Efficiënte ontvangstprocessen zijn van fundamenteel belang voor het handhaven van de voorraadnauwkeurigheid en het waarborgen van een soepele doorstroming in de toeleveringsketen. 3PL-professionals worden vaak geconfronteerd met problemen zoals vertragingen bij de planning van laadperrons, onnauwkeurigheden bij het afstemmen van ontvangstbonnen (GRN’s) en uitdagingen bij de rapportage van over- en tekorten (OS&D), die het inmagazijnen en de afstemming kunnen verstoren. Bij Clarus WMS bieden we oplossingen die de verwerking van ASN’s, het scannen van barcodes en GS1-labels en de ontvangst op basis van kentekens automatiseren, wat onmiddellijke verbeteringen oplevert in de ontvangstnauwkeurigheid en KPI-prestaties.
Vroeger ging het opzetten van robuuste ontvangstworkflows gepaard met handmatige boekingen en uitgebreide controles, waardoor het vaak weken duurde om tekorten of schade op te lossen. De aanpak van Clarus WMS maakt daarentegen gebruik van cloudintegratie en gegevensregistratie volgens de GS1-standaard om de doorlooptijd van het laadperron naar het magazijn te verkorten. Dit maakt realtime FEFO-controles, ontvangst op kenteken en crossdocking mogelijk binnen enkele dagen in plaats van weken, terwijl de arbeidsbehoefte wordt geminimaliseerd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd. Realtime gegevens van handheld-apparaten en dashboards bieden managers bovendien inzicht in openstaande taken, knelpunten en quarantainevoorraad, zodat ze sneller beslissingen kunnen nemen.
Het resultaat van traditionele methoden:
- Vertragingen bij het inmagazijnen als gevolg van handmatige controle van ontvangstbonnen en gebrekkige integratie van ASN’s
- Inefficiënties in inspectieprocessen die leiden tot niet-gerapporteerde OS&D en vertragingen bij de quarantaine
- Inkomstenverlies als gevolg van onnauwkeurigheden bij de afstemming en het niet halen van KPI-doelstellingen
In dit artikel worden de tekortkomingen van verouderde ontvangstmethoden onder de loep genomen en wordt onderzocht hoe Clarus WMS het proces op een nieuwe manier benadert met behulp van moderne automatisering, wat zorgt voor een superieure nauwkeurigheid en een optimale planning van de laadperrons. Het artikel combineert branchegegevens met praktijkervaring op het gebied van magazijnbeheer om bruikbare inzichten te bieden aan 3PL- en magazijnprofessionals.
Wat is ASN en hoe kan ik dit optimaliseren?
Een Advance Shipping Notice (ASN) of DESADV is een digitaal document dat vooraf informatie verstrekt over inkomende zendingen, wat van cruciaal belang is voor een efficiënte planning van de laad- en losactiviteiten en een nauwkeurige goederenontvangst in magazijnactiviteiten. GS1 UK definieert de ASN als een document dat gedetailleerde informatie bevat over een aanstaande levering en dat wordt verzonden voordat de goederen aankomen, zodat de ontvanger zich kan voorbereiden op de ontvangst (GS1 UK). Deze bevat doorgaans SSCC-palletcodes, productcodes, hoeveelheden, batch- of partijgegevens en inkooporderreferenties, waardoor proactieve quarantaineplanning en het anticiperen op overschotten, tekorten en afdankingen mogelijk worden.
In 3PL-faciliteiten waar bederfelijke goederen worden verwerkt, ondersteunen ASN-gegevens de FEFO-prioritering tijdens de inspectie, waardoor bederf en afschrijvingen worden beperkt doordat pallets met een korte houdbaarheidstermijn als eerste worden geïdentificeerd en verwerkt. Externe EDI-aanbieders melden dat het gebruik van ASN’s de ontvangstkosten met wel 40 procent kan verlagen, doordat teams ruimte, personeel en apparatuur al kunnen toewijzen voordat de vrachtwagen arriveert (home.messagexchange.com).
