Responder a las necesidades de un mercado en expansión

Fundada en 2012 por un apasionado de la logística que llevaba mucho tiempo soñando con dirigir su propia empresa, Tap’in 3PL Se introdujo en el sector con una misión audaz: revolucionar la distribución tradicional de bebidas ofreciendo más control y flexibilidad a las marcas.

A diferencia de los mayoristas convencionales, Tap’in ofrecía un modelo que permitía a las marcas de bebidas elegir dónde y a quién se vendían sus productos… lo que les permitía eludir las rígidas al por mayor recorrer y llegar directamente a lugares emblemáticos de Londres.

La empresa no tardó en ganar terreno en el competitivo sector de la logística de bebidas, sobre todo al apostar por marcas independientes con historias únicas y productos de alta calidad. Sin embargo, a medida que aumentaban los volúmenes, también lo hacía la complejidad entre bastidores.

Los procesos manuales, los pedidos en papel y la falta de sistemas escalables hacían que el motor operativo de la empresa se viera sometido a una presión cada vez mayor… sobre todo en los periodos de mayor actividad.

De la misión al desajuste

Aunque la propuesta de valor de Tap’in era innovadora, sus procesos internos no reflejaban la misma agilidad. Su aspiración de convertirse en el mejor socio logístico de su categoría se veía frenada por cuellos de botella operativos.

La empresa se enfrentaba a una necesidad urgente: modernizar las operaciones de su almacén en consonancia con su misión de ofrecer a sus clientes un servicio de primera calidad, transparencia en los costes y rapidez.

En ese momento, comenzó el proceso de transformación.

Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo del negocio

Sistemas manuales, de escala limitada

El equipo de Tap’in trabajó duro para tramitar los pedidos con precisión y puntualidad, pero sus herramientas estaban obsoletas. Todos los procesos, desde la preparación y el embalaje hasta la elaboración de informes y la facturación, dependían en gran medida de hojas de cálculo, la introducción manual de datos y flujos de trabajo inconexos.

El personal preparaba los pedidos utilizando hojas impresas. No existía visibilidad del stock en tiempo real. La escalabilidad del almacén era limitada. Durante los periodos de mayor actividad, la empresa simplemente no daba abasto.

Caos en la facturación y confusión entre los clientes

Uno de los retos más acuciantes era el proceso de facturación. Los clientes llamaban con frecuencia para cuestionar las facturas, que a menudo resultaban confusas y estaban repletas de cargos desordenados. Cada ciclo de facturación generaba tensión, no solo en el departamento de contabilidad, sino también en la experiencia del cliente.

“Se les cobraba por A, B, C, D, E, F y G, pero los clientes no entendían por qué pagaban. Eso generaba dudas, frustraciones y retrasos en los pagos”.”

– Chay, director de operaciones

En total, la empresa gestionaba Entre 10 y 15 consultas sobre facturación al mes, cada uno de los cuales requiere una solución manual.

Seguimiento inexacto del inventario

El patio del almacén tenía capacidad para 72 000 barriles En los momentos de mayor actividad, pero al no disponer de un sistema de gestión de almacenes (WMS) digital, el recuento de existencias se realizaba manualmente. Cualquier error en el recuento podía provocar errores en la expedición, un aprovechamiento insuficiente del espacio o problemas en el servicio.

Sin poder ver en tiempo real qué había en stock, qué se había agotado y qué estaba disponible, ampliar la producción o planificar con antelación se convertía en una cuestión de conjeturas.

“Nunca se sabía muy bien qué pasaba en el patio. En cuanto empiezan a entrar y salir cosas, las cuentas se tuercen enseguida”.”

David, responsable de almacén

Tap’in necesitaba un sistema de gestión de almacenes (WMS) capaz de convertir sus puntos ciegos operativos en mejoras cuantificables del rendimiento.

Guiando a «tap’in» hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS)

Encontrar un verdadero compañero

Tap’in analizó las opciones y seleccionó Clarus WMS, que destaca por su interfaz intuitiva, sus informes personalizables y su enfoque flexible en relación con los socios.

Mientras que otros proveedores ofrecían sistemas rígidos y personalizaciones lentas, Clarus presentó una plataforma WMS diseñada para adaptarse al ritmo de innovación de Tap’in.

“La mayoría de los proveedores de sistemas de gestión de almacenes (WMS) te dicen: ‘No podemos hacer eso’. Con Clarus, la respuesta es: ‘Claro que podemos’, y lo hacen rápidamente”.”

El equipo operativo de Tap’in se familiarizó rápidamente con el sistema. El personal se adaptó en cuestión de horas y dejó de deambular por el almacén tratando de localizar las existencias. El sistema Clarus WMS les llevaba directamente a cada punto de preparación de pedidos.

“A todo el mundo le gustó desde el primer momento. Era fácil, intuitivo y les daba confianza”.”

Simplificar lo complejo

Uno de los mayores avances se produjo con un nuevo modelo de precios “Precio por litro distribuido” (PPDL). En colaboración con Clarus, Tap’in creó una estructura de facturación que agrupaba varias tarifas en un único cargo transparente.

