Gérer un Entrepôt 3PL Une activité de gestion des commandes en ligne implique de traiter des centaines, voire des milliers de bons de commande chaque semaine. Que ce soit pour commander des stocks auprès de fournisseurs, gérer les relations avec ces derniers ou coordonner la réception des marchandises, un logiciel adapté aux processus de commande fait toute la différence. Sans lui, vous êtes contraint de suivre manuellement les commandes dans des tableurs, vous manquez des dates de livraison et vous passez des heures sur des tâches administratives qui pourraient être consacrées au développement de votre activité.
Le défi ne se limite pas à passer des commandes. Il s'agit également de les suivre de leur passation jusqu'à leur réception, de mettre à jour les stocks en temps réel, de gérer les paiements multidevises et de veiller à ce que votre processus de réception des marchandises s'intègre parfaitement à vos opérations d'entrepôt. C'est là qu'intervient un logiciel dédié aux bons de commande. Dans ce guide, nous allons examiner les critères à prendre en compte pour choisir un système de gestion des bons de commande, la manière dont il transforme votre processus de commande et comment il s’intègre dans un contexte plus large système de gestion d'entrepôt qui automatise l'ensemble de vos opérations.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des bons de commande ?
Un logiciel de gestion des bons de commande est une solution numérique qui automatise la création, la validation, le suivi et la gestion des bons de commande. Plutôt que d’envoyer des e-mails aux fournisseurs, de relancer pour obtenir des confirmations ou de fouiller dans des chaînes d’e-mails, vous disposez d’une source unique et fiable pour chaque commande que vous avez passée.
Fondamentalement, le logiciel permet de recueillir :
- Coordonnées du fournisseur : Coordonnées, conditions de paiement, délais de livraison et accords tarifaires.
- Détails de la commande : Références des articles, quantités, prix unitaires et adresses de livraison.
- Processus de validation : Des circuits de validation automatiques permettant de s'assurer que les personnes compétentes valident les commandes avant leur expédition.
- Suivi et état d'avancement : Une visibilité en temps réel permettant de savoir si une commande est confirmée, expédiée ou en cours de livraison.
- Réception et rapprochement : Rapprocher les marchandises reçues des commandes et signaler les écarts avant qu'ils n'affectent votre stock.
Pour les prestataires logistiques tiers (3PL) et les entreprises de commerce électronique, ce niveau de contrôle est essentiel. Vous ne vous contentez pas de gérer votre propre stock, vous gérez également les livraisons provenant de plusieurs fournisseurs, souvent situés dans différents pays, avec des conditions de paiement et des devises variées.
Pourquoi votre prestataire logistique (3PL) a besoin d'un logiciel dédié aux bons de commande
De nombreuses entreprises pensent qu’un logiciel de comptabilité généraliste ou des tableurs suffisent. Ce n’est pas le cas. Voici pourquoi un logiciel dédié à la gestion des bons de commande est essentiel pour les opérations d’entreposage :
Rapidité et précision
La saisie manuelle des bons de commande est lente et source d'erreurs. Une faute de frappe dans un code produit, une quantité erronée ou une virgule omise ont des répercussions sur l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement. Le logiciel élimine les erreurs de saisie en extrayant les informations sur les produits depuis votre système de gestion des stocks existant. Votre commande est ainsi exacte avant même de quitter votre système.
Visibilité en temps réel
Vous devez savoir si une livraison est dans les temps. Va-t-elle arriver demain ou la semaine prochaine ? Y a-t-il des retards ? Un bon logiciel de gestion des bons de commande s'intègre aux systèmes des fournisseurs et aux outils de suivi, ce qui vous permet de toujours savoir où se trouvent vos marchandises. Ces informations sont directement transmises à votre processus de réception des marchandises et vous aident à planifier la main-d'œuvre et l'espace dans votre entrepôt.
Gestion des relations avec les fournisseurs
En regroupant tous vos bons de commande dans un seul système, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble complète des performances de chaque fournisseur. À quelle fréquence livrent-ils dans les délais ? Quel est leur délai de livraison ? Y a-t-il des problèmes de qualité ? Ces données vous aident à prendre des décisions d'achat plus éclairées et à négocier de meilleures conditions.