Het optimaliseren van ASN houdt het volgende in:
- Handhaving van GS1-normen voor product-, batch-, SSCC- en datumcodes
- ASN’s integreren in het WMS, zodat er automatisch voorlopige ontvangstbonnen worden aangemaakt
- Gebruik van RFID of uiterst nauwkeurige barcodelezing om de SSCC en de inhoud bij het laadperron te controleren
- De toewijzing van laadperrons en de personeelsplanning rechtstreeks op basis van ASN-gegevens sturen
Zoals GS1 opmerkt, bevatten ASN’s gedetailleerde informatie over een aanstaande levering, waaronder het tijdstip van aankomst en de inhoud van de zending, zodat ontvangers van tevoren de nodige middelen kunnen regelen (disciplinas.tecnico.ulisboa.pt).
Vanuit praktisch oogpunt beschrijven de consultants van Clarus WMS een “heilige graal”-proces: wanneer een ASN voor elke pallet de SSCC, het batchnummer, de productcode en de hoeveelheid bevat, kan de handheld-scanner een pallet met één enkele scan van de SSCC accepteren, waarbij alle andere kenmerken automatisch uit de ASN worden overgenomen. Dit versnelt de ontvangst van pallets aanzienlijk en vermindert fouten bij het handmatig invoeren van gegevens.
Bij Clarus WMS is de verwerking van ASN’s volledig geïntegreerd in het scannen van barcodes en GS1-etiketten. Op basis van de ASN’s worden voorlopige ontvangstbonnen aangemaakt die de planning van het laadperron, zowel automatische als begeleide ontvangstprocessen, en het bijhouden van KPI’s voor de overgang van laadperron naar voorraad en de nauwkeurigheid van de ontvangst sturen. Deze integratie ondersteunt schaalbaarheid, zodat magazijnen grotere volumes aankunnen zonder dat dit ten koste gaat van de controle of naleving van de voorschriften.
Heb ik GRN nodig voor mijn goederenontvangst?
Ja, een goederenontvangstbon (GRN) is onmisbaar zodra uw bedrijfsvoering verder gaat dan heel eenvoudige goederenontvangsten. Een GRN is een intern document waarmee de ontvangst van goederen van een leverancier wordt bevestigd en waarin de hoeveelheid en de staat worden vastgelegd; het speelt een centrale rol bij het bijhouden van nauwkeurige voorraadgegevens en het afstemmen van de werkprocessen op het gebied van inkoop, voorraadbeheer en financiën (Tofu)
Voor kleine magazijnen met een beperkt aantal SKU’s en lokale leveranciers kunnen eenvoudige checklists volstaan. Naarmate de volumes echter toenemen en u internationale zendingen, complexe verpakkingshiërarchieën en klantspecifieke serviceniveaus toevoegt, wordt een gestructureerd GRN-proces van cruciaal belang om:
- Controleer de leveringen aan de hand van de inkooporders
- OS&D-problemen en afwijkingen vastleggen
- Quarantaine- of wachtstatus activeren voor verdachte voorraad
- Ondersteuning voor drievoudige afstemming tussen inkooporder, goederenontvangstbon en factuur
Specialisten op het gebied van boekhouding en inkoop omschrijven ‘three-way matching’ als het proces waarbij de inkooporder, het goederenontvangstbewijs en de leveranciersfactuur vóór betaling met elkaar worden vergeleken, om te hoge betalingen, dubbele betalingen en fraude te voorkomen (softco.com). Zonder een GRN wordt dit controlekader verzwakt.
Door de verwerking van GRN’s binnen het WMS te digitaliseren, hoeft de informatie niet meer handmatig te worden overgetypt en kunnen ontvangsttransacties de voorraad in realtime bijwerken. Leveranciers benadrukken dat de door GRN’s gestuurde doorlooptijd van de ontvangstcyclus en de nauwkeurigheid van de ontvangst essentiële magazijn-KPI’s zijn die continu moeten worden bijgehouden (De Access Group). Clarus WMS ondersteunt aanpasbare GRN-sjablonen en regels voor drievoudige controle per account, zodat 3PL’s hun financiële controles kunnen afstemmen op de eisen van elke klant.
