Vom Clarus-Content-Team · Zuletzt aktualisiert am 26. August 2026

Auftragsverwaltungssoftware ist mittlerweile zu einer unverzichtbaren Infrastruktur für jedes Unternehmen geworden, das mehrere Aufträge, Vertriebskanäle oder Lagerstandorte verwaltet. Ganz gleich, ob Sie eine einzelne E-Commerce-Website betreiben, Bestände über verschiedene Marktplätze hinweg verwalten oder einen 3PL-Betrieb (Third-Party-Logistics) führen – das richtige Auftragsverwaltungssystem (OMS) bildet die Schnittstelle zwischen Kundenerlebnis und betrieblicher Effizienz und setzt Kundennachfrage in Echtzeit in Lagerabläufe um.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, welche Funktionen eine Auftragsverwaltungssoftware tatsächlich bietet, wie sie sich von verwandten Systemen wie WMS- und ERP-Plattformen unterscheidet, welchen Nutzen Sie davon erwarten können und welche konkreten Aspekte bei der Einführung zu beachten sind, wenn Sie verschiedene Plattformen evaluieren.

Was ist eine Auftragsverwaltungssoftware?

Eine Auftragsverwaltungssoftware ist ein spezialisiertes System, das dazu dient, jede Phase des Bestellprozesses – von der Auftragserteilung über die Lieferung bis hin zu eventuellen Rücksendungen – zu verwalten, zu verfolgen und zu koordinieren. Im Kern fungiert ein OMS als operative Drehscheibe, die E-Commerce-Plattformen, Bestandsverwaltungssysteme, Lager, Versanddienstleister und die Kundenkommunikation zu einem einzigen, geregelten Ablauf verbindet.

In der Praxis erfasst die Auftragsverwaltungssoftware Aufträge aus allen Quellen, beispielsweise von Ihrer Website, Amazon, eBay, einen Anruf oder über ein B2B-Portal und leitet diese je nach Lagerverfügbarkeit und Versandziel automatisch an das richtige Lager weiter. Das System verfolgt den Bestellstatus in Echtzeit, verwaltet die Bestandszuweisungen, um einen Überverkauf zu vermeiden, steuert die Kommissionier- und Verpackungsabläufe, koordiniert die Zusammenarbeit mit den Versanddienstleistern und wickelt Stornierungen und Rücksendungen sofort ab.

Das Ziel ist einfach: eine zentrale Datenquelle für jeden Auftrag zu schaffen, um doppelte Dateneingaben, Bestandskonflikte und den manuellen Abgleich zu vermeiden, der Ihrem Team jede Woche wertvolle Zeit raubt.

Was ist ein Auftragsverwaltungssystem (OMS)?

Ein Auftragsmanagementsystem (OMS) ist eine zentralisierte Plattform, die Bestellungen aus verschiedenen Vertriebskanälen in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zusammenführt und die Weiterleitung, Abwicklung und Nachverfolgung dieser Bestellungen bis zur Auslieferung automatisiert. Das System fungiert als Kontrollzentrum zwischen Nachfrage (was Kunden bestellen) und Angebot (was Ihre Lager tatsächlich vorrätig haben) und stellt sicher, dass Bestände genau zugewiesen, die Auftragsabwicklung korrekt priorisiert und in Echtzeit Transparenz über jeden Auftragsstatus gewährleistet wird.

Zu den wesentlichen Merkmalen eines echten OMS gehören:

• Auftragsbündelung über mehrere Kanäle: Fasst Aufträge von E-Commerce-Websites, Marktplätzen, mobilen Apps, Großhandelsportalen und B2B-Partnern in einem Dashboard zusammen.
• Bestandsübersicht in Echtzeit: Verhindert Überverkäufe, indem die Lagerbestände aller Standorte und Kanäle gleichzeitig angezeigt werden.
• Intelligente Auftragsweiterleitung: Bestellungen werden automatisch an das Lager weitergeleitet, das dem Kunden am nächsten liegt, über verfügbaren Lagerbestand verfügt oder Ihren festgelegten Prioritätsregeln entspricht.
• Automatisierte Abwicklungsabläufe: Lösen je nach Auftragspriorität und Lagerkapazität die Kommissionierung, Verpackung und den Versand aus.
• Versandintegration: Anbindung an über 70 Versanddienstleister (DHL, UPS, Königliche Post, DPD, Parcelforce, Evri, usw.) und erstellt automatisch Etiketten, Sendungsnummern und Zustellnachweise.
• Rücksendungen und Rücknahmelogistik: Verwaltet eingehende Rücksendungen, Entscheidungen zur Wiedereinspeisung in den Bestand und Qualitätsprüfungen in einem einzigen, nachverfolgbaren Prozess.
• Transparenz für Kunden: Bietet Kunden Informationen zum Bestellstatus, Tracking-Links und Lieferzeitfenster, ohne dass Ihr Team Telefonanrufe entgegennehmen muss.

OMS vs. WMS vs. ERP: Wo liegen eigentlich die Grenzen?

Auftragsverwaltungssoftware wird oft verwechselt mit Lagerverwaltungssysteme und ERP-Plattformen. Es ist entscheidend, den Unterschied zu verstehen, da jede davon ein anderes Problem löst und der Einsatz des falschen Tools (oder des richtigen Tools für sich allein) zu einer Fragmentierung Ihrer Abläufe führt.

