Unos procesos de recepción eficientes son fundamentales para mantener la precisión del inventario y garantizar un flujo fluido en la cadena de suministro. Los profesionales del sector 3PL se enfrentan con frecuencia a problemas como retrasos en la programación de muelles, inexactitudes en la conciliación de los albaranes de entrada de mercancías (GRN) y dificultades con la elaboración de informes de sobre-deficiencias (OS&D), lo que puede alterar el almacenamiento y la conciliación. En Clarus WMS, ofrecemos soluciones que automatizan la gestión de los avisos de envío (ASN), el escaneo de códigos de barras y etiquetas GS1, así como la recepción mediante matrículas, lo que supone una mejora inmediata en la precisión de la recepción y en el rendimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Tradicionalmente, la puesta en marcha de flujos de trabajo de recepción sólidos implicaba registros manuales e inspecciones exhaustivas, lo que a menudo requería semanas para resolver faltas o daños. Por el contrario, el enfoque del SGA de Clarus aprovecha la integración en la nube y la captura de datos según el estándar GS1 para reducir el tiempo desde la llegada al muelle hasta el almacenamiento, lo que permite realizar comprobaciones FEFO en tiempo real, la recepción por matrícula y el transbordo en cuestión de días en lugar de semanas, al tiempo que se minimiza la mano de obra y se mejora la eficiencia general. Los datos en tiempo real procedentes de dispositivos móviles y paneles de control también proporcionan a los responsables visibilidad sobre las tareas pendientes, los cuellos de botella y el stock en cuarentena, lo que les permite tomar decisiones con mayor rapidez.
El resultado de los métodos tradicionales:
- Retrasos en la entrada en almacén debidos a la verificación manual de los albaranes de recepción y a una integración deficiente de los avisos de envío
- Las ineficiencias en los procesos de inspección dan lugar a casos de OS&D no notificados y a retrasos en la cuarentena
- Pérdida de ingresos debida a inexactitudes en la conciliación y al incumplimiento de los objetivos de los indicadores clave de rendimiento (KPI)
Este artículo analiza los fallos de los métodos de recepción obsoletos y explora cómo Clarus WMS replantea el proceso mediante una automatización moderna para lograr una mayor precisión y una mejor programación de los muelles de carga. Combina datos del sector con la experiencia práctica en el ámbito del almacenamiento para ofrecer información útil a los profesionales de los servicios logísticos externos (3PL) y de los almacenes.
¿Qué es el ASN y cómo puedo optimizarlo?
Un aviso previo de envío (ASN) o DESADV es un documento digital que proporciona información previa sobre los envíos entrantes, algo fundamental para una programación eficiente de los muelles y la precisión en la recepción de mercancías en las operaciones de almacén. GS1 UK define el ASN como un documento que ofrece información detallada sobre una entrega pendiente y que se envía antes de que lleguen las mercancías, de modo que el destinatario pueda prepararse para su recepción (GS1 Reino Unido). Por lo general, incluye identificadores de palés del SSCC, códigos de producto, cantidades, datos de lotes y referencias de órdenes de compra, lo que permite planificar de forma proactiva la cuarentena y anticipar los OS&D.
En las instalaciones de 3PL que gestionan productos perecederos, los datos de los ASN facilitan la priorización según el principio FEFO durante la inspección, lo que reduce el deterioro y las bajas contables al garantizar que los palés con fecha de caducidad próxima se identifiquen y procesen en primer lugar. Los proveedores externos de EDI señalan que el uso de los ASN puede reducir los costes de recepción hasta en un 40 %, al permitir que los equipos asignen de antemano el espacio, la mano de obra y el equipo antes de que llegue el camión (home.messagexchange.com).
La optimización de los ASN implica:
- Aplicación de las normas GS1 relativas a los códigos de producto, de lote, SSCC y de fecha
- Integrar los ASN en el WMS para que las recepciones previas se creen automáticamente
- Utilización de la tecnología RFID o de la lectura de códigos de barras de alta precisión para verificar el SSCC y el contenido en el muelle de carga
- Gestión de la asignación de muelles y la planificación de personal directamente a partir de los datos de ASN
Tal y como señala GS1, los ASN proporcionan información detallada sobre una entrega pendiente, incluyendo cuándo llegará el envío y qué contiene, de modo que los destinatarios puedan preparar los recursos con antelación (disciplinas.tecnico.ulisboa.pt).