Hoe draagt SSCC bij aan een betere tracking van pallets?
De Serial Shipping Container Code (SSCC) is een GS1-identificatiecode die een unieke identificatie biedt voor elke logistieke eenheid, zoals een doos, pallet of pakket (gs1.org). Volgens de GS1-logistieke labels moet elke pallet voorzien zijn van een unieke SSCC, zodat deze van begin tot eind door de hele toeleveringsketen kan worden gevolgd en getraceerd (gs1.org).
Bij de ontvangst van kentekens fungeert de SSCC als een uniek “kenteken” voor de pallet. Wanneer de pallet wordt gescand, haalt het WMS alle gekoppelde gegevens uit de ASN of de voorlopige ontvangstbevestiging – SKU’s, hoeveelheden, batch, houdbaarheidsdatum en eigenaar – op en voegt deze in één stap toe aan de voorraad. De handheld-systemen van Clarus maken gebruik van GS1-standaardlabels met maximaal drie barcodes voor product en hoeveelheid, batch en SSCC, zodat operators alle vereiste kenmerken met een paar scans kunnen vastleggen in plaats van elk veld handmatig in te voeren.
Het optimaliseren van het gebruik van SSCC houdt het volgende in:
- Ervoor zorgen dat elke pallet die bij leveranciers vertrekt, voorzien is van een GS1-conform etiket met een geldige SSCC
- SSCC-velden correct toewijzen in het WMS, inclusief eigendoms-, product- en datumcodes
- Het gebruik van SSCC als primaire sleutel bij OS&D-onderzoeken en claimdocumentatie
- Het gebruik van SSCC’s uitbreiden naar cross-docking en uitgaande zendingen, zodat hetzelfde identificatienummer gedurende de gehele levenscyclus wordt gebruikt
Wanneer SSCC-etiketten worden gecombineerd met RFID-portalen of geautomatiseerd scannen bij het laadperron, kan de leesnauwkeurigheid voor artikelen met een tag oplopen tot bijna 99 procent, waardoor de zichtbaarheid aanzienlijk wordt verbeterd en het aantal handmatige controles wordt verminderd (RFID JOURNAL).
Welke rol speelt OS&D bij de nauwkeurigheid van de ontvangst?
OS&D-rapportage (Over, Short and Damaged) is van cruciaal belang voor het waarborgen van de nauwkeurigheid bij de ontvangst, doordat hierbij afwijkingen die tijdens de inspectie worden geconstateerd, worden vastgelegd en vergeleken met de inkooporder. In de logistiek verwijst OS&D naar afwijkingen waarbij de hoeveelheid of de staat van de ontvangen goederen niet overeenkomt met wat er was besteld of verwacht (Freightcourse).
Een effectief OS&D-beheer omvat doorgaans:
- Gestructureerde redencodes voor te veel, te weinig, zichtbare schade en verborgen schade
- Fotografisch bewijsmateriaal dat op de kade is vastgelegd en aan de bon is gekoppeld
- Automatische blokkering of quarantaine wanneer schade of kwaliteitsproblemen worden gemeld
- Duidelijke werkprocessen voor herstelwerkzaamheden, afvoer en goedkeuring door de klant
In deskundige richtlijnen wordt benadrukt dat nauwkeurige, tijdige OS&D-documentatie en het gebruik van technologie zoals het scannen van barcodes of WMS-workflows voor uitzonderingsgevallen tot de eenvoudigste manieren behoren om fouten te verminderen en marges te beschermen (LogiWorld, LLC). Clarus WMS ondersteunt OS&D via voorraadstatussen, redencodes en regels voor het in de wacht zetten van pallets, zodat beschadigde of betwiste pallets pas kunnen worden toegewezen als het probleem is opgelost.
