KATEM Logística ha sido la piedra angular del transporte y almacenamiento familiar en el Reino Unido durante décadas. Celebrando su 30 aniversario, el negocio se nombró originalmente en honor a las hijas del fundador, Katie y Emily. Durante gran parte de su historia, KATEM se basó tradicionalmente en el almacenamiento general, el transporte general y el almacenamiento de paletas a largo plazo. La empresa construyó una sólida reputación, anclada por un equipo dedicado y fundadores que vivían y respiraban el transporte, como lo demuestra el fundador, John, de 90 años, que todavía conduce camiones internacionalmente.
Sin embargo, el panorama logístico rara vez es estático. Reconociendo una desaceleración en la economía local de manufactura y materias primas, el equipo de liderazgo comprendió que el negocio necesitaba evolucionar. Cuando los directores James Walker y Matthew Chaganis se unieron a la empresa para impulsar la próxima fase de crecimiento, identificaron de inmediato el almacén como el motor principal para aumentar la rentabilidad y la diversidad operativa.
Para asegurar el futuro de la empresa, KATEM Logistics inició un giro estratégico hacia la logística de comercio electrónico, servicios de picking y empaque, y distribución de última milla. Pero transformar un almacén tradicional de paletizado de entrada y salida en un centro de cumplimiento de alta velocidad requirió una base tecnológica completamente nueva.
El desafío antes del cambio
Antes de su transformación, KATEM Logistics dependía en gran medida de modelos de almacenamiento a largo plazo. Los sistemas operativos implementados estaban diseñados estrictamente para ese propósito. El sistema heredado de gestión de almacenes había estado en el negocio durante años, pero era increíblemente restrictivo.
El sistema antiguo dependía en gran medida del papel y era dolorosamente lento, requiriendo una voluminosa documentación manual. Procesar un solo artículo entrante podía llevar hasta cinco minutos. El área del almacén carecía de una estrategia de recogida coherente, lo que provocaba una ubicación desorganizada del stock y un uso ineficiente del espacio.
Mientras la empresa empezaba a tantear las aguas de cumplimiento de picking y empaquetado, las limitaciones del software heredado se hicieron evidentes. No podía gestionar las complejidades de los palés con múltiples referencias ni la preparación de pedidos por unidades a un ritmo acelerado. En consecuencia, los errores humanos se convirtieron en un problema habitual. El equipo de control de existencias se enfrentaba con frecuencia a errores de preparación de pedidos y envíos incorrectos, con una tasa de precisión estimada del 80,1 %. Esto generaba una avalancha diaria de correos electrónicos de quejas de los clientes, lo que suponía un estrés enorme para los equipos administrativos y de almacén.
Para aumentar la urgencia, el sistema heredado sufrió un ciberataque del cual nunca se recuperó por completo. Enfrentada a una intensa presión por parte de un cliente clave que necesitaba urgentemente una solución de cumplimiento moderna, KATEM Logistics tuvo que actuar rápido. Necesitaban un sistema que no cobrara tarifas exorbitantes ni dictara meses de tiempo de desarrollo solo para implementar la funcionalidad básica de selección y empaque.
Por qué un Nuevo WMS Fue la Decisión Correcta
El equipo directivo expuso un plan de crecimiento a cinco años con el comercio electrónico en el centro. Para ejecutarlo, necesitaban un basado en la nube SGA con APIs abiertas capaz de manejar complejos integraciones sin problemas.
Un requisito crítico era la capacidad de integrarse con múltiples mensajeros. Pasar a la logística de cuarta parte (4PL) significaba que KATEM ya no solo estaba moviendo palés; estaban recogiendo artículos pequeños, empaquetándolos y enrutándolos a través de transportistas como Correos del país, Royal Mail, FedEx, y DX, dependiendo del valor del producto y el nivel de servicio. Además, necesitaban integraciones directas con las principales plataformas de comercio electrónico, como Tienda virtual y WooCommerce para capturar el creciente mercado de comerciantes más pequeños y de alto crecimiento.
Al evaluar el mercado, la decisión estuvo fuertemente influenciada por el boca a boca. Como miembros activos de la red Palletforce, James y Matthew hablaron con varios socios logísticos que ya estaban utilizando con éxito Clarus WMS junto con la Qargo TMS. Tras recibir comentarios abrumadoramente positivos de colegas de confianza, KATEM reconoció que Clarus ofrecía exactamente la flexibilidad, escalabilidad y interfaz moderna que necesitaban. Tomaron la decisión de seguir adelante de inmediato, inscribiéndose y comenzando el proceso de implementación en pocos días.
Implementación y Realidad
Cambiar un sistema heredado suele generar una inmensa agitación operativa, pero la transición a Clarus desafió esas expectativas. Impulsada por la demanda inmediata de los clientes, KATEM Logistics apuntó a una implementación rápida.
