Une opération menée à Trafford Park, conçue pour la précision
Interspan est un prestataire spécialisé dans les services d'entreposage, de transport de marchandises et de conditionnement à façon, qui exploite un site à la pointe de la technologie à Trafford Park, à Manchester. Sa clientèle comprend de grands détaillants et des entreprises de premier plan, des organisations pour lesquelles la précision, la rapidité et le respect des normes constituent la norme, et non un simple atout supplémentaire.
Le champ d'activité d'Interspan est délibérément large et couvre entrepôt sous douane, le conditionnement à façon, la distribution et des services spécialisés à valeur ajoutée qui exigent des processus rigoureux et un suivi fiable. L'entreprise assure également le stockage et la manutention de marchandises dangereuses, ce qui ajoute un niveau supplémentaire de conformité et de contrôle opérationnel.
Cette combinaison d’activités constitue un point de tension bien connu des exploitants d’entrepôts modernes. À mesure que la complexité augmente, les systèmes qui gèrent l’entrepôt deviennent soit un avantage concurrentiel, soit un frein. Pour Interspan, son système de gestion d’entrepôt (WMS) sur site a commencé à constituer un facteur limitant.
La mission était claire : mettre en place un système de gestion d’entrepôt permettant aux équipes de consacrer leur temps à optimiser et à améliorer les flux, plutôt qu’à se débattre avec des tâches administratives. Le problème était que leur système existant ne pouvait pas offrir la visibilité ni la rapidité nécessaires pour passer à la prochaine étape de leur croissance.
Surmonter les défis liés aux systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) qui freinent l'activité
L'effort manuel a remplacé l'élan
Le précédent d'Interspan système de gestion d'entrepôt (WMS) sur site ont entraîné le recours à des solutions manuelles. Le traitement manuel des commandes et la préparation manuelle des commandes ont alourdi le processus de traitement des commandes, allongeant les délais d'exécution et générant des inefficacités qui se sont répercutées dans l'ensemble de l'entrepôt.
L'opération souffrait également d'un manque de visibilité en temps réel. Faute d'informations en temps réel sur l'état des stocks et le statut des commandes, les équipes doivent passer du temps à vérifier les informations avant de pouvoir agir. Cela ralentit la prise de décision et rend plus difficile la fourniture de réponses fiables aux clients.
La communication des informations relatives à la conformité était trop lente
L'un des principaux freins concernait les rapports de conformité, notamment Déclarations relatives à la directive COMAH. Interspan a indiqué que la génération des rapports prenait des heures, ce qui faisait perdre un temps précieux et transformait l'établissement des rapports en une source de perturbation plutôt qu'en un mécanisme de contrôle de routine.
Lorsque la production de rapports prend des heures, cela ne se limite pas à ralentir les tâches administratives. Cela réduit la capacité de l'organisation à réagir rapidement, à détecter les problèmes à un stade précoce et à assurer le bon déroulement des activités de conformité parallèlement à l'exécution opérationnelle.
“ On se retenait ”
La direction d’Interspan a présenté ce changement comme une nécessité, car leur système de gestion d’entrepôt (WMS) existant constituait un frein au progrès. Le problème ne résidait pas seulement dans le système lui-même, mais aussi dans ce que celui-ci obligeait les collaborateurs à faire : des tâches manuelles, une visibilité retardée et du temps consacré à produire des informations plutôt qu’à les exploiter.
“ Notre ancien système de gestion d’entrepôt (WMS) nous freinait. Les processus manuels, la visibilité limitée et la création fastidieuse de rapports nous obligeaient à consacrer trop de temps aux tâches administratives au détriment de l’optimisation de nos opérations. Nous avions besoin d’un système capable d’automatiser les processus clés, d’améliorer notre efficacité et de nous donner un accès instantané aux données dont nous avions besoin. ”
– Jack Irwin, directeur général
C'est là que réside tout le suspense de l'histoire. L'ambition d'Interspan de servir ses grands clients avec précision et dans le respect des réglementations se heurtait à un système incapable de s'adapter aux besoins de croissance de l'entreprise.
Accompagner Interspan dans sa transformation vers un système de gestion d'entrepôt (WMS)
Pourquoi choisir Clarus WMS ?
Interspan a évalué plusieurs options, puis a choisi Clarus WMS pour trois raisons évidentes qui ressortent clairement des documents sources : l'évolutivité, les capacités d'automatisation et une expérience éprouvée dans la gestion d'entrepôts.