Ahora, en lugar de facturas complejas, los clientes reciben un sencillo cargo por litro que se ajusta directamente a su volumen de envíos.

“Antes recibíamos entre 10 y 15 consultas sobre facturación al mes. Ahora, solo 1 o 2. Además, emitimos las facturas antes, el día 1 o el 2 del mes”.”

– Chay, director de operaciones

La transformación no fue solo técnica, sino que cambió la forma en que el equipo de Tap’in abordaba la logística, la facturación y la elaboración de informes de rendimiento.

Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución

Del papel a la puesta en escena

La implantación del sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus comenzó con una fase de planificación colaborativa. Clarus y Tap’in trabajaron conjuntamente para analizar los flujos de trabajo actuales, identificar los cuellos de botella y diseñar mejoras.

La formación se llevó a cabo rápidamente y la incorporación de los usuarios se completó en cuestión de horas. Los equipos pasaron de utilizar hojas de cálculo y portapapeles a un control de existencias en tiempo real y basado en la ubicación.

“No se pueden preparar más de 100 pedidos al día sin automatización. Hoy en día, eso es lo habitual”.”

– Chay, director de operaciones

El personal del almacén pasó a disponer de paneles de control personalizados y de un sistema de seguimiento de la ubicación. Los datos de inventario pasaron a ser accesibles, precisos y siempre actualizados.

Potenciar el patio

El patio del almacén, una zona que antes pasaba desapercibida, pasó a ser objeto de atención. Al integrar el seguimiento en tiempo real del patio y la validación del recuento a través de Clarus, Tap’in desarrolló un modelo visual de la capacidad de almacenamiento.

A cada barril se le colocó una etiqueta adhesiva y se le asignó un número de seguimiento. El personal podía ahora supervisar los volúmenes de entrada y salida y determinar el porcentaje de ocupación del patio, lo que permitía tomar decisiones preventivas sobre la asignación de espacio durante los picos estacionales.

“Ahora sé exactamente cuánto podemos almacenar, cuándo alcanzaremos la capacidad máxima y qué hay que hacer para evitar que se desborde”.”

– Chay, director de operaciones

Esta información eliminó la necesidad de alquilar un local adicional en el edificio de al lado, lo que supuso un ahorro tanto económico como en términos de complejidad operativa.

Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica

Beneficios empresariales en la vida real

La transformación no solo fue visible, sino también cuantificable. A los pocos meses de su implantación, Tap’in informó de lo siguiente:

• Precisión de los pedidos del modelo 99%, incluso a gran escala
• Reducción de las consultas sobre facturación 90% (de 10 a 15 al mes a 1 o 2)
• Retorno de la inversión en 5 meses, gracias a la reducción de costes y a la eficiencia de los procesos
• Entrega más rápida, hasta el punto de que se ha convertido en algo habitual realizar más de 100 selecciones al día
• Optimización del almacenamiento, lo que permite eliminar los costes innecesarios derivados de los almacenes de desbordamiento

“Clarus ha transformado por completo nuestros flujos de trabajo. Hemos obtenido un retorno de la inversión cuantificable en tan solo cinco meses. Con el sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus, hemos alcanzado más de 100 preparaciones de pedidos diarias sin necesidad de contratar a más personal”.”

– Chay, director de operaciones

Tap’in dispone ahora de una visión clara del rendimiento, la capacidad y los costes, lo que le permite optimizar tanto la prestación de servicios como la rentabilidad.

Reflexiones y lecciones aprendidas del cliente

Cultura, confianza y control

La actualización del sistema de gestión de almacenes (WMS) fue más allá de la simple implantación del sistema: supuso un cambio cultural. El personal de áreas que antes no recibían el reconocimiento debido, como el patio, ahora ve reflejados sus resultados y recibe reconocimiento por cumplir los objetivos.

Una vez establecidos los indicadores clave de rendimiento (KPI), Tap’in está introduciendo bonificaciones basadas en el rendimiento y una mayor implicación entre todos los equipos de los almacenes.

La dirección cuenta ahora con la confianza necesaria para planificar el crecimiento, asignar recursos de forma eficaz y gestionar los periodos de mayor actividad sin tener que recurrir a conjeturas ni a soluciones provisionales.

“No se puede crecer sin socios flexibles. Clarus no se limitó a proporcionarnos un sistema, sino que colaboró con nosotros, a nuestro ritmo, para mejorar nuestra forma de trabajar”.”

– Chay, director de operaciones

Tu Camino hacia el Éxito del WMS

La trayectoria de Tap’in 3PL, desde el caos de los trámites en papel hasta el control digital, demuestra lo que se puede conseguir con la solución WMS adecuada.

Al asociarse con Clarus, convirtieron los puntos débiles operativos en ventajas estratégicas, mejorando la precisión de los pedidos, agilizando la gestión de los mismos y eliminando la confusión en la facturación.

Si te enfrentas a retos similares en el ámbito de la logística de bebidas o en otros sectores, no tienes por qué afrontarlos tú solo.

Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu empresa a conseguir resultados similares.