Servicios de transporte por carretera (RTS) ha evolucionado considerablemente desde su fundación como empresa familiar en 2006. Aunque en un principio se dedicaba a una única actividad muy específica, la empresa ha ampliado de forma constante su ámbito de actuación mucho más allá de su alcance inicial. En la actualidad, RTS gestiona una red logística y de almacenes de gran complejidad y alto volumen que se extiende por Irlanda, el Reino Unido y Europa continental.

Sin embargo, ampliar un logística de terceros (3PL) Los negocios transfronterizos conllevan complejidades operativas que se acumulan. A medida que su base de clientes se ampliaba y el volumen de pedidos aumentaba, las dificultades prácticas que planteaba la gestión de sus operaciones de almacén pusieron de manifiesto limitaciones críticas en sus procesos tradicionales. Para RTS, continuar con su impresionante trayectoria de crecimiento requería algo más que espacio adicional en el almacén o personal extra en la planta; exigía un cambio tecnológico fundamental para garantizar la solidez de sus procesos de gestión de pedidos.

El reto antes del cambio

Para los proveedores de logística modernos, la verdadera prueba de la resiliencia operativa se produce durante los periodos de mayor actividad. A medida que RTS ampliaba su presencia por toda Europa, se encontró con un cuello de botella operativo importante y cada vez mayor: mantener la precisión en la preparación de pedidos durante los picos de actividad.

En el entorno de alto riesgo de la gestión logística 3PL, recurrir a métodos obsoletos o manuales significaba que no existía un registro digital definitivo que permitiera realizar un seguimiento de los movimientos en el almacén, verificar la gestión de los pedidos o auditar el rendimiento del personal. Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS) específico que recopilara datos en tiempo real en la planta, identificar, aislar y corregir los errores era un proceso increíblemente laborioso y frustrante.

Tal y como señaló el equipo de operaciones en relación con su configuración anterior: “No existía ningún sistema para el caso de que los preparadores de pedidos…». elegir ”hacer algo correctamente o volver atrás e investigar».”

Cuando se producía un error, la falta de trazabilidad hacía que la causa raíz permaneciera oculta. La dirección no podía determinar si un problema se debía a un producto mal colocado, a una etiqueta mal leída o a un simple error humano durante un turno ajetreado. A medida que el negocio crecía y el volumen diario de pedidos se disparaba, estos controles manuales y estos puntos ciegos se volvieron totalmente insostenibles. La falta de visibilidad operativa amenazaba directamente el alto nivel de servicio y fiabilidad que su variada base de clientes europeos había llegado a esperar. RTS sabía que, para proteger su reputación y sus márgenes, tenía que eliminar las conjeturas de su almacén.

¿Por qué era necesario un nuevo sistema de gestión de almacenes (WMS)?

La actualización de la infraestructura tecnológica básica nunca es una decisión que se tome a la ligera en el sector logístico. La implantación de un nuevo ecosistema de software requiere una planificación minuciosa, una gestión del cambio y un compromiso financiero. Mientras RTS evaluaba sus opciones, era plenamente consciente de lo que estaba en juego. “Cuando analizamos un sistema de gestión de almacenes, era obvio que suponía un coste adicional para la empresa”, reconoció el equipo.

Sin embargo, el coste de no hacer nada era mucho mayor. RTS reconoció que, para mantener su trayectoria ascendente y captar clientes más grandes y exigentes, invertir en un sistema avanzado de gestión de almacenes (WMS) era imprescindible. Necesitaban una plataforma que no solo resolviera sus problemas inmediatos de precisión y visibilidad, sino que también contara con la flexibilidad técnica y una arquitectura robusta para adaptarse a las diversas necesidades específicas de los clientes.

Un proveedor de logística externo (3PL) moderno no puede funcionar de manera eficiente con una solución de software rígida y estándar para todos. RTS necesitaba un socio tecnológico capaz de proporcionar una visibilidad total, una responsabilidad absoluta y la infraestructura digital integrada necesaria para integrar más profundamente a RTS en las cadenas de suministro de sus clientes. Necesitaban un sistema que pudiera convertir su almacén de un posible cuello de botella en un motor estratégico de crecimiento.

La realidad de la puesta en marcha y la implementación

La puesta en marcha de un nuevo sistema de gestión de almacenes suele ser la fase más crítica de la adopción tecnológica, ya que pone a prueba la capacidad de adaptación tanto del software como del personal. Para RTS, la fase de implementación con Claro se caracterizó por la necesidad de una integración perfecta y adaptada a las necesidades del cliente, así como por una facilidad de uso intuitiva.

Un requisito fundamental para el nuevo sistema era la capacidad de conectarse directamente con los entornos tecnológicos dispares de sus clientes de primer nivel. Al asociarse con Clarus, RTS implementó con éxito soluciones altamente personalizadas, en lugar de conformarse con conexiones genéricas. “Tenemos dos integraciones distintas para dos clientes distintos”, explicó el equipo de RTS, destacando el carácter a medida de su oferta de servicios.

