Por el equipo de contenidos de Clarus · Última actualización: 9 de junio de 2026

Si gestionas un almacén o una operación de logística 3PL, ya sabes que la planificación del espacio y la asignación de ubicaciones en el almacén pueden ser tanto tu ventaja secreta como tu quebradero de cabeza diario. A medida que los perfiles de los pedidos se fragmentan, el número de SKU se dispara y los clientes dan por sentado que la entrega al día siguiente es la norma, el antiguo enfoque de la planificación del espacio —basado en un “bosquejo aproximado del almacén y en el conocimiento empírico”— simplemente ya no da la talla.

Solo en el Reino Unido, el sector del almacenamiento ha crecido en torno a los 61% desde 2015 y ahora se acerca a los 700 millones de pies cuadrados de superficie, siendo los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) el principal grupo de ocupantes. (La logística es importante) Esa expansión implica más ubicaciones que gestionar en el mapa de tu almacén, más decisiones que tomar sobre la asignación de ubicaciones y más presión para sacar el máximo rendimiento a cada ruta de preparación de pedidos. Si se hace bien, la optimización de la distribución del almacén convierte esa complejidad en procesos claros y repetibles. Si se hace mal, se traduce en pasillos congestionados, palés que faltan, reasignaciones de última hora y equipos de preparación de pedidos agotados.

Vemos el mismo patrón una y otra vez cuando revisamos la distribución del almacén para nuevos clientes. Las normas de asignación de ubicaciones existen sobre el papel, pero la distribución real del almacén en el SGA ya no se corresponde con la realidad. Las ubicaciones se han reutilizado de forma improvisada, las zonas de preparación de pedidos se han ido acercando a la zona de envío “solo para los picos de demanda”, y nadie confía del todo en la distribución cuando algo sale mal. Esa desconexión entre la distribución del almacén y la asignación real de ubicaciones suele ser la causa principal de los problemas de precisión y productividad.

En Clarus WMS, consideramos que la planificación del almacén y la optimización de la asignación de ubicaciones son parte de la infraestructura básica, y no un proyecto puntual. El objetivo no es crear un mapa estático y bonito, sino un modelo dinámico de sus ubicaciones y asignaciones que determine la secuencia de recorrido, el tiempo de desplazamiento, la reposición y la gestión de excepciones. En este artículo, responderemos a las preguntas más frecuentes que nos plantean los responsables de almacenes y de empresas de logística externa (3PL) sobre la cartografía y la asignación de ubicaciones, compartiremos lo que revelan los datos y mostraremos cómo abordamos en la práctica la optimización de la cartografía del almacén.

¿Qué es la cartografía de almacenes y por qué es importante?

El mapa del almacén es la representación digital de tu espacio físico —cada zona, pasillo, bahía, nivel y ubicación— que utiliza tu sistema de gestión de almacenes (WMS) para almacenar y recuperar existencias. Cuando el mapa del almacén se elabora correctamente, la estructura de tus ubicaciones respalda directamente las decisiones de asignación de ubicaciones, las rutas de preparación de pedidos y la visibilidad del inventario. Cuando el mapeo del almacén se realiza con prisas o se deja que evolucione de forma orgánica, las reglas de asignación de ubicaciones resultan más difíciles de aplicar y cada excepción tarda más en resolverse.

Una estructura sólida de mapeo de almacén suele partir de un código de ubicación que divide el almacén en elementos lógicos (por ejemplo, centro, zona, pasillo, columna, fila y ubicación). Ese código de mapeo de almacén es el que utiliza tu SGA para determinar las secuencias de recorrido, el orden de las rutas de preparación de pedidos y la lógica de reposición. Si la estructura subyacente del mapa del almacén es inconsistente —pasillos que faltan, ubicaciones reutilizadas, códigos no estándar—, cualquier optimización de la asignación de ubicaciones que intentes aplicar sobre ella resultará inestable.

