Odin Entreposage et logistique est à l’avant-garde du commerce européen. Située à moins d’un kilomètre des terminaux de Maasvlakte dans le port de Rotterdam (l’un des plus grands hubs maritimes d’Europe), la société ODIN bénéficie d’un emplacement stratégique offrant un accès aux voies maritimes mondiales ainsi qu’aux vastes réseaux routiers et ferroviaires européens.

Mais ce n’est pas seulement son implantation géographique qui caractérise Odin. L’entreprise s’est forgé une réputation en alliant rapidité, précision et respect des réglementations, notamment dans les domaines de l’entreposage sous douane, du dédouanement et de la logistique internationale. Au service de clients à travers l’Europe et l’Asie, ODIN est devenu un maillon de confiance au sein de chaînes d’approvisionnement à enjeux élevés, où chaque détail compte.

Leur mission est claire : fournir des services d'entreposage de haute qualité, sécurisés et efficaces, répondant à la fois aux exigences commerciales et réglementaires. Qu'il s'agisse de manipuler des marchandises sensibles, de gérer les formalités douanières ou de suivre les dates de péremption, Odin s'engage à faire preuve de fiabilité et de transparence.

Face à l'accélération de la croissance et à l'augmentation des attentes des clients, ODIN a pris conscience que ses systèmes devaient évoluer. La saisie manuelle des données, l'intégration limitée et les flux d'informations cloisonnés étaient de plus en plus en contradiction avec les valeurs de la marque que sont la rapidité, la précision et le contrôle.

Afin de conserver son avantage concurrentiel et de répondre aux besoins d'une clientèle internationale en pleine expansion, Odin s'est engagé à transformer ses opérations d'entrepôt grâce à un nouveau cœur de système numérique : un système de gestion d'entrepôt (WMS) à la hauteur de ses ambitions.

Les défis de la logistique de précision

Si l'équipe d'Odin répondait systématiquement aux attentes de ses clients, ses processus existants étaient mis à rude épreuve par la croissance des volumes, la complexité réglementaire et le besoin de transparence en temps réel.

Complexité réglementaire

L'exploitation d'entrepôts sous douane et la gestion de marchandises soumises au contrôle douanier s'accompagnent d'exigences strictes en matière de conformité. ODIN gérait ces processus avec rigueur, mais bon nombre d'entre eux (du suivi des numéros de série à la validation des dates de péremption) étaient encore effectués manuellement ou gérés à l'aide de tableurs isolés les uns des autres.

Cela a entraîné une augmentation de la charge de travail et du risque de manquements en matière de conformité, notamment lors d'audits ou d'inspections.

Visibilité et traçabilité limitées

En l'absence d'un système centralisé permettant de consigner chaque mouvement et chaque détail… tels que les dates limites de consommation, les codes de lot et les numéros de série — les opérations d'entrepôt d'ODIN reposaient en grande partie sur les connaissances de l'équipe et sur des vérifications croisées. Cela ralentissait les opérations, notamment lorsqu'il fallait retracer des articles sur de longues périodes ou répondre aux demandes des clients.

Systèmes cloisonnés

Alors que les clients attendaient de plus en plus une visibilité de bout en bout et des mises à jour en temps réel, le manque d’intégration d’ODIN entre les systèmes d’entreposage, de douane et de transport est devenu un frein. Les données devaient être saisies manuellement sur chaque plateforme, ce qui créait des goulots d’étranglement et des points de défaillance potentiels.

Odin avait besoin d'une solution capable d'automatiser ses processus, d'éliminer les cloisonnements et de prendre en charge des volumes de traitement élevés… tout en respectant des normes de conformité strictes.

Accompagner Odin dans sa transformation WMS

À la recherche d'une solution, Odin Warehousing & Logistics ne se contentait pas d'un simple système fonctionnel… L'entreprise souhaitait trouver un partenaire technologique capable de comprendre les complexités de l'entreposage réglementé et de la logistique internationale.

Pourquoi choisir Clarus WMS ?

Clarus WMS a été choisi pour ses fonctionnalités robustes, sa flexibilité et ses performances éprouvées dans les environnements logistiques où la conformité, la traçabilité et l'efficacité sont des critères incontournables.

Parmi les principales raisons de ce choix, on peut citer :

• Suivi des numéros de lot et de série: Permet une traçabilité complète des articles, indispensable pour les marchandises sous régime douanier et le contrôle qualité.
• Gestion automatisée des dates d'expiration: Les dates limites de consommation, les dates limites de vente et les dates de conservation optimale sont enregistrées automatiquement lors de la réception des marchandises, ce qui permet d'accélérer les contrôles et d'optimiser la préparation des commandes.
• Rapports en temps réel et pistes d'audit: Assurer à ODIN une transparence totale et une précision historique pour tous les mouvements de stock.
• Intégration transparente: Grâce à sa structure API ouverte, ODIN permet de connecter le système de gestion d'entrepôt (WMS) Clarus aux systèmes douaniers, aux ERP et à leur système de gestion du transport (TMS), ce qui évite la saisie en double des données et réduit les erreurs.
• Une conception axée sur l'utilisateur: L'interface intuitive permet aux utilisateurs de l'entrepôt de se familiariser rapidement avec le système et de l'utiliser en toute confiance.