Cómo utilizar el Clarus API, RTS estableció un proceso de incorporación y comunicación extraordinariamente rápido y ágil para uno de sus principales clientes. Al mismo tiempo, se dieron cuenta de que otro cliente clave requería un enfoque diferente, lo que les llevó a colaborar con Clarus para desarrollar un formato EDI (Intercambio Electrónico de Datos) a medida, diseñado específicamente para los requisitos particulares de ese cliente en materia de presentación de informes y procesamiento. Esta agilidad permitió a RTS adaptarse perfectamente al nivel de madurez tecnológica específico y a los flujos de trabajo preferidos de sus clientes.

Más allá de un sistema de alto nivel integraciones, la implantación tenía que tener éxito en el almacén, entre los propios usuarios. El sector logístico suele recurrir a mano de obra temporal para gestionar los volúmenes fluctuantes. RTS recurre habitualmente a personal de agencias para hacer frente a los picos de demanda, e incluso contrata a jóvenes en el marco de programas de prácticas. Jurica Knezevic destacó esta dinámica y señaló que a menudo contratan personal adicional o participantes en programas de prácticas que pueden quedarse tan solo una semana.

Cuando se trabaja con una elevada rotación de personal temporal, una tecnología de almacén compleja y poco intuitiva supone un gran inconveniente. El nuevo sistema de gestión de almacenes (WMS) debía ser lo suficientemente sencillo como para que los trabajadores de agencias y el personal sin experiencia pudieran incorporarse rápidamente, recibir orientación digital en sus tareas de preparación de pedidos y evitar cometer errores. Al implantar un sistema que digitaliza y dirige el flujo de trabajo, RTS se aseguró de que incluso los miembros más nuevos de su equipo pudieran contribuir a su objetivo de alcanzar la máxima precisión desde el primer día.

Resultados obtenidos

La transición a un sistema de gestión de almacenes (WMS) modernizado transformó radicalmente la realidad operativa de RTS, lo que se tradujo en un retorno de la inversión mucho más rápido de lo previsto. El verdadero valor del sistema no solo se materializó en el ahorro de costes, sino también en la capacidad de generar mayores ingresos. Como señaló Jurica Knezevic, el retorno de la inversión fue muy evidente porque “cuantas más cosas podemos procesar, más trabajo nos dan”. Al aumentar drásticamente su velocidad de procesamiento y eliminar los cuellos de botella en la gestión de pedidos, RTS demostró su capacidad a sus clientes, lo que se tradujo directamente en un aumento del volumen de pedidos y en unas relaciones comerciales más sólidas.

Y lo más importante: el sistema proporcionó la base tecnológica sólida como una roca necesaria para un crecimiento sin límites y agresivo. RTS ya no se ve limitada por la carga administrativa que supone la expansión. “Dado que nuestro negocio crece constantemente, contar con un sistema de almacén que tenga la escalabilidad necesaria para crecer con nosotros significa que no tenemos que preocuparnos por el tamaño que alcance el almacén, por el volumen de trabajo que genere ni por la cantidad de productos que tengamos en el sistema”, afirmó con confianza el equipo de RTS. “Sabemos que Clarus puede con ello”.”

Este compromiso inquebrantable con la excelencia operativa, la precisión y la escalabilidad ha culminado recientemente en un importante reconocimiento del sector. RTS ha sido galardonada con el prestigioso premio «Triple Achievement» en la Premios de Logística y Transporte de Irlanda. Al reflexionar sobre este hito tan importante, Conor Sheridan dejó claro que su infraestructura tecnológica fue el motor de su éxito: “Un gran logro para Road Truck Services este año ha sido haber ganado el premio al triple logro… y esto no habría sido posible sin un sistema de gestión de almacenes (WMS) fiable”.”

Reflexiones y lecciones aprendidas

Al repasar su trayectoria, desde una pequeña empresa familiar hasta una red logística europea galardonada, la principal lección que ha aprendido RTS es la importancia fundamental de contar con una infraestructura escalable. Muchos proveedores de servicios logísticos externos (3PL) en expansión cometen el error de esperar a que sus operaciones empiecen a fallar abiertamente antes de invertir en tecnología de nivel empresarial.

Al implementar de forma proactiva un sistema capaz de gestionar integraciones personalizadas de API y EDI, RTS preparó su negocio para el futuro. Descubrieron que un sistema de gestión de almacenes (WMS) no es simplemente una herramienta para gestionar el inventario, sino un activo fundamental para el servicio al cliente. La visibilidad total de la precisión de los preparadores de pedidos, junto con la capacidad de incorporar rápidamente a personal de agencia sin sacrificar la calidad, ha permitido a RTS presentarse con confianza a licitaciones y conseguir contratos que habrían desbordado sus procesos anteriores.

Conclusión práctica

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) en rápido crecimiento, es inevitable que sus procesos tradicionales se queden obsoletos, pero no tiene por qué ser así en lo que respecta a la precisión en la gestión de los pedidos. Tal y como ha demostrado RTS, un crecimiento sostenible requiere eliminar los puntos ciegos operativos e invertir en tecnología que se adapte a las necesidades de sus clientes, en lugar de obligar a estos a adaptarse a sus limitaciones.

Al equipar el almacén con un sistema de gestión de almacenes (WMS) escalable, eliminas las limitaciones operativas de tu negocio, lo que permite a tu equipo gestionar mayores volúmenes, crear integraciones más sólidas y, en última instancia, ofrecer el servicio de primera categoría que exigen las cadenas de suministro modernas.