Réception des marchandises en entrepôt : comment garantir l'efficacité du processus

Par l'équipe éditoriale de Clarus · Dernière mise à jour le 4 juillet 2026

Des processus de réception efficaces sont essentiels pour garantir l'exactitude des stocks et assurer la fluidité de la chaîne d'approvisionnement. Les professionnels du 3PL sont souvent confrontés à des problèmes tels que des retards dans la planification des quais de chargement, des inexactitudes dans le rapprochement des bons de réception (GRN) et des difficultés liées aux rapports OS&D, ce qui peut perturber la mise en stock et le rapprochement des stocks. Chez Clarus WMS, nous proposons des solutions qui automatisent le traitement des avis d'expédition (ASN), la lecture des codes-barres et des étiquettes GS1, ainsi que la réception par numéro d'immatriculation, ce qui permet d'améliorer immédiatement la précision de la réception et les performances des indicateurs clés de performance (KPI).

Traditionnellement, la mise en place de processus de réception fiables impliquait des enregistrements manuels et des contrôles approfondis, ce qui prenait souvent plusieurs semaines pour résoudre les problèmes de manquants ou de dommages. À l’inverse, l’approche du WMS Clarus s’appuie sur l’intégration au cloud et la saisie de données conforme à la norme GS1 pour réduire le délai entre le quai de réception et la mise en stock, permettant ainsi des contrôles FEFO en temps réel, la réception par numéro d’immatriculation et le transbordement en quelques jours plutôt qu’en plusieurs semaines, tout en minimisant la main-d’œuvre et en améliorant l’efficacité globale. Les données en temps réel provenant des terminaux portables et des tableaux de bord offrent également aux responsables une visibilité sur les tâches en cours, les goulots d’étranglement et les stocks en quarantaine, leur permettant ainsi de prendre des décisions plus rapidement.

Le résultat des méthodes traditionnelles :

• Retards dans la mise en stock dus à la vérification manuelle des bons de réception et à une intégration insuffisante des avis d'expédition
  
• Les dysfonctionnements dans les processus d'inspection entraînent des cas non signalés d'OS&D et des retards dans la mise en quarantaine
  
• Perte de chiffre d'affaires due à des inexactitudes dans le rapprochement comptable et au non-respect des objectifs liés aux indicateurs clés de performance (KPI)
  

Cet article analyse les lacunes des méthodes de réception obsolètes et examine comment Clarus WMS repense ce processus grâce à une automatisation moderne, pour une précision accrue et une meilleure gestion de la planification des quais de chargement. Il associe des données sectorielles à une expérience concrète de l'entreposage afin de fournir des informations exploitables aux professionnels du 3PL et de l'entreposage.

Qu'est-ce que l'ASN et comment l'optimiser ?

Un avis d'expédition préalable (ASN) ou DESADV est un document numérique fournissant à l'avance des informations détaillées sur les livraisons à venir, essentiel pour une planification efficace des opérations sur les quais et la précision de la réception dans les entrepôts. GS1 UK définit l'ASN comme un document fournissant des informations détaillées sur une livraison à venir et envoyé avant l'arrivée des marchandises afin que le destinataire puisse se préparer à leur réception (GS1 UK). Il comprend généralement les identifiants de palettes SSCC, les codes produit, les quantités, les données relatives aux lots ainsi que les références de bon de commande, ce qui permet une planification proactive de la mise en quarantaine et une anticipation des opérations de sortie et de distribution (OS&D).

Dans les installations 3PL traitant des denrées périssables, les données ASN facilitent la priorisation selon le principe FEFO lors de l’inspection, ce qui réduit les pertes et les passages en perte en garantissant que les palettes dont la date de péremption est proche soient identifiées et traitées en premier. Les prestataires EDI externes indiquent que l’utilisation des ASN peut réduire les coûts de réception jusqu’à 40 %, en permettant aux équipes de pré-allouer l’espace, la main-d’œuvre et les équipements avant l’arrivée du camion (home.messagexchange.com).