Een consultant van Clarus herinnert zich dat hij verantwoordelijk was voor een account voor alcoholvrije dranken, waarbij de kwetsbare glazen verpakkingen vaak tot breuk leidden, met herhaaldelijke quarantaines en herverwerking van pallets tot gevolg. Als elke beschadigde pallet met consistente OS&D-oorzaakcodes en statussen was geregistreerd, zou het veel eenvoudiger zijn geweest om de onderliggende oorzaak aan de klant aan te tonen en verbeteringen aan de verpakking te stimuleren.
Traditionele methoden versus Clarus WMS voor de goederenontvangst
Traditionele methoden zijn afhankelijk van handmatige verwerking van GRN’s en ASN’s, wat vaak leidt tot vertragingen bij de planning van de laadperrons en onnauwkeurigheden in de OS&D-rapportage, waardoor de afstemming wordt bemoeilijkt. Controles op papier en afstemmingen via spreadsheets zorgen voor vertraging en maken het moeilijk om de doorlooptijd van laadperron naar magazijn te meten. Uit branchegegevens blijkt dat toonaangevende bedrijven vaak streven naar een doorlooptijd van 2 tot 4 uur, terwijl gemiddelde presteerders vaak 12 tot 24 uur nodig hebben (hopstack.io).
Bij deze traditionele benaderingen ontbreekt ook de mogelijkheid om in realtime barcodes te scannen of RFID integratie, waardoor FEFO wordt als arbeidsintensief en inefficiënt beschouwd. Daarentegen is bewezen dat moderne magazijnautomatisering en digitalisering de productiviteit verhogen, de afhankelijkheid van arbeidskrachten verminderen en de verwerkingskosten verlagen (McKinsey & Company).
Clarus WMS automatiseert de ontvangst van kentekenplaten met GS1 SSCC, workflows via handheld-apparaten en configureerbare regels voor blinde ontvangstbewijzen, voorlopige ontvangstbewijzen en cross-docking. Waar verouderde systemen moeite hebben met quarantainebeheer en het afhandelen van uitzonderingen, biedt Clarus wachtstatussen, redencodes en klantspecifieke regels die, waar nodig, veterinaire goedkeuring, kwaliteitscontroles en naleving van regelgeving ondersteunen. Deze moderne aanpak minimaliseert verstoringen en helpt 3PL's bij het behalen van strengere 'dock-to-stock'-KPI's, een verbeterde ontvangstnauwkeurigheid en een betere kostenbeheersing.
Waarom teams moeite hebben met het ontvangen
Magazijnteams hebben vaak moeite met de goederenontvangst vanwege verouderde processen die de nauwkeurigheid en de KPI’s voor ‘dock-to-stock’ in gevaar brengen.
- Beperkte automatisering bij de verwerking van ASN’s, wat leidt tot fouten bij de controle van SSCC’s en de afstemming van GRN’s
- Handmatige inspectie voor OS&D, waardoor het risico op niet-gemelde schade en vertragingen door quarantaine toeneemt
- Gebrekkige integratie voor FEFO, wat leidt tot inefficiënties bij het opslaan en de afstemming
- Gebrekkige planning van de laad- en loskades, wat leidt tot afwijkingen in over- en tekorten
- Onvoorziene aankomsten, zoals niet-geplande leveringen van leveranciers of vertraagde containers, die het aantal inkomende voertuigen plotseling kunnen verdubbelen en de beschikbare mankracht en ruimte kunnen overbelasten
In sectorrapporten worden voorraadnauwkeurigheid, efficiëntie bij de goederenontvangst en ruimtebenutting herhaaldelijk genoemd als enkele van de meest cruciale KPI’s voor magazijnen in 2025 (hopstack.io). Zonder degelijke ontvangstprocedures worden al deze fouten uit de eerdere fasen doorgegeven aan alle daaropvolgende activiteiten – van het orderverzamelen tot de facturering.
Hoe regelt Clarus WMS de goederenontvangst?
