Le suivi des lots et des numéros de série constitue l’un des contrôles les plus importants dans la distribution alimentaire, car il réunit en un seul processus la sécurité des produits, la conformité, la réduction du gaspillage et la confiance des clients. Lorsque ce suivi est défaillant, les distributeurs alimentaires perdent en visibilité sur la durée de conservation, la traçabilité et leur capacité à gérer les rappels de produits. En revanche, lorsque le suivi des lots et des numéros de série est efficace, l'entreprise peut gérer ses stocks avec davantage d'assurance, isoler les problèmes plus rapidement et préserver ses relations avec ses clients en cas d'incident.
C'est un enjeu majeur sur un marché alimentaire où la complexité logistique ne cesse d'augmenter. L'Office national des statistiques a constaté que le nombre de locaux commerciaux britanniques classés dans la catégorie « transport et stockage » était de 88% plus élevé en 2021 qu'en 2011. Dans le domaine de la distribution alimentaire, cette croissance se traduit généralement par un nombre accru de clients, davantage de points de manutention, des stocks plus sensibles aux dates de péremption et un besoin accru de suivi des lots et des séries en temps réel, et non plus uniquement dans un tableur a posteriori.
Source : L'essor des entrepôts au Royaume-Uni et le “ triangle logistique d'or ”
Le suivi des lots et des séries revêt également une importance particulière, car la pression sur la main-d’œuvre laisse peu de place aux procédures manuelles de traçabilité. Descartes a indiqué que 76% des responsables de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique faisaient face à des pénuries de main-d’œuvre notables, les opérations d’entrepôt figurant parmi les fonctions les plus touchées avec 56%. Chris Jones, vice-président exécutif chargé du secteur industriel chez Descartes, a déclaré que les entreprises de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique “ continuent de peiner à recruter la main-d’œuvre, les travailleurs qualifiés et les dirigeants dont elles ont besoin pour prospérer ”. Dans la distribution alimentaire, cela signifie que le suivi des lots et des séries doit être géré par un système et reproductible. S’il repose sur la mémoire ou des notes prises à la va-vite, il devient un point faible en cas de pression.
Il existe également un argument direct lié au gaspillage en faveur d’un meilleur suivi des lots et des séries. Le WRAP estime le gaspillage alimentaire au Royaume-Uni à 10,7 millions de tonnes en 2021, dont 1,4 million de tonnes provenant de la transformation, et indique que les parties comestibles des déchets alimentaires générés en aval de la production agricole représentaient une valeur de plus de 21,8 milliards de livres sterling par an. Le suivi des lots et des séries n’est pas la seule solution au gaspillage alimentaire, mais c’est l’un des moyens les plus efficaces d’améliorer la rotation des stocks, de réduire les dépréciations évitables et de garantir que les produits dont la date de péremption est correcte parviennent au bon client au bon moment.
Source : Excédents alimentaires et gaspillage alimentaire au Royaume-Uni – chiffres clés
D'après notre expérience, le suivi des lots et des séries améliore la distribution alimentaire lorsqu'il est considéré comme une discipline opérationnelle active plutôt que comme une simple obligation réglementaire. Cela implique de saisir les identifiants appropriés à la réception, de les associer à des dates et des emplacements, d'appliquer la bonne logique de rotation des stocks et de veiller à ce que les décisions de rappel puissent être prises rapidement en cas de besoin. Ce guide explique pourquoi le suivi des lots et des séries est important, ce qu’exigent la législation et les normes, ainsi que sept considérations pratiques qui font la différence entre une traçabilité qui fait bonne impression sur le papier et une traçabilité qui fonctionne réellement dans l’entrepôt.
Pourquoi le suivi des lots et des séries revêt-il une telle importance dans la distribution alimentaire ?
Le suivi des lots et des séries est essentiel, car la distribution alimentaire repose sur la traçabilité. L'Agence des normes alimentaires (FSA) précise que les entreprises du secteur alimentaire sont responsables de la sécurité des denrées qu'elles produisent, distribuent, stockent ou vendent, et qu'elles doivent être en mesure de retracer leurs fournisseurs ainsi que les clients professionnels auxquels elles ont livré leurs produits. Ce même guide de référence rapide de la FSA précise que la traçabilité permet de suivre les denrées alimentaires tout au long de la chaîne d'approvisionnement et facilite le retrait ou le rappel précis des produits dangereux si nécessaire. En termes simples, le suivi des lots et des numéros de série rend la traçabilité alimentaire opérationnelle.