Desde el punto de vista de los costes, la planificación del almacén es importante porque la preparación de pedidos supone la mayor parte de la mano de obra. LIDD estima que, en un almacén típico, la preparación de pedidos representa aproximadamente la mitad de toda la mano de obra, y que cerca de la mitad de ese tiempo se dedica simplemente a desplazarse entre las distintas ubicaciones. (LIDD) Si la distribución del almacén es desordenada y la asignación de ubicaciones es ineficiente, el tiempo perdido caminando se multiplica en cada turno. Por el contrario, una distribución ordenada del almacén, junto con una optimización inteligente de la asignación de ubicaciones, significa que cada metro adicional recorrido se ha sacrificado deliberadamente a cambio de una mejor ergonomía, una mejor agrupación de lotes o un mejor aprovechamiento del espacio.

La cartografía del almacén es también la columna vertebral de la trazabilidad. En entornos 3PL con múltiples clientes y acuerdos de nivel de servicio (SLA) estrictos, a los organismos reguladores no les importa el aspecto de tus estanterías; lo que les importa es que tu sistema pueda demostrar dónde ha estado cada palé. Un mapeo preciso del almacén y una asignación de ubicaciones rigurosa garantizan que cada escaneo vincule una unidad de almacenamiento con una ubicación real y auditable, incluso cuando se recurre a espacios de desbordamiento temporales o a cobertizos externos.

¿Cómo contribuye la optimización de la asignación de huecos a reducir el tiempo de desplazamiento y los costes de mano de obra?

La optimización de la asignación de ubicaciones es el proceso de decidir dónde debe ubicarse cada SKU en la distribución de tu almacén para minimizar los desplazamientos, proteger las mercancías frágiles y cumplir con los compromisos de servicio. Mientras que la distribución del almacén define el “marco”, la asignación de ubicaciones es la forma en que utilizas ese marco en el día a día. La asignación de ubicaciones basada en datos puede tener un impacto espectacular: varios estudios sugieren que una asignación inteligente puede reducir el tiempo de desplazamiento de los preparadores de pedidos hasta en un 30%, especialmente en almacenes grandes con un elevado número de SKU. (bizbloqs.com)

Una buena optimización de la asignación de ubicaciones suele combinar tres elementos con la distribución de tu almacén:

• Velocidad: referencias de alta rotación situadas más cerca del punto de envío y a alturas de recogida ergonómicas
  
• Afinidad: Los artículos que suelen pedirse juntos se ubican uno al lado del otro en el plano del almacén
  
• Restricciones: peso, clase de riesgo, temperatura, FEFO/FIFO y normas de asignación de ubicaciones específicas para cada cliente
  

Dado que la preparación de pedidos representa una parte tan importante del trabajo en el almacén, incluso las pequeñas mejoras en la asignación de ubicaciones se amortizan rápidamente. LIDD señala que la preparación de pedidos supone alrededor del 50% del trabajo en el almacén, y que aproximadamente la mitad de ese tiempo se dedica a desplazarse a pie. (LIDD) Reducir los desplazamientos mediante una mejor optimización de la asignación de franjas horarias no solo ahorra minutos, sino que mejora directamente el número de recogidas por hora y reduce la fatiga, lo que a su vez disminuye los errores en la recogida y otros errores.

La optimización moderna de la asignación de ubicaciones va más allá del análisis ABC puntual basado en la demanda anual. Muchos proveedores de logística externos (3PL) actualizan ahora la asignación de ubicaciones mensualmente o incluso semanalmente, utilizando un historial de pedidos de entre 26 y 52 semanas para alimentar algoritmos que recomiendan nuevas zonas de preparación de pedidos y puntos de reposición, respetando al mismo tiempo la distribución subyacente del almacén. Hay orientaciones externas que respaldan este cambio: los expertos de LIDD sostienen que una asignación eficaz de ubicaciones equilibra los datos de movimiento con la ergonomía y los límites de capacidad, en lugar de perseguir únicamente la minimización del tiempo de desplazamiento. (LIDD)