Desde un punto de vista práctico, los consultores de Clarus WMS describen un flujo ideal: cuando una notificación de envío (ASN) incluye el SSCC, el lote, el código de producto y la cantidad de cada palé, el terminal portátil puede aceptar un palé con un solo escaneo del SSCC, capturando automáticamente todos los demás atributos de la ASN. Esto agiliza enormemente la recepción por “matrícula” y reduce los errores de introducción manual de datos.
En Clarus WMS, el procesamiento de los ASN está totalmente integrado en el escaneo de códigos de barras y etiquetas GS1. Los albaranes previos generados a partir de los ASN gestionan la programación de los muelles de carga, los flujos de recepción a ciegas o guiados, y el seguimiento de los KPI para la precisión en la transición del muelle al almacén y en la recepción. Esta integración permite la escalabilidad, de modo que los almacenes puedan gestionar mayores volúmenes sin comprometer el control ni el cumplimiento normativo.
¿Necesito el GRN para mis operaciones de recepción?
Sí, una nota de recepción de mercancías (GRN) es imprescindible cuando tu actividad va más allá de las recepciones muy sencillas. Una GRN es un documento interno que confirma la recepción de mercancías de un proveedor y registra la cantidad y el estado de las mismas; es fundamental para mantener registros de stock precisos y sincronizar los flujos de trabajo de compras, inventario y finanzas (Tofu)
En el caso de los almacenes pequeños con un número limitado de referencias y proveedores locales, puede bastar con unas listas de comprobación básicas. Sin embargo, a medida que aumentan los volúmenes y se incorporan envíos internacionales, jerarquías de embalaje complejas y niveles de servicio específicos para cada cliente, un proceso estructurado de registro de entrada de mercancías (GRN) se vuelve fundamental para:
- Comprobar que las entregas se ajustan a las órdenes de compra
- Documentar los problemas y las discrepancias relacionados con el OS&D
- Activar los estados de cuarentena o retención para el stock sospechoso
- Admite la conciliación a tres bandas entre la orden de compra, el albarán de recepción y la factura
Los especialistas en contabilidad y compras describen la «concordancia triple» como el proceso de comparar la orden de compra, el albarán de entrada y la factura del proveedor antes del pago, con el fin de evitar pagos excesivos, duplicidades y fraudes (softco.com). Sin una GRN, este marco de control se ve debilitado.
La digitalización del registro de los albaranes de recepción (GRN) dentro del sistema de gestión de almacenes (WMS) elimina la necesidad de volver a introducir los datos y permite que los eventos de recepción actualicen el inventario en tiempo real. Los proveedores destacan que el tiempo de ciclo de recepción basado en los GRN y la precisión de la recepción son indicadores clave de rendimiento (KPI) fundamentales del almacén que deben supervisarse de forma continua (El Grupo Access). Clarus WMS admite plantillas de albaranes de entrada configurables y reglas de conciliación a tres bandas por cuenta, lo que permite a los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) adaptar los controles financieros a los requisitos de cada cliente.
¿Cómo mejora el SSCC el seguimiento de palés?
El Código de serie de contenedor de transporte (SSCC) es una clave de identificación de GS1 que proporciona un identificador único para cada unidad logística, como una caja, un palé o un paquete (gs1.org). Las etiquetas logísticas GS1 exigen que cada palé lleve un SSCC único para que se pueda realizar un seguimiento y una trazabilidad de principio a fin a lo largo de toda la cadena de suministro (gs1.org).
En la recepción de matrículas, el SSCC actúa como una “matrícula” única para el palé. Cuando se escanea el palé, el WMS recupera todos los datos vinculados del ASN o del pre-albarán —SKU, cantidades, lote, fecha de caducidad y propietario— y los aplica al inventario en un solo paso. Los dispositivos portátiles de Clarus utilizan etiquetas que cumplen la norma GS1 y contienen hasta tres códigos de barras para el producto y la cantidad, el lote y el SSCC, de modo que los operarios pueden capturar todos los atributos necesarios con unos pocos escaneos, en lugar de tener que introducir cada campo manualmente.