La FSA précise également que les entreprises doivent disposer d’informations de traçabilité concernant leurs fournisseurs et leurs clients professionnels, mettre en place des systèmes et des procédures permettant de communiquer ces informations aux autorités de contrôle sur simple demande, et étiqueter ou identifier les denrées alimentaires mises sur le marché afin de faciliter la traçabilité. Pour les distributeurs alimentaires, cela signifie que le suivi des lots et des séries n’est pas une simple formalité administrative facultative. Il fait partie intégrante des normes opérationnelles régissant la gestion responsable des denrées alimentaires.
Le suivi des lots et des séries a également une incidence sur la confiance commerciale. Si un client demande quelle série a été livrée, quelle est la durée de conservation restante ou si un produit concerné lui a été livré, le distributeur doit être en mesure de répondre rapidement et avec assurance. Lorsque le suivi des lots et des séries est insuffisant, ces échanges deviennent lents et incertains. Lorsque le suivi des lots et des séries est efficace, la communication avec les clients gagne en clarté, les rappels de produits sont maîtrisés plus rapidement et les décisions d’allocation des stocks sont plus faciles à justifier.
À quoi servent exactement les numéros de lot, les numéros de série et les codes de date ?
Dans la distribution alimentaire, le suivi des lots et des séries consiste à attribuer un identifiant unique à un groupe spécifique de production ou de manutention, puis à veiller à ce que cet identifiant reste visible tout au long du parcours des stocks dans la chaîne d’approvisionnement. Dans la pratique, les termes “ lot ” et “ série ” sont souvent utilisés de manière quasi interchangeable. Les recommandations de GS1 UK concernant l'encodage des données de production dans les codes-barres désignent l'identifiant d'application 10 comme le code correspondant au “ numéro de lot ou de série ”, ce qui reflète la proximité avec laquelle ces termes sont traités dans de nombreux systèmes opérationnels.
Le suivi des lots et des séries gagne considérablement en efficacité lorsqu'il est associé à d'autres caractéristiques du produit. GS1 UK souligne que les codes-barres peuvent également contenir des informations telles que les dates de consommation recommandée, les dates limites de vente, les dates de péremption, les poids et les informations d’expédition. En d’autres termes, le suivi des lots et des numéros de série ne doit pas être isolé. Les systèmes de distribution alimentaire les plus performants associent le numéro de lot ou de série, la gestion des dates et l’identité logistique afin que les équipes d’entrepôt puissent prendre la bonne décision à chaque étape du processus.
C'est pourquoi nous estimons que le suivi des lots et des numéros de série doit être considéré comme un cadre de contrôle, et non comme une simple méthode de numérotation. Il facilite la réception, le stockage, la rotation des stocks, l'attribution, l'expédition, la communication avec les clients et la gestion des rappels. Un code de lot sans prise en charge des processus n'est qu'une simple chaîne de caractères. Le suivi des lots et des numéros de série ne prend tout son sens que lorsque le système de gestion d'entrepôt sait comment l'exploiter.
Sept éléments à prendre en compte pour améliorer le suivi des lots et des séries dans la distribution alimentaire
1. Saisir correctement les données relatives aux lots et aux séries lors de la réception
La première étape à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries est la saisie à la réception. Si le numéro de lot ou de série n’est pas correctement saisi à l’arrivée du produit, tous les processus en aval perdent en fiabilité. Nous recommandons de recouper les marchandises entrantes avec l’avis d’expédition (ASN), le bon de commande ou les informations du fournisseur, et de vérifier les données relatives au lot, à la série, à la quantité, à l’état et à la date avant que le stock ne soit intégré à l’inventaire actif.
Le guide de GS1 UK sur les ASN précise qu’un avis d’expédition préalable (ASN) peut inclure les délais de livraison, le contenu, le nombre de caisses par palette, le poids, le type d’emballage, les informations relatives à la commande et la description du produit. Le suivi des lots et des séries s’en trouve grandement facilité lorsque ces informations sont disponibles avant l’arrivée des marchandises, car l’équipe chargée de la réception sait alors ce qu’elle doit vérifier et quelles sont les anomalies les plus importantes à signaler.