En nuestro trabajo, solemos empezar por comparar la “guía” de la asignación de huecos con la distribución actual del almacén: qué SKU debería estar en las «zonas doradas», que de hecho existen, y que se encuentran aisladas en rincones de poco tránsito. Al introducir cambios en la asignación de ubicaciones por oleadas —quizás un pasillo o un cliente cada vez—, proteges las operaciones diarias al tiempo que mejoras de forma constante la distribución del almacén y la optimización de la asignación de ubicaciones.

¿Qué datos necesitas realmente para la cartografía de almacenes?

Una preocupación habitual es que la cartografía del almacén y la optimización de la asignación de ubicaciones requieran planos CAD perfectos antes de poder empezar. En realidad, la mayoría de las plataformas WMS (incluido Clarus WMS) crean el mapa operativo a partir de datos maestros estructurados sobre ubicaciones, en lugar de basarse únicamente en un gemelo digital. Para realizar una cartografía práctica del almacén, normalmente se necesitan tres capas de datos:

1. Estructura de ubicaciones para la asignación de almacenes
   
   • Identificadores de emplazamiento, edificio y zona
     
   • Códigos de pasillo, módulo/columna, nivel/fila y ubicación
     
   • Tipos de ubicaciones (zona de preparación de pedidos, almacenamiento a granel, zona de tránsito, devoluciones, cuarentena, etc.)
     
2. Características físicas que favorecen la optimización de la asignación de huecos
   
   • Dimensiones y peso máximos de los palés por ubicación
     
   • Restricciones de temperatura o de riesgo por zona
     
   • Si una ubicación es adecuada para la preparación de pedidos por caja, por unidad o por palé completo
     
3. Datos maestros de productos y datos de movimientos para la asignación de ubicaciones
   
   • Dimensiones y peso por referencia
     
   • Velocidad, frecuencia de línea de pedido y unidad de medida
     
   • Normas especiales: FEFO, lotes, artículos serializados, restricciones específicas del cliente
     

Una vez que se dispone de estos datos, el WMS puede generar automáticamente el mapa del almacén en forma de vista de cuadrícula, de modo que los supervisores puedan ver dónde se encuentra cada estantería y cada ubicación en relación con la zona de expedición o la de entrada de mercancías. En Clarus WMS, por ejemplo, el mapa se basa en los códigos de ubicación y la secuencia de recorrido, y no al revés, por lo que puedes centrarte en ajustar correctamente la lógica del mapa del almacén antes de preocuparte por los pequeños retoques visuales.

El dato que más se suele pasar por alto en la cartografía de almacenes es secuencia de pasos. En muchos sistemas, las rutas de recogida se ordenan según un campo de secuencia sencillo asociado a cada ubicación en el mapa: la “ubicación 1” podría ser el punto más alejado, en la esquina del fondo, mientras que la “ubicación 10 000” estaría junto a la zona de salida de mercancías, o al revés. Decidir si la asignación de ubicaciones debe discurrir hacia la zona de expedición o alejarse de ella puede reducir considerablemente el tiempo de cada ruta, especialmente en módulos de preparación de pedidos de alta densidad.

Nuestra recomendación es que los datos maestros de ubicaciones y productos se consideren una responsabilidad conjunta de los departamentos de operaciones y de TI, y no un proyecto puntual del sistema de gestión de almacenes (WMS). La asignación de ubicaciones y la distribución de las ubicaciones en el almacén solo se mantienen en buen estado si alguien se encarga de establecer las normas de datos, audita el uso de las ubicaciones y limpia las ubicaciones huérfanas tras las reconfiguraciones o los cambios solicitados por los clientes.

¿Cómo contribuyen los gemelos digitales y los mapas de calor a mejorar la optimización de la distribución en los almacenes?