Bij Clarus WMS verloopt de goederenontvangst via een cloudplatform dat de ASN- en GRN-workflows automatiseert, wat zorgt voor realtime nauwkeurigheid en een efficiënte planning van de laadperrons. Onze standaard GS1-gebaseerde handheld-scanners kunnen GS1-logistieke etiketten scannen om product-, hoeveelheid-, batch-, SSCC- en datumcodes vast te leggen zonder handmatige invoer. Dit betekent dat, wanneer een ASN volledige SSCC- en productgegevens bevat, operators pallets met één enkele scan kunnen accepteren en direct kunnen doorsturen naar de opslag of cross-docking.
De dashboards van Clarus bieden realtime inzicht in openstaande ontvangstbonnen, activiteiten bij het laadperron, opslagtaken en voorraad in quarantaine, zodat leidinggevenden kunnen zien waar extra mankracht nodig is. In onze samenwerking met JODA, een specialist in koellogistiek, hielp Clarus WMS de voorraadnauwkeurigheid te verbeteren tot 97 procent in het eerste jaar en 99 procent in het tweede, terwijl de inventarisaties werden teruggebracht van weken tot dagen (Clarus WMS). Hieruit blijkt hoe robuuste werkprocessen voor goederenontvangst en voorraadbeheer leiden tot meetbare verbeteringen in de nauwkeurigheid.
Realtime monitoring
De realtime monitoring in Clarus houdt de aankomst van ASN’s, ontvangsten en opslagtaken bij met gebeurtenissen voorzien van een tijdstempel, zodat managers de werkelijke doorlooptijd van het laadperron tot de voorraad en de nauwkeurigheid van de goederenontvangst kunnen meten. Automatische statuswijzigingen bij taken – zoals “bij het laadperron”, “ontvangen”, “invoeren gestart” en “invoeren voltooid” – geven een duidelijk beeld van de doorvoer.
Leveranciers die gespecialiseerd zijn in laaddeurautomatisering melden dat geautomatiseerd scannen met behulp van computervisie en RFID de doorvoercapaciteit bij de laaddeur aanzienlijk kan verhogen en het handmatig invoeren van gegevens bij de laaddeur kan verminderen (kargo.ai). Clarus kan met deze technologieën worden geïntegreerd, zodat palletbewegingen bij het laadperron automatisch in het WMS worden geregistreerd zonder dat er extra moet worden gescand.
Schaalbare aanpassing
Schaalbaarheid is van essentieel belang, aangezien 3PL’s en magazijnen te maken hebben met een wisselende vraag, seizoenspieken en een groeiend assortiment aan SKU’s. Uit recent onderzoek van MHI en Deloitte blijkt dat 55 procent van de leidinggevenden in de toeleveringsketen hun investeringen in technologie opvoeren, waarbij 88 procent van plan is meer dan 1 miljoen dollar uit te geven aan innovatie in de toeleveringsketen (TecHR).
Clarus WMS speelt in op deze behoefte aan schaalbare aanpassing door elke klant de mogelijkheid te bieden zijn eigen vereisten vast te stellen voor batch, houdbaarheidsdatum, blinde ontvangst, cross-docking en driewegvergelijking. Handheld-processen kunnen op account- en productniveau worden in- en uitgeschakeld, zodat bijvoorbeeld verpakkings-SKU's waarvoor geen batchcontrole nodig is, met een minimum aan stappen kunnen worden ontvangen, terwijl voor farmaceutische producten of verse producten strikte registratie van batchnummers en houdbaarheidsdata wordt afgedwongen.
