuch hinzu, um den Bestandswert für die Finanzberichterstattung zu erfassen. Sie verwalten Wareneingänge und -ausgänge über Buchungssätze. Nicht das Lagerpersonal ist der Nutzer, sondern der Buchhalter. Wenn ein Lagerleiter fragt: “Wo befindet sich dieser Bestand physisch?” oder “Warum liegt meine Kommissioniergenauigkeit nur bei 97%?”, haben diese Plattformen keine Antwort parat. Sie sind dafür ausgelegt, die Bücher zu aktualisieren, nicht aber den Lagerbetrieb zu steuern.
Betriebsorientierte Tools (Clarus WMS, Snapfulfil, Mintsoft, Cin7, Katana) sind auf Lagerabläufe ausgerichtet. Das Lagerteam ist der Nutzer. Bestandsbewegungen werden von den Mitarbeitern und Systemen erfasst, die die Waren bearbeiten, und nicht von Buchhaltern, die Belege bearbeiten. Betriebsorientierte Tools können die Frage “Warum ist die Genauigkeit gering?” beantworten, da sie jede Kommissionierung, jeden Scan und jede Abweichung protokollieren. Sie decken die eigentliche Ursache auf.
Der Entscheidungsbaum: Wenn Ihr Lager einfach strukturiert ist – eine Person für den Wareneingang, eine Person für die Kommissionierung – und Sie es sich leisten können, den Abgleich manuell durchzuführen, könnte ein buchhaltungsorientiertes Tool ausreichen. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, einen hohen Durchsatz oder komplexe Strukturen mit mehreren Standorten, benötigen Sie ein betriebsorientiertes Tool.
Software zur Bestandsverwaltung nach Branchen
3PL und Multi-Client-Lagerhaltung
Die Bestandsverwaltung ist von grundlegender Bedeutung, da der Lagerbestand jedes Kunden vollständig sein muss getrennt: separate Nachbestellpunkte, separate Rechnungsstellung, separate Berichterstellung. Ein buchhaltungsorientiertes Tool kann das nicht leisten. Ein Vollwertiges WMS wie Clarus ist speziell dafür konzipiert. Für kleinere 3PL-Anbieter kann eine webbasierte Plattform zur Bestandsverwaltung mit Unterstützung für mehrere Standorte und Kundentrennung geeignet sein, wobei Sie die Rechnungsstellung und die Integration der Spediteure jedoch separat verwalten müssen.
Speisen und Getränke
Die Verwaltung von Verfallsdaten und Chargen ist unverzichtbar. FEFO (first expired, first out) Die Rotation muss vom System und nicht mithilfe von Notizblöcken durchgesetzt werden. Für die BRC-Double-A-Zertifizierung und Lebensmittelsicherheitsaudits benötigen Sie den Nachweis, dass Rückrufe innerhalb von Minuten und nicht erst nach Stunden durchgeführt werden können. Ein speziell entwickeltes WMS Das wird nativ unterstützt; eine Bestandsverwaltungssoftware kann dies ebenfalls leisten, sofern die Chargen- und Verfallsdatenerfassung zu den Kernfunktionen gehören.
Einzelhandel
Software zur Bestandsverwaltung im Einzelhandel verfügt häufig über eine Kassensystem-Integration, sodass die Bestandsdaten bei jedem Verkauf sofort aktualisiert werden. Fehlbestände sind für den Einzelhandel verheerend. Eine Echtzeit-Kontrolle beugt ihnen vor. Software zur Bestandsverwaltung im Einzelhandel reicht von Kostenlose Software zur Bestandsverwaltung von sehr kleinen Betrieben bis hin zu Plattformen für mittelständische Unternehmen.
Großhandel und Vertrieb
Der Betrieb mehrerer Lager, komplexe Lieferantenbeziehungen und vielschichtige Kundenkontostrukturen sind an der Tagesordnung. Sie benötigen eine standortübergreifende Bestandsverwaltung, die sich in Ihr ERP-System (Sage, Dynamik, NetSuite) ohne es zu ersetzen. Genau hier spielt webbasierte Software zur Bestandsverwaltung ihre Stärken aus: Sie behalten Ihr Finanzsystem bei, lagern die Gewährleistung der Lagergenauigkeit jedoch an einen Spezialisten aus.
Fertigung
Komponenten und Rohstoffe müssen rückverfolgbar und genau sein, da die Produktionspläne davon abhängen. Quarantäneabläufe (Material, das die Qualitätskontrolle nicht besteht, muss separat gelagert werden) sind von entscheidender Bedeutung. Software zur Bestandsverwaltung in der Fertigung ist mit Stücklisten und Produktionsplänen verknüpft und weist auf Komponentenengpässe hin, bevor es zu einem Stillstand der Produktionslinie kommt.