Die Praxis: Ein modernes Auftragsmanagementsystem (OMS) fungiert als Schnittstelle zwischen Ihren Vertriebskanälen und Ihrem Lager. Es entscheidet, wo die einzelnen Aufträge abgewickelt werden sollen, und leitet diese Anweisung an Ihr Lagerverwaltungssystem (WMS) weiter. Das WMS führt dann die Kommissionierung und Verpackung durch und sendet den Status (abgeschlossen, unvollständig kommissioniert, beschädigt) zurück an das OMS, das Ihren Kunden und den Spediteur darüber informiert. Ein ERP Es stellt zwar das Finanzbuchhaltungssystem und die Stammdaten bereit, kann jedoch in der Regel nicht mit Auftragsänderungen in Echtzeit, Spediteurintegrationen oder den Anforderungen an Kundenportale Schritt halten. Aus diesem Grund reichen reine ERP-Lösungen mit zunehmender Unternehmensgröße nicht mehr aus.

Welchen Nutzen können Sie von einer Auftragsverwaltungssoftware erwarten?

Auftragsverwaltungssoftware schafft selten durch eine einzelne Funktion einen Mehrwert. Vielmehr summieren sich die Vorteile über Ihren gesamten Betrieb hinweg:

• Weniger manuelle Dateneingabe und Abgleich: Da Bestellungen automatisch von Shopify (oder Ihren anderen Vertriebskanälen) in das WMS und zurück zum Kunden fließen, entfallen manuell erstellte Kommissionierlisten, Telefonanrufe zur Bestellbestätigung und der Abgleich in Tabellenkalkulationen am Wochenende. JODA Fracht, ein britischer 3PL-Anbieter, erreichte innerhalb von zwei Jahren nach der Einführung eines speziell entwickelten Systems eine Bestandsgenauigkeit von 99%. Diese Genauigkeit führt unmittelbar zu weniger Kundenbeschwerden, weniger verlorenen Sendungen und schnelleren Auftragsabwicklungszyklen.
• Konfliktfreie Bestandszuweisung: Durch Bestandstransparenz in Echtzeit werden Überverkäufe verhindert. Einem Kunden wird ein Liefertermin zugesagt, den Sie nicht einhalten können; eine andere Bestellung bleibt unkommissioniert, weil das System nicht wusste, dass der Bestand eingetroffen war. Ein einheitliches OMS zeigt genau an, was wo verfügbar ist, und löst sofort die Einlagerung aus, sodass der Bestand gezählt wird, bevor er zugewiesen wird.
• Kürzere Auftragsdurchlaufzeit: Durch automatisierte Routenplanung und Kommissionierungsoptimierung verkürzt sich die Zeit zwischen Kundenauftrag und Versand. KATEM Logistik Nach der Einführung eines cloudbasierten Systems konnten die monatlichen Kommissioniermengen um das Zehnfache gesteigert werden, ohne dass die Mitarbeiterzahl im gleichen Maße erhöht werden musste, da die Routen optimiert wurden und die Kommissionierer nicht mehr auf manuelle Aufträge warten mussten.
• Margenschutz im 3PL-Betrieb: Jeder abrechnungsfähige Vorgang – sei es der Wareneingang einer Palette, deren Einlagerung, die Kommissionierung eines Auftrags, das Verpacken eines Kartons oder die Rückgabe von Lagerbeständen – muss erfasst und in Rechnung gestellt werden. Bei manuellen Prozessen werden Vorgänge übersehen, Lagertage falsch gezählt oder es kommt zu Streitigkeiten mit Kunden. Lagerraum in der St. John’s Hall Früher verbrachte der Geschäftsführer etwa vier Tage im Monat damit, Rechnungen persönlich zu prüfen; nach der Automatisierung der Rechnungsstellung entfiel dieser Zeitaufwand, wodurch Kapazitäten im Umfang von zwei Vollzeitstellen frei wurden. Das ist eine direkte Margensteigerung.
• Kundentransparenz und Self-Service: Eine White-Label-Lösung Kundenportal So können Ihre Kunden in Echtzeit Lagerbestände, Bestellstatus, Sendungsverfolgung und Rechnungsübersichten einsehen, ohne dass Sie 20 Anrufe pro Woche beantworten müssen, in denen gefragt wird: “Wo bleibt meine Bestellung?” oder “Haben wir noch Lagerbestände?” Insbesondere für 3PL-Anbieter ist diese Transparenz mittlerweile ein Muss – potenzielle Kunden erwarten sie bereits während eines Verkaufsgesprächs.
• Geringerer Aufwand bei Rücksendungen: Wenn eine Rücksendung eintrifft, weiß das System bereits, dass sie kommt (da der Kunde auf seiner Bestellseite auf “Rücksendung” geklickt hat). Sie wird an den richtigen Ort weitergeleitet, einer Qualitätsprüfung unterzogen und je nach Ihren Vorgaben entweder wieder in den Bestand aufgenommen oder entsorgt. Die Campeys aus Selby, ein Lebensmittelgroßhändler, konnte dank lückenloser Rückverfolgbarkeit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Produktrückrufe in weniger als fünf Minuten durchführen – etwas, das ohne ein integriertes System unmöglich gewesen wäre.

Auftragsabwicklung: von der Auftragserteilung bis zum Versand

Wenn man den Arbeitsablauf der Auftragsabwicklung versteht, wird klar, warum es Auftragsverwaltungssoftware gibt und wo typischerweise Engpässe auftreten.