L'optimisation de l'ASN implique :

• Application des normes GS1 relatives aux codes produit, lot, SSCC et date
  
• Intégrer les ASN dans le système de gestion des stocks (WMS) afin que les pré-réceptions soient créées automatiquement
  
• Utilisation de la technologie RFID ou de la lecture de codes-barres haute précision pour vérifier le SSCC et le contenu à quai
  
• Gérer l'attribution des quais de chargement et la planification des effectifs directement à partir des données ASN
  

Comme le souligne GS1, les ASN fournissent des informations détaillées sur une livraison à venir, notamment la date d'arrivée de l'envoi et son contenu, ce qui permet aux destinataires de préparer leurs ressources à l'avance (disciplinas.tecnico.ulisboa.pt).

D’un point de vue pratique, les consultants de Clarus WMS décrivent un processus idéal : lorsqu’un avis d’expédition (ASN) comprend le SSCC, le numéro de lot, le code produit et la quantité pour chaque palette, le terminal portable peut accepter une palette en scannant simplement le SSCC, ce qui permet de récupérer automatiquement toutes les autres informations issues de l’ASN. Cela accélère considérablement la réception par “ numéro d'immatriculation ” et réduit les erreurs liées à la saisie manuelle des données.

Chez Clarus WMS, le traitement des ASN est entièrement intégré à la lecture des codes-barres et des étiquettes GS1. Les pré-réceptions générées à partir des ASN permettent de planifier les opérations sur les quais de chargement, de mettre en place des flux de réception « à l'aveugle » ou guidés, et d'assurer le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) relatifs au passage du quai au stock et à la précision de la réception. Cette intégration offre une grande évolutivité, ce qui permet aux entrepôts de gérer des volumes croissants sans compromettre le contrôle ni la conformité.

Ai-je besoin du GRN pour mes opérations de réception ?

Oui, un bon de réception (GRN) est indispensable dès que vos activités dépassent le stade des simples réceptions. Un GRN est un document interne qui confirme la réception des marchandises provenant d'un fournisseur et en consigne la quantité et l'état ; il joue un rôle essentiel dans la tenue de registres de stock précis et dans la synchronisation des processus d'approvisionnement, de gestion des stocks et de gestion financière (Tofu)

Pour les petits entrepôts disposant d'un nombre limité de références et de fournisseurs locaux, des listes de contrôle basiques peuvent suffire. Cependant, à mesure que les volumes augmentent et que vous ajoutez des expéditions internationales, des hiérarchies d'emballage complexes et des niveaux de service spécifiques aux clients, un processus GRN structuré devient essentiel pour :

• Vérifier la conformité des livraisons par rapport aux bons de commande
  
• Consigner les problèmes liés à l'OS&D et les écarts constatés
  
• Déclencher les statuts de quarantaine ou de mise en attente pour les stocks suspects
  
• Prise en charge de la mise en correspondance à trois voies entre le bon de commande, le bon de réception et la facture
  

Les spécialistes de la comptabilité et des achats définissent le « trois-way matching » comme le processus consistant à comparer le bon de commande, le bon de réception et la facture du fournisseur avant le paiement, afin d'éviter les paiements excédentaires, les doublons et la fraude (softco.com). En l'absence de GRN, ce cadre de contrôle s'en trouve affaibli.

La numérisation de la saisie des bons de réception (GRN) au sein du système de gestion d'entrepôt (WMS) évite la ressaisie manuelle et permet aux opérations de réception de mettre à jour les stocks en temps réel. Les fournisseurs soulignent que la durée du cycle de réception basée sur les GRN et la précision de la réception constituent des indicateurs clés de performance (KPI) fondamentaux pour l'entrepôt, qui doivent faire l'objet d'un suivi continu (Le groupe Access). Clarus WMS prend en charge des modèles de bons de réception configurables et des règles de rapprochement à trois voies par compte, ce qui permet aux prestataires logistiques (3PL) d'adapter leurs contrôles financiers aux exigences de chaque client.

