Por el equipo de contenidos de Clarus · Última actualización: 3 de julio de 2026

Dominar el proceso de entrada de mercancías es esencial para garantizar la precisión del inventario y una recepción fluida de las entradas, lo que repercute directamente en el rendimiento general y el cumplimiento normativo. Los profesionales de los almacenes y de los proveedores de logística externos (3PL) suelen enfrentarse a retos como retrasos en la programación de citas en los muelles, discrepancias en la comprobación de los avisos de envío (ASN) e ineficiencias en la inspección de calidad, lo que da lugar a problemas de exceso, falta de stock o daños que dificultan la conciliación. En Clarus WMS, observamos esto a diario en operaciones que gestionan múltiples contenedores y entregas puntuales, en las que un solo mal día en el muelle puede acabar con los márgenes de toda la semana.

Los flujos de trabajo tradicionales de entrada de mercancías se basaban en la verificación manual de los albaranes de recepción (GRN) y en registraciones esporádicas, lo que a menudo requería días o incluso semanas para resolver los informes de OS&D y lograr que la mercancía estuviera lista para su almacenamiento. Por el contrario, un enfoque moderno de WMS integra la automatización en tiempo real, lo que permite una recepción eficiente de la mercancía y el cross-docking en cuestión de horas, al tiempo que optimiza la mano de obra y mejora el rendimiento de los KPI. Las operaciones más eficaces suelen aspirar a tiempos de «del muelle al almacén» de entre 8 y 10 horas, mientras que muchas operaciones de 3PL siguen situándose en las 24 horas o más, por lo que las mejoras en el flujo de entrada de mercancías tienen un impacto directo en los niveles de servicio y los costes de almacenamiento. (ISM World)

El resultado de los métodos tradicionales:

• Retrasos en la entrada de mercancías debidos al procesamiento manual de los ASN y a una mala planificación de los muelles de carga
  
• Las deficiencias en las inspecciones dan lugar a daños no declarados y a atascos en los controles de cuarentena
  
• Pérdida de ingresos debida a inexactitudes en el inventario y a incumplimientos en materia de trazabilidad
  

Este artículo analiza los fallos de los métodos obsoletos en la gestión de la entrada de mercancías y explora cómo Clarus WMS replantea el proceso con soluciones modernas basadas en la nube para ofrecer una mayor visibilidad y registros de auditoría que cumplan con la normativa. Además, aportamos experiencia práctica de proyectos de implementación de Clarus WMS, incluyendo el etiquetado de palés basado en GS1, las recepciones a ciegas, el cross-docking y los flujos de trabajo de cuarentena, con el fin de ofrecer información útil a los profesionales del sector de los almacenes.

¿Qué es la entrada de mercancías y cómo puedo optimizarla?

La entrada de mercancías se refiere al proceso de recepción en el que los envíos se registran, se inspeccionan y se concilian con el inventario, garantizando la precisión desde el muelle hasta el almacén. Esta fase incluye la comprobación de los avisos de envío (ASN), la verificación de los albaranes de recepción (GRN) y los controles de calidad para gestionar de forma eficaz los excedentes o las faltas. En los centros 3PL que gestionan grandes volúmenes, optimizar la entrada de mercancías implica automatizar el escaneo de códigos de barras para mejorar el rendimiento y reducir los errores en la conciliación.

Cuando el control de la entrada de mercancías es deficiente, todos los procesos posteriores, desde la preparación de pedidos hasta la facturación, se ven afectados por esos errores. Cuando se optimiza, se convierte en la base para un inventario preciso, unos niveles de servicio fiables y unos indicadores clave de rendimiento (KPI) creíbles.