Auftragserfassung: Ein Auftrag geht über Ihre Website, einen Marktplatz (Amazon, eBay), einen EDI-Feed eines Großhandelskunden oder per Telefon ein. Die manuelle Erfassung führt zu Verzögerungen und Fehlern: Eine falsch eingegebene Artikelnummer, eine übersehene Bestellung oder ein doppelter Eintrag kostet Sie Geld durch Nachsendungen, Kundenbeschwerden oder entgangene Margen. Ein einheitliches OMS erfasst jede Bestellung automatisch und standardisiert das Format, sodass Ihr Lager unabhängig von der Quelle ein einheitliches Signal erhält.

Bestandszuordnung: Das System prüft die Bestandsverfügbarkeit in Ihren Lagern. Wenn Sie als 3PL-Anbieter den Bestand mehrerer Kunden am selben Standort verwalten, ist die Zuordnung komplex: Der Bestand von Kunde A darf nicht der Bestellung von Kunde B zugeordnet werden, und wenn Kunde A den Artikel in zwei Lagerplätzen hat (teilweise beschädigt, teilweise unbeschädigt), muss das System aus dem Lagerplatz mit dem einwandfreien Bestand entnehmen. In tabellenkalkulationsbasierten Systemen erfolgt diese Überprüfung (wenn überhaupt) manuell, was zu Fehlbeständen und unvollständigen Lieferungen führt. Ein OMS löst das Zuordnungsproblem in Millisekunden.

Auftragszuordnung: Das System entscheidet, welches Lager den Auftrag ausführen soll. Wenn Sie über mehrere Standorte verfügen, wird der Auftrag möglicherweise dem Standort zugewiesen, der dem Kunden am nächsten liegt (schnellere Lieferung), dem Standort mit den niedrigsten Bearbeitungskosten oder dem Standort mit verfügbarer Kapazität. Diese Entscheidung wird für Tausende von Aufträgen pro Woche getroffen. Eine manuelle Zuweisung ist unmöglich; ein OMS automatisiert diesen Vorgang anhand von Regeln, die Sie festlegen.

Kommissionierung und Verpackung: Das Lager erhält die Bestellung (entweder als Kommissionsliste in Papierform oder über ein Handterminal) und entnimmt die Ware aus dem Lager. Ein Echtzeit-Lagerverwaltungssystem (WMS) verhindert die Entnahme aus dem falschen Lagerplatz und stellt sicher, dass jeder gescannte Barcode mit der Bestellung übereinstimmt, wodurch Fehler wie Fehler bei der Kommissioniergenauigkeit die bei manuellen Listen auftreten. Clarus WMS verwendet Scan-Überprüfung, wobei der Barcode mit der Bestellung übereinstimmen muss, sodass der Verpacker nicht fortfahren kann, wenn der falsche Artikel ausgewählt wurde.

Versand: Sobald die Sendung verpackt ist, erstellt das System automatisch ein Versandetikett, bestätigt den Spediteur, aktualisiert die Sendungsverfolgungsnummer und sendet die Sendungsverfolgungsdaten automatisch an den Kunden. Rücksendungen und Ausnahmen (unzustellbare Adresse, Zurückhaltung durch den Zoll, Transportschäden) werden in Echtzeit an Ihr System zurückgemeldet, wodurch der Kunde informiert und gegebenenfalls erforderliche Folgemaßnahmen ausgelöst werden.

Rücksendungsabwicklung: Wenn ein Kunde eine Rücksendung veranlasst, erstellt das System ein Rücksendeetikett, verfolgt den Artikel bis zu Ihrem Lager und lagert ihn je nach Zustand und Wert entweder wieder ein oder verschrottet ihn. Ohne Automatisierung werden Retouren zu einem schwarzen Loch: Artikel kommen an Ihrer Laderampe an, die Mitarbeiter wissen nicht, wohin sie sie einlagern sollen, und Ihre Bestandszahlen stimmen nie überein.

Bestandsmanagement und Bestandsüberwachung in Echtzeit

Die leistungsstärkste Funktion einer Auftragsverwaltungssoftware ist die Bestandsübersicht in Echtzeit. Sie beantwortet die Frage, die sich jeder Lagerleiter stellt: “Wie viel haben wir eigentlich auf Lager?”

In tabellenkalkulationsbasierten Systemen stellt der Lagerbestand eine Momentaufnahme dar, eine Zählung, die am Monatsende oder vierteljährlich durchgeführt wird. Alles dazwischen ist reine Spekulation: “Wir haben 100 Einheiten erhalten, 47 kommissioniert, also haben wir noch 53 übrig” (es sei denn, jemand hat sich verzählt, Lagerware verlegt oder vergessen, eine Rücksendung zu erfassen).

Die Bestandsverfolgung in Echtzeit erfasst jede Bewegung: Wareneingänge erhöhen den Bestand, Kommissionierungen verringern ihn, Retouren fügen ihn wieder hinzu, und jede Transaktion wird mit einem Zeitstempel und einer Benutzer-ID protokolliert. Kunden von Clarus WMS berichten von einer Bestandsgenauigkeit von bis zu 99,91 %, da das System eine Kommissionierung erst dann zulässt, wenn der gescannte Barcode mit dem Auftrag übereinstimmt.

Für 3PL-Anbieter, die mehrere Kunden im selben Lager verwalten, ist eine Bestandsführung in Echtzeit unabdingbar. Der Bestand von Kunde A muss physisch oder digital getrennt werden (in der Software als Eigentum von Kunde A gekennzeichnet), und das System muss eine Kommissionierung verhindern, wenn der Bestand von Kunde A auf null sinkt. Das Verwechseln von Kundenbeständen gilt im 3PL-Betrieb als Kündigungsgrund.