Complexité liée à la gestion multidevises et aux multiples fournisseurs
Si vous vous approvisionnez à l'international, un logiciel de gestion des bons de commande gère automatiquement les transactions multidevises, les taux de change et les conditions de paiement. Il s'adapte également pour gérer simultanément des dizaines de fournisseurs sans aucun problème.
Conformité et pistes d'audit
Dans les secteurs réglementés et pour les grands clients, il est indispensable de disposer d'un historique complet de chaque commande, autorisation et modification. Le logiciel conserve une piste d'audit immuable, ce qui s'avère inestimable pour la conformité et le règlement des litiges.
Principales caractéristiques d'un logiciel de gestion des bons de commande performant
Tous les outils de gestion des bons de commande ne se valent pas. Lorsque vous évaluez les différentes options, recherchez les fonctionnalités essentielles suivantes :
Intégration avec votre système de gestion d'entrepôt
Votre logiciel de gestion des bons de commande devrait s'intégrer directement à votre système de gestion des stocks (WMS). Lorsque vous recevez des marchandises, votre système met automatiquement à jour les niveaux de stock. Lorsque les stocks sont sur le point d'être épuisés, le système peut même déclencher des alertes de réapprovisionnement automatiques. Cette intégration en boucle fermée élimine la saisie manuelle des données et garantit l'exactitude des stocks. Un bon Systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) disponibles disposera d'une fonctionnalité intégrée de gestion des bons de commande ou d'intégrations API étroites avec des logiciels de gestion des bons de commande autonomes.
Processus d'approbation automatisés
Les commandes importantes ne doivent pas être expédiées sans avoir été vérifiées au préalable. Le logiciel doit prendre en charge des chaînes d'approbation configurables. Vous pouvez exiger la validation d'un responsable si une commande dépasse un certain montant, ou celle du service financier avant que le paiement ne soit autorisé. L'automatisation achemine automatiquement les commandes vers les personnes compétentes.
Portail des fournisseurs
Les meilleurs systèmes permettent aux fournisseurs d'accéder à un portail où ils peuvent consulter les commandes, en confirmer la réception et fournir des informations sur l'état d'avancement de la livraison. Cela réduit les échanges d'e-mails et permet à tous les intervenants de rester sur la même longueur d'onde.
Rapprochement des factures (rapprochement à trois voies)
Lorsqu’une facture est reçue, le système la compare à votre bon de commande initial et à l’avis de réception des marchandises. Si les quantités, les prix ou les dates de livraison ne correspondent pas, il signale l’écart. Cela vous évite de payer trop cher et vous permet de repérer facturation les erreurs avant qu'elles ne passent inaperçues.
Rapports et analyses en temps réel
Un bon logiciel offre tableaux de bord qui présentent le statut des commandes, les performances des fournisseurs, les dépenses par catégorie et les prévisions de sorties de trésorerie. Ces informations facilitent la planification et la prise de décisions stratégiques en matière d'achats.
Accès Mobile
Votre équipe de réception ne travaille pas derrière un bureau. Grâce à l'accès mobile aux bons de commande, elle peut scanner les codes-barres, valider la réception et signaler les problèmes directement depuis l'entrepôt, en temps réel.
Comment un logiciel de gestion des bons de commande transforme votre processus d'achat
Voyons comment se déroule le traitement d'une commande type à l'aide d'un logiciel dédié aux bons de commande, par rapport à l'ancienne méthode :
L'approche traditionnelle (manuelle)
Vous envoyez un e-mail à un fournisseur en indiquant les quantités et la date de livraison. Il vous répond par e-mail avec un devis. Vous le copiez dans un tableur, vous le transmettez à votre responsable par e-mail, celui-ci l'approuve en répondant à tous, vous renvoyez la commande au fournisseur, celui-ci la confirme, vous l'imprimez et l'affichez dans l'entrepôt, les marchandises arrivent, quelqu'un vérifie le bon de livraison par rapport au tableur, vous mettez à jour manuellement votre tableur d'inventaire, une facture arrive par e-mail, vous la transférez au service financier, qui la règle. Tout au long de ce processus, plusieurs personnes jonglent avec les documents, les dates se confondent et des erreurs se glissent dans le système.