Comment le SSCC améliore-t-il le suivi des palettes ?

Le code séquentiel de conteneur d'expédition (SSCC) est une clé d'identification GS1 qui attribue un identifiant unique à chaque unité logistique, telle qu'une caisse, une palette ou un colis (gs1.org). Les étiquettes logistiques GS1 exigent que chaque palette porte un SSCC unique afin de pouvoir être suivie et tracée de bout en bout tout au long de la chaîne d'approvisionnement (gs1.org).

Lors de la réception des plaques d’immatriculation, le SSCC fait office de “ plaque d’immatriculation ” unique pour la palette. Lorsque la palette est scannée, le WMS récupère toutes les données associées à partir de l’ASN ou du pré-réception – références, quantités, lot, date de péremption et propriétaire – et les applique au stock en une seule étape. Les terminaux portables Clarus utilisent des étiquettes conformes à la norme GS1 contenant jusqu’à trois codes-barres pour le produit, la quantité, le lot et le SSCC, ce qui permet aux opérateurs de saisir toutes les informations requises en quelques scans seulement, au lieu de devoir saisir chaque champ manuellement.

L'optimisation de l'utilisation des SSCC passe par :

• Veiller à ce que chaque palette quittant les sites des fournisseurs soit munie d'une étiquette conforme à la norme GS1 comportant un SSCC valide
  
• Mappage correct des champs SSCC dans le WMS, notamment les codes de propriétaire, de produit et de date
  
• Utilisation du code SSCC comme clé primaire dans les enquêtes OS&D et la documentation relative aux réclamations
  
• Étendre l'utilisation du SSCC au transbordement et aux expéditions sortantes afin que le même identifiant soit utilisé tout au long du cycle de vie
  

Lorsque les étiquettes SSCC sont associées à des portiques RFID ou à un système de lecture automatisé au quai de chargement, la précision de lecture peut atteindre près de 99 % pour les articles étiquetés, ce qui améliore considérablement la visibilité et réduit les contrôles manuels (RFID JOURNAL).

Quel rôle joue l'OS&D dans la précision de la réception ?

Le rapport OS&D (Over, Short and Damaged) joue un rôle essentiel dans le maintien de la précision de la réception des marchandises, car il permet de consigner les écarts constatés lors de l'inspection et de les comparer au bon de commande. En logistique, le terme OS&D désigne les écarts qui surviennent lorsque la quantité ou l'état des marchandises reçues ne correspond pas à ce qui a été commandé ou prévu (Freightcourse).

Une gestion efficace des OS&D comprend généralement :

• Codes de motif structurés pour les quantités excédentaires, les quantités manquantes, les dommages visibles et les dommages cachés
  
• Preuves photographiques prises sur le quai et associées au reçu
  
• Mise en attente ou mise en quarantaine automatique en cas de signalement de dommages ou de problèmes de qualité
  
• Des processus clairs pour les retouches, la mise au rebut et la validation par le client
  

Les recommandations des spécialistes soulignent que la mise en place d'une documentation OS&D précise et en temps opportun, ainsi que l'utilisation de technologies telles que la lecture de codes-barres ou les workflows de gestion des exceptions dans les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS), comptent parmi les moyens les plus simples de réduire les erreurs et de préserver les marges (LogiWorld, LLC). Le système Clarus WMS prend en charge les opérations OS&D grâce à des statuts de stock, des codes de motif et des règles de mise en attente ; ainsi, les palettes endommagées ou faisant l'objet d'un litige ne peuvent pas être affectées tant que le problème n'est pas résolu.