A menudo se habla de los gemelos digitales y los mapas de calor como herramientas futuristas, pero su valor es muy concreto a la hora de abordar la optimización de la distribución del almacén. Un gemelo digital es, sencillamente, una réplica virtual de las operaciones de tu almacén con la que puedes experimentar de forma segura. McKinsey describe los gemelos digitales como una forma de “diseñar, simular y probar nuevas operaciones de almacén” de forma virtual antes de realizar cambios en las instalaciones reales, lo que ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia entre un 20 % y un 25% sin interrumpir las operaciones en curso. (McKinsey & Company)

En lo que respecta a la planificación de almacenes, un gemelo digital te permite probar nuevas disposiciones de pasillos, zonas de preparación de pedidos adicionales o estrategias alternativas de asignación de ubicaciones utilizando datos reales de pedidos. Puedes plantearte preguntas como:

• ¿Y si trasladamos nuestras 50 referencias más vendidas a una nueva zona de recogida rápida en el plano?
  
• ¿Cómo cambia el desplazamiento entre pasillos si invertimos el orden de marcha en dos pasillos?
  
• ¿Qué ocurre con la carga de reposición si reducimos a la mitad la capacidad de las zonas de preparación de pedidos?
  

Proveedores como Optioryx afirman que la planificación de rutas basada en gemelos digitales puede reducir las distancias a recorrer a pie en el almacén entre un 20 % y un 50%, al generar rutas optimizadas y señalar los puntos de congestión en el modelo virtual antes de modificar el plano del almacén. (blog.optioryx.com) Aunque no implementes un modelo 3D completo, el principio sigue siendo el mismo: primero simula y, después, modifica tus reglas de asignación y ubicación.

Por su parte, los mapas de calor son una forma más sencilla, pero eficaz, de visualizar dónde se produce realmente la actividad en el plano de tu almacén. LIDD señala que “los mapas de calor pueden aportar información valiosa sobre las rutas de preparación de pedidos, destacando las más eficientes e identificando las zonas propensas a sufrir atascos”. (LIDD) Incluso con una herramienta básica de inteligencia empresarial (BI), puedes utilizar los eventos de escaneo (o las lecturas de RTLS/RFID, si están disponibles) para superponer la densidad de movimiento sobre el plano de tu almacén e identificar:

• Puntos conflictivos en los que la asignación de franjas horarias está provocando tráfico cruzado
  
• Zonas frías en las que no se aprovechan al máximo la planificación de almacenes y la asignación de ubicaciones
  
• Pasillos en los que el tiempo de recorrido es sistemáticamente superior al previsto
  

Según nuestra experiencia, el enfoque más pragmático consiste en utilizar el sistema de gestión de almacenes (WMS) como única fuente de información fiable para la distribución del almacén y las reglas de asignación de ubicaciones, y luego exportar los datos de movimientos a una plataforma de inteligencia empresarial (BI) para crear mapas de calor. De este modo, se mantiene el control mediante el WMS, al tiempo que se proporcionan a los equipos de operaciones herramientas visuales que les permiten cuestionar y perfeccionar sus decisiones sobre la optimización de la distribución del almacén.

¿Cuándo deberían los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) revisar su estrategia de asignación y distribución de espacio?

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL), la planificación del almacén y la asignación de ubicaciones nunca están “terminadas”. Las carteras de clientes evolucionan, la gama de productos varía según la estacionalidad y los nuevos acuerdos de nivel de servicio (SLA) exigen distintos niveles de capacidad de respuesta. Normalmente recomendamos a los 3PL que establezcan una periodicidad para la optimización de la planificación del almacén, en lugar de esperar a que surjan los problemas.