Le périmètre du projet a été défini de manière collaborative, afin de garantir que le nouveau système ne se contente pas de numériser les processus existants, mais qu'il les améliore et les rende pérennes.

Mise en œuvre de la solution

Une fois leur feuille de route clairement définie, Odin et Clarus ont lancé un déploiement structuré… en commençant par les flux de travail de base, puis en progressant vers une interconnectivité complète du système.

Planification et cartographie de précision

La première phase a consisté à recenser les flux existants au sein des entrepôts, les points de contrôle douaniers et les exigences réglementaires. Des configurations détaillées ont été élaborées pour le suivi par lot et par numéro de série, afin de garantir que chaque type d'article puisse être identifié de manière unique et suivi tout au long de son cycle de vie.

Des règles personnalisées pour la gestion FIFO, la préparation des commandes en fonction de la date de péremption et le contrôle des zones sous douane ont été intégrées au système dès le départ.

Automatisation et préparation aux audits

Le système a été configuré pour enregistrer automatiquement toutes les données réglementaires essentielles, depuis les informations relatives aux lots entrants jusqu'à la vérification des expéditions sortantes. Des pistes d'audit en temps réel permettent de retracer l'historique de chaque mouvement, ce qui facilite aussi bien les contrôles internes que les inspections externes.

Intégration de systèmes

L'API ouverte de Clarus WMS a permis d'établir des connexions transparentes avec les systèmes douaniers et la suite logicielle logistique d'ODIN. Cela a permis d'éliminer la saisie en double des données et de garantir que les opérations d'entrepôt soient automatiquement reprises dans les documents de transport et les documents douaniers, ce qui a représenté un gain d'efficacité considérable.

Formation et mise en œuvre

Le personnel de l'entrepôt a été initié au système grâce à une formation adaptée à chaque poste. L'interface utilisateur, conçue spécialement pour les opérateurs, a permis une adoption rapide de la lecture des codes-barres, des validations de flux de travail et des messages d'alerte visant à prévenir les erreurs.

À mesure que la confiance s'installait, les fonctionnalités se sont étendues à l'ensemble des services, créant ainsi une dynamique favorable à la mise en service complète.

Résultats attendus : excellence du système de gestion d'entrepôt (WMS) au port

Bien que le projet en soit encore à sa phase de mise en œuvre, la direction d’ODIN a déjà identifié les principaux avantages qui se concrétisent déjà et ceux attendus après la mise en service.

• Confiance en matière de conformité: Grâce à ses pistes d'audit automatisées et à son suivi des dates d'expiration, ODIN est en mesure de passer les contrôles plus rapidement et avec moins d'efforts manuels.
• Débit plus élevé: La rationalisation des processus et la mise en place d'opérations basées sur les codes-barres devraient permettre d'accélérer le traitement des marchandises, ce qui est essentiel dans l'un des ports les plus actifs d'Europe.
• La confiance des clients: Grâce à un moteur de reporting en temps réel et à une traçabilité totale, ODIN offre à ses clients une transparence inégalée, renforçant ainsi leur réputation de fiabilité et d'efficacité.
• Intégration à l'échelle du système: L'interconnexion du système de gestion des entrepôts (WMS) avec les logiciels douaniers et de transport permet de réduire les doublons, d'accélérer les délais de traitement et d'alléger la charge administrative.

Réflexions des clients et leçons apprises

Pour ODIN, la mise en place du système de gestion d'entrepôt (WMS) constitue une évolution stratégique, et non une simple mise à niveau technologique. Cette mise en œuvre a permis de clarifier les rôles en interne, de réduire la complexité et de favoriser la collaboration interfonctionnelle.

Les premières observations montrent que les équipes des entrepôts sont déjà en train de passer d’une gestion réactive des tâches à une prise de décision proactive, grâce à des données en temps réel à portée de main.

L'équipe de direction considère l'investissement dans le système de gestion d'entrepôt (WMS) comme une décision stratégique en matière d'infrastructure… une décision qui renforce sa position à la porte de l'Europe et lui ouvre la voie pour servir en toute confiance de nouveaux secteurs d'activité, de nouvelles zones géographiques et se conformer à de nouveaux régimes réglementaires.

Votre chemin vers le succès avec un WMS

Odin Warehousing & Logistics illustre parfaitement comment les entreprises axées sur la précision peuvent se développer sans perdre le contrôle. En modernisant leurs systèmes, elles transforment la complexité réglementaire en avantage concurrentiel et établissent de nouvelles normes en matière d'entreposage sous douane et de gestion des commandes internationales.

Si votre activité logistique est en pleine croissance et que vos systèmes vous freinent, il est peut-être temps de passer à l'action.

Découvrez comment Clarus WMS peut aider votre entreprise à se moderniser avec rapidité, clarté et confiance.