Expansión estratégica, fruto de una larga tradición
Bartrums, una empresa familiar de logística que está a punto de cumplir un siglo de existencia, se labró su reputación como empresa centrada principalmente en el transporte. Aunque históricamente se había centrado en el transporte general y las redes de palés, la empresa se enfrentó a un punto de inflexión: el mercado estaba cambiando y las expectativas de los clientes exigían cada vez más servicios integrados de almacenamiento y 3PL.
A la cabeza de esta evolución se encontraba Tremayne Johnson, cuya función estratégica se centraba en dotar a los equipos de la infraestructura, los sistemas y las herramientas que necesitaban para funcionar de manera eficiente y crecer.
El compromiso de la empresa con esta transformación culminó en una inversión audaz: un nuevo almacén aduanero con estanterías, construido en lo que antes era un terreno baldío. Estas instalaciones, diseñadas específicamente para este fin, eran un proyecto especulativo pero visionario; incluso antes de que finalizara la construcción, Bartrums ya había conseguido nuevos contratos con clientes como Aspall.
Había mucho en juego. Con una división de almacenes en rápido crecimiento, Bartrums necesitaba algo más que capacidad física. Necesitaban un sistema de gestión de almacenes que podría integrarse a la perfección apoyar las mercancías en régimen de depósito aduanero, los requisitos específicos de cada cliente y las operaciones multicliente sin que ello suponga una ralentización.
Esta es la historia de cómo Bartrums se convirtió en una potencia del sector 3PL con Clarus WMS como guía.
Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo del negocio
Hace apenas tres años, Bartrums gestionaba el almacenamiento de media docena de clientes utilizando hojas de cálculo… un modelo que resultó ser cada vez más insostenible.
“Gestionábamos todos nuestros clientes y existencias del almacén mediante una hoja de cálculo… lo cual conlleva sus propios retos, sobre todo en lo que respecta a las tareas administrativas”.”
– Neil Howlett, responsable de almacén del grupo
Con solo un puñado de clientes, las hojas de cálculo eran apenas soportables. Pero a medida que Bartrums se expandió hasta alcanzar casi 40 clientes, las limitaciones se volvieron críticas:
- Errores en el inventario y horas perdidas tiempo dedicado a localizar palés
- Riesgo de errores administrativos a partir de la introducción manual de datos
- Escalabilidad nula para mercancías en régimen de depósito aduanero, la presentación automatizada de informes o la incorporación rápida
La empresa tenía una visión, pero las herramientas heredadas no permitían hacerla realidad.
El equipo del almacén también sentía la presión. Sin visibilidad en tiempo real, sin seguimiento ni conciliación de existencias, la moral estaba decayendo. La carga administrativa aumentaba, se iban produciendo errores y el equipo había perdido la confianza en sus propios datos.
“Teníamos un cliente con fianza, nuestro cliente principal. Si no hubiéramos contado con un sistema que nos ayudara a gestionar esa fianza, todo se habría venido abajo”.”
– Neil Howlett, responsable de almacén del grupo
Para seguir adelante, Bartrums necesitaba un sistema de gestión de almacenes (WMS) diseñado específicamente para la logística en depósitos aduaneros, con flexibilidad para adaptarse a los cambios y capacidad para simplificar los procesos.
Guiando a Bartrums hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS)
Tras un minucioso proceso de selección, Bartrums preseleccionó a tres proveedores. Lo que hizo que Clarus WMS Lo que más destacaba no era solo su capacidad técnica, sino también su afinidad cultural.
“Para nosotros, dos pilares fundamentales fueron la relación y la facilidad de uso… Tim [fundador de Clarus] ”Nos dedicó mucho tiempo y atención desde el primer día. Eso fue importante».”
– Neil Howlett, responsable de almacén del grupo
Clarus también ofrecía algo que pocos otros proveedores podían ofrecer: el disposición a desarrollar conjuntamente un módulo de depósito aduanero, diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de Bartrums.
Desde las primeras conversaciones, Clarus se posicionó no como un proveedor, sino como un asesor. La flexibilidad para gestionar la iniciativa de forma autónoma era fundamental.
“Somos una empresa que evoluciona rápidamente. Un cliente puede estar aquí hoy y desaparecer mañana. Queríamos un sistema que pudiéramos gestionar nosotros mismos al instante”.”