Auch die Methoden zur Bestandsrotation (FIFO, LIFO, FEFO) werden vom OMS verwaltet. In Lebensmittel- und Getränkelogistik, FEFO (First Expired, First Out) verhindert Verfallsverluste, da das System die Kommissionierer physisch zu dem Behälter mit dem nächstliegenden Mindesthaltbarkeitsdatum leitet. In der Kühllogistik sind die Temperaturzonen voneinander getrennt, und Bestände dürfen nicht ohne Angabe eines Grundes zwischen den Zonen bewegt werden. All dies erfordert ein System, das den physischen Standort, das Verfallsdatum und die Temperaturzone jedes Artikels kennt.

Versand, Logistik und Integration von Versanddienstleistern

Die Auftragsverwaltungssoftware lässt sich nahtlos mit Versanddienstleistern verknüpfen. Das System kennt die Anforderungen jedes einzelnen Anbieters (DHL benötigt eine Referenznummer, Royal Mail nicht; UPS berechnet bei Paketen über 3 kg das Volumengewicht), erstellt Etiketten im richtigen Format, bündelt Sendungen aus Effizienzgründen und verfolgt Pakete bis zur Zustellung.

Ein modernes OMS lässt sich mit über 70 Fluggesellschaften integrieren, darunter:

• Paketdienstleister: DHL, UPS, FedEx, Königliche Post, Parcelforce, Evri, DPD, TNT, Interparcel
• Palettennetzwerke: Palletways, Pallex, Das Palettennetzwerk, Palletforce
• Spezialisiert: Temperaturgeregelte Transportfahrzeuge für Lebensmittel, „White-Glove“-Lieferungen für Möbel, Gefahrguttransporter für Gefahrgut

Das System bucht Sendungen nicht nur, sondern optimiert sie auch. Wenn Sie 10 Pakete haben, die an dieselbe Postleitzahl gehen, kann das OMS diese auf einer Palette zusammenfassen, um Kosten zu sparen. Ändern sich die Preise eines Transportunternehmens unter der Woche, berechnet das System die Kosten neu und leitet die nächste Charge an eine günstigere Alternative weiter. Das ist Multichannel-Auftragsmanagement in der Praxis: Die Nachfrage kommt von überall her, und Ihr System koordiniert das Angebot über alle Vertriebskanäle hinweg.

Berührungspunkte im Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Bei einer Auftragsverwaltungssoftware geht es letztendlich um das Kundenerlebnis. Jede Aktualisierung – ob Auftragsbestätigung, Zahlungseingang, Bestandszuweisung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Auslieferung oder Zustellung – sollte den Kunden erreichen, ohne dass Ihr Team eine E-Mail verfassen muss.

Ein cloudbasiertes OMS umfasst ein Kundenportal (oder ist in ein solches integriert), das Folgendes anzeigt:

• Aktuelle Lagerbestände (damit Großhandelskäufer vor der Bestellung wissen, was verfügbar ist)
• Bestellverlauf und aktueller Status
• Sendungsverfolgungslinks und Lieferzeitfenster
• Abrechnungsübersichten und Rechnungsdownloads
• Einreichung eines Rückgabeantrags

Insbesondere von B2B-Kunden wird diese Self-Service-Ebene mittlerweile erwartet. Ein Großhandelskunde möchte nicht anrufen müssen, um zu prüfen, ob Artikel XYZ vorrätig ist; er möchte sich einloggen und es selbst sehen. Bei einer Bestellung, die um 14 Uhr versandt wird, sollte die Sendungsverfolgung bis 15 Uhr verfügbar sein, ohne dass ein Kundendienstmitarbeiter eingreifen muss.

Berichterstellung und Analysen in der Auftragsabwicklung

Eine Auftragsverwaltungssoftware sollte Ihnen Einblicke in Ihr Unternehmen geben: welche Produkte sich am besten verkaufen, welche Bestellungen verspätet sind, welche Kunden am profitabelsten sind, wo die Kommissionierung am langsamsten verläuft und ob Ihre Versandkosten steigen oder sinken.

Zu den Standardberichten des OMS gehören:

• Auftragsdurchsatz: Eingegangene, kommissionierte, verpackte und versandte Aufträge pro Stunde, Tag, Woche. Deckt Engpässe auf (z. B. “Wir erhalten 200 Aufträge pro Tag, verpacken aber nur 150”; Zeit, Kapazitäten aufzustocken).
• Vertriebskanal-Leistung: Welche Vertriebskanäle sorgen für Absatz, Umsatz und Gewinnspanne? Welche weisen die höchste Rücklaufquote oder die langsamsten Zahlungsbedingungen auf?.
• Produktrentabilität: Umsatz pro SKU abzüglich Bearbeitungskosten (gewichtet nach Kommissionierzeit) abzüglich Lagerkosten. Zeigt, welche Produkte tatsächlich rentabel auf Lager gehalten werden können.
• Kennzahlen zur Auftragsabwicklung: Pünktlichkeitsquote, Genauigkeitsquote, Kosten pro Bestellung, Kosten pro Kommissionierung. Im Vergleich zu Ihren Zielvorgaben.
• Bestandszustand: Lagerumschlag nach Produkt, Altbestand (Artikel, die seit mehr als 90 Tagen nicht verkauft wurden), schwer verkäufliche Artikel und Überbestände nach Kategorie.
• Kundenkennzahlen: Wiederbestellungsrate, durchschnittlicher Bestellwert, Rückgabequote pro Kunde. Hiermit lassen sich Ihre wertvollsten und problematischsten Kunden identifizieren.