Beliebte Software zur Bestandsverwaltung
Hier finden Sie einen Überblick über die benannten Lösungen, ihre Einsatzbereiche und ihre ungefähre Positionierung:
| Plattform | Typ | Am besten für |
|---|---|---|
| Xero | Modul „Buchhaltung + Lagerverwaltung“ | Kleine Unternehmen, mit nur einem Standort, bei denen die Buchhaltung im Vordergrund steht |
| Sage 200 | ERP + Bestandsmodul | Mittelstand, Schwerpunkt Rechnungswesen, vor Ort oder in der Cloud |
| Zoho Inventory | Webbasierte Bestandsverwaltung | Kleine bis mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten, die auf ihr Budget achten |
| Cin7 Core | Webbasierte Bestandsverwaltung | E-Commerce mit mehreren Standorten und Vertriebskanälen, SaaS |
| Unleashed Software | Webbasierte Bestandsverwaltung | Kleine bis mittelständische Unternehmen, cloud-native, mit hohem Integrationsaufwand |
| Katana | Produktionsbestand / MRP | Fertigung und Montage, Chargenverfolgung, Produktionsplanung |
| Sortly | Einfache visuelle Bestandsaufnahme | Sehr kleine Betriebe, ein Standort, „Visual-First“ |
Der Wechsel von On-Premise-Lösungen zur Cloud hat die Bestandsverwaltungssoftware erheblich vereinfacht.
Lokale Systeme (Sage 200 auf lokalen Servern, ältere WMS-Systeme) erfordern eine IT-Infrastruktur: Server, Datensicherungen, Wartung, Upgrades. Die Anschaffungskosten sind höher. Sie haben die physische Kontrolle über die Daten. Der Support ist langsamer, da alles maßgeschneidert ist.
Webbasierte und Cloud-Systeme (Cin7, Unleashed, Zoho Inventory, Clarus WMS) laufen im Browser oder in einer mobilen App. Keine Server. Keine Upgrades – darum kümmert sich der Anbieter. Automatische Backups. Schnellere Bereitstellung, da vor Ort nichts installiert werden muss. Dank des „Mobile-First“-Designs können Lager Mitarbeiter ihre Smartphones oder Tablets nutzen. Die Integration erfolgt über eine API, sodass ein Wechsel zu einem neuen Lieferantensystem nicht bedeutet, dass das WMS komplett ausgetauscht werden muss.
Gerade bei Software zur Bestandsverwaltung ist die Cloud mittlerweile zum Standard geworden, da der Zugriff in Echtzeit entscheidend ist. Wenn Ihr Lagerteam, Ihr Buchhalter und Ihre Kunden (bei einem 3PL-Anbieter) gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus Einblick in den Lagerbestand benötigen, ist eine webbasierte Lösung die einzige sinnvolle Option.
Wie viel kostet eine Software zur Bestandsverwaltung?
Die Preise variieren je nach Produkt erheblich, und die Preislisten der Anbieter ändern sich häufig. Betrachten Sie die unten aufgeführten Zahlen daher bitte als Anhaltspunkt, den Sie direkt bestätigen sollten, und nicht als festes Angebot.
Sehr einfach (Kleinunternehmen mit einem Standort)
Tools wie Sortly Zoho Inventory oder eine einfache Tabellenkalkulation sind für einen einzelnen Standort mit einer geringen Anzahl an Artikelnummern (SKUs) gedacht und liegen preislich in der Regel am unteren Ende des Marktes.
Mittelstand (mehrere Standorte, mehrere Benutzer, webbasiert)
Webbasierte Plattformen, die für mehr als einen Standort und mehr als einen Benutzer konzipiert sind, gehören in der Regel zum Mittelklasse-Segment – eine Stufe über Tools für einzelne Standorte, aber noch weit entfernt von einem vollwertigen WMS.
Umfassendes WMS (3PL, Multi-Client, komplexe Arbeitsabläufe)
Ein vollwertiges WMS lässt sich an die Anzahl der Benutzer, Standorte und Integrationen anpassen. Clarus ist ab 1.000 £ pro Monat im Rahmen von monatlich verlängerbaren Verträgen ohne langfristige Bindung erhältlich. Die Gesamtkosten verstehen WMS-Kosten, einschließlich Implementierung, Schulung und fortlaufendem Support, hilft Ihnen dabei, einen fairen Vergleich zwischen den verschiedenen Plattformen anzustellen.
Unternehmenssysteme (Snapfulfil, Mintsoft, Auf Delta WMS zugreifen, Körber)
Die Preise werden hier in der Regel individuell kalkuliert, basierend auf der Anzahl der Nutzer, der Standorte und der Komplexität der Integration, wobei die Implementierung als separater, projektbezogener Kostenpunkt hinzukommt.