Méthodes traditionnelles vs Clarus WMS pour la réception des marchandises

Les méthodes traditionnelles reposent sur un traitement manuel des avis de réception (GRN) et des avis d'expédition (ASN), ce qui entraîne souvent des retards dans la planification des déchargements et des inexactitudes dans les rapports OS&D, entravant ainsi le rapprochement. Les vérifications sur support papier et les rapprochements sur tableur introduisent des délais et compliquent la mesure du délai entre la réception des marchandises et leur mise en stock. Les données du secteur montrent que les meilleures entreprises visent souvent des délais de 2 à 4 heures, tandis que les performances moyennes peuvent atteindre 12 à 24 heures (hopstack.io).

Ces approches traditionnelles ne permettent pas non plus la lecture en temps réel des codes-barres ou RFID l'intégration, ce qui permet FEFO est jugée trop exigeante en main-d'œuvre et peu efficace en termes de stockage. En revanche, il est prouvé que l'automatisation et la numérisation modernes des entrepôts permettent d'augmenter la productivité, de réduire la dépendance vis-à-vis de la main-d'œuvre et de diminuer les coûts de manutention (McKinsey & Company).

Clarus WMS automatise la réception des plaques d'immatriculation grâce au code GS1 SSCC, à des flux de travail sur terminaux portables et à des règles configurables pour les réceptions à l'aveugle, les pré-réceptions et le transbordement. Alors que les systèmes existants peinent à gérer la mise en quarantaine et le traitement des exceptions, Clarus propose des statuts de mise en attente, des codes de motif et des règles spécifiques au client qui prennent en charge la validation vétérinaire, les contrôles qualité et la conformité réglementaire lorsque cela est nécessaire. Cette approche moderne minimise les perturbations et aide les prestataires logistiques (3PL) à atteindre des indicateurs de performance clés (KPI) plus stricts entre le quai de déchargement et les stocks, à améliorer la précision de la réception et à mieux maîtriser les coûts.

Pourquoi certaines équipes ont du mal à réceptionner le ballon

Les équipes d'entrepôt rencontrent souvent des difficultés lors de la réception des marchandises en raison de processus obsolètes qui nuisent à la précision et aux indicateurs clés de performance (KPI) relatifs au passage du quai au stock.

• Automatisation limitée du traitement des ASN, entraînant des erreurs dans la vérification des SSCC et la mise en correspondance des GRN
  
• Inspection manuelle pour les contrôles OS&D, ce qui augmente les risques de dommages non signalés et de retards liés à la quarantaine
  
• Une intégration insuffisante du principe FEFO, entraînant des pertes d'efficacité au niveau de la mise en stock et du rapprochement
  
• Une planification insuffisante des opérations de quai, entraînant des écarts entre les quantités excédentaires et les quantités manquantes
  
• Les arrivées imprévues, telles que les livraisons non programmées des fournisseurs ou les conteneurs retardés, qui peuvent soudainement doubler le nombre de véhicules entrants et mettre à rude épreuve les effectifs et l’espace disponibles
  

Les rapports sectoriels soulignent à maintes reprises que la précision des stocks, l'efficacité de la réception des marchandises et l'optimisation de l'espace comptent parmi les indicateurs clés de performance (KPI) les plus importants pour les entrepôts en 2025 (hopstack.io). En l'absence de processus de réception rigoureux, toutes les activités en aval – de la préparation des commandes à la facturation – se retrouvent confrontées à ces erreurs commises en amont.

Comment le système WMS Clarus gère-t-il la réception des marchandises ?

Chez Clarus WMS, la réception des marchandises est gérée via une plateforme cloud qui automatise les flux de travail liés aux ASN et aux GRN, garantissant ainsi une précision en temps réel et une planification efficace des opérations de quai. Nos terminaux portables standard basés sur la norme GS1 permettent de scanner les étiquettes logistiques GS1 afin de saisir les codes produit, quantité, lot, SSCC et date sans saisie manuelle. Ainsi, lorsqu'un ASN contient l'intégralité des informations SSCC et des détails du produit, les opérateurs peuvent accepter les palettes d'un simple scan et passer directement à la mise en stock ou au transbordement.