Entre las medidas prácticas de optimización suelen figurar:

• Utilizar los albaranes previos y los avisos de envío (ASN) para las entregas programadas, con horarios de entrega bien definidos
  
• Aplicar la coincidencia de los tres datos (PO, ASN, GRN) cuando proceda
  
• Estandarización de las etiquetas GS1 y los tipos de códigos de barras entre los proveedores
  
• Utilizar flujos de trabajo en dispositivos móviles que soliciten de forma condicional el lote, la fecha de consumo preferente u otros atributos únicamente cuando así lo requieran la configuración de la cuenta o del producto
  
• Seguimiento del tiempo desde la llegada al muelle hasta la entrada en stock, la precisión en la recepción y los índices de OS&D en paneles de control en tiempo real
  

La integración de un sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube, como Clarus WMS, permite una recepción y un cross-docking fluidos, con identificación de matrículas, lo que ofrece una visibilidad total de los flujos de trabajo de entrada. Esto se traduce directamente en ventajas como un menor tiempo de trasvase del muelle al almacén, menos desviaciones de inventario y una mayor solidez en los informes de cumplimiento normativo, aspectos todos ellos destacados en las directrices sobre buenas prácticas en la recepción de mercancías en los almacenes modernos. (Final de Descartes)

¿Necesito un ASN para mis operaciones de entrada de mercancías?

Sí, el aviso previo de envío (ASN) se vuelve imprescindible a medida que aumentan las operaciones de recepción de mercancías y el inventario se vuelve más variado. El ASN proporciona información previa sobre cada envío, lo que permite una programación eficiente del muelle, la asignación previa de personal y la preparación de los albaranes de entrada antes de que llegue el camión. En operaciones más pequeñas y predecibles, las notificaciones básicas pueden ser suficientes, pero cuando los volúmenes aumentan o las referencias (SKU) se vuelven más complejas, la ausencia de ASN suele traducirse en colas en el muelle y retrasos en el almacenamiento. (shipscience.com)

Las directrices de GS1 destacan que los mensajes electrónicos de aviso de envío, que actúan como ASN, proporcionan a los almacenes información precisa sobre las cargas entrantes, lo que les permite planificar las operaciones de recepción y agilizar la comprobación de la correspondencia con los pedidos. (gs1.org) Además, estudios independientes demuestran que los ASN pueden reducir los costes de recepción hasta en un 40 por ciento, ya que los equipos dedican menos tiempo a las comprobaciones manuales y a la introducción de datos. (Commport Communications)

Las implementaciones de Clarus WMS suelen utilizar dos niveles de recepción compatible con ASN:

• ASN completo con SSCC: Los identificadores SSCC a nivel de palé y los datos de los artículos se introducen previamente en un albarán previo, de modo que los operarios escanean un único código de barras del palé y el sistema acepta todas las cantidades, lotes y fechas asociados de una sola vez.
  
• Recibo de etiqueta existente: cuando las etiquetas GS1 contienen varios códigos de barras (por ejemplo, de artículo y cantidad, de lote y SSCC), los sistemas de lectura con dispositivos portátiles permiten al usuario escanear cada uno de ellos por separado, de modo que los datos se registran sin necesidad de introducirlos manualmente.
  

La implantación de los ASN puede reducir considerablemente el tiempo de recepción en los almacenes donde se aplican correctamente. Esto no solo agiliza el almacenamiento, sino que también mejora la confianza de los clientes gracias a una trazabilidad constante y a un seguimiento más fiable de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

¿Cómo influye el GRN en la precisión del inventario?

El albarán de entrada de mercancías (GRN) mejora directamente la precisión del inventario al contrastar los envíos con las órdenes de compra y los avisos de envío (ASN), lo que permite a los equipos identificar excedentes, faltas o daños durante la recepción de la mercancía, en lugar de hacerlo a posteriori. Se integra con el escaneo de códigos de barras para realizar una conciliación en tiempo real, lo que facilita el cumplimiento de los flujos de trabajo de inspección de calidad y los controles financieros, como la conciliación de facturas a tres bandas.