Interspan, ein in Manchester ansässiger Anbieter von Lager-, Speditions- und Konfektionierungsdienstleistungen, konnte seine Berichtszeit um 90% verkürzen, nachdem das Unternehmen von einem veralteten On-Premise-System auf ein modernes Cloud-basiertes OMS umgestiegen war. Was früher einen ganzen Freitagnachmittag in Anspruch nahm, dauert nun nur noch 15 Minuten, da die Daten in Echtzeit verfügbar sind und die Berichte bereits integriert sind.

Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung und Retouren als Funktionsbereiche

Eine Auftragsverwaltungssoftware koordiniert diese vier miteinander verbundenen Funktionen:

Vertrieb: Bestellungen gehen über E-Commerce, Marktplätze, telefonisch oder per EDI ein. Jede Bestellung löst eine Kette von Vorgängen aus: Lagerbestände werden zugewiesen, ein Lagerauftrag wird erstellt, eine Kundenbenachrichtigung wird in die Warteschlange gestellt und eine Finanztransaktion wird erfasst. Ohne Automatisierung verbringen Vertriebsteams Zeit damit, den Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen und Kundenbeschwerden zu bearbeiten, anstatt sich auf den Verkauf zu konzentrieren.

Einkauf: Die Lagerbestände fließen in ein Nachschubmodell ein. Wenn der Lagerbestand von Kunde A unter den Nachbestellpunkt fällt, gibt das System eine Warnmeldung aus (oder erstellt automatisch eine Bestellung, sofern dies so konfiguriert ist). Insbesondere für 3PLs sind die Lagerbestände der Kunden der Auslöser für Einkaufsentscheidungen: Sie kaufen im Auftrag Ihrer Kunden ein oder weisen diese darauf hin, dass sie nachbestellen müssen.

Bestandsverwaltung: Jede Bewegung (Wareneingang, Kommissionierung, Rückgabe, Anpassung) wird protokolliert. Durch regelmäßige Inventurdurchgänge (physische Überprüfung des Bestands im Vergleich zum Systembestand) werden Abweichungen ermittelt. Automatisierte Einlagerungsregeln stellen sicher, dass der Bestand auf Anhieb am richtigen Ort gelagert wird, wodurch sich die Suchzeit bei der Kommissionierung verkürzt.

Rücksendungen: Wenn ein Kunde eine Rücksendung veranlasst (oder ein Produkt beschädigt ankommt), erstellt das System ein Rücksendeetikett, verfolgt den Artikel bis zu Ihrer Laderampe, unterzieht ihn einer Qualitätsprüfung und führt je nach Zustand entweder eine Wiederaufnahme in den Bestand oder eine Verschrottung durch. Ohne Automatisierung werden Rücksendungen zu einer Kostenstelle, Artikel stapeln sich, Lagerplatz wird verschwendet und Ihre Bestandszahlen stimmen nie überein.

Auftragsabwicklung nach Branche und vertikaler Ausrichtung

Auftragsverwaltungssoftware wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, die jeweils mit unterschiedlichen Problemen zu kämpfen haben:

E-Commerce: Der Vertrieb über mehrere Kanäle (eigene Website, Amazon, eBay, TikTok Shop) ist mittlerweile die Norm. Ein einheitliches OMS verhindert Überverkäufe über verschiedene Kanäle hinweg und gewährleistet ein einheitliches Kundenerlebnis. Verkäufer, deren Auftragsvolumen auf über 10.000 Bestellungen pro Monat ansteigt, können den Abgleich der Kanäle nicht mehr manuell bewältigen.

3PL und Kontraktlogistik: Die Verwaltung der Bestände mehrerer Kunden in ein und demselben Lager ist der zentrale Anwendungsfall, der ein generisches OMS von einem 3PL-fähig. Die Trennung der Kundendaten, die kundenbezogene Abrechnung, ein Selbstbedienungsportal für Kunden und die Kommissioniergenauigkeit sind unverzichtbar. Hier kommt eine spezielle WMS-Ebene wie Klar übernimmt die Hauptarbeit hinter dem OMS: Der Lagerbestand jedes Kunden wird isoliert verwaltet, die Abrechnung erfolgt automatisch für jeden Kunden, und die Kunden können ihren eigenen Lagerbestand und Bestellstatus in einem White-Label-fähigen Portal einsehen.

Lebensmittel- und Getränkegroßhandel: FEFO-Rotation, Temperaturzonenmanagement, Nachverfolgung von Verfallsdaten und Rückrufbereitschaft sind von entscheidender Bedeutung. Die Campeys aus Selby, ein Lebensmittelgroßhändler, nutzt ein Cloud-System, um Rückrufe in weniger als fünf Minuten durchzuführen. Wenn ein Produkt zurückgerufen wird, identifiziert das System jede SKU-Variante, jede Charge und jeden Standort und kennzeichnet diese sofort zur Quarantäne.

Großhandel: Aufträge mit hohem Volumen und geringen Margen erfordern Effizienz. Durch die Optimierung der Kommissionierung, die Chargenkommissionierung und das Wellenmanagement lassen sich die Personalkosten pro Auftrag senken. Die EDI-Anbindung an große Abnehmer (Einzelhändler, Ketten) ist unerlässlich; Aufträge müssen automatisch eingehen und dürfen nicht manuell neu eingegeben werden.

Fertigung: Rückverfolgbarkeit von Komponenten, Rückstände bei Wareneingängen und Chargenverwaltung sind von entscheidender Bedeutung. Ein mit der Produktionsplanung verknüpftes OMS stellt sicher, dass Rohstoffe verfügbar sind, sobald die Produktion anlaufen kann, wodurch Wartezeiten an der Fertigungslinie reduziert werden.

