Hoe Tap’in 3PL de logistiek in de drankenbranche heeft veranderd

Inspelen op een groeiende markt

Opgericht in 2012 door een logistiekliefhebber die er al lang van droomde om zijn eigen bedrijf te runnen, Tap’in 3PL betrad de sector met een gedurfde missie: de traditionele drankdistributie op zijn kop zetten door merken meer zeggenschap en flexibiliteit te bieden.

In tegenstelling tot traditionele groothandels bood Tap’in een model aan waarbij drankmerken zelf konden kiezen waar en aan wie hun producten werden verkocht… waardoor ze de mogelijkheid kregen om de starre groothandel route volgen en rechtstreeks naar spraakmakende locaties in heel Londen gaan.

Het bedrijf wist al snel voet aan de grond te krijgen in de competitieve sector van de drankenlogistiek, met name door zich in te zetten voor onafhankelijke merken met unieke verhalen en hoogwaardige producten. Maar naarmate de volumes toenamen, nam ook de complexiteit achter de schermen toe.

Handmatige processen, papieren bestellingen en het ontbreken van schaalbare systemen zorgden ervoor dat de operationele motor van het bedrijf steeds zwaarder onder druk kwam te staan… vooral tijdens piekperiodes.

Van missie tot mismatch

Hoewel de waardepropositie van Tap’in innovatief was, waren de interne processen niet even flexibel. Hun ambitie om de beste logistieke partner in hun klasse te worden, werd belemmerd door operationele knelpunten.

Het bedrijf stond voor een dringende uitdaging: het moderniseren van zijn magazijnactiviteiten in lijn met zijn missie om zijn klanten eersteklas service, kostentransparantie en snelheid te bieden.

Op dat moment begon het transformatieproces.

Het overwinnen van WMS-uitdagingen die de bedrijfsvoering belemmeren

Handmatige systemen, beperkte schaal

Het team van Tap’in werkte hard om bestellingen nauwkeurig en op tijd af te handelen, maar hun hulpmiddelen waren verouderd. Elk proces, van het verzamelen en verpakken tot de rapportage en facturering, was sterk afhankelijk van spreadsheets, handmatige invoer en onsamenhangende werkprocessen.

Het personeel selecteerde voorraad aan de hand van afgedrukte lijsten. Er was geen realtime inzicht in de voorraad. De schaalbaarheid van het magazijn was beperkt. Tijdens piekperiodes kon het bedrijf het werk simpelweg niet bijhouden.

Chaos bij de facturering en verwarring bij klanten

Een van de meest urgente uitdagingen was de factureringsproces. Klanten belden regelmatig om vragen te stellen over facturen, die vaak onduidelijk waren en vol stonden met losse posten. Elke factureringscyclus zorgde voor spanning, niet alleen op de boekhoudafdeling, maar ook wat betreft de klantervaring.

“Er werden kosten in rekening gebracht voor A, B, C, D, E, F en G, maar klanten begrepen niet waarvoor ze betaalden. Dat leidde tot vragen, frustraties en betalingsachterstanden.”

– Chay, operationeel directeur

In totaal verwerkte het bedrijf 10–15 vragen over facturering per maand, die stuk voor stuk handmatig moeten worden opgelost.

Onnauwkeurige voorraadregistratie

Op het terrein van het magazijn stonden maximaal 72.000 vaten Op het hoogtepunt werd de voorraad weliswaar handmatig geteld, maar zonder een digitaal WMS. Elke fout bij het tellen kon leiden tot fouten bij de verzending, onvoldoende benutte ruimte of problemen met de dienstverlening.

Zonder realtime inzicht in wat er binnenkwam, wat er uitging en wat er beschikbaar was, werd opschalen of vooruitplannen een kwestie van giswerk.

“Je wist nooit helemaal zeker wat er op het terrein gebeurde. Zodra er spullen in- en uitgaan, raken de cijfers al snel in de war.”

David, magazijnmanager

Tap’in had behoefte aan een WMS dat hun operationele blinde vlekken kon omzetten in meetbare prestatieverbeteringen.

Tap’in begeleiden bij de WMS-transformatie

Een echte partner vinden

Tap’in heeft de mogelijkheden onderzocht en een keuze gemaakt Clarus WMS, aangetrokken door de intuïtieve interface, de aanpasbare rapporten en de flexibele manier van samenwerken met partners.

Terwijl andere aanbieders starre systemen en trage aanpassingen boden, presenteerde Clarus een WMS-platform dat speciaal was ontworpen om zich aan te passen aan het innovatietempo van Tap’in.

“Bij de meeste WMS-leveranciers krijg je te horen: ‘Dat kunnen we niet’. Bij Clarus is het: ‘Natuurlijk kunnen we dat’ – en ze doen het ook nog eens snel.”

Het operationele team van Tap’in had het systeem al snel onder de knie. Het personeel had zich binnen enkele uren aangepast en hoefde niet langer door het magazijn te dwalen op zoek naar voorraad. Clarus WMS leidde hen rechtstreeks naar elke picklocatie.

“Iedereen vond het meteen prettig. Het was eenvoudig, intuïtief en gaf hen zelfvertrouwen.”

Het complexe vereenvoudigen

Een van de grootste doorbraken kwam met een nieuw prijsmodel “Prijs per gedistribueerde liter” (PPDL). In samenwerking met Clarus heeft Tap’in een factureringsstructuur ontwikkeld waarin verschillende kosten zijn samengevoegd tot één transparant tarief.