Ce choix correspondait également à la réalité opérationnelle de Trafford Park. Interspan avait besoin d'un système capable de rationaliser les flux de travail, d'améliorer la précision et de fournir des informations en temps réel sur l'ensemble de l'entrepôt, y compris dans des domaines spécialisés tels que le stockage sous douane et la manutention des marchandises dangereuses.
Les critères de sélection révèlent un élément important : Interspan ne recherchait pas une simple liste de fonctionnalités. L'entreprise cherchait un système capable de fluidifier les opérations et de permettre à l'équipe de se concentrer sur l'amélioration des performances.
Une approche commune en matière de mise en œuvre
Clarus a présenté cette mission comme une collaboration axée sur des objectifs précis : automatiser les rapports de conformité, améliorer la visibilité et rationaliser l'exécution des commandes en supprimant les processus manuels.
“ Interspan avait une vision très claire de ses besoins : un système de gestion d'entrepôt (WMS) capable d'automatiser les rapports de conformité, d'améliorer la visibilité et de rationaliser la gestion des commandes. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec eux pour nous assurer que le système réponde à ces objectifs, en éliminant les processus manuels et en leur fournissant les outils nécessaires pour fonctionner plus efficacement. ”
– Tim Payne, PDG de Clarus WMS
Mise en œuvre de la solution : de la planification à l'exécution
Passage d'une infrastructure sur site au cloud
Interspan est passé d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) sur site à Clarus WMS, apportant ainsi une visibilité en temps réel et une automatisation à ses opérations. Le passage au cloud favorise également une évolutivité continue, réduisant ainsi les contraintes qui apparaissent souvent lorsque les systèmes sur site nécessitent une intervention importante du service informatique pour évoluer.
Le périmètre de mise en œuvre décrit est très complet. Plutôt que de se concentrer sur un seul domaine, Clarus WMS se positionne comme la colonne vertébrale opérationnelle de multiples fonctions d'entrepôt : réception, stockage, préparation des commandes, expédition, facturation, visibilité client et conformité.
Automatisation des processus d'entrepôt
Les fonctionnalités mises en œuvre comprennent : la génération d'étiquettes pour une meilleure traçabilité, des suggestions de rangement pour optimiser l'implantation, la gestion des palettes mixtes pour favoriser l'efficacité du stockage et du transport, ainsi que la facturation automatisée pour améliorer la précision et la transparence des factures.
Ces fonctionnalités apportent une réponse directe aux difficultés rencontrées auparavant par Interspan. Là où le travail manuel ralentissait auparavant le traitement des commandes, le système apporte désormais structure et automatisation. Là où la visibilité était limitée, le système offre un accès en temps réel aux stocks et à l'état des commandes. Là où la génération de rapports prenait des heures, le système est conçu pour regrouper ces rapports dans un format plus rapide et planifié.
Lecture et localisation des codes-barres
Interspan met également en place un système de codes-barres pour les emplacements de l'entrepôt et introduit des scanners portables. Cette évolution permet la saisie des données en temps réel, ce qui constitue une amélioration fondamentale pour la précision des stocks et la rapidité des processus.
La lecture optique facilite la validation des processus directement sur le lieu d'intervention, ce qui réduit le décalage entre l'action et l'enregistrement dans le système, et aide les équipes à maintenir une vision plus précise des stocks. Cela revêt une importance particulière dans les opérations au service de grands détaillants et impliquant la gestion de marchandises soumises à une réglementation, où la traçabilité doit résister à tout examen minutieux.
Capacité de mise en conformité
Cette mise en œuvre inclut la gestion des produits chimiques dangereux (Hazchem) et des entrepôts sous douane, ce qui permet de répondre aux exigences réglementaires et aide Interspan à exercer son activité avec un contrôle de conformité renforcé. Grâce à des fonctionnalités avancées de reporting et à la création de rapports programmés, les justificatifs de conformité sont plus rapides à produire et plus faciles à tenir à jour.
Résultats obtenus : le succès du WMS en pratique
Temps de déclaration réduit de 90%
Le principal résultat mesurable d'Interspan est une réduction prévue du temps de création de rapports de 90%, obtenue grâce au passage de l'échelle des heures à celle des minutes, grâce à des fonctionnalités avancées de création de rapports et de planification.
Il est important de traiter ce point avec précaution dans le texte. La source indique “ réduire le temps de production des rapports de plusieurs heures à quelques minutes ” et le titre affirme “ Réduire le temps de production des rapports de 90% ”. Si cette réduction de 90% a déjà été mesurée après la mise en service, elle peut être présentée comme un résultat atteint. S’il s’agit d’un résultat escompté, il convient de le présenter comme un objectif jusqu’à ce qu’il soit vérifié par des données opérationnelles.