Como mínimo, un proveedor de servicios logísticos externos (3PL) debería revisar anualmente la distribución del almacén y la asignación de huecos, y realizar una revisión más exhaustiva cada vez que se produzca una de estas tres circunstancias:

1. Incorporación de nuevos clientes
   La llegada de un nuevo cliente con un perfil de pedidos o unos estándares de embalaje muy diferentes debería dar lugar, casi siempre, a una revisión exhaustiva del diseño de zonas, las normas de asignación de ubicaciones y las secuencias de recorrido en el plano del almacén. Sin ello, los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) suelen acabar añadiendo nuevas zonas de preparación de pedidos a las antiguas estructuras del plano, lo que genera ineficiencias permanentes.
   
2. Crecimiento sostenido de los pedidos o proliferación de referencias
   UKWA y Savills destacan cómo el comercio electrónico y el crecimiento de los proveedores de logística externos (3PL) han transformado el sector del almacenamiento en el Reino Unido, con un aumento de la superficie total de almacenes de alrededor de 61% desde 2015 y un incremento de la ocupación por parte de los minoristas online de más de 800%. (La logística es importante) Cuando el volumen de trabajo aumenta de esta forma, los sistemas de asignación de ubicaciones diseñados para volúmenes menores tienden a fallar, lo que provoca atascos y desbordamientos de emergencia que socavan la lógica original de distribución del almacén.
   
3. Problemas relacionados con el servicio o la seguridad
   El aumento de las tasas de errores en la preparación de pedidos, los frecuentes casos de falta de existencias o los incidentes que casi acaban en error en determinados pasillos son señales de alerta de que la distribución y la asignación de ubicaciones de tu almacén ya no se ajustan a la realidad. En esos casos, una reorganización específica de las zonas afectadas suele ser más eficaz que una formación general sobre los procesos.
   

Dado que los proveedores de logística externos (3PL) basan en gran medida su actividad en la capacidad de respuesta y la transparencia, consideramos que la optimización de la distribución en el almacén es un elemento fundamental de la gestión de las relaciones con los clientes. Herramientas sencillas, como el análisis del tiempo de desplazamiento «antes y después» por ruta o los mapas de calor por zona de cliente, pueden constituir argumentos de gran peso a la hora de justificar cambios en la asignación de espacios o en los precios de almacenamiento. Con el tiempo, un enfoque disciplinado de la distribución y la asignación de espacios de almacenamiento se convierte en un auténtico factor diferenciador comercial en el mercado de los 3PL.

Las dificultades de la cartografía tradicional frente a los enfoques modernos basados en el WMS

Dónde fallan los antiguos procesos de asignación y distribución

Muchos almacenes con los que nos encontramos siguen dependiendo de planos estáticos, hojas de cálculo y supervisores con mucha antigüedad para mantener la distribución del almacén. En teoría, estos planos describen la misma distribución que el sistema de gestión de almacenes (WMS); en la práctica, se van desviando progresivamente a medida que se acumulan los cambios en la asignación de ubicaciones. Los planos estáticos rara vez reflejan las estanterías temporales, las marquesinas exteriores o el exceso de mercancía apilada en el suelo, lo que da lugar a un uso inconsistente de las ubicaciones y a una asignación de ubicaciones poco fiable.

Los proyectos tradicionales de mapeo y asignación de ubicaciones también suelen ser puntuales. Un equipo dedica meses a configurar códigos de ubicación, definir zonas e importar planos inspirados en CAD. Una vez que el proyecto entra en funcionamiento, el control de cambios se debilita y los ajustes en la distribución del almacén se realizan sobre la marcha para solucionar problemas urgentes: una nueva ubicación de recogida rápida para un SKU destacado aquí, una zona de cuarentena improvisada allá. Con el tiempo, esto merma tanto la integridad de la distribución como la eficacia de la asignación de ubicaciones.

