Una operación en Trafford Park diseñada para la precisión
Interspan es un proveedor especializado en servicios de almacenamiento, transporte de mercancías y embalaje por encargo, que cuenta con unas instalaciones de última generación en Trafford Park, Manchester. Entre su cartera de clientes se encuentran importantes minoristas y empresas de primer orden, organizaciones que exigen precisión, rapidez y cumplimiento normativo como norma, y no como un extra.
El ámbito de actuación de Interspan es deliberadamente amplio y abarca almacén aduanero, el envasado por encargo, la distribución y los servicios especializados de valor añadido que requieren procesos rigurosos y una presentación de informes fiable. La empresa también se encarga del almacenamiento y la manipulación de mercancías peligrosas, lo que supone un nivel adicional de cumplimiento normativo y control operativo.
Esa combinación de actividades supone un punto de presión habitual para los operadores de almacenes modernos. A medida que aumenta la complejidad, los sistemas que gestionan el almacén se convierten bien en una ventaja competitiva, bien en una limitación. En el caso de Interspan, su sistema de gestión de almacenes (WMS) local empezó a actuar como factor limitante.
La misión era clara: crear un sistema de gestión de almacenes en el que los equipos dedicaran su tiempo a optimizar y mejorar el flujo de trabajo, en lugar de tener que lidiar con tareas administrativas. El problema era que su sistema actual no ofrecía la visibilidad ni la rapidez necesarias para la siguiente fase de crecimiento.
Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo del negocio
El esfuerzo manual sustituyó al impulso
El anterior de Interspan WMS local obligó a recurrir a soluciones manuales. La gestión y la preparación manual de los pedidos complicaron el proceso de cumplimiento de los pedidos, lo que aumentó los plazos de entrega y generó ineficiencias que se notaron en todo el almacén.
La operación también carecía de visibilidad en tiempo real. Sin información en tiempo real sobre el estado de las existencias y el estado de los pedidos, los equipos tienen que dedicar tiempo a verificar la información antes de poder actuar. Esto ralentiza la toma de decisiones y dificulta dar respuestas con seguridad a los clientes.
La presentación de informes de cumplimiento era demasiado lenta
Uno de los principales obstáculos fue la presentación de informes de cumplimiento, concretamente Informes relacionados con la COMAH. Interspan señaló que la elaboración de los informes llevaba horas, lo que suponía una pérdida de tiempo valioso y convertía la elaboración de informes en un obstáculo en lugar de en un mecanismo de control rutinario.
Cuando la elaboración de informes lleva horas, no solo ralentiza las tareas administrativas, sino que también reduce la capacidad de la organización para responder con rapidez, detectar problemas de forma temprana y garantizar que las actividades de cumplimiento normativo se desarrollen sin contratiempos, en paralelo a la ejecución operativa.
“Nos estábamos frenando a nosotros mismos”
La dirección de Interspan consideró que el cambio era necesario porque su sistema de gestión de almacenes (WMS) actual impedía avanzar. El problema no era solo el sistema en sí, sino lo que este obligaba a hacer a los empleados: tareas manuales, retrasos en la visibilidad y tiempo dedicado a generar información en lugar de a utilizarla.
“Nuestro anterior sistema de gestión de almacenes (WMS) nos estaba frenando. Los procesos manuales, la visibilidad limitada y la elaboración de informes, que requería mucho tiempo, hacían que dedicáramos demasiado tiempo a las tareas administrativas en lugar de a optimizar las operaciones. Necesitábamos un sistema que pudiera automatizar los procesos clave, mejorar la eficiencia y ofrecernos acceso instantáneo a los datos que necesitamos”.”
– Jack Irwin, director general
Este es el momento de mayor tensión de la historia. La ambición de Interspan de atender a sus principales clientes con precisión y cumpliendo con la normativa chocaba con un sistema que no podía adaptarse al crecimiento que la empresa necesitaba.
Guiando a Interspan hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS)
Por qué Clarus WMS
Interspan evaluó varias opciones y, finalmente, se decantó por Clarus WMS por tres razones claras que se desprenden del material de referencia: escalabilidad, capacidad de automatización y una trayectoria contrastada en la gestión de almacenes.
Esta elección también se ajustaba a la realidad operativa de Trafford Park. Interspan necesitaba un sistema capaz de optimizar los flujos de trabajo, mejorar la precisión y proporcionar información en tiempo real sobre todo el almacén, incluidas áreas especializadas como el almacenamiento en depósito aduanero y la manipulación de mercancías peligrosas.