Neben den Softwarekosten sind die Implementierungszeit (2 bis 12 Wochen), die Datenmigration (vom alten zum neuen System) und Schulungen (zur Nutzung durch Ihr Team) zu berücksichtigen. Eine webbasierte Lösung für mittelständische Unternehmen kann in 4 bis 6 Wochen betriebsbereit sein. Ein vollständiges WMS benötigt in der Regel 8 bis 16 Wochen. Unternehmensplattformen können mehr als 6 Monate in Anspruch nehmen.
Kann man Excel oder Tabellenkalkulationsprogramme für die Bestandsverwaltung nutzen?
Kurze Antwort: Tabellenkalkulationen funktionieren so lange, bis sie nicht mehr funktionieren – und wenn es dazu kommt, sind die Folgen oft katastrophal.
Wo sich Tabellenkalkulationen eignen: sehr kleine Betriebe (ein Standort, eine Person, geringe Artikelanzahl, so wenig Betrieb, dass die manuelle Aktualisierung keinen Engpass darstellt). Eine Tabellenkalkulation mit Formeln für Nachbestellpunkte und die Berechnung des Lagerbestands reicht für ein Lager mit 500 Artikeln und einem Mitarbeiter aus.
Wo Tabellenkalkulationen versagen:
- Mehrere Benutzer: Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Tabelle bearbeiten, kommt es zu Datenverlusten. Die Änderungen der einen Person überschreiben die der anderen. Dies lässt sich bei Excel nicht vermeiden.
- Keine Überprüfung: Eine manuelle Erfassung ist eine manuelle Erfassung. Es wird nicht überprüft, ob der Wareneingang tatsächlich mit dem Lieferschein übereinstimmt oder ob die kommissionierten Artikel der Bestellung entsprechen. Fehler häufen sich unbemerkt an und treten erst bei der Inventur zutage.
- Kein Nachverfolgungspfad: Wenn Lagerbestände fehlen, wissen Sie nicht, wer sie wann und warum bewegt hat. Sie können die Diskrepanz nicht auf eine bestimmte Aktion zurückführen.
- Langsame Inventuren: Alles muss manuell gezählt werden, da die Tabellenkalkulation weder bei den Zählabläufen noch bei der Logik der zyklischen Inventur hilft. Eine vollständige Jahresinventur ist die einzige Option, was jedoch kostspielig ist und den Betriebsablauf beeinträchtigt.
- Skalierungsprobleme: Mit steigendem Volumen wird die Tabellenkalkulation zum Engpass. Das Hinzufügen von 500 neuen Artikelnummern und eines zweiten Lagerstandorts bringt Ihre Struktur zum Einsturz. Die Formeln für Nachbestellungen funktionieren nicht mehr zuverlässig. Sie verbringen mehr Zeit damit, die Tabellenkalkulation zu reparieren, als das Lager zu betreiben.
- Keine Integration: Wenn Bestellungen über Shopify, per E-Mail, EDI und Telefon eingehen, werden sie manuell in eine Tabellenkalkulation eingegeben. Wenn der Lagerbestand wieder mit Ihrer E-Commerce-Website synchronisiert werden muss, geschieht dies manuell oder über einen umständlichen Export-Import-Prozess.
Das typische Versagensmuster: Eine Tabellenkalkulation funktioniert zwei Jahre lang einwandfrei. Dann stellen Sie einen zweiten Mitarbeiter ein. Beide nutzen die Tabellenkalkulation. Die Aktualisierungen einer Person gehen verloren. Es treten Bestandsabweichungen auf. Sie führen eine Notfallinventur durch und stellen fest, dass Ihr Verkaufsschlager ausverkauft ist, Sie aber 200 Einheiten von einem Artikel haben, den Sie seit einem Jahr nicht mehr verkauft haben. In diesem Moment versagen Tabellenkalkulationen, und Sie befinden sich in einer Krisensituation, in der Sie eine Einkaufsentscheidung treffen müssen, die Sie nicht geplant hatten.
Wenn Sie über Tabellenkalkulationen nachdenken, fragen Sie sich: “Wenn unsere Auftragszahlen um das Zehnfache steigen würden, könnte eine Tabellenkalkulation da noch mithalten?” Wenn die Antwort „Nein“ lautet, sind Sie bereits über sie hinausgewachsen.
Was ist der Unterschied zwischen Bestandsüberwachung und Bestandsmanagement?
Die Bestandsverwaltung ist der strategische Aspekt: Nachfrageprognosen erstellen, Nachbestellpunkte festlegen, Lieferantenbeziehungen pflegen und entscheiden, wie viel Sicherheitsbestand vorgehalten werden soll. Die Bestandskontrolle ist der taktische Aspekt: Sicherstellen, dass die Nachbestellpunkte tatsächlich eingehalten werden, dass die Bestandszahlen mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen und dass jede Einheit erfasst ist.
