Hur Tap'in 3PL transformerade dryckeslogistiken

Att möta en växande marknad

Företaget grundades 2012 av en logistikentusiast som länge drömt om att driva ett eget företag, Tap’in 3PL gick in i branschen med ett djärvt mål: att revolutionera den traditionella dryckesdistributionen genom att erbjuda varumärkena större kontroll och flexibilitet.

Till skillnad från traditionella grossister erbjöd Tap’in en modell som gjorde det möjligt för dryckesvarumärken att själva välja var och till vem deras produkter skulle säljas… vilket gav dem möjlighet att kringgå de rigida partihandel ta sig direkt till välkända evenemangsplatser runt om i London.

Företaget fick snabbt fotfäste på den konkurrensutsatta marknaden för dryckeslogistik, framför allt genom att satsa på oberoende varumärken med unika berättelser och högkvalitativa produkter. Men i takt med att volymerna ökade växte också komplexiteten bakom kulisserna.

Manuella processer, pappersbaserade beställningar och bristen på skalbara system innebar att företagets operativa verksamhet utsattes för allt större påfrestningar… särskilt under högsäsong.

Från uppdrag till obalans

Även om Tap’ins värdeerbjudande var innovativt, präglades de interna processerna inte av samma flexibilitet. Deras ambition att bli en förstklassig logistikpartner hindrades av operativa flaskhalsar.

Företaget stod inför ett akut behov: att modernisera sin lagerverksamhet i linje med sin vision att erbjuda sina kunder förstklassig service, kostnadstransparens och snabbhet.

I det ögonblicket inleddes förändringsresan.

Att övervinna de utmaningar med WMS som hämmar verksamheten

Manuella system, begränsad omfattning

Tap’ins team arbetade hårt för att hantera beställningarna korrekt och i tid, men deras verktyg var föråldrade. Varje process – från plockning och packning till rapportering och fakturering – var i hög grad beroende av kalkylblad, manuell inmatning och isolerade arbetsflöden.

Personalen plockade varor med hjälp av utskrivna listor. Det fanns ingen översikt över lagerstatusen i realtid. Lagrets skalbarhet var begränsad. Under högsäsong kunde företaget helt enkelt inte hålla takten.

Kaos i faktureringen och förvirring hos kunderna

En av de mest akuta utmaningarna var faktureringsprocessen. Kunderna ringde ofta för att ifrågasätta fakturorna, som ofta var förvirrande och fyllda med osammanhängande avgifter. Varje faktureringsperiod skapade spänningar, inte bara inom bokföringen utan även när det gällde kundupplevelsen.

“Man debiterades för A, B, C, D, E, F och G, men kunderna förstod inte vad de betalade för. Det ledde till frågor, frustration och försenade betalningar.”

– Chay, verksamhetschef

Totalt hanterade företaget 10–15 frågor om fakturering per månad, som alla måste lösas manuellt.

Felaktig lageruppföljning

Lagerplatsen rymde upp till 72 000 fat Under högsäsong, men utan ett digitalt lagerhanteringssystem (WMS), skedde lagerinventeringen manuellt. Varje felräkning kunde leda till fel i leveranserna, underutnyttjat utrymme eller problem med servicen.

Utan insyn i vad som fanns i lager, vad som var slut och vad som var tillgängligt i realtid blev det en gissningslek att skala upp verksamheten eller planera framåt.

“Man visste aldrig riktigt vad som pågick på gården. Så fort saker kommer in och går ut blir siffrorna snabbt fel.”

David, lagerchef

Tap’in behövde ett lagerhanteringssystem (WMS) som kunde omvandla deras operativa svaga punkter till mätbara prestationsförbättringar.

Att vägleda Tap’in mot en WMS-omställning

Att hitta en riktig partner

Tap’in utvärderade olika alternativ och valde Clarus WMS, tack vare sitt intuitiva gränssnitt, de anpassningsbara rapporterna och den flexibla samarbetsmodellen.

Medan andra leverantörer erbjöd stela system och långsam anpassning presenterade Clarus en WMS-plattform som var utformad för att anpassas till Tap’ins innovationstakt.

“Hos de flesta WMS-leverantörerna får man höra ‘det går inte’. Hos Clarus är svaret ‘självklart kan vi det’ – och de fixar det snabbt.”

Tap’ins driftsteam fick snabbt grepp om systemet. Personalen anpassade sig inom några timmar och behövde inte längre vandra runt i lagret för att försöka hitta varorna. Clarus WMS ledde dem direkt till respektive plockplats.

“Alla tyckte om det direkt. Det var enkelt, intuitivt och gav dem självförtroende.”

Att förenkla det komplexa

Ett av de största genombrotten kom i och med en ny prismodell “Pris per distribuerad liter” (PPDL). I samarbete med Clarus har Tap’in tagit fram en faktureringsmodell som sammanför flera avgifter till en enda transparent kostnad.

