En el exigente ámbito de las operaciones de almacén, es imprescindible contar con un control de calidad riguroso para garantizar la integridad de los productos mediante medidas meticulosas de inspección, cuarentena y trazabilidad. Los profesionales del sector 3PL suelen enfrentarse a problemas como un muestreo irregular durante los controles de entrada de mercancías y una documentación fragmentada, lo que puede comprometer la gestión de la vida útil de los productos y ralentizar las retiradas del mercado. En la práctica, un SGA debería complementar, y no sustituir, las funciones técnicas de calidad, recopilando los datos que los equipos de operaciones y de calidad ya miden, y facilitando luego la búsqueda y el aprovechamiento de dichos datos.
Tradicionalmente, establecer un control de calidad exhaustivo requería largas auditorías manuales y trazas documentales en papel para abordar las no conformidades según la norma ISO 9001. Un sistema moderno de gestión de almacenes (WMS) agiliza este proceso registrando el lote, la fecha y la cantidad en el momento de la recepción, y vinculando esos datos a las tareas y transacciones, de modo que los equipos puedan ver de inmediato qué se ha enviado, qué se ha asignado y qué queda aún en stock, y puedan retener el stock afectado en cuestión de segundos cuando se reciba un aviso de retirada.
Este artículo analiza los errores más comunes y explica cómo un sistema de gestión de almacenes (WMS) configurable facilita el control de calidad gracias a un registro preciso de datos, la trazabilidad basada en GS1 y unos registros de auditoría claros. Además, incluye comentarios de expertos basados en la experiencia práctica en el ámbito de la gestión de almacenes.
¿Qué es el control de entrada de mercancías y cómo puedo optimizarlo?
La inspección de entrada verifica la calidad de los proveedores mediante criterios de aceptación definidos y muestreos, y determina las decisiones sobre la cuarentena y el procesamiento posterior. En muchas operaciones, los planes de Nivel de Calidad de Aceptación (AQL) son competencia del equipo de calidad, no del SGA. La función del SGA es registrar qué se ha muestreado y ajustar las cantidades disponibles en consecuencia —por ejemplo, restar los 5 kg tomados para el análisis de una entrada de 1.000 kg— y registrar con fecha y hora quién realizó la comprobación y cuándo.
Opinión de un experto: “Lo único que tenemos que registrar es que se ha retirado algo para su análisis, y puedes ajustar el stock que has retirado para el análisis, ya que esa muestra no va a volver”.”
Consejo práctico: Utiliza códigos de barras GS1 e identificadores de aplicación, siempre que sea posible, para escanear el código del producto, el lote, la fecha de caducidad y la cantidad en el muelle de carga, lo que reduce la necesidad de teclear datos y los errores en comparación con la introducción manual.
¿Cómo influyen las condiciones de almacenamiento en el control de calidad?
Las condiciones de almacenamiento, como la temperatura y la humedad, determinan la integridad del producto y su vida útil. En entornos regulados, como el sector farmacéutico, las Buenas Prácticas de Distribución (GDP) exigen unas condiciones de almacenamiento adecuadas, una gestión de alarmas y la documentación de las medidas adoptadas cuando se producen desviaciones. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede registrar los valores medidos como atributos y vincularlos a las entradas o a las preparaciones de pedidos, pero los procedimientos especializados de mapeo de temperaturas y de monitorización continua suelen ser competencia del departamento de calidad.
Opinión de un experto: Si tu proceso requiere registrar la temperatura en el momento de la recepción, puedes solicitar al terminal portátil que realice una lectura y la guardes en la transacción; sin embargo, el mapeo completo de la temperatura y la supervisión de las cámaras son procesos de calidad que quedan fuera del alcance del WMS.
Orientación externa: Ver Directrices de la MHRA sobre el cumplimiento de las normas de protección de datos (GDP) y el Directriz de la UE sobre el PIB en cuanto a las previsiones sobre almacenamiento, seguimiento y desviaciones.
¿Necesito un sistema de trazabilidad para las operaciones de mi almacén?
Sí. La trazabilidad de principio a fin permite realizar búsquedas tanto hacia atrás como hacia adelante en caso de incidentes. El uso de los códigos GS1 de contenedores de envío en serie (SSCC) en palés y cajas permite, con un solo escaneo, identificar una unidad logística y vincularla con su contenido, lotes y fechas, lo que mejora la rapidez y la precisión en las entradas y salidas. Cuando los proveedores envían por adelantado los datos de los palés y usted cumple con la normativa GS1, la recepción puede reducirse a un único escaneo de la etiqueta del palé para confirmar la llegada.