Integriertes Auftragsmanagement und wie es das Geschäft beschleunigt

Zersplitterte Systeme – ein Tool für Bestellungen, ein anderes für den Lagerbestand, ein weiteres für die Rechnungsstellung und noch eines für den Versand – führen zu Lücken, in denen sich Fehler verstecken und Doppelarbeit entsteht. Ein integriertes Auftragsverwaltungssystem beseitigt diese Lücken.

Zeitersparnis: Die manuelle Auftragserfassung, die Bestandsprüfung, der Druck von Kommissionierlisten, der Rechnungsabgleich und die Bearbeitung von Retouren entfallen. Ein einziges System übernimmt all diese Aufgaben. MSD (Mitchell Storage & Distribution), ein familiengeführtes Logistikunternehmen in Leicestershire, reduzierte seinen Verwaltungsaufwand um 60% durch die Einführung eines einheitlichen Systems und schuf so Zeit für die Einführung neuer Dienstleistungen wie Cross-Docking, anstatt zusätzliches Personal einzustellen.

Genauigkeit: Das Scannen von Barcodes bei der Kommissionierung und Verpackung verhindert menschliche Fehler. Die Bestandsübersicht in Echtzeit verhindert Überverkäufe. Die automatisierte Rechnungsstellung verhindert, dass Rechnungspositionen übersehen werden (fehlende Abrechnungsposten). JODA Fracht Erreichte innerhalb von zwei Jahren nach der Umstellung eine Bestandsgenauigkeit von 99% und verkürzte die Bestandsaufnahmen von mehreren Wochen auf einen einzigen Tag.

Skalierbarkeit ohne proportionale Kosten: Wenn Ihr Auftragsvolumen steigt, müssen Sie kein zusätzliches Verwaltungspersonal einstellen – das System bewältigt das Volumen. KATEM Logistik Die Kommissionierung wurde um das Zehnfache gesteigert, ohne dass zehnmal so viele Kommissionierer eingestellt werden mussten, da das System die Routen optimierte und manuelle Zuweisungen überflüssig machte.

Transparenz und Kontrolle: Echtzeit-Dashboards zeigen ausstehende Bestellungen, den Auftragsrückstand, die Lagerbestände nach Standort sowie die Versandleistung an. So können Sie Engpässe sofort erkennen und Maßnahmen ergreifen, bevor sie zu Krisen eskalieren.

Mobile Lagerverwaltung und Handheld-Geräte

Zu modernen Auftragsverwaltungssystemen gehören mobile WMS: Handheld-Geräte (Zebra, Honeywell, usw.), die in Echtzeit mit dem Cloud-System verbunden sind. Kommissionierer und Verpacker erhalten Aufträge auf ihrem Gerät, scannen die Artikel beim Kommissionieren, und das System aktualisiert den Lagerbestand und den Auftragsstatus sofort.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Echtzeit-Überprüfung: Der gescannte Barcode muss mit dem Artikel auf der Kommissionierliste übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, bricht das Gerät den Vorgang ab und verhindert so die Entnahme des falschen Artikels.
• Routenoptimierung: Das Gerät zeigt den optimalen Weg durch das Lager an, um alle Artikel für eine Auftragsgruppe zusammenzustellen, wodurch unnötige Wegzeiten vermieden werden.
• Auftragszuweisung: Die Kommissionierer erhalten ihre Arbeitsaufträge je nach Standort und Verfügbarkeit, anstatt darauf zu warten, dass ein Vorgesetzter die Kommissionierlisten ausdruckt.
• Transparenz der Leistung: Manager erhalten in Echtzeit Einblick in die Kommissioniergeschwindigkeit, -genauigkeit und das Volumen pro Kommissionierer und können so Schulungsbedarf oder Engpässe erkennen.

Clarus WMS enthält einen vollständig anpassbaren Workflow-Generator für Handheld-Geräte (HHD), mit dem Sie genau festlegen können, was Ihre Kommissionierer und Verpacker auf ihren Geräten sehen, was in welcher Reihenfolge gescannt werden soll und welche Validierungen durchgesetzt werden müssen.

Auftragsabwicklung vs. Kundenauftragsabwicklung: ein wichtiger Unterschied

Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen der Auftragsverwaltung (die in diesem Artikel behandelt wird) und der Arbeitsauftragsverwaltung (eine andere Produktkategorie). Software für das Arbeitsauftragsmanagement ist für den Außendienst, die Instandhaltung und CMMS-Umgebungen (Computerised Maintenance Management System) konzipiert und dient dazu, Techniker Aufträgen zuzuweisen, Arbeitszeiten zu erfassen, Ersatzteile zu verwalten und die Fertigstellung zu dokumentieren. Software für das Auftragsmanagement verwaltet Kundenaufträge für Produkte, die aus einem Lager versandt werden.

Es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche Arbeitsabläufe: Ein Kundenauftrag lautet: “Dieses Produkt aus dem Lager kommissionieren und an den Kunden versenden”, während ein Arbeitsauftrag lautet: “Einen Techniker entsenden, um dieses Gerät beim Kunden vor Ort zu reparieren.” Wenn Sie Software evaluieren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welches Problem Sie lösen möchten. Manche Plattformen behaupten, beides zu können, doch in der Regel handelt es sich bei einer der beiden Funktionen um eine nachträglich angefügte Lösung, die nicht so gut funktioniert wie ein spezielles Tool. Clarus WMS ist auf den Bereich der Kundenaufträge ausgerichtet und wurde speziell für 3PL- und E-Commerce-Fulfillment entwickelt, nicht für den Außendienst oder das Wartungsmanagement.