Man kann eine gute Bestandsverwaltung (kluge Entscheidungen darüber, wie viel bestellt werden soll) bei schlechter Bestandskontrolle haben (keine Ahnung, ob man tatsächlich das vorrätig hat, was das System anzeigt). Ohne zumindest eine ordentliche Bestandsverwaltung kann es keine gute Bestandskontrolle geben.
Die beste Software für die Bestandsverwaltung unterstützt Sie bei der Prognose. Die beste Software für die Bestandskontrolle hilft Ihnen bei der Überprüfung und Durchsetzung. Ein umfassendes WMS kann beides.
So wählen Sie eine Software zur Bestandsverwaltung aus und setzen sie um
Vier Kriterien, die es abzuwägen gilt:
1. Passt es zu Ihrer Betriebsart?
3PL-Anbieter benötigen eine Trennung nach Kunden. In der Lebensmittelbranche ist die Nachverfolgung von Chargen und Verfallsdaten erforderlich. Im Einzelhandel ist eine POS-Integration notwendig. In der Fertigung muss die Integration von Produktionsplänen gewährleistet sein. Passen Sie die Software an Ihre Betriebsabläufe an – und nicht umgekehrt. Ein universelles Tool zur Bestandsverwaltung für einen 3PL-Anbieter zu zwingen, ist wie der Einsatz eines PKWs für den Schwertransport: zwar möglich, aber ineffizient und frustrierend.
2. Lässt es sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren?
Wenn Sie Shopify Lässt sich die Bestandsverwaltungssoftware im E-Commerce mit Shopify synchronisieren? Wenn Sie Sage für die Buchhaltung nutzen, lässt sie sich dann in Sage integrieren? Wenn Sie bestimmte Versanddienstleister nutzen, kommuniziert sie dann mit diesen? Jede Integration, die nicht möglich ist, bedeutet manuellen Aufwand. Manueller Aufwand lässt sich nur schwer skalieren.
3. Ist der Zeitplan für die Umsetzung für Ihr Unternehmen realistisch?
Eine zweiwöchige Implementierung ist für einen komplexen Betrieb unrealistisch. Eine sechsmonatige Implementierung ist für ein kleines Unternehmen übertrieben. Passen Sie die Einführungszeit an die Größe und Komplexität Ihres Betriebs an. Bei webbasierten Systemen sind 4 bis 8 Wochen der Standard. Bei einem vollständigen WMS sind 8 bis 16 Wochen üblich. Verlangen Sie einen klaren Projektplan, bevor Sie sich festlegen.
4. Wie sieht das Support-Modell aus?
Bei der Bestandsverwaltung kommt es auf Echtzeit-Support an. Wenn an einem Freitag um 16 Uhr ein kritischer Prozess ausfällt und der Support erst am Montagmorgen reagiert, haben Sie ein Lager voller Waren, die Sie nicht ausliefern können. Clarus bietet eine Reaktionszeit des Supports von unter zwei Minuten. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal, für das es sich lohnt zu zahlen, wenn Sie für Ihren Geschäftsbetrieb auf das System angewiesen sind.
Der Implementierungsprozess verläuft in der Regel nach folgendem Ablauf: Erfassung (Verständnis Ihrer Arbeitsabläufe), Datenaufbereitung (Bereinigung Ihrer bestehenden Bestandsdaten und Produktdaten), Konfiguration (Einrichtung von Nachbestellpunkten, Standorten und Benutzerberechtigungen), Testphase (paralleler Betrieb mit Ihrem Altsystem über 1 bis 2 Wochen) und Go-Live (Umstellung). Das größte Risiko liegt bei der Inbetriebnahme: Sind Ihre alten Daten fehlerhaft (unvollständig, inkonsistent, lückenhaft), wird Ihr neues System diese Probleme übernehmen. Planen Sie daher im Vorfeld Zeit für die Datenbereinigung ein.
Sprechen Sie mit einem Lagerfachmann
Wenn Sie gerade verschiedene Optionen abwägen und sehen möchten, wie ein speziell entwickeltes Bestandsverwaltungssystem in der Praxis funktioniert, lohnt es sich, mit Clarus ins Gespräch zu kommen. Wir arbeiten mit 3PL-Anbietern und Distributoren in ganz Großbritannien zusammen, um eine Lagerverwaltungssoftware zu implementieren, die sich Ihren Arbeitsabläufen anpasst – und nicht umgekehrt.
Kontaktieren Sie unser Team um Ihre Anforderungen zu besprechen.