Avec un logiciel de gestion des bons de commande
Vous vous connectez au système, sélectionnez le fournisseur, saisissez les quantités, définissez la date de livraison, puis validez. Le système transmet automatiquement la demande à votre responsable. Celui-ci l'approuve dans le système (ou elle est approuvée automatiquement si elle respecte les limites fixées). Le fournisseur reçoit la commande par voie électronique et met à jour son système. Le jour de la réception, votre équipe d'entrepôt scanne le code-barres, vérifie que les articles correspondent, et le système met automatiquement à jour le stock. La facture du fournisseur est automatiquement rapprochée de la commande et du bon de réception. Le service financier valide et procède au paiement. Le délai de traitement passe de plusieurs jours à quelques heures. Les erreurs deviennent rares.
Cette transformation ne se résume pas à une simple question de rapidité. Il s'agit d'éliminer les tâches manuelles qui détournent votre équipe des activités à plus forte valeur ajoutée. Il s'agit de réduire le risque de ruptures de stock ou de surstockages dus à des problèmes de communication. Et pour prestataires logistiques tiers (3PL) Gérer les stocks de dizaines de clients : c'est le seul moyen de se développer sans avoir à recruter une équipe dédiée aux achats.
Logiciel de gestion des bons de commande et des fournisseurs
La gestion des fournisseurs et celle des bons de commande sont étroitement liées. Les meilleurs logiciels vous offrent des outils pour :
- Centraliser les données fournisseurs : Coordonnées, conditions de paiement, délais de livraison et indicateurs de performance : tout est regroupé au même endroit, ce qui évite d'avoir à jongler entre plusieurs feuilles de calcul.
- Suivre les performances des fournisseurs : Taux de respect des délais de livraison, problèmes de qualité, réactivité et compétitivité des prix : autant de données qui servent de base aux renégociations de contrats.
- Gérez vos commandes en toute simplicité : Une fois que vous connaissez bien vos fournisseurs, passer commande devient un jeu d'enfant. Les fournisseurs privilégiés, les commandes récurrentes et les contrats-cadres sont tous pris en charge par le système.
- Prévoir la demande et planifier les stocks : En analysant les tendances historiques des commandes, vous pouvez anticiper les besoins futurs et planifier vos achats en conséquence.
Pour les prestataires logistiques tiers (3PL), c'est essentiel. Vos clients comptent sur vous pour assurer la fluidité de leurs stocks. Plus vous gérez efficacement vos fournisseurs, plus vous pouvez honorer leurs commandes rapidement.
Choisir le bon logiciel pour la gestion des bons de commande
Alors, quelle solution convient le mieux à votre entreprise ? Tenez compte des facteurs suivants :
Ampleur et complexité
Gérez-vous 10 fournisseurs ou 100 ? Commandez-vous quelques références ou des milliers ? Un outil simple destiné aux PME peut convenir à une petite entreprise, mais à mesure que vous vous développez, il ne suffira plus. Recherchez un logiciel capable d'évoluer au rythme de votre entreprise.
Exigences en matière d'intégration
Le logiciel intégrer avec votre système comptable ? Votre WMS ? Votre ERP ? Une intégration insuffisante implique une saisie manuelle des données, ce qui va à l'encontre de l'objectif recherché. Consultez la documentation relative à l'API du fournisseur et demandez à ses clients actuels dans quelle mesure l'intégration est étroite.
Facilité d'utilisation
Même le meilleur logiciel au monde ne sert à rien si votre équipe ne l'utilise pas. Privilégiez les interfaces intuitives qui ne nécessitent pas de formation approfondie. Votre équipe chargée de la réception des marchandises et votre personnel des achats doivent pouvoir se familiariser rapidement avec le système.