Source : Guide de mise en œuvre des messages ASN
2. Lier le suivi des lots et des séries au contrôle des dates
Le deuxième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries concerne la gestion des dates. Dans la distribution alimentaire, un identifiant de lot dépourvu de logique relative aux dates d’utilisation ne constitue qu’un contrôle partiel. Les recommandations de l’Agence britannique des normes alimentaires (Food Standards Agency) soulignent l’importance de bien comprendre les dates de « à consommer de préférence avant » et de « date limite de consommation » afin de garantir la sécurité alimentaire et de réduire le gaspillage alimentaire. Les recommandations de GOV.UK en matière d’étiquetage alimentaire sont encore plus explicites : les denrées alimentaires préemballées doivent comporter une date de « à consommer de préférence avant » ou une « date limite de consommation », et les entreprises du secteur alimentaire doivent transmettre les informations requises lorsqu’elles vendent leurs produits à d’autres entreprises.
Source : Dates limites de consommation et dates de péremption
Source : Étiquetage alimentaire : fournir des informations nutritionnelles aux consommateurs
Dans la pratique, le suivi des lots et des séries doit prendre en charge à la fois les règles relatives à la date limite de consommation, à la date limite de consommation recommandée et à la durée de conservation spécifique au client. Un entrepôt peut savoir exactement quel lot il stocke et pourtant distribuer le mauvais stock si la logique d’allocation ne tient pas compte des exigences des clients en matière de dates. C’est pourquoi nous recommandons de traiter le suivi des lots et des numéros de série ainsi que le contrôle des dates de péremption comme un seul et même processus opérationnel, et non comme deux processus distincts.
3. Utiliser des codes-barres et des étiquettes logistiques normalisés
Le troisième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries concerne la qualité des étiquettes et la structure des codes-barres. Selon GS1 UK, la précision des codes-barres revêt une importance fondamentale et on estime que la mauvaise qualité des codes-barres au Royaume-Uni coûte entre 500 millions et 1 milliard de livres sterling par an. Dans la distribution alimentaire, ces coûts se traduisent par des échecs de lecture, des erreurs de préparation des commandes, des retards de chargement et une traçabilité affaiblie, alors que la rapidité est primordiale.
Source : Le code-barres : comment bien s'y prendre
GS1 UK précise également que le GS1-128 est principalement utilisé dans la logistique et la distribution alimentaire, où des données supplémentaires telles que les numéros de lot, les dates limites de consommation ou les références d'expédition sont nécessaires pour assurer la traçabilité et la gestion des stocks. Cela justifie très clairement la nécessité d'une normalisation. Le suivi des lots et des séries gagne considérablement en fiabilité lorsque la structure de l'étiquette est conçue pour une utilisation en entrepôt, et non pas uniquement pour la commodité du fournisseur.
Source : Obtenir un code-barres pour un produit alimentaire
Nous recommandons de concevoir les étiquettes en fonction des décisions à prendre en entrepôt. Si l'opérateur doit vérifier le numéro de lot, la date et l'unité logistique en quelques secondes, le code-barres et le texte lisible à l'œil nu doivent lui permettre de le faire du premier coup. Un bon suivi des lots et des numéros de série doit réduire les hésitations, et non les créer.
4. Utiliser la méthode FEFO ou des règles d'allocation spécifiques au client
Le quatrième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des numéros de série concerne la logique d'affectation. Le principe FIFO peut convenir dans certains environnements, mais la distribution alimentaire nécessite souvent l'application du principe FEFO ou de règles spécifiques au client, en fonction de la tolérance relative à la durée de conservation, de la fenêtre de service ou des exigences des détaillants. Le suivi des lots et des numéros de série n'améliore la distribution alimentaire que lorsqu'il influe sur le choix des stocks effectivement prélevés et expédiés.
La page consacrée à l’alimentation et aux boissons du logiciel Clarus WMS l’explique très bien. Elle précise que les distributeurs alimentaires doivent toujours expédier en premier lieu les produits dont la date de péremption est la plus proche, afin d’optimiser la sécurité alimentaire, de réduire au minimum le gaspillage et de garantir la qualité attendue par les clients. Nous pensons qu’il s’agit là de la norme opérationnelle appropriée. Le suivi des lots et des séries est précieux, car il aide l’entrepôt à choisir le bon stock, et pas seulement à l’identifier une fois qu’il a été sélectionné.