Nu får kunderna, istället för komplicerade fakturor, en enkel avgift per liter som direkt motsvarar deras leveransvolym.

“Tidigare fick vi 10–15 frågor om fakturering varje månad. Nu är det bara 1 eller 2. Och vi skickar ut fakturorna tidigare, den 1:a eller 2:a i månaden.”

– Chay, verksamhetschef

Förändringen var inte bara av teknisk karaktär – den förändrade också Tap’ins teams syn på logistik, fakturering och resultatrapportering.

Implementering av lösningen: Från planering till genomförande

Från papper till föreställning

Implementeringen av Clarus WMS inleddes med en gemensam planeringsfas. Clarus och Tap’in kartlade tillsammans de befintliga arbetsflödena, identifierade flaskhalsar och utformade förbättringar.

Utbildningen genomfördes snabbt, och användarintroduktionen var klar på bara några timmar. Teamens arbetssätt övergick från kalkylblad och anteckningsblock till realtidsbaserad, platsbaserad lagerhantering.

“Man kan inte hantera över 100 plockningar om dagen utan automatisering. Numera är det helt normalt.”

– Chay, verksamhetschef

Lagerpersonalen fick tillgång till anpassade översiktspaneler och positionsspårning. Lagerdata blev tillgängliga, korrekta och alltid uppdaterade.

Att stärka gården

Lagerplatsen, som tidigare var ett förbisedd område, hamnade i fokus. Genom att integrera spårning i realtid och verifiering av inventering via Clarus utvecklade Tap’in en visuell modell för lagringskapaciteten.

Varje fat märktes med etiketter och spårades. Personalen kunde nu övervaka inkommande och utgående volymer samt beräkna utnyttjandegraden på gården i procent, vilket gjorde det möjligt att fatta förebyggande beslut om utrymmesfördelningen under säsongstoppar.

“Nu vet jag exakt hur mycket vi kan lagra, när vi når full kapacitet och vad som krävs för att undvika överfyllnad.”

– Chay, verksamhetschef

Dessa insikter gjorde att man slapp hyra extra utrymme i lokalen intill, vilket innebar både besparingar och en enklare verksamhet.

Uppnådda resultat: WMS Framgång i Praktiken

Konkreta affärsfördelar

Förändringen var inte bara synlig, den var även mätbar. Redan några månader efter införandet rapporterade Tap’in följande:

• 99% – beställningsnoggrannhet, även i stor skala
• 90% – minskning av antalet fakturaförfrågningar (från 10–15 per månad till 1–2)
• Avkastning på investeringen inom 5 månader, tack vare lägre kostnader och effektivare processer
• Snabbare leverans, där över 100 tips per dag har blivit norm
• Lagringsoptimering, vilket eliminerar onödiga kostnader för överfyllt lager

“Clarus har helt förändrat våra arbetsflöden. Vi såg en mätbar avkastning på investeringen redan inom fem månader. Med Clarus WMS klarar vi över 100 plockningar per dag utan att behöva anställa mer personal.”

– Chay, verksamhetschef

Tap’in har nu en tydlig överblick över prestanda, kapacitet och kostnader, vilket hjälper dem att optimera både tjänsteleveransen och lönsamheten.

Kundreflektioner och lärdomar

Kultur, självförtroende och kontroll

Uppgraderingen av WMS gick utöver själva systemimplementeringen – den ledde till en kulturförändring. Personal inom områden som tidigare inte uppmärksammats tillräckligt, till exempel på gården, får nu insyn i sina prestationer och får erkännande när de uppnår sina mål.

Med nyckeltal på plats inför Tap’in prestationsbaserade bonusar och ökar engagemanget hos alla lagerteam.

Ledningen har nu självförtroendet att planera för tillväxt, fördela resurser på ett effektivt sätt och hantera perioder med hög belastning utan att behöva förlita sig på gissningar eller tillfälliga lösningar.

“Man kan inte växa utan flexibla samarbetspartner. Clarus levererade inte bara ett system – de arbetade tillsammans med oss, i vår takt, för att förbättra vår verksamhet.”

– Chay, verksamhetschef

Din väg till WMS-framgång

Tap’in 3PL:s resa från pappersbaserat kaos till digital kontroll visar vad som är möjligt med rätt WMS-lösning.

Genom att inleda ett samarbete med Clarus lyckades de omvandla operativa problem till strategiska fördelar, vilket ledde till ökad ordernoggrannhet, effektivare orderhantering och färre fakturafel.

Om du står inför liknande utmaningar inom dryckeslogistiken eller på andra områden behöver du inte klara det på egen hand.

Upptäck hur Clarus WMS kan hjälpa din verksamhet att uppnå liknande resultat.