Les tableaux de bord Clarus offrent une visibilité en temps réel sur les réceptions en cours, l’activité aux quais de chargement, les tâches de mise en stock et les stocks en quarantaine, ce qui permet aux responsables d’identifier les postes où de la main-d’œuvre est nécessaire. Dans le cadre de notre collaboration avec JODA, un spécialiste de la logistique du froid, le système de gestion d’entrepôt (WMS) Clarus a permis d’améliorer la précision des stocks à 97 % la première année et à 99 % la deuxième, tout en réduisant la durée des inventaires de plusieurs semaines à quelques jours (Clarus WMS). Cela montre à quel point la mise en place de processus rigoureux de réception et de gestion des stocks se traduit par des gains de précision mesurables.

Surveillance en temps réel

La surveillance en temps réel dans Clarus suit les arrivées d’ASN, les réceptions et les tâches de mise en stock grâce à des événements horodatés, ce qui permet aux responsables de mesurer le temps réel du cycle “ du quai au stock ” ainsi que la précision de la réception. Les changements automatiques de statut des tâches – tels que “ au quai ”, “ reçu ”, “ mise en stock en cours ” et « mise en stock terminée » – donnent une image claire du débit.

Les fournisseurs spécialisés dans l'automatisation des portes de quai indiquent que la lecture automatisée, grâce à la vision par ordinateur et à la technologie RFID, peut considérablement augmenter le débit des marchandises entrantes et réduire la saisie manuelle des données au quai (kargo.ai). Clarus s'intègre à ces technologies afin que les mouvements de palettes au quai soient automatiquement enregistrés dans le système de gestion d'entrepôt (WMS) sans qu'il soit nécessaire de procéder à un scan supplémentaire. 

Adaptation évolutive

L'évolutivité est essentielle, car les prestataires logistiques tiers (3PL) et les entrepôts sont confrontés à une demande volatile, à des pics saisonniers et à un élargissement de leur gamme de références. Une récente étude menée par MHI et Deloitte souligne que 55 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement augmentent leurs investissements technologiques, et que 88 % d'entre eux prévoient de consacrer plus d'un million de dollars à l'innovation dans ce domaine (TecHR).

Clarus WMS répond à ce besoin d'adaptation évolutive en permettant à chaque compte client de définir ses propres exigences en matière de lots, de dates de péremption, de réception en aveugle, de transbordement et de rapprochement à trois voies. Les flux sur terminaux portables peuvent être activés ou désactivés au niveau du compte et du produit ; ainsi, par exemple, les références d’emballage ne nécessitant pas de contrôle des lots peuvent être réceptionnées en un minimum d’étapes, tandis que les gammes de produits pharmaceutiques ou de produits frais imposent une saisie stricte des lots et des dates de péremption.

Visibilité totale

Une visibilité totale ne se limite pas à savoir ce qui est en stock ; il s'agit de comprendre l'état, l'historique et les contraintes associées à chaque palette. Clarus offre :

• Historique des transactions pour chaque SSCC ou numéro d'identification de palette
  
• Motifs de mise en attente et de quarantaine, y compris l'identité de la personne à l'origine de la mise en attente et la date à laquelle celle-ci a eu lieu
  
• Vues sur l'ancienneté des stocks selon les principes FEFO, FIFO ou des règles spécifiques au client
  
• Rapports destinés aux clients et au portail, permettant à ces derniers de consulter directement les tendances en matière d'OS&D, de dommages et de dates de péremption
  

Des études portant sur les données en temps réel dans le domaine de la logistique d'entrepôt soulignent que la visibilité en temps réel sur les opérations et les stocks est essentielle pour éviter les goulots d'étranglement et améliorer la prise de décision (AutoScheduler.ai). Clarus WMS offre ce niveau de visibilité tant aux opérateurs qu'à leurs clients, leur permettant ainsi de résoudre rapidement les problèmes et de planifier leurs activités en toute confiance.