Source : Logistique agroalimentaire
5. Veillez à ce que les rappels soient rapides, précis et étayés par des preuves
Le cinquième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries concerne la préparation aux rappels. Le guide de référence rapide de la FSA indique qu’en cas d’incident lié à la sécurité alimentaire, des denrées alimentaires dangereuses peuvent devoir être retirées du marché ou rappelées, et que les entreprises doivent identifier les produits et les lots concernés. Le guide précise également que plus vous conservez d’informations, plus il sera facile et rapide d’identifier les denrées concernées, d’atténuer les risques pour les consommateurs et de gagner du temps et de l’argent. Le suivi des lots et des séries constitue donc l’un des outils de rappel les plus pratiques dont un distributeur puisse disposer.
D’après notre expérience, la capacité à réagir à un rappel s’améliore lorsque le suivi des lots et des séries est suffisamment précis pour isoler les stocks concernés sans immobiliser plus de stocks que nécessaire. Cela permet de protéger les consommateurs, mais aussi de préserver les marges et les relations avec la clientèle. Une réponse vague face à un rappel est généralement le signe d’une traçabilité insuffisante en amont.
6. Utilisez le suivi des lots et des séries pour réduire le gaspillage, et pas seulement pour prouver la conformité
Le sixième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries est la réduction du gaspillage. Le WRAP estime le gaspillage alimentaire total au Royaume-Uni à 10,7 millions de tonnes en 2021 et évalue la valeur des denrées comestibles gaspillées après la sortie de l'exploitation agricole à plus de 21,8 milliards de livres sterling par an. Le suivi des lots et des séries ne permettra pas à lui seul d’éliminer le gaspillage alimentaire, mais il offre aux distributeurs alimentaires de bien meilleures chances de contrôler leurs stocks sensibles à la date de péremption, d’assurer une rotation adéquate de ceux-ci et d’éviter les dépréciations évitables.
Source : Excédents alimentaires et gaspillage alimentaire au Royaume-Uni – chiffres clés
Nous pensons que c'est là que le suivi des lots et des séries prend toute son importance stratégique. Il permet une meilleure gestion de la durée de conservation, une intervention plus précoce sur les lots à faible rotation et une répartition plus judicieuse lorsque les clients ont des attentes différentes en matière de dates. La conformité reste bien sûr essentielle, mais le suivi des lots et des séries prend une importance bien plus grande lorsqu'il contribue également à préserver la rentabilité.
7. Réévaluez et adaptez en permanence votre processus de suivi
Le septième aspect à prendre en compte dans le suivi des lots et des séries est celui de la révision. Les recommandations de l'Agence des normes alimentaires (Food Standards Agency) précisent que les systèmes de traçabilité doivent faire l'objet d'une révision périodique ; elles encouragent également la mise en place d'une traçabilité interne des processus afin de faire correspondre les intrants et les extrants et d'assurer une meilleure visibilité tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Il s'agit là d'un point crucial. Le suivi des lots et des séries n'est pas un dispositif qu'un distributeur doit mettre en place une seule fois pour ensuite partir du principe qu'il restera efficace indéfiniment.
Les exigences des clients évoluent. L'assortiment de produits change. Les attentes des détaillants évoluent. Le suivi des lots et des séries doit donc être réexaminé dans le cadre d'exercices de traçabilité réguliers, de contrôles de rotation des stocks, de simulations de rappels et de retours d'expérience provenant des entrepôts. Les meilleurs systèmes ne se contentent pas de stocker des données. Ils aident l'entreprise à identifier ses points faibles avant qu'un audit ou un rappel ne les mette en évidence.
Les difficultés auxquelles sont généralement confrontés les distributeurs alimentaires, et comment nous y faisons face
La plupart des problèmes liés au suivi des lots et des séries ne sont pas dus à un manque d'informations. Ils sont dus à la fragmentation des données. Le lot est enregistré sur un document, la date est imprimée ailleurs, l'entrepôt gère les stocks sous un code différent et la communication avec les clients repose sur un tableur distinct. Techniquement, l'entreprise dispose des informations, mais pas sous une forme qui facilite le contrôle de la distribution alimentaire.