Une visibilité en temps réel et un contrôle plus rapide
Grâce au système Clarus WMS, Interspan bénéficie désormais d'une visibilité en temps réel, ce qui lui permet de suivre plus efficacement et sans délai l'état des stocks et le statut des commandes. Cela améliore la prise de décision en interne et la réactivité du service client, ce qui est particulièrement important pour les clients de premier plan qui attendent des informations précises et actualisées.
L'automatisation réduit la charge administrative
Grâce à l'automatisation des processus de reporting, d'étiquetage, de mise en stock et de facturation, les équipes d'Interspan peuvent consacrer moins de temps aux tâches administratives manuelles et se concentrer davantage sur l'optimisation opérationnelle, ce qui correspond parfaitement à la motivation décrite par Jack Irwin.
Les bases de la croissance
L'ensemble des fonctionnalités, comprenant un système de gestion d'entrepôt (WMS) dans le cloud, un portail client, des outils avancés de reporting, des modules de numérisation et de conformité, assure à Interspan une évolutivité à long terme. Le système permet de résoudre les goulots d'étranglement immédiats et crée également une plateforme opérationnelle capable de s'adapter à mesure que les gammes de services s'élargissent et que les besoins des clients évoluent.
“ Un changement radical ” dans les opérations
La direction d'Interspan a présenté cette mise en œuvre comme bien plus qu'une simple mise à niveau. Elle est décrite comme un changement radical dans le mode de fonctionnement de l'entreprise, fondé sur la visibilité, l'automatisation et l'efficacité.
“ Il ne s'agit pas simplement d'une mise à niveau de notre système, mais d'un véritable tournant dans notre façon de fonctionner. Clarus nous a apporté la visibilité, l'automatisation et l'efficacité dont nous avons besoin pour nous développer et mieux servir nos clients. ”
– Jack Irwin, directeur général
Réflexions des clients et enseignements tirés
La conformité devient opérationnelle, sans perturber les activités
L'exemple d'Interspan montre bien que la production des rapports de conformité peut soit constituer un frein, soit devenir une simple routine, selon les capacités du système. Lorsque la rédaction des rapports COMAH prend des heures, cette tâche entre en concurrence avec les activités opérationnelles. En revanche, lorsque la production des rapports est planifiée et automatisée, la conformité s'intègre au rythme de fonctionnement de l'entrepôt au lieu de le perturber.
La visibilité influence l'expérience client
La visibilité en temps réel a autant d'impact sur l'expérience client que sur l'efficacité interne. Lorsque Interspan peut consulter instantanément l'état des stocks et des commandes, l'entreprise est en mesure de réagir plus rapidement et avec davantage d'assurance. Pour les grands distributeurs et les clients de premier plan, cette transparence fait partie intégrante de la proposition de valeur.
L'automatisation permet de gagner en marge de manœuvre
L'automatisation ne se résume pas à une simple réduction de la main-d'œuvre. Elle permet avant tout de dégager une marge de manœuvre pour une meilleure gestion. Le problème initial d'Interspan était de consacrer trop de temps aux tâches administratives au détriment de l'optimisation. Un système de gestion d'entrepôt (WMS) qui automatise les processus clés réoriente l'attention de la direction : celle-ci ne se concentre plus sur la gestion des urgences, mais sur l'amélioration continue.
La clé du succès avec votre système WMS
La transition d’Interspan d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) sur site vers Clarus WMS illustre tout le potentiel que peuvent offrir les opérations d’entrepôt modernes lorsque la charge de travail manuelle est remplacée par une visibilité en temps réel et des flux de travail automatisés. Le site de Trafford Park dispose désormais d’une infrastructure conçue pour garantir la précision, la conformité et une prestation de services évolutive, avec des fonctionnalités avancées de reporting permettant de réduire considérablement le temps nécessaire à l’établissement des rapports et de faciliter une prise de décision plus rapide.
Si vos opérations sont freinées par des rapports manuels, une visibilité en temps réel limitée ou des processus de traitement des commandes qui reposent sur des solutions de contournement, la leçon à en tirer est claire. Un système de gestion d'entrepôt (WMS) dans le cloud peut éliminer ces freins, renforcer le contrôle de la conformité et fournir aux équipes les données et l'automatisation dont elles ont besoin pour optimiser leurs opérations, et pas seulement pour les gérer.
Découvrez comment Clarus WMS peut aider votre entrepôt à réduire les tâches administratives, à accélérer la production de rapports et à offrir la transparence et l'efficacité attendues par les clients d'aujourd'hui.