Prêt à le voir en action ?

L'optimisation des processus de réception grâce à Clarus WMS peut transformer l'efficacité de votre entrepôt, en garantissant une précision supérieure et des opérations rationalisées. Imaginez un traitement automatisé des avis d'expédition (ASN) qui résout les problèmes courants tels que les produits hors saison, les réceptions « à l'aveugle » et le transbordement, avec un minimum d'intervention manuelle. Contactez Clarus WMS pour une démonstration pour découvrir comment ces fonctionnalités s'intègrent à votre activité.

Références

1. GS1 UK, “ Guide de mise en œuvre des messages ASN ”
   
2. GS1, “ Code séquentiel des conteneurs d'expédition (SSCC) ”
   
3. GS1, “ Guide sur les étiquettes logistiques GS1 ”
   
4. GS1 UK, “ Création de codes SSCC et d'étiquettes logistiques ”
   
5. MessageXchange, “ Utiliser l'EDI pour améliorer l'efficacité de la chaîne logistique ”
   
6. Commport, “ L’avis d’expédition avancé en toute simplicité ”
   
7. ToFu, “ Qu'est-ce qu'un bon de réception des marchandises et pourquoi en avez-vous besoin ? ”
   
8. Omneelab, “ Bon de réception (GRN) : objectif, avantages et déroulement du processus ”
   
9. AccountingInside, “ Bon de réception des marchandises (avantages et inconvénients) ”
   
10. SoftCo, “ Processus de rapprochement tripartite dans la comptabilité fournisseurs ”
    
11. Stratégies d'approvisionnement, “ Recoupement à trois niveaux — Définition, exemple et bonnes pratiques ”
    
12. Access Group, “ 14 indicateurs clés de performance (KPI) importants dans le domaine de l'entreposage ”
    
13. TransLution, “ Les 25 principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour les entrepôts : la réception ”
    
14. Freightcourse, “ Quantité excédentaire, quantité insuffisante et marchandises endommagées : signification, déclaration et guide de réclamation ”
    
15. LOGOS 3PL, “ OS&D (excédents, manquants et dommages) ”
    
16. LogiWorld, “ Comprendre les excédents, les manquants et les dommages (OS&D) dans le secteur de la logistique ”
    
17. Fleetx, “ Rationaliser les processus OS&D pour optimiser les opérations logistiques ”
    
18. RFID Journal, “ Quelle est la précision du suivi par RFID ? ”
    
19. Solata Tech, “ 5 statistiques sur la RFID que les fabricants doivent connaître (2025) ”
    
20. Hopstack, “ Délai entre le déchargement et la mise en stock : formule et stratégies éprouvées pour l'optimiser ”
    
21. Seeteria, “ Du quai à l’entrepôt en 8 heures ”
    
22. McKinsey & Company, “ Élaboration d'une stratégie d'automatisation des entrepôts pour le marché de la distribution ”
    
23. MHI, “ La chaîne d’approvisionnement collaborative 2024 – Rapport annuel sur le secteur ”
    
24. MHI Solutions / Deloitte, “ Croissance des investissements dans les technologies de la chaîne d'approvisionnement qui valorisent la main-d'œuvre humaine ”
    
25. Kargo, “ Automatisation des portes de quai : un débit accru, des équipes allégées ”
    
26. AutoScheduler, “ Des données à l'action : le rôle de la visibilité en temps réel dans l'efficacité des entrepôts ”
    
27. Daguer Logistics, “ L'importance des données en temps réel dans les opérations d'entrepôt ”
    
28. Hopstack, “ Les 24 principaux indicateurs clés de performance (KPI) et mesures à suivre dans les entrepôts en 2025 ”
    
29. Clarus WMS : “ Aider JODA à atteindre une précision des stocks de 99% ”