Los sistemas de códigos de barras siguen siendo esenciales para la visibilidad y la precisión del inventario en tiempo real, ya que permiten un seguimiento fluido de las existencias desde la recepción hasta el envío. Los equipos suelen enfrentarse a errores en la preparación de pedidos provocados por la introducción manual de datos, ineficiencias en la preparación y el embalaje, y lagunas de visibilidad en la gestión de referencias (SKU), lo que da lugar a errores costosos y retrasos en la gestión de los pedidos. Este artículo explica en qué aspectos se quedan cortos los enfoques tradicionales basados en códigos de barras y ofrece consejos prácticos de un profesional del sector del almacenamiento para ayudarte a priorizar las mejoras.
Tradicionalmente, la implantación de códigos de barras podía suponer largos proyectos de etiquetado y configuración de dispositivos. En la práctica actual, los plazos dependen más de la disponibilidad de los datos que de la velocidad de la tecnología. Como consultor de Clarus WMS Mathew Buttar Cuando se le preguntó si la plataforma “configura los sistemas inalámbricos y de códigos QR más rápido que los métodos tradicionales”, respondió: “No es así”, y señaló que el éxito depende de si ya existen datos sobre los productos y las ubicaciones y de si estos se pueden importar correctamente.
El resultado de los métodos tradicionales
- Retrasos en la gestión de los pedidos debido a una escasa visibilidad del inventario y al seguimiento manual de las existencias
- Las ineficiencias en los procesos de preparación de pedidos que suponen un desperdicio de mano de obra y provocan errores de precisión
- Pérdida de ingresos derivada de discrepancias en las existencias y de una integración no optimizada de los dispositivos
¿Qué es el inventario mediante códigos de barras y cómo puedo optimizarlo?
El inventario mediante códigos de barras utiliza códigos UPC, EAN o QR en las etiquetas para realizar el seguimiento de las referencias (SKU) con escáneres de mano o fijos, lo que permite introducir datos precisos en un sistema de gestión de almacenes (WMS) para el control de existencias en tiempo real. Las normas básicas de GS1 garantizan que los códigos sean únicos a nivel mundial y escaneables, mientras que las mejores prácticas de implementación incluyen la definición del modelo de datos, el etiquetado de ubicaciones y unidades, y la validación de la calidad de impresión mediante métodos de ensayo ISO. Véase: GS1: Diez pasos para la implantación de códigos de barras y Avance de la norma ISO/IEC 15416.
Consejo de experto: En el caso de los productos listos para la venta al por menor, los proveedores suelen facilitar los códigos de barras de las cajas o de los artículos, que pueden importarse directamente. Para los artículos B2B que no dispongan de códigos de barras, utiliza las etiquetas de los palés o del sistema ERP, si están disponibles, y estandariza los campos antes de la puesta en marcha.
¿Necesito escáneres de mano para mis operaciones de 3PL?
Para las empresas de logística de terceros (3PL) en expansión con una amplia variedad de referencias (SKU), los dispositivos portátiles resistentes con conectividad inalámbrica son la opción más práctica, ya que permiten realizar operaciones móviles de preparación de pedidos, almacenamiento y recuento cíclico. El último informe sectorial de MHI sitúa los códigos de barras y el escaneo entre las tecnologías de identificación más utilizadas y señala que se mantendrán las inversiones a corto plazo a medida que las instalaciones digitalicen sus flujos de trabajo (Informe anual del sector de MHI 2024).
Opinión de un experto: Los dispositivos portátiles reducen drásticamente la manipulación de papel, las comprobaciones duplicadas y los desplazamientos que no aportan valor añadido. La preparación de pedidos en papel suele requerir una segunda persona para realizar el control de calidad de cada palé, mientras que los flujos de escaneo guiados garantizan la trazabilidad por su propio diseño.
¿Cómo influye la visibilidad en el seguimiento mediante códigos de barras?
Una visibilidad óptima implica que cada movimiento confirme la ubicación, el palé y el producto correctos en el orden adecuado. Las indicaciones y las alertas en tiempo real evitan los errores humanos habituales, como, por ejemplo, escanear la ubicación y el palé correctos y, a continuación, coger distraídamente una caja del palé adyacente. Los sistemas deben señalar inmediatamente cualquier discrepancia y guiar al usuario para que vuelva a la tarea en curso.