La optimización del uso del SSCC implica:
- Garantizar que todos los palés que salgan de las instalaciones de los proveedores lleven una etiqueta conforme a la norma GS1 con un SSCC válido
- Asignar correctamente los campos SSCC en el WMS, incluyendo los códigos de titularidad, de producto y de fecha
- El uso del SSCC como clave principal en las investigaciones de OS&D y en la documentación de las reclamaciones
- Ampliar el uso del SSCC al «cross-docking» y a los envíos de salida, de modo que el mismo identificador se mantenga a lo largo de todo el ciclo de vida
Cuando las etiquetas SSCC se combinan con portales RFID o con la lectura automática en el muelle de carga, la precisión de lectura puede alcanzar casi el 99 % en el caso de los artículos etiquetados, lo que mejora considerablemente la visibilidad y reduce los controles manuales (RFID JOURNAL).
¿Qué papel desempeña el OS&D en la precisión de la recepción?
La elaboración de informes OS&D (exceso, falta y daños) es fundamental para mantener la precisión en la recepción, ya que permite documentar las discrepancias detectadas durante la inspección y cotejarlas con la orden de compra. En logística, el término OS&D hace referencia a las desviaciones en las que la cantidad o el estado de las mercancías recibidas no se corresponden con lo pedido o lo esperado (Freightcourse).
Una gestión eficaz de los OS&D suele incluir:
- Códigos de motivo estructurados para exceso, falta, daños visibles y daños ocultos
- Pruebas fotográficas tomadas en el muelle y vinculadas al recibo
- Retención o cuarentena automáticas cuando se notifican daños o problemas de calidad
- Flujos de trabajo claros para las revisiones, la eliminación y la aprobación por parte del cliente
Las recomendaciones de los expertos subrayan que una documentación precisa y oportuna de las operaciones de almacenamiento y distribución (OS&D), así como el uso de tecnologías como la lectura de códigos de barras o los flujos de trabajo de excepciones del sistema de gestión de almacenes (WMS), se encuentran entre las formas más sencillas de reducir los errores y proteger los márgenes (LogiWorld, LLC). Clarus WMS admite el proceso OS&D mediante estados de stock, códigos de motivo y reglas de retención, de modo que los palés dañados o objeto de disputa no pueden asignarse hasta que se resuelva el problema.
Un consultor de Clarus recuerda haber gestionado una cuenta de bebidas sin alcohol en la que los frágiles envases de vidrio provocaban roturas frecuentes, cuarentenas repetidas y la necesidad de volver a manipular los palés. Si se hubiera registrado cada palé dañado con códigos de motivo y estados de OS&D coherentes, habría sido mucho más fácil demostrar la causa raíz al cliente e impulsar mejoras en el embalaje.
Métodos tradicionales frente a Clarus WMS para la recepción de mercancías
Los métodos tradicionales se basan en el procesamiento manual de los albaranes de recepción (GRN) y los avisos de envío (ASN), lo que a menudo provoca retrasos en la programación de las descargas y inexactitudes en los informes de OS&D que dificultan la conciliación. Las comprobaciones en papel y las conciliaciones mediante hojas de cálculo introducen retrasos y dificultan la medición del tiempo de traspaso del muelle al almacén. Los datos del sector muestran que las operaciones más eficientes suelen fijarse como objetivo un tiempo de traspaso del muelle al almacén de entre 2 y 4 horas, mientras que las de rendimiento medio pueden situarse entre 12 y 24 horas (hopstack.io).
Estos enfoques tradicionales tampoco cuentan con códigos de barras en tiempo real ni RFID integración, lo que hace que FEFO se considera que requiere mucha mano de obra y que el almacenamiento es ineficiente. Por el contrario, está demostrado que la automatización y la digitalización modernas de los almacenes aumentan la productividad, reducen la dependencia de la mano de obra y disminuyen los costes de manipulación (McKinsey & Company).
Clarus WMS automatiza la recepción de matrículas mediante el código GS1 SSCC, flujos de trabajo con dispositivos portátiles y reglas configurables para recepciones a ciegas, recepciones previas y cross-docking. Mientras que los sistemas heredados tienen dificultades para gestionar la cuarentena y el tratamiento de excepciones, Clarus ofrece estados de retención, códigos de motivo y reglas específicas para cada cliente que facilitan la aprobación veterinaria, los controles de calidad y el cumplimiento normativo cuando sea necesario. Este enfoque moderno minimiza las interrupciones y ayuda a los proveedores de logística externos (3PL) a alcanzar unos KPI más exigentes desde el muelle hasta el almacén, una mayor precisión en la recepción y un mejor control de los costes.