Volledig inzicht
Volledig inzicht betekent meer dan alleen zien wat er op voorraad is; het gaat om inzicht in de status, de geschiedenis en de beperkingen van elke pallet. Clarus biedt:
- Transactiegeschiedenis per SSCC of palletnummer
- Redenen voor opschorting en quarantaine, inclusief wie de opschorting heeft ingesteld en wanneer
- Overzichten van de voorraadveroudering op basis van FEFO, FIFO of klantspecifieke regels
- Rapportage via de klantportaal, zodat klanten direct inzicht krijgen in trends op het gebied van OS&D, schade en vervaldata
Uit onderzoek naar realtimegegevens in de magazijnsector blijkt dat live inzicht in de bedrijfsvoering en de voorraad van cruciaal belang is om knelpunten te voorkomen en de besluitvorming te verbeteren (AutoScheduler.ai). Clarus WMS biedt zowel vervoerders als hun klanten dat niveau van inzicht, waardoor ze problemen snel kunnen oplossen en met meer zekerheid kunnen plannen.
Klaar om het in actie te zien?
Door uw ontvangstprocessen te optimaliseren met Clarus WMS kunt u de efficiëntie van uw magazijn aanzienlijk verbeteren, waardoor u verzekerd bent van een superieure nauwkeurigheid en gestroomlijnde werkprocessen. Stelt u zich eens voor: geautomatiseerde verwerking van ASN’s die veelvoorkomende uitdagingen zoals OS&D, onbekende ontvangsten en cross-docking aanpakt met een minimum aan handmatige invoer. Neem contact op met Clarus WMS voor een demo om te onderzoeken hoe deze mogelijkheden bij uw bedrijfsvoering passen.
Referenties
- GS1 UK, “Richtlijn voor de implementatie van ASN-berichten”
- GS1, “Serial Shipping Container Code (SSCC)”
- GS1, “GS1-richtlijn voor logistieke etiketten”
- GS1 UK, “SSCC’s en logistieke etiketten aanmaken”
- MessageXchange, “EDI inzetten om de efficiëntie van de toeleveringsketen te verbeteren”
- Commport, “Geavanceerde verzendmelding, eenvoudig gemaakt”
- ToFu, “Wat is een ontvangstbewijs en waarom heb je het nodig?”
- Omneelab, “Goederenontvangstbon (GRN): doel, voordelen en procesverloop”
- AccountingInside, “Ontvangstbon (voor- en nadelen)”
- SoftCo, “Drievoudig afstemmingsproces in AP”
- Inkoopstrategieën: “Three-Way Matching — Definitie, voorbeeld en beste praktijken”
- Access Group, “14 belangrijke KPI’s voor magazijnbeheer”
- TransLution, “De 25 belangrijkste KPI’s voor magazijnen: goederenontvangst”
- Freightcourse, “Te veel, te weinig en beschadigd: uitleg, meldings- en claimgids”
- LOGOS 3PL, “OS&D (te veel, te weinig en schade)”
- LogiWorld, “Inzicht in overschotten, tekorten en schade (OS&D) in de logistiek”
- Fleetx: “OS&D-processen stroomlijnen om de logistieke activiteiten te optimaliseren”
- RFID Journal, “Hoe nauwkeurig kan RFID-tracking zijn?”
- Solata Tech, “5 RFID-statistieken die fabrikanten moeten kennen (2025)”
- Hopstack, “Dock-to-Stock-tijd: formule en beproefde strategieën voor optimalisatie”
- Seeteria, “Van de kade naar het magazijn in 8 uur”
- McKinsey & Company, “Een strategie voor magazijnautomatisering voor de distributiemarkt”
- MHI, “De collaboratieve toeleveringsketen 2024 – Jaarlijks sectorrapport”
- MHI Solutions / Deloitte, “Groei van investeringen in de toeleveringsketen in technologieën die het menselijk personeel ondersteunen”
- Kargo, “Automatisering van laaddeuren: snellere doorvoer, kleinere teams”
- AutoScheduler, “Van gegevens naar actie: de rol van realtime inzicht in de efficiëntie van het magazijn”
- Daguer Logistics, “Het belang van realtimegegevens bij magazijnactiviteiten”
- Hopstack, “De 24 belangrijkste KPI’s en statistieken voor magazijnen om in 2025 bij te houden”
- Clarus WMS: “JODA helpt bij het realiseren van een voorraadnauwkeurigheid van 99%”