Opinión de un experto: “Si tu proveedor cumple con la norma GS1 y envía los datos por adelantado, puedes reducir el proceso de recepción a un solo escaneo de la etiqueta del palé”.”
¿Qué papel desempeña el sistema HACCP en los almacenes de alimentos?
El sistema HACCP establece el marco para identificar los peligros y fijar los puntos críticos de control en el almacenamiento y la distribución de alimentos. En un almacén, esto suele incluir controles de plaga, normas de segregación y control de la temperatura, cuando proceda. El sistema de gestión de almacenes (WMS) respalda el sistema HACCP al indicar los controles adecuados para cada producto en el flujo de trabajo con dispositivos móviles, registrar quién los ha realizado y cuándo, y posteriormente presentar esa información en informes o interfaces.
Opinión de un experto: Utiliza los grupos de ubicaciones predefinidos para separar los alérgenos o los productos sin gluten, de modo que las sugerencias de almacenamiento nunca propongan una ubicación que suponga un riesgo de contaminación cruzada.
Métodos tradicionales frente a un sistema de gestión de almacenes (WMS) configurable para el control de calidad
Allí donde los métodos manuales se quedan cortos
- La introducción manual del nombre del producto, el lote, la fecha y la cantidad en el momento de la recepción lleva mucho tiempo y es propensa a errores.
- Los procesos de retención y liberación en papel ralentizan las retiradas del mercado y la reasignación.
Qué debe gestionar un sistema de gestión de almacenes (WMS)
- Escaneo para capturar los identificadores de aplicación GS1 con el fin de rellenar automáticamente los campos de producto, lote, fecha de caducidad y cantidad.
- Retención rápida de existencias y reasignación por lotes para impedir el envío de mercancías no conformes.
- Cambio por escaneo cuando la asignación FIFO selecciona un palé inaccesible en pilas a granel.
Por qué a los equipos les cuesta tanto el control de calidad
- Sistemas inconexos: Los controles de calidad registrados fuera del sistema de gestión de almacenes (WMS) son difíciles de localizar durante las auditorías.
- Introducción manual de datos: Los recibos que no siguen el formato GS1 obligan a introducir manualmente los atributos clave una y otra vez.
- Limitaciones físicas: El método FIFO en pasillos con apilamiento a granel suele entrar en conflicto con la accesibilidad, lo que requiere una gestión controlada de los cambios de ubicación.
¿Cómo gestiona Clarus WMS el control de calidad?
Clarus WMS se centra en la captura y el control de datos operativos. Ofrece flujos configurables en dispositivos portátiles para facilitar las comprobaciones, marca cada acción con la fecha y la hora, e integra el escaneo GS1 para que la información sobre el producto, el lote, la fecha y la cantidad se refleje en los recibos, las preparaciones de pedidos y los envíos con un mínimo de introducción manual de datos. También permite una cuarentena rápida, ya que permite a los supervisores bloquear el stock de forma inmediata y muestra qué se ha enviado, qué se ha asignado y qué queda en stock para un lote determinado.
Automatizaciones configurables
Las automatizaciones pueden activar acciones en función de determinados eventos; por ejemplo, enviar un archivo ASN cuando se completa un pedido o seleccionar un transportista según las reglas de dirección y peso. Estas funciones se están ampliando y pueden combinarse con la configuración de los dispositivos portátiles para garantizar que se realice el trabajo adecuado en el momento oportuno.
Trazabilidad y retirada rápida
Al registrar el producto, el lote y la fecha en la entrada y vincularlos a las tareas y los envíos, el sistema permite un rápido seguimiento tanto hacia atrás como hacia adelante. Los equipos pueden reasignar los artículos seleccionados de un lote defectuoso, retener el resto y generar listas de envíos para ponerse en contacto con los clientes.
Lo que no hace Clarus WMS
- Diseño de muestreo AQL: Los planes de muestreo de aceptación son responsabilidad del departamento de calidad. El sistema de gestión de almacenes (WMS) registra que se ha tomado una muestra y ajusta la cantidad.
- Mapa de temperaturas: La cartografía de cámaras y la supervisión continua son procesos de calidad. El sistema de gestión de almacenes (WMS) puede registrar lecturas, pero no realiza la cartografía.
Referencias
“Cómo lograr una automatización adecuada de los almacenes”, McKinsey
“Código de serie de contenedores de transporte (SSCC)”, GS1
“Identificadores de aplicación GS1”, GS1
“Medicamentos: buenas prácticas de fabricación y buenas prácticas de distribución”, MHRA
“Directrices de la UE sobre buenas prácticas de distribución (2013/C 343/01)”, Comisión Europea
“Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP)”, Agencia de Normas Alimentarias