Kosten und Preismodelle für Auftragsverwaltungssoftware

Wie viel kostet eine Auftragsverwaltungssoftware? Die Preise variieren stark je nach Plattform, Bereitstellungsmodell und Ihrem Transaktionsvolumen. Cloud-basierte OMS-Plattformen der Einstiegsklasse sind für kleine E-Commerce-Betriebe bereits ab 29 bis 62 £ pro Monat erhältlich. Plattformen für den Mittelstand (mit 1.000 bis 10.000 Bestellungen pro Monat) kosten in der Regel 500 bis 1.500 £ pro Monat. Preise für Plattformen für Großunternehmen und 3PL-Anbieter werden oft individuell auf Basis des Bestellvolumens und der Komplexität festgelegt.

Was ist in der Regel enthalten:

• Auftragszusammenfassung aus Ihren Vertriebskanälen
• Grundlegende Bestandsübersicht
• Integration von Transportunternehmen (Etikettenerstellung, Sendungsverfolgung)
• E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden
• Grundlegende Berichterstellung

Was kostet extra:

• Erweiterte Weiterleitungs- und Abwicklungsregeln
• White-Label-Kundenportal
• Spezielle Integrationen (maßgeschneiderte ERP-Systeme, Altsysteme)
• Implementierung und Datenmigration
• Schulung
• Premium-Support (persönlicher Kundenbetreuer)
• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Automatisierungen

Clarus ist kein OMS an sich, sondern die Lagerabwicklungs-Ebene, mit der viele Auftragsverwaltungsplattformen für 3PL-Dienstleistungen und die Abwicklung großer Auftragsvolumina integriert sind. Hier finden Sie die entsprechenden Kostenangaben. Preise für Clarus WMS: ab 1.000 £ pro Monat bei einem monatlich verlängerbaren Vertrag, keine Mindestlaufzeit, keine Einrichtungsgebühr, kein Mindestbestellvolumen. Im Preis inbegriffen: unbegrenzte Nutzerzahl, alle Integrationen (über 200 sofort einsatzbereit), Cloud-Hosting, Support mit einer Reaktionszeit von unter 2 Minuten sowie alles, was Sie für den Betrieb eines 3PL- oder E-Commerce-Betriebs mit hohem Auftragsvolumen benötigen. Die Kosten skalieren mit Ihrem Transaktionsvolumen, nicht mit Ihrer Mitarbeiterzahl.

Realitäten der Implementierung: Was passiert tatsächlich bei der Bereitstellung?

Eine Auftragsverwaltungssoftware lässt sich nicht einfach so in Betrieb nehmen. Die Implementierung dauert in der Regel 4 bis 12 Wochen und umfasst Folgendes:

Datenaufbereitung: Ihre Produktstammdaten (SKUs, Barcodes, Preise, Gewicht, Abmessungen) müssen fehlerfrei und vollständig sein. Sind die Produktdaten unvollständig oder fehlerhaft (fehlende Abmessungen, falsche Barcodes, doppelte SKUs), verzögert sich die Implementierung. Bei vielen Projekten werden allein für die Datenbereinigung zwei bis drei Wochen benötigt.

Kanaleinrichtung: Jeder E-Commerce-Kanal (Shopify, (, WooCommerce, Amazon, eBay) erfordert eine API-Anbindung und -Zuordnung; die Bestellfelder müssen aufeinander abgestimmt sein, die Produkt-IDs müssen mit Ihrem Bestandssystem übereinstimmen, und Testbestellungen müssen korrekt ablaufen, bevor die Lösung in Betrieb genommen wird. Wenn Sie über 5 Kanäle verfügen, planen Sie 5 separate Integrationstests ein.

Integration von Versanddienstleistern: Versanddienstleister erfordern die Einrichtung eines Kontos, die Überprüfung der Anmeldedaten sowie Testsendungen. Ein Versanddienstleister, der im Testbetrieb einwandfrei funktioniert, kann im Produktivbetrieb aufgrund von Netzwerk-Timeouts oder Änderungen der Anmeldedaten ausfallen – daher benötigen Sie einen Ausweichplan.

Lager-Schulung: Ihre Kommissionier- und Verpackungsteams müssen sich mit dem System vertraut machen. Ein Handterminal mit einer anderen Benutzeroberfläche als der gewohnten erfordert Übung. Rechnen Sie während der Einführungsphase mit 1 bis 2 Wochen geringerer Produktivität.

Go-Live-Strategie: Die meisten Unternehmen betreiben das neue und das alte System 1 bis 2 Wochen lang parallel (beide Systeme sind aktiv), um Lücken aufzudecken. Dadurch verdoppelt sich der Arbeitsaufwand vorübergehend, doch es wird ein Datenverlust verhindert, falls das neue System unvorhergesehene Probleme aufweist.

Die Unternehmen, die ihre Systeme erfolgreich in Betrieb nehmen, haben eines gemeinsam: Sie behandeln die Implementierung als eigenständiges Projekt mit eigens dafür zuständigen Mitarbeitern (und nicht als Nebenaufgabe), sie beginnen mit sauberen Daten und führen gründliche Tests durch, bevor die Kunden eine Änderung bemerken.

Bestellströme aus verschiedenen Vertriebskanälen und Marktplätzen

Der Mehrkanalvertrieb ist mittlerweile die Norm. Der Verkauf über den eigenen Shop, Amazon, eBay, TikTok Shop und Facebook erfassen gleichzeitig die Nachfrage über die gesamte Customer Journey hinweg, und Clarus’ Leitfaden zur Auswahl eines Anbieters für E-Commerce-Lösungen erläutert, wie man dies bewerkstelligt, ohne den Betriebsablauf zu unterbrechen.