Fuentes del sector destacan que el albarán de recepción (GRN) es un documento fundamental en el proceso de aprovisionamiento, ya que confirma la recepción de la mercancía, registra las cantidades y el estado de la misma, y sirve de base para mantener un inventario preciso y un registro de auditoría. (Cflow) Cuando los GRN se digitalizan y se vinculan a un sistema de gestión de almacenes (WMS), pasan a formar parte de un flujo continuo de datos desde el muelle hasta el departamento financiero, lo que reduce las disputas con los proveedores y el riesgo de pagar por mercancías que nunca llegaron realmente. (tofu.com)

En Clarus WMS, los datos de las notas de recepción de mercancías (GRN) no son solo un registro, sino que determinan el estado operativo. Las reglas pueden poner automáticamente en espera las entradas de determinados proveedores o grupos de productos, a la espera de comprobaciones de laboratorios externos o de la certificación veterinaria, antes de que el stock esté disponible. Este enfoque combina la precisión del inventario con una cuarentena controlada y un claro registro de auditoría.

¿Qué papel desempeña el código de barras en la eficiencia de la entrada de mercancías?

El escaneo de códigos de barras revoluciona la eficiencia en la recepción de mercancías al automatizar la captura de datos en el muelle, lo que garantiza una rápida cotejo de los avisos de envío (ASN) y la verificación de los albaranes de recepción (GRN) sin errores manuales. Permite la recepción por matrícula para un seguimiento preciso del inventario, facilita las decisiones de cross-docking y cuarentena, y agiliza la investigación de pérdidas, robos y devoluciones (OS&D) al vincular cada palé a un historial digital claro.

Las guías sobre tecnología de almacenes señalan que, en la introducción manual de datos, la tasa de error suele situarse en torno a uno por cada varios cientos de pulsaciones, mientras que el escaneo reduce esos errores casi a cero y ofrece visibilidad del stock en tiempo real. (Globo Uno) La captura de datos mediante códigos de barras y RFID en el momento de la recepción es ya una práctica habitual en muchos marcos de buenas prácticas para reducir los costes de almacenamiento y agilizar la entrada en almacén. (Globo Uno)

Desde el punto de vista de GS1, una etiqueta logística estándar suele incluir varios códigos de barras, por ejemplo:

• Un código de barras de artículo y cantidad
  
• Un código de barras con el lote y la fecha
  
• Un código de barras de identificación de palé SSCC
  

Los flujos de los dispositivos portátiles de Clarus WMS permiten a los clientes elegir qué identificadores de aplicación desean capturar en función de los requisitos de cada cuenta y producto, de modo que el mismo componente genérico se adapta a diseños de etiquetas GS1 ligeramente diferentes para distintos clientes. Esta flexibilidad es fundamental para los proveedores de logística externos (3PL) que trabajan con numerosos socios comerciales.

Métodos tradicionales frente a Clarus WMS para la entrada de mercancías

Los métodos tradicionales suelen basarse en notas de recepción de mercancías (GRN) en papel y en comprobaciones manuales de los avisos de envío (ASN), lo que da lugar a errores en la conciliación y a retrasos en el almacenamiento que comprometen la precisión del inventario. Estos enfoques carecen de visibilidad en tiempo real, lo que hace que los informes sobre pérdidas y desviaciones (OS&D) sean inconsistentes y que el cumplimiento normativo requiera una gran cantidad de mano de obra. En muchos almacenes, los encargados de la recepción siguen introduciendo a mano la información sobre lotes y fechas, lo que aumenta tanto la duración del ciclo como el riesgo de errores. (packagex.io)

Por el contrario, Clarus WMS ofrece soluciones automatizadas y basadas en la nube que proporcionan una integración instantánea de códigos de barras para una recepción eficiente. La recepción por matrícula, el escaneo de etiquetas GS1 y los indicadores configurables de cuentas y productos controlan si son obligatorios los números de lote, la fecha de consumo preferente o los números de serie. Mientras que los sistemas heredados tienen dificultades con la cuarentena debido a la escasez o a los daños, los flujos de trabajo de Clarus permiten retener automáticamente las existencias con códigos de motivo que se ajustan a la terminología del cliente, lo que facilita la elaboración de informes transparentes sobre OS&D a través de los portales de clientes.