Structure des coûts
Certains fournisseurs facturent à l'utilisateur, d'autres à la transaction, d'autres encore sur la base d'un forfait mensuel. Déterminez la formule la plus adaptée à votre volume d'activité et à la taille de votre équipe. Tenez également compte des coûts de mise en place et de formation.
Assistance et mise en œuvre
Un bon fournisseur vous aidera à configurer le système, à migrer vos données existantes et à former votre équipe. Il doit disposer d'un service d'assistance réactif en cas de problème (car il y en aura forcément). Renseignez-vous sur les délais de mise en place : peuvent-ils vous permettre d'être opérationnel en quelques semaines ou faut-il compter plusieurs mois ?
Anticiper l'avenir
Le fournisseur dispose-t-il d'une feuille de route ? Prévoy-t-il d'ajouter les fonctionnalités dont vous aurez besoin ? Le système restera-t-il à jour en termes d'intégrations de nouveaux fournisseurs, d'exigences de conformité et de modes de paiement ?
Des leaders du secteur tels que Xero et Sage offrent des fonctionnalités complètes de gestion des bons de commande intégrées à la comptabilité. Des sites d'avis indépendants tels que Conseils logiciels peut vous aider à comparer les différentes options en fonction de vos besoins spécifiques.
Un logiciel de gestion des bons de commande intégré à une solution 3PL plus globale
La gestion des bons de commande ne fonctionne pas en vase clos. Elle s'inscrit dans le cadre d'une gestion globale des opérations d'entrepôt. Un véritable système de gestion 3PL intègre les éléments suivants :
- Gestion des bons de commande : Automatisation des commandes entrantes provenant des fournisseurs.
- Traitement des entrées de marchandises : Réception, contrôle qualité et mise à jour des stocks en temps réel : votre produits en cours de fabrication C'est là que les bons de commande se transforment en stock physique.
- Gestion des stocks : Suivi des niveaux de stock, de l'emplacement et des mouvements dans votre entrepôt.
- Traitement des commandes : Préparation des commandes, emballage et expédition traiter les commandes des clients avec précision et rapidité.
- Rotation des stocks : Veiller à ce que les stocks les plus anciens soient écoulés en premier (FIFO/LIFO), afin de réduire les pertes et l'obsolescence. En savoir plus sur bonnes pratiques en matière de rotation des stocks.
- Facturation 3PL : Automatisation de la facturation à vos clients en fonction des activités réelles de l'entrepôt (commandes reçues, unités stockées, lignes prélevées), et non sur la base d'estimations.
Lorsque ces systèmes fonctionnent de concert, vous mettez en place un fonctionnement sans faille. Votre équipe des achats sait exactement quand les stocks vont arriver. Votre équipe de réception met à jour les stocks dès que les marchandises arrivent sur le quai. Votre équipe de préparation des commandes dispose d’informations précises sur les emplacements et les quantités. Votre équipe de facturation envoie automatiquement les factures aux clients. C’est ce genre d’excellence opérationnelle qui permet de remporter des contrats et de satisfaire les clients.
Le processus d'achat constitue le point de départ de cette chaîne. Si celui-ci est bien géré, tout ce qui en découle s'en trouve amélioré.
Prêt à transformer votre processus de gestion des bons de commande ?
Si vous êtes prêt à ne plus vous débattre avec des feuilles de calcul chaotiques et à commencer à considérer votre processus de bons de commande comme un atout stratégique, l’équipe de Clarus est là pour vous aider. Nous comprenons que le recours à des systèmes cloisonnés et à la saisie manuelle des données ne se contente pas de ralentir vos opérations quotidiennes, mais entrave également votre capacité à développer efficacement votre activité de logistique tierce partie (3PL) ou de commerce électronique. En adoptant une solution spécialement conçue à cet effet, vous pouvez relier de manière transparente les commandes entrantes de vos fournisseurs à votre stratégie globale de gestion d'entrepôt, ce qui vous offre la visibilité en temps réel dont vous avez besoin pour réussir.
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