C’est pourquoi nous nous attachons à intégrer le suivi des lots et des numéros de série dans le fonctionnement courant de l’entrepôt, plutôt que de le considérer comme un processus secondaire. Chez Clarus WMS, nous estimons que le système doit enregistrer les données relatives aux lots, aux numéros de série et aux dates de péremption dès la réception des marchandises, utiliser ces informations pour contrôler les mouvements et l’affectation des stocks, puis les rendre disponibles instantanément en cas de rappel ou de demande de renseignements. Notre page consacrée à la solution pour le secteur agroalimentaire l'explique clairement : le système est conçu pour gérer facilement les dates de péremption, maintenir les produits à la bonne température et rationaliser les procédures de rappel en identifiant et en retirant rapidement les articles concernés.
Source : Logistique agroalimentaire
Campeys constitue un exemple parlant de Clarus, car l’entreprise avait besoin de mettre rapidement en place des contrôles rigoureux en matière de distribution alimentaire. Selon son témoignage client, l’entreprise a mis en œuvre le WMS Clarus en moins de deux mois, a obtenu la certification BRCGS AA et a acquis une traçabilité en temps réel ainsi qu’une évolutivité permettant de soutenir sa croissance. C’est important, car le suivi des lots et des séries ne vise pas seulement à satisfaire les auditeurs. Il s’agit de mettre en place un système de contrôle de la distribution alimentaire en temps réel sur lequel les équipes et les clients peuvent compter au quotidien.
Source : Comment Campeys a obtenu la note AA du BRCGS grâce à Clarus
JODA en est un autre excellent exemple. Son témoignage client sur Clarus indique que l’entreprise a atteint une précision des stocks de 99%, a acquis une visibilité en temps réel et est passée d’inventaires fastidieux à un fonctionnement bien plus maîtrisé. En matière de suivi des lots et des séries, ce type de visibilité est extrêmement précieux, car il renforce la confiance quant à l'emplacement réel des stocks soumis à des dates limites et traçables. À notre avis, la confiance dans les stocks et la confiance dans la traçabilité vont généralement de pair.
Source : Aider JODA à atteindre une précision de 99% dans la gestion des stocks
Prêt à améliorer le suivi des lots et des séries ?
Le suivi des lots et des séries ne doit pas se limiter à vous permettre de respecter la réglementation. Il doit rendre la distribution alimentaire plus sûre, plus rapide et plus facile à gérer, même en situation de pression. Lorsque le suivi des lots et des séries est intégré aux processus de réception, de contrôle des dates, d’étiquetage, d’affectation, de planification des rappels et aux procédures de vérification, l’entrepôt gagne bien plus que la simple traçabilité. Il gagne en confiance opérationnelle.
Nous vous conseillons de commencer par les points où le suivi des lots et des séries vous semble aujourd’hui le plus fragile. Examinez la précision des réceptions, la visibilité des dates, la qualité des étiquettes, la logique d’affectation, la préparation aux rappels de produits et le nombre de demandes qui nécessitent encore une analyse manuelle. Ce sont généralement ces points qui permettront au suivi des lots et des séries d’apporter le plus rapidement une valeur ajoutée opérationnelle.
Chez Clarus WMS, nous pensons que le suivi des lots et des séries doit être pratique au quotidien dans l'entrepôt et rassurant pour les clients. Lorsque le système permet de suivre les stocks de la réception à l'expédition et de garantir automatiquement une rotation optimale des stocks, la distribution alimentaire gagne en fiabilité.
Références
Source : L'essor des entrepôts au Royaume-Uni et le “ triangle logistique d'or ”
Source : Excédents alimentaires et gaspillage alimentaire au Royaume-Uni – chiffres clés
Source : Dates limites de consommation et dates de péremption
Source : Étiquetage alimentaire : fournir des informations nutritionnelles aux consommateurs
Source : Guide de mise en œuvre des messages ASN
Source : Obtenir un code-barres pour un produit alimentaire
Source : Le code-barres : comment bien s'y prendre
Source : Logistique agroalimentaire
Source : Comment Campeys a obtenu la note AA du BRCGS grâce à Clarus
Source : Aider JODA à atteindre une précision de 99% dans la gestion des stocks
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