Por qué a los equipos les cuesta tanto recibir el balón
Los equipos de almacén suelen tener dificultades con la recepción de mercancías debido a procesos obsoletos que comprometen la precisión y los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con el proceso «del muelle al stock».
- La escasa automatización en la gestión de los números de seguimiento (ASN) da lugar a errores en la verificación de los códigos SSCC y en la comprobación de la coincidencia con los números de recepción de mercancías (GRN).
- La inspección manual de los OS&D aumenta el riesgo de que no se notifiquen los daños y de que se produzcan retrasos en la cuarentena
- La deficiente integración del método FEFO provoca ineficiencias en el almacenamiento y la conciliación.
- Una planificación inadecuada de las operaciones en muelle, lo que da lugar a discrepancias por exceso o por déficit
- Las llegadas imprevistas, como envíos no programados de proveedores o contenedores retrasados, que pueden duplicar de repente el número de vehículos entrantes y desbordar la mano de obra y el espacio disponibles
Los informes del sector destacan repetidamente la precisión de las existencias, la eficiencia en la recepción y el aprovechamiento del espacio como algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes para los almacenes en 2025 (hopstack.io). Sin unos procesos de recepción sólidos, todas las actividades posteriores —desde la preparación de pedidos hasta la facturación— se ven afectadas por estos errores iniciales.
¿Cómo gestiona Clarus WMS la recepción de mercancías?
En Clarus WMS, la recepción se gestiona a través de una plataforma en la nube que automatiza los flujos de trabajo de ASN y GRN para garantizar la precisión en tiempo real y una programación eficiente de los muelles de carga. Nuestros dispositivos portátiles estándar basados en GS1 pueden escanear etiquetas logísticas GS1 para capturar los códigos de producto, cantidad, lote, SSCC y fecha sin necesidad de introducirlos manualmente. Esto significa que, cuando un ASN contiene el SSCC completo y todos los detalles del producto, los operarios pueden aceptar los palés con un solo escaneo y pasar directamente al almacenamiento o al cross-docking.
Los paneles de control de Clarus ofrecen visibilidad en tiempo real de los albaranes pendientes, la actividad en los muelles, las tareas de almacenamiento y las existencias en cuarentena, lo que permite a los supervisores identificar dónde se necesita personal. En nuestra colaboración con JODA, una empresa especializada en logística de refrigeración, el sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus ayudó a mejorar la precisión del inventario hasta el 97 % en el primer año y hasta el 99 % en el segundo, al tiempo que redujo la duración de los inventarios de semanas a días (Clarus WMS). Esto demuestra cómo unos procesos sólidos de recepción y control de existencias se traducen en mejoras cuantificables en la precisión.
Supervisión en tiempo real
La supervisión en tiempo real de Clarus realiza un seguimiento de las llegadas de los ASN, las recepciones y las tareas de almacenamiento mediante eventos con marca de tiempo, lo que permite a los responsables medir el tiempo real del ciclo “del muelle al almacén” y la precisión en la recepción. Los cambios automáticos de estado de las tareas —como “en el muelle”, “recibido”, “almacenamiento iniciado” y «almacenamiento completado»— ofrecen una visión clara del rendimiento.
Las empresas especializadas en la automatización de puertas de muelle señalan que el escaneo automatizado mediante visión artificial y RFID puede aumentar considerablemente el rendimiento de las entradas y reducir la introducción manual de datos en el muelle (kargo.ai). Clarus se integra con estas tecnologías para que los movimientos de palés en el muelle se registren automáticamente en el sistema de gestión de almacenes (WMS) sin necesidad de escanearlos.
Adaptación escalable
La escalabilidad es esencial, ya que los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) y los almacenes se enfrentan a una demanda volátil, picos estacionales y una gama cada vez más amplia de referencias (SKU). Un estudio reciente de MHI y Deloitte señala que el 55 % de los responsables de la cadena de suministro están aumentando sus inversiones en tecnología, y que el 88 % tiene previsto destinar más de un millón de dólares a la innovación en la cadena de suministro (TecHR).
Clarus WMS da respuesta a esta necesidad de adaptación escalable al permitir que cada cuenta de cliente defina sus propios requisitos en materia de lotes, caducidad, recepción a ciegas, cross-docking y conciliación a tres bandas. Los flujos de los dispositivos portátiles se pueden activar o desactivar a nivel de cuenta y de producto, de modo que, por ejemplo, las referencias de embalaje que no requieren control de lotes se pueden recibir con un número mínimo de pasos, mientras que las líneas de productos farmacéuticos o de productos frescos exigen un registro estricto de lotes y fechas de caducidad.