Un ejemplo práctico extraído de la experiencia de Clarus WMS tiene que ver con las bebidas envasadas en botellas de vidrio, un tipo de embalaje frágil. Sin unos códigos estructurados de OS&D (orden de suministro y entrega) y de motivos de retención, las roturas repetidas se consideraban “parte del trabajo”. Gracias a un WMS que registra cada incidente de daño en relación con referencias (SKU) y tipos de embalaje específicos, los operarios pueden demostrar que casi cada manipulación provoca una rotura, lo que aporta pruebas fehacientes para el rediseño del embalaje o la aplicación de normas de facturación.

Por qué a los equipos les cuesta gestionar la entrada de mercancías

Los equipos de los almacenes y los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) suelen tener dificultades con la recepción de mercancías debido a la fragmentación de los sistemas, lo que dificulta una recepción fluida y la visibilidad de las entradas.

Entre los problemas más habituales se encuentran:

• La automatización limitada en la comprobación de los números de seguimiento de los albaranes (ASN) provoca lagunas en la verificación de los albaranes de recepción (GRN) y en los registros de auditoría.
  
• Los procesos manuales de inspección aumentan los errores en la gestión de OS&D y de cuarentena
  
• Una mala planificación de las operaciones en muelle, que conlleva el riesgo de que la mercancía se eche a perder y el incumplimiento de los estándares de los indicadores clave de rendimiento (KPI)
  
• Una integración deficiente de los códigos de barras, lo que ralentiza la conciliación en operaciones de gran volumen
  

La experiencia sobre el terreno de Clarus WMS demuestra que los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) más pequeños son especialmente vulnerables. Es habitual que lleguen cargas inesperadas o contenedores adicionales sin previo aviso, a veces porque los fuertes vientos han retrasado a los buques y los contenedores de varios días llegan todos a la vez. Cuando esto ocurre, la gestión manual de la recepción o el uso de hojas de cálculo obliga a los responsables a priorizar entre descargar contenedores, evitar los recargos por demora, completar las preparaciones de pedidos y encontrar espacio en el almacén, a menudo a costa de la precisión de los albaranes de entrada y de la seguridad de las operaciones.

A medida que aumenta la implantación de la automatización, aproximadamente una cuarta parte de los almacenes de todo el mundo utilizan ya algún tipo de automatización, aunque solo una minoría cuenta con sistemas avanzados. (meteorspace.com) Esta brecha supone una oportunidad, pero también significa que muchos equipos siguen intentando resolver los retos actuales del inbound con herramientas obsoletas.

¿Cómo gestiona Clarus WMS la entrada de mercancías?

En Clarus WMS, gestionamos la entrada de mercancías a través de una plataforma integral en la nube que garantiza una visibilidad completa de principio a fin en la recepción de entradas. Nuestro enfoque combina la automatización con datos en tiempo real, desde la importación del ASN hasta la confirmación del GRN, para facilitar el cumplimiento normativo y mejorar la precisión del inventario. Este método moderno soluciona los problemas habituales al dar prioridad a la rapidez y la precisión, al tiempo que permite aplicar los procedimientos operativos estándar locales en materia de salud y seguridad, así como los niveles de servicio específicos de cada cliente.

Supervisión en tiempo real

La supervisión en tiempo real de Clarus WMS ofrece alertas inmediatas en caso de daños, faltas de mercancía y palés que no cumplen con los requisitos, lo que garantiza la trazabilidad a lo largo de todo el proceso de inspección. Admite la integración de códigos de barras para un cross-docking fluido, y los cambios de estado se activan mediante eventos explícitos como “recibido”, “en espera con código de motivo” o “liberado de cuarentena”.

Las normas de salud y seguridad, como la de no colocar nunca palés que presenten daños evidentes en las estanterías, suelen regularse mediante los procedimientos operativos estándar (SOP) locales. Sin embargo, los flujos de trabajo en dispositivos móviles de Clarus pueden incluir comprobaciones, como, por ejemplo, solicitar a un operario que registre el estado de los palés o el número de palés dañados, de modo que los equipos de cumplimiento dispongan de datos que respalden las decisiones relativas a la formación y la imposición de sanciones.