In plaats van ingewikkelde facturen ontvangen klanten nu een eenvoudig tarief per liter dat rechtstreeks is afgestemd op hun verzendvolume.

“Vroeger kregen we 10 tot 15 vragen over facturen per maand. Nu zijn dat er nog maar 1 of 2. En we versturen de facturen nu eerder, op de 1e of 2e van de maand.”

– Chay, operationeel directeur

De transformatie was niet alleen van technische aard; ze heeft ook de manier veranderd waarop het team van Tap’in tegen logistiek, facturering en prestatierapportage aankijkt.

De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering

Van papier naar uitvoering

De implementatie van het Clarus WMS begon met een gezamenlijke planningsfase. Clarus en Tap’in hebben samen de huidige werkprocessen in kaart gebracht, knelpunten geïdentificeerd en verbeteringen ontworpen.

De training volgde snel, en de inwerking van de gebruikers was binnen enkele uren afgerond. De teams stapten over van spreadsheets en klemborden naar realtime, locatiegebaseerd voorraadbeheer.

“Zonder automatisering kun je onmogelijk meer dan 100 orders per dag verwerken. Tegenwoordig is dat gewoon de norm.”

– Chay, operationeel directeur

Het magazijnpersoneel kreeg toegang tot gepersonaliseerde dashboards en locatietracking. De voorraadgegevens werden toegankelijk, nauwkeurig en altijd up-to-date.

De werf sterker maken

Het magazijnterrein, dat voorheen een onderbelicht gebied was, kwam in de schijnwerpers te staan. Door realtime tracking op het terrein en controle van de voorraad via Clarus te integreren, heeft Tap’in een visueel model voor de opslagcapaciteit ontwikkeld.

Op elk vat werd een sticker aangebracht en het vat werd bijgehouden. Het personeel kon nu de inkomende en uitgaande volumes bijhouden en de benuttingsgraad van het terrein in procenten bepalen, waardoor proactieve beslissingen konden worden genomen over de toewijzing van ruimte tijdens seizoenspieken.

“Nu weet ik precies hoeveel we kunnen opslaan, wanneer we de maximale capaciteit bereiken en wat er nodig is om overloop te voorkomen.”

– Chay, operationeel directeur

Dankzij deze inzichten hoefden we geen extra ruimte naast ons te huren, wat zowel geld als operationele rompslomp bespaarde.

Behaalde resultaten: WMS in de praktijk

Concrete zakelijke voordelen

De verandering was niet alleen zichtbaar, maar ook meetbaar. Binnen enkele maanden na de implementatie meldde Tap’in het volgende:

• 99% bestelnauwkeurigheid, zelfs op grote schaal
• 90%: afname van het aantal vragen over facturen (van 10–15 per maand naar 1–2)
• Rendement op investering binnen 5 maanden, dankzij lagere kosten en een efficiënter proces
• Snellere afhandeling, waarbij meer dan 100 selecties per dag de norm zijn geworden
• Opslagoptimalisatie, waardoor onnodige kosten voor extra opslagruimte worden vermeden

“Clarus heeft onze werkprocessen volledig veranderd. Binnen vijf maanden zagen we al een meetbaar rendement op onze investering. Met Clarus WMS halen we meer dan 100 orderverzendingen per dag zonder extra personeel aan te nemen.”

– Chay, operationeel directeur

Tap’in heeft nu een duidelijk beeld van de prestaties, capaciteit en kosten, waardoor het bedrijf zowel de dienstverlening als de winstgevendheid kan optimaliseren.

Klantreflecties en geleerde lessen

Cultuur, zelfvertrouwen en controle

De WMS-upgrade ging verder dan alleen de implementatie van het systeem: het zorgde voor een cultuuromslag. Medewerkers op afdelingen die voorheen te weinig erkenning kregen, zoals de werf, krijgen nu inzicht in hun prestaties en worden gewaardeerd wanneer ze hun doelstellingen halen.

Nu de KPI’s zijn ingevoerd, introduceert Tap’in prestatiegerelateerde bonussen en zorgt het voor een grotere betrokkenheid bij alle magazijnteams.

Het management heeft nu het vertrouwen om groeiplannen te maken, middelen effectief in te zetten en piekperiodes in goede banen te leiden, zonder te hoeven vertrouwen op giswerk of tijdelijke oplossingen.

“Zonder flexibele partners kun je niet groeien. Clarus heeft niet alleen een systeem geleverd, maar heeft ook samen met ons, in ons tempo, gewerkt aan het verbeteren van onze werkwijze.”

– Chay, operationeel directeur

Jouw Pad naar WMS Succes

De ontwikkeling van Tap’in 3PL, van chaos op papier naar digitale controle, laat zien wat er mogelijk is met de juiste WMS-oplossing.

Door samen te werken met Clarus hebben ze operationele knelpunten omgezet in strategische voordelen: de nauwkeurigheid van bestellingen is verbeterd, de afhandeling is gestroomlijnd en onduidelijkheden rond facturen zijn weggenomen.

Als u met soortgelijke uitdagingen te maken hebt op het gebied van drankenlogistiek of daarbuiten, hoeft u dit niet alleen aan te pakken.

Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om vergelijkbare resultaten te behalen.