Visibilidad total
La visibilidad total va más allá de simplemente ver qué hay en stock; se trata de conocer el estado, el historial y las restricciones de cada palé. Clarus ofrece:
- Historial de transacciones de cada SSCC o matrícula de palé
- Motivos de la suspensión y la cuarentena, incluyendo quién la impuso y cuándo
- Vistas de antigüedad de las existencias basadas en los métodos FEFO, FIFO o en reglas específicas del cliente
- Informes para clientes y a través del portal, para que los clientes puedan consultar directamente las tendencias en OS&D, daños y caducidades
Los estudios sobre datos en tiempo real en el ámbito de la logística de almacenes ponen de manifiesto que la visibilidad en tiempo real de las operaciones y el inventario es fundamental para evitar cuellos de botella y mejorar la toma de decisiones (AutoScheduler.ai). Clarus WMS ofrece tanto a los operadores como a sus clientes ese nivel de información, lo que les ayuda a resolver problemas con rapidez y a planificar con mayor seguridad.
¿Estás listo para verlo en acción?
La optimización de los procesos de recepción con Clarus WMS puede transformar la eficiencia de su almacén, garantizando una precisión superior y unas operaciones optimizadas. Imagine una gestión automatizada de los ASN que resuelva retos habituales como los productos fuera de temporada (OS&D), las recepciones a ciegas y el cross-docking con una intervención manual mínima. Ponte en contacto con Clarus WMS para solicitar una demostración para analizar cómo estas funciones se adaptan a su negocio.
Referencias
- GS1 UK, “Guía para la implementación de mensajes ASN”
- GS1, “Código de serie del contenedor de transporte (SSCC)”
- GS1, “Guía de etiquetas logísticas de GS1”
- GS1 UK, “Creación de SSCC y etiquetas logísticas”
- MessageXchange, “El uso del EDI para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro”
- Commport, “El aviso previo de envío simplificado”
- ToFu, “¿Qué es un albarán de recepción de mercancías y para qué sirve?”
- Omneelab, “Nota de recepción de mercancías (GRN): finalidad, ventajas y flujo del proceso”
- AccountingInside, “Nota de recepción de mercancías (ventajas e inconvenientes)”
- SoftCo, “Proceso de conciliación a tres bandas en la contabilidad de proveedores”
- Tácticas de aprovisionamiento: “Concordancia triple: definición, ejemplo y buenas prácticas”
- Access Group, “14 indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes en el sector del almacenamiento”
- TransLution, “Los 25 principales indicadores clave de rendimiento (KPI) de almacén: recepción”
- Freightcourse, “Exceso, falta y daños: guía sobre el significado, la notificación y la reclamación”
- LOGOS 3PL, “OS&D (excedentes, faltas y daños)”
- LogiWorld, “Cómo entender los excesos, los faltantes y los daños (OS&D) en la logística”
- Fleetx, “Optimización de los procesos de OS&D para perfeccionar las operaciones logísticas”
- RFID Journal, “¿Qué grado de precisión puede alcanzar el seguimiento mediante RFID?”
- Solata Tech, “5 datos estadísticos sobre la tecnología RFID que los fabricantes deben conocer (2025)”
- Hopstack, “Tiempo de ”dock-to-stock”: fórmula y estrategias probadas para optimizarlo»
- Seeteria, “Del muelle al almacén en 8 horas”
- McKinsey & Company, “Cómo trazar una estrategia de automatización de almacenes para el mercado de la distribución”
- MHI, “La cadena de suministro colaborativa 2024: informe anual del sector”
- MHI Solutions / Deloitte, “Crecimiento de la inversión en la cadena de suministro en tecnologías que potencian la mano de obra humana”
- Kargo, “Automatización de las puertas de muelle: mayor rendimiento, equipos más reducidos”
- AutoScheduler, “De los datos a la acción: el papel de la visibilidad en tiempo real en la eficiencia de los almacenes”
- Daguer Logistics, “La importancia de los datos en tiempo real en las operaciones de almacén”
- Hopstack, “Los 24 principales KPI y métricas de almacén que hay que seguir en 2025”
- Clarus WMS: “Ayudamos a JODA a alcanzar una precisión de inventario de 99%”