– Neil Howlett, responsable de almacén del grupo
Diseñado para los operadores, no solo para los administradores
La usabilidad fue un tema recurrente entre los responsables de la toma de decisiones.
“Es sencillo y claro: no hay que rellenar un montón de campos. Los recibos se tramitan rápido. Los pedidos se tramitan rápido. No hay que andarse con rodeos”.”
– Charlie, administrador de almacén
Clarus permitió a los operadores centrarse en los resultados, y no en los insumos… un cambio fundamental en una empresa de logística 3PL en expansión.
Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución
Clarus y Bartrums diseñaron conjuntamente un plan de incorporación de cinco días dirigido por Mathew Buttar, consultor de Clarus. Dentro de dos días, el equipo administrativo tenía la suficiente confianza como para iniciar las operaciones en directo.
“Una de nuestras decisiones clave fue identificar a un ‘superusuario’”, explicó Neil. “Charlie asumió ese papel y lo llevó a lo grande. Imparte formación a todo el mundo, tanto al personal administrativo como al de planta. Y se le respeta”.”
Gracias a que Charlie se encargó de dirigir la implantación interna, la adaptación del personal se produjo sin problemas. Los nuevos empleados recibieron formación rápidamente y la cultura pasó de ser reactiva a proactiva.
En cuanto a la parte técnica, Bartrums y Clarus dedicaron un día entero a definir los requisitos. “Les dijimos: ‘Esto es lo que necesita nuestro cliente, ¿podéis desarrollarlo?’”, explicó Neil. “Al poco tiempo nos presentaron un módulo que funcionaba. Simplemente funcionaba”.”
Charlie elogió el servicio de asistencia técnica de Clarus como otro factor clave para la confianza en el funcionamiento. ’Si surge algún problema, les envío un mensaje y me responden en cuestión de minutos. O bien lo solucionan o me enseñan una forma mejor de hacerlo“.”
Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica
La transformación no solo era visible, sino que también era cuantificable.
Bartrums opera actualmente 9.200 ubicaciones para palés, que ofrece 36 clientes desde el primer día en las nuevas instalaciones aduaneras, todo ello con sin interrupciones en el servicio.
Para su cliente principal, el La precisión de selección alcanzó el 99,999991 TP3T una actuación casi impecable que refuerza la confianza.
Los equipos de almacén ya no pierden tiempo buscando el stock. Cada palé es rastreable y cada envío está controlado.
Los informes bursátiles diarios ya están disponibles automatizado y configurable, lo que reduce el tiempo dedicado a las tareas administrativas y garantiza que los clientes dispongan de información en tiempo real. Los clientes incluso están empezando a realizar pedidos directamente a través de la portal del cliente, reduciendo los errores y agilizando los plazos de entrega.
Clarus WMS no solo cumplió con las expectativas, sino que abrió las puertas a formas de trabajar totalmente nuevas.
Reflexiones y lecciones aprendidas del cliente
Hace tres años, la división de almacenamiento de Bartrums se veía lastrada por herramientas manuales y procesos reactivos.
Hoy en día, se han consolidado como un proveedor moderno de servicios logísticos externos (3PL), con garantía aduanera, automatizado y escalable.
“Las herramientas son importantes. Contar con los sistemas adecuados es tan esencial como disponer de los camiones adecuados. Clarus proporcionó a nuestro equipo lo que necesitaba y eso se refleja en los resultados… Un buen sistema debe ser intuitivo. Clarus simplemente tiene sentido”.”
– Tremayne Johnson, director
La cultura de equipo de Bartrums también ha cambiado. El personal confía en el sistema. La incorporación de nuevos empleados es más fluida. Las decisiones se toman con mayor rapidez. La empresa ya no se ve limitada por lo que puede supervisar o procesar, sino que se ve potenciada por lo que es capaz de hacer.
Tu camino hacia el éxito con WMS y 3PL
La trayectoria de Bartrums, desde el uso exclusivo de hojas de cálculo hasta estar preparados para operar en un depósito aduanero, pone de manifiesto lo que se puede lograr con el socio adecuado.
Desde la agilidad operativa y el cumplimiento normativo en los depósitos aduaneros hasta la precisión en tiempo real y el autoservicio para los clientes, el sistema Clarus WMS permitió a Bartrums transformar su forma de operar y de crecer.
Tanto si te enfrentas a problemas de escalabilidad, cumplimiento normativo o herramientas obsoletas, la historia de Bartrums demuestra que la transformación está a tu alcance.
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