Doch der Multi-Channel-Vertrieb bringt Komplexität mit sich. Ein Kunde bestellt denselben Artikel innerhalb weniger Minuten sowohl auf Ihrer Website als auch bei Amazon. Wenn Sie nicht über einen Echtzeit-Überblick über den Lagerbestand in beiden Kanälen verfügen, werden Sie den Artikel doppelt zuweisen und zu viele Bestellungen annehmen. Der Kunde bei Amazon erhält eine Rückerstattung; der Kunde auf Ihrer Website erhält eine Teillieferung.

Ein einheitliches OMS löst dieses Problem wie folgt:

• Aufträge aus allen Kanälen in eine Warteschlange zusammenführen
• Einmalige Bestandsabfrage (vor der Zuweisung) über alle Kanäle hinweg
• Zuweisung des Lagerbestands an den Auftrag mit der höchsten Priorität (z. B. zuerst bezahlt oder schnellster Versand)
• Der Lagerbestand wird auf allen Kanälen gleichzeitig aktualisiert, sodass bei Amazon und Shopify stets die gleiche verfügbare Menge angezeigt wird
• Jeden Auftrag an das Lager weiterleiten, das ihn am schnellsten versenden kann

Ohne diese Koordination wird der Mehrkanalvertrieb zu einem Albtraum in Sachen Abrechnung und Logistik. Für 3PL-Anbieter, die den Lagerbestand ihrer Kunden über mehrere Kanäle hinweg verwalten, wird dies unmöglich – man bräuchte für jeden Kanal eine eigene Person, die diesen überwacht, um Überverkäufe zu verhindern.

Auftragsabwicklung für 3PL-Anbieter, die mehrere Kunden betreuen

3PL-Betriebe (Third-Party-Logistics-Anbieter) verwalten die Bestände mehrerer Kunden in gemeinsam genutzten Lagerräumen. Die Auftragsabwicklung unterscheidet sich hier grundlegend von der in Betrieben mit nur einem Kunden, da die Trennung der Bestände und die Rechnungsstellung zwingend erforderlich sind.

Kundentrennung: Das Lager von Kunde A muss physisch getrennt oder digital als Eigentum von Kunde A gekennzeichnet sein. Wenn sich beide Kunden ein Lagerfach teilen, muss das System verhindern, dass Kunde B Waren aus diesem Lagerfach entnimmt. Wenn Lagerbestände vermischt werden, lassen sich Abweichungen bei der Zykluszählung nicht mehr beheben.

Kundenspezifische Arbeitsabläufe: Kunde A möchte vielleicht, dass Bestellungen morgens kommissioniert werden; Kunde B hat möglicherweise ein anderes SLA. Kunde A nutzt vielleicht Shopify; Kunde B nutzt ein B2B-Portal. Das System muss kundenspezifische Regeln unterstützen, ohne dass dabei Chaos entsteht.

Automatisierte Rechnungsstellung: Jeder abrechnungsfähige Vorgang – sei es der Wareneingang einer Palette, deren einmonatige Lagerung, die Kommissionierung von 100 Bestellungen, das Verpacken von 100 Kartons oder die Erstellung von Rücksendeetiketten – muss erfasst und auf der Rechnung des Kunden ausgewiesen werden. Die manuelle Rechnungsstellung am Monatsende ist fehleranfällig und führt zu Streitigkeiten. Lagerraum in der St. John’s Hall Reduzieren Sie den Rechnungsaufwand von vier Tagen im Monat auf praktisch null, indem Sie die Erfassung und Abrechnung jedes einzelnen Vorgangs automatisieren.

Transparenz für Kunden: Kunden möchten ihren Lagerbestand, ihre Bestellungen, ihre Sendungen und ihre Rechnungsdaten in Echtzeit einsehen können. Ein als White-Label-Lösung nutzbares Portal, das den aktuellen Lagerbestand, den Bestellstatus und die Rechnungshistorie anzeigt, gehört mittlerweile zum Standard im 3PL-Vertrieb – potenzielle Kunden fragen bereits beim ersten Gespräch danach.

Clarus WMS bietet diese Lagerebene für 3PL-Anbieter: Der Lagerbestand jedes Kunden wird getrennt verwaltet, die Abrechnung pro Kunde erfolgt automatisch, und die Kunden erhalten eine White-Label-Portal, und das System lässt sich problemlos auf über 100 Kunden skalieren, ohne dass es zu Chaos kommt. Zu den speziellen 3PL-Funktionen gehören FIFO-/FEFO-Rotation pro Kunde, kundenspezifische Preislisten und detaillierte Berichte für jeden einzelnen Kunden. Es ist so konzipiert, dass es hinter Ihren Auftragsverwaltungs- und E-Commerce-Plattformen läuft und die physische Abwicklung übernimmt, sobald ein Auftrag zugewiesen wurde.

Sprechen Sie mit einem Lagerfachmann

Wenn Sie gerade Ihre Optionen abwägen und sehen möchten, wie ein speziell entwickeltes Auftragsverwaltungssystem in der Praxis funktioniert, lohnt es sich, mit Clarus ins Gespräch zu kommen. Wir arbeiten mit 3PL-Anbietern und Distributoren in ganz Großbritannien zusammen, um Auftragsverwaltungssoftware zu implementieren, die sich Ihren Arbeitsabläufen anpasst – und nicht umgekehrt.

Kontaktieren Sie unser Team um Ihre Anforderungen zu besprechen.