Además, muchas implementaciones de sistemas de gestión de almacenes (WMS) heredadas consideran los gemelos digitales y los mapas de calor como herramientas analíticas “opcionales”, en lugar de herramientas integradas para la optimización de la distribución del almacén. Sin embargo, estudios externos sugieren que el rediseño simulado mediante gemelos digitales puede aumentar la eficiencia del almacén entre un 20 y un 25% antes de que se realice ningún cambio físico. (McKinsey & Company) Sin estas herramientas, los equipos suelen mostrarse reacios a modificar las normas establecidas de distribución y asignación de ubicaciones en el almacén, incluso cuando saben que no son óptimas.

Cómo gestionamos la asignación de ubicaciones y la distribución de mercancías en Clarus WMS

Nosotros adoptamos un enfoque diferente. En Clarus WMS, el mapa del almacén se genera automáticamente a partir de los datos maestros de su ubicación —zona, pasillo, columna, fila y ubicación— en lugar de ser un plano estático que tenga que actualizar manualmente. Esto agiliza la configuración inicial del mapa del almacén, pero, lo que es más importante, hace que los cambios continuos en la asignación de ubicaciones sean más seguros, ya que el mapa visual siempre refleja los datos subyacentes.

Nuestra filosofía consiste en que el mapa digital sea subjectivo, pero honesto. Clarus WMS ofrece una representación visual clara de la ubicación de cada palé debería se ajusten a las normas de distribución y asignación de ubicaciones del almacén, aunque la disposición física de las estanterías no sea perfectamente lineal. Los supervisores pueden seguir “recorriendo el almacén”, pero cuentan con el apoyo de un mapa en directo, datos de transacciones en tiempo real y listas de preparación de pedidos basadas en la secuencia de recorrido, en lugar de depender únicamente de su memoria. Ese equilibrio entre el mapa del almacén generado por el sistema y el criterio humano suele ser bien recibido tanto por los jefes de operaciones de la vieja escuela como por los planificadores basados en datos.

¿Estás listo para mejorar la planificación del espacio y la asignación de ubicaciones en tu almacén?

Si tu equipo ya no confía plenamente en el mapa del almacén, o si las conversaciones sobre la asignación de ubicaciones siempre acaban con un “por ahora lo recogeremos manualmente”, es una señal de que hace tiempo que deberías haber optimizado el mapa de tu almacén. No hace falta un programa completo de robótica ni un gemelo digital en 3D para lograr avances significativos; empezar por utilizar códigos de ubicación coherentes, secuencias de recorrido claras y normas de asignación de ubicaciones actualizadas puede reportar beneficios sorprendentemente rápidos.

En Clarus WMS, solemos empezar con un análisis específico de la distribución y la asignación de ubicaciones: una sede, un cliente o incluso un pasillo concreto con problemas. A partir de ahí, te ayudamos de forma iterativa a optimizar la distribución de tu almacén, a ajustar la asignación de ubicaciones a los patrones reales de demanda y a sentar las bases de datos para futuras herramientas, como los mapas de calor y las simulaciones de gemelos digitales. Si desea ver cómo gestiona Clarus WMS la distribución del almacén y la asignación de ubicaciones en la práctica, nuestro equipo puede mostrarle ejemplos reales y analizar cómo sería una “buena” implementación en su operación.

Referencias

1. Marc Menard, “Estrategias para una asignación eficaz de espacios en el almacén”, LIDD, 4 de abril de 2024
   
2. Chris Hagle, “Mapas de calor en las operaciones de almacén: cómo maximizar la productividad del almacén con mapas de calor”, LIDD, 24 de enero de 2024
   
3. Ashutosh Dekhne y Vedang Singh, “Mejorar las operaciones de almacén: la transformación digital”, McKinsey & Company, febrero de 2020
   
4. “Simplificar la toma de decisiones en los almacenes con el gemelo digital”, blog de Optioryx, 2025
   
5. “Optimización de la asignación de espacios en 2025”, Bizbloqs Logistics Management, 2025
   
6. “El informe de la UKWA destaca el crecimiento a largo plazo del sector del almacenamiento”, Logistics Matters resume el estudio de Savills/UKWA, 2 de abril de 2024