Para el diseño del programa, sigue las directrices de GS1 sobre el etiquetado de ubicaciones y artículos, con el fin de garantizar que los escaneos no den lugar a ambigüedades, y comprueba la calidad de impresión con respecto a ISO/IEC 15416. En cuanto al proceso, comprueba el “orden de escaneo” en cada paso de la tarea y exige que se tomen medidas correctivas en caso de excepciones.
¿Qué papel desempeña la automatización en la lectura de etiquetas?
La automatización vincula los datos UPC/EAN con los flujos de trabajo del sistema de gestión de almacenes (WMS), de modo que las tareas se guían y verifican automáticamente. Los datos demuestran que los programas de automatización, cuando están bien diseñados, reducen los desplazamientos, aumentan el rendimiento de las operaciones de elevación y mejoran el rendimiento de la preparación de pedidos en entornos omnicanal y de 3PL (McKinsey, guía sobre la automatización de almacenes). Los códigos QR pueden contener elementos de datos más completos, pero siguen dependiendo de que los datos maestros estén bien organizados y de la capacidad del escáner.
Opinión de un experto: “No hay ningún almacén en el mundo en el que no se produzcan errores… El objetivo de nuestro flujo es guiar al usuario a través de una serie de pasos que reduzcan esos errores”. Diseña tus flujos para reducir la falibilidad humana, no para negarla.
Métodos tradicionales frente a Clarus WMS para sistemas de códigos de barras
Las comprobaciones manuales de las etiquetas carecen de trazabilidad, ralentizan el envío y aumentan el trabajo de corrección. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube con instrucciones en dispositivos móviles, etiquetado conforme a GS1 y validación en tiempo real permite una preparación de pedidos más rápida y auditorías más impecables, especialmente en operaciones de 3PL con gran variedad de productos (Descripción general de la gestión de almacenes con GS1). Elimina las afirmaciones sin fundamento sobre “semanas frente a meses” y, en su lugar, planifica los plazos en función de la disponibilidad de los datos, la capacidad de impresión de etiquetas y los grupos de formación.
Por qué a los equipos les cuesta trabajar con los sistemas de códigos de barras
- Herramientas fragmentadas que impiden la visibilidad de principio a fin
- Integración limitada de dispositivos, lo que provoca lagunas en tiempo real
- Los procesos manuales de etiquetado que dan lugar a errores
- Una cobertura inalámbrica insuficiente que ralentiza el trabajo con gran volumen de datos
Opinión de un experto: La resistencia al cambio es habitual, sobre todo en equipos acostumbrados al papel. El asesoramiento práctico durante las primeras selecciones ayuda a los usuarios a experimentar la rapidez y la sencillez del escaneo guiado, lo que facilita su adopción.
¿Cómo gestiona Clarus WMS los sistemas de códigos de barras?
Clarus WMS es compatible con GS1 de forma predeterminada y configura flujos de tareas que requieren la ubicación, el palé y el artículo correctos, generando excepciones inmediatas cuando se produce una discrepancia. Esto proporciona trazabilidad en las fases de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y envío, con paneles de control para la supervisión.
Supervisión en tiempo real
Las alertas de excepciones por escaneos erróneos de ubicaciones, palés o productos mantienen a los usuarios en la ruta correcta y preservan los registros de auditoría, lo que reduce la necesidad de realizar comprobaciones secundarias de control de calidad.
Adaptación escalable
Amplíe la escala etiquetando ubicaciones y unidades de forma metódica, añadiendo zonas y grupos de dispositivos a medida que aumenta el volumen. Utilice los controles de calidad de impresión de la ISO y las auditorías periódicas de etiquetas para mantener la fiabilidad del escaneo a mayores rendimientos (Avance de la norma ISO/IEC 15416).
Visibilidad total
El seguimiento de principio a fin, con indicaciones en dispositivos móviles y paneles de control claros, reduce el tiempo de investigación cuando falta algo: “comprueba el stock, te indica dónde debería estar y, a continuación, ve a echar un vistazo”. Incorpora este hábito a la gestión diaria.
Consejos prácticos para el entrenamiento
Organiza sesiones breves y prácticas el día de la puesta en marcha, asignando a un superusuario con experiencia a cada preparador de pedidos para los primeros encargos. La confianza aumenta rápidamente en cuanto los usuarios comprueban que pueden “preparar los pedidos el doble de rápido” siguiendo las instrucciones de escaneo y prescindiendo de los albaranes en papel.