Adaptación escalable

La adaptación escalable permite que el sistema crezca al ritmo de las operaciones, gestionando mayores volúmenes sin perder precisión en la entrada de mercancías. Los paneles de control de Clarus WMS suelen comenzar con vistas centradas en tareas, como las entradas pendientes, las tareas de almacenamiento y los índices de finalización a nivel de usuario, para luego evolucionar hacia indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para cada cliente a medida que las operaciones maduran.

Este modelo refleja las recomendaciones sobre buenas prácticas que hacen hincapié en la supervisión continua de los indicadores de recepción, como el tiempo desde la descarga hasta el almacenamiento y los índices de error, con el fin de identificar cuellos de botella y justificar inversiones específicas en automatización y mano de obra. (hopstack.io)

Visibilidad total

La visibilidad total abarca el seguimiento de principio a fin, desde el muelle hasta el almacenamiento, con registros detallados para las auditorías reglamentarias. Esto incluye quién recibió cada palé, qué datos se registraron en ese momento (lote, fecha, estado), qué código de motivo se aplicó en caso de retención y cómo se movió posteriormente ese stock por el almacén.

En el ámbito de la gestión de almacenes, este nivel de trazabilidad no es solo un requisito normativo, sino que también sirve de base para mantener conversaciones constructivas con los clientes sobre las tasas de daños, la calidad del embalaje y el rendimiento de las existencias. Las directrices externas sobre la recepción de mercancías en los almacenes respaldan firmemente el uso de registros digitalizados e historiales de transacciones listos para auditorías como forma de mejorar tanto el control operativo como las relaciones con los proveedores. (Final de Descartes)

¿Estás listo para verlo en acción?

La implementación de procesos avanzados de entrada de mercancías con Clarus WMS puede transformar las operaciones del almacén, reduciendo los riesgos y mejorando la eficiencia. Gracias a una combinación de recepción basada en ASN, compatibilidad con etiquetas GS1 configurables, precisión basada en GRN e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros, los equipos pueden pasar de tener que apagar incendios en el muelle a lograr un rendimiento predecible y auditable. Imagina lograr un cumplimiento normativo sin fisuras y una visibilidad en tiempo real sin las molestias tradicionales del papel, las hojas de cálculo y los seguimientos manuales.

Ponte en contacto con Clarus WMS para solicitar una demostración para analizar cómo se podrían aplicar estos principios en tu propia empresa.

Referencias

• Clarus WMS, “La entrada de mercancías y su impacto en el rendimiento del almacén”
  
• GS1, “Aportando valor en el envío y la recepción” (PDF)
  
• GS1 UK, “Mejorar la eficiencia de la cadena de suministro: cómo sacar partido a la adopción de estándares”
  
• Commport, “El aviso previo de envío simplificado: tu guía de inicio rápido para el éxito con el ASN”
  
• TrueCommerce UK, “¿Qué es un ASN? Explicación del significado, los usos y el número ASN”
  
• Cflow, “Albarán de recepción de mercancías: ¿qué es y por qué es importante en el ámbito de las compras?”
  
• HighRadius, “¿Qué es una nota de recepción de mercancías (GRN)?: importancia y buenas prácticas”
  
• Finale Inventory, “Proceso de recepción en almacén: buenas prácticas y pasos para mejorar la eficiencia”
  
• PackageX, “Dominar los procesos de recepción en el almacén: guía de optimización y mejores prácticas”
  
• Balloon One, “Precisión en la recepción de mercancías: cómo medir la eficiencia en la recepción”
  
• WarehouseWhisper, “Los mejores lectores de códigos de barras para almacenes (Guía 2025)”
  
• ISM, “El indicador mensual: tiempo del ciclo del muelle al almacén”
  
• APQC, “Tiempo de ciclo desde la recepción hasta la entrada en stock, en horas, de las entregas de los proveedores”
  
• KPI Depot, “Tiempo del ciclo desde la descarga hasta el almacenamiento”
  
• Meteor Space, “Estadísticas importantes sobre la automatización de almacenes en 2024”
  
• MHI / Locus Robotics, “La cadena de suministro colaborativa: Informe anual del sector de MHI de 2024” (PDF)