Centrándose inicialmente en un cliente único y urgente, el equipo de Clarus trabajó de forma remota —incluso desarrollando los requisitos del sistema mientras los interesados estaban de viaje— para poner en marcha un entorno operativo en cuestión de semanas. La migración del inventario para esta cuenta inicial solo llevó unos pocos días, en comparación con los meses que había llevado en plataformas anteriores.
Esta velocidad estuvo respaldada por un verdadero enfoque de asociación. El equipo de soporte de Clarus fue muy receptivo, respondiendo las llamadas directamente e implementando rápidamente demostraciones o integraciones personalizadas cada vez que KATEM enfrentaba un obstáculo. Una vez que el sistema demostró su capacidad con el primer cliente, KATEM transfirió metódicamente el stock restante del almacén, abarcando miles de palets y docenas de clientes, a la nueva plataforma.
Resultados logrados
El cambio operativo en KATEM Logistics ha sido nada menos que transformador. Al pasar a una plataforma inteligente, controlado por escáner WMS, la empresa logró una escalabilidad masiva al tiempo que mejoraba la precisión.
El cambio más drástico se produjo en su volumen. Antes de la transición, los volúmenes de picking rondaban las 1,000 unidades por mes. Hoy, el almacén está procesando entre 10,000 y 12,000 picks mensuales, un aumento de 10 veces impulsado completamente por sus nuevas capacidades de comercio electrónico.
A pesar de este enorme aumento en el volumen, la precisión se ha disparado. El equipo de control de existencias informa de que la precisión de los pedidos ha subido hasta situarse entre el 98,1 % y el 99,1 %. El aluvión diario de correos electrónicos de clientes quejándose de envíos incorrectos ha desaparecido, y ha sido sustituido por unas pocas consultas menores al mes. La velocidad de procesamiento de recepción de mercancías también se ha revolucionado; lo que antes llevaba cinco minutos en el sistema antiguo ahora se completa en unos 30 segundos con un escaneo rápido.
Este crecimiento ha tenido un impacto directo en la economía local. KATEM Logistics ha duplicado su personal de almacén, aumentando el equipo de 6 a 12 empleados. Para mantenerse al día con la demanda, han pasado de un modelo de un solo turno a tres turnos diarios. Sorprendentemente, lograron esta escala sin necesidad de inflar drásticamente su plantilla administrativa, ya que el SGA automatiza reportando, validación de stock y facturación.
Reflexiones y lecciones aprendidas
Para los equipos en el terreno, el nuevo WMS ha mejorado fundamentalmente el entorno de trabajo. La interfaz fácil de usar del sistema actúa como una lista de compras digital simple, guiando a los repartidores directamente a las ubicaciones correctas y validando cada escaneo.
La dirección de control de existencias nota una drástica reducción en el estrés diario. Las completas pistas de auditoría de la plataforma capturan cada escaneo, pulsación de tecla y movimiento. Si ocurre un error de selección, el equipo puede identificar instantáneamente el error humano —como escanear el código de barras correcto pero agarrar el artículo adyacente— y corregir el comportamiento mediante capacitación específica en lugar de recurrir a un juego de culpas.
La visibilidad proporcionada por el sistema basado en la nube también se ha convertido en una importante herramienta de ventas. Los gerentes y directores de almacén pueden iniciar sesión desde cualquier lugar, ya sea en una computadora portátil en casa o en un iPhone durante el fin de semana, para revisar los pedidos entrantes y planificar los recursos con anticipación. Al presentar a nuevos clientes potenciales, el equipo de liderazgo simplemente demuestra el portal en vivo. Los clientes se convencen de inmediato de la transparencia, sabiendo que pueden monitorear de forma independiente su propio inventario, generar informes personalizados y realizar pedidos en vivo en cualquier momento sin tener que solicitar actualizaciones manuales. Como señalaron los directores, el sistema prácticamente se vende solo.
Un camino práctico hacia adelante
Con una infraestructura robusta y escalable ahora firmemente establecida, KATEM Logistics no se detiene. La empresa está sentando las bases para transicionar a una operación continua de 24 horas, 7 días a la semana. Para dar cabida a su base de clientes que crece rápidamente, están asegurando 40,000 pies cuadrados adicionales de espacio de almacén.
Su visión final es ofrecer una gestión completa de la cadena de suministro de principio a fin. Al integrar sus sistemas de gestión de transporte con Clarus WMS, KATEM ahora puede gestionar todo el recorrido de un producto: desde la recogida de contenedores internacionales en el puerto, el desestibado y almacenamiento, la gestión del proceso preciso de selección y empaquetado, y la orquestación de la entrega de última milla a través de diversos transportistas.
Para otras empresas de logística que sopesan los riesgos de modernizar sus sistemas heredados, el consejo del liderazgo de KATEM es sencillo: el trastorno vale la pena. Al elegir un socio que brinde soporte rápido y una plataforma diseñada para la flexibilidad, KATEM Logistics aseguró su negocio para el futuro, eliminó los cuellos de botella operativos y se consolidó en el vertiginoso mundo del cumplimiento de comercio electrónico.