Los criterios de selección revelan algo importante: Interspan no buscaba una lista de características. Buscaba un sistema que eliminara los obstáculos del funcionamiento y permitiera al equipo centrarse en la mejora del rendimiento.
Un enfoque común en la puesta en práctica
Clarus planteó el proyecto como una colaboración centrada en unos objetivos definidos: automatizar la elaboración de informes de cumplimiento normativo, mejorar la visibilidad y agilizar la gestión de pedidos mediante la eliminación de los procesos manuales.
“Interspan tenía una visión clara de lo que necesitaba: un sistema de gestión de almacenes (WMS) capaz de automatizar la elaboración de informes de cumplimiento normativo, mejorar la visibilidad y optimizar la gestión de los pedidos. Trabajamos en estrecha colaboración con ellos para garantizar que el sistema cumpliera esos objetivos, eliminando los procesos manuales y proporcionándoles las herramientas necesarias para operar de forma más eficiente”.”
– Tim Payne, director ejecutivo de Clarus WMS
Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución
Pasar de un entorno local a la nube
Interspan pasó de un sistema de gestión de almacenes (WMS) local a Clarus WMS, lo que aportó visibilidad en tiempo real y automatización a las operaciones. El cambio a la nube también facilita la escalabilidad continua, reduciendo las limitaciones que suelen surgir cuando los sistemas locales requieren una gran intervención del departamento de TI para evolucionar.
El alcance de la implementación descrito es muy amplio. En lugar de centrarse en un único ámbito, Clarus WMS se posiciona como la columna vertebral operativa de múltiples funciones del almacén: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, envío, facturación, visibilidad para el cliente y cumplimiento normativo.
Automatización de los flujos de trabajo en el almacén
Entre las funcionalidades implementadas se incluyen: la generación de etiquetas para mejorar la trazabilidad; sugerencias de almacenamiento para optimizar la ubicación; la gestión de palés mixtos para facilitar un almacenamiento y transporte eficientes; y la facturación automatizada para mejorar la precisión y la transparencia de las facturas.
Estas funcionalidades abordan directamente los puntos débiles que tenía Interspan anteriormente. Allí donde antes el trabajo manual ralentizaba la gestión de los pedidos, el sistema aporta estructura y automatización. Allí donde la visibilidad era limitada, el sistema ofrece acceso en tiempo real al estado de las existencias y de los pedidos. Allí donde la elaboración de informes llevaba horas, el sistema está diseñado para agilizarla y presentarla en un formato más rápido y programado.
Escaneo y códigos de barras de ubicación
Interspan también está asignando códigos de barras a las ubicaciones del almacén e incorporando dispositivos de escaneo portátiles. Este cambio permite la captura de datos en tiempo real, lo que supone una mejora fundamental para la precisión de las existencias y la rapidez del flujo de trabajo.
El escaneo facilita la confirmación de los procesos en el propio lugar donde se desarrollan las actividades, lo que reduce el desfase entre la acción y el registro en el sistema, y ayuda a los equipos a mantener un inventario más preciso. Esto resulta especialmente importante en operaciones que prestan servicio a grandes minoristas y gestionan mercancías reguladas, en las que la trazabilidad debe superar cualquier escrutinio.
Capacidad para cumplir con la normativa
La implementación incluye la gestión de productos químicos peligrosos (Hazchem) y de almacenes aduaneros, lo que permite cumplir con los requisitos normativos y ayuda a Interspan a operar con un mayor control del cumplimiento normativo. Gracias a las funciones avanzadas de generación de informes y a los informes programados, la documentación que acredita el cumplimiento normativo se elabora más rápidamente y es más fácil de mantener.
Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica
Tiempo de presentación de informes reducido en 90%
El principal resultado cuantificable de Interspan es una reducción prevista del tiempo de elaboración de informes en un 90%, que se consigue pasando de horas a minutos gracias a funciones avanzadas de generación de informes y de programación de los mismos.
Es importante tratar este aspecto con cuidado en la descripción. La fuente afirma que “se reduce el tiempo de elaboración de informes de horas a minutos” y el título afirma que “se reduce el tiempo de elaboración de informes en un 90%”. Si esta reducción de 90% ya se ha medido tras la puesta en marcha, puede indicarse como un resultado alcanzado. Si se trata de un resultado previsto, debe plantearse como un objetivo hasta que se verifique mediante datos operativos.
Visibilidad en tiempo real y un control más ágil
Interspan ha conseguido una visibilidad en tiempo real gracias al sistema Clarus WMS, lo que ha mejorado la capacidad de realizar un seguimiento del inventario y del estado de los pedidos sin demoras. Esto mejora la toma de decisiones interna y la capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente, algo especialmente importante para los clientes de primer orden que esperan recibir información precisa y oportuna.
La automatización reduce la carga administrativa
Gracias a los procesos automatizados en materia de elaboración de informes, etiquetado, almacenamiento y facturación, los equipos de Interspan pueden dejar de dedicar esfuerzos a las tareas administrativas manuales y centrarse en la optimización operativa, lo que se ajusta directamente a la motivación descrita por Jack Irwin.
Una base para el crecimiento
El conjunto de capacidades integradas —el sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube, el portal de clientes, los informes avanzados, el escaneo y los módulos de cumplimiento normativo— posiciona a Interspan para una escalabilidad a largo plazo. El sistema resuelve los cuellos de botella inmediatos y, además, crea una plataforma operativa capaz de adaptarse a medida que se amplían las líneas de servicio y evolucionan las necesidades de los clientes.
“Un cambio radical” en las operaciones
La dirección de Interspan definió la implementación como algo más que una simple actualización. Se describe como un cambio radical en el funcionamiento de la empresa, basado en la visibilidad, la automatización y la eficiencia.
“No se trata solo de una actualización del sistema, sino de un cambio radical en nuestra forma de trabajar. Clarus nos ha proporcionado la visibilidad, la automatización y la eficiencia que necesitamos para crecer y atender mejor a nuestros clientes”.”
– Jack Irwin, director general
Reflexiones de los clientes y lecciones aprendidas
El cumplimiento normativo pasa a ser operativo, sin suponer un obstáculo
La historia de Interspan pone de relieve cómo la elaboración de informes de cumplimiento normativo puede suponer un lastre o convertirse en una rutina, dependiendo de la capacidad del sistema. Cuando la elaboración de los informes COMAH lleva horas, esta tarea entra en conflicto con las operaciones. Cuando la elaboración de informes está programada y automatizada, el cumplimiento normativo pasa a formar parte del ritmo del almacén, en lugar de suponer una interrupción.
La visibilidad influye en la experiencia del cliente
La visibilidad en tiempo real influye tanto en la experiencia del cliente como en la eficiencia interna. Cuando Interspan puede consultar al instante el estado de las existencias y de los pedidos, puede responder con mayor rapidez y seguridad. Para los principales minoristas y los clientes de primer orden, esa transparencia pasa a formar parte de la propuesta de valor.
La automatización genera margen de maniobra
La automatización no consiste únicamente en reducir la mano de obra. Se trata de crear margen para una mejor gestión. El problema inicial de Interspan era dedicar demasiado tiempo a las tareas administrativas en lugar de a la optimización. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) que automatiza los procesos clave cambia el enfoque de la dirección, alejándola de la gestión de crisis y orientándola hacia la mejora.
Tu camino hacia el éxito con el WMS
La transición de Interspan de un sistema de gestión de almacenes (WMS) local a Clarus WMS pone de manifiesto todo el potencial que pueden ofrecer las operaciones modernas de almacén cuando la carga de trabajo manual se sustituye por visibilidad en tiempo real y flujos de trabajo automatizados. La planta de Trafford Park cuenta ahora con una base diseñada para garantizar la precisión, el cumplimiento normativo y una prestación de servicios escalable, con funciones avanzadas de generación de informes que permiten reducir drásticamente el tiempo de elaboración de los mismos y facilitar una toma de decisiones más rápida.
Si tu actividad se ve limitada por la elaboración manual de informes, una visibilidad en tiempo real reducida o procesos de gestión de pedidos que dependen de soluciones provisionales, la conclusión es clara. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube puede eliminar los obstáculos, reforzar el control del cumplimiento normativo y proporcionar a los equipos los datos y la automatización que necesitan para optimizar sus procesos, y no solo para llevarlos a cabo.
Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu almacén a reducir las tareas administrativas, agilizar la elaboración de informes y ofrecer la transparencia y la eficiencia que esperan los clientes de hoy en día.