Un nuevo capítulo
JODA Freight Fue fundada a finales de la década de 1980 por dos fundadores, John y Dave, y se convirtió en una empresa de logística de confianza basada en la coherencia y en las relaciones a largo plazo con los clientes.
El año pasado, John y Dave decidieron que era hora de colgar las llaves, y la empresa inició una nueva etapa bajo una nueva dirección, con la clara intención de modernizarse y crecer.
El crecimiento se ha acelerado gracias a nuevas colaboraciones. En el último año, JODA Freight ha incorporado a dos fabricantes más de equipos de refrigeración comercial que abastecen a supermercados, lo que significa que JODA se encarga cada vez más del almacenamiento y la distribución de unidades de refrigeración destinadas al sector minorista.
Bajo la nueva dirección, el objetivo era claro: incorporar tecnología de vanguardia que facilitara las operaciones diarias y ofreciera a los clientes un acceso más claro y rápido a la información que necesitan.
Mandato tecnológico
El objetivo no era simplemente digitalizar por digitalizar. Se trataba de crear un sistema de control operativo capaz de seguir el ritmo de la expansión, mejorar la precisión y ofrecer una mejor experiencia al cliente gracias a la transparencia y la rapidez.
En un modelo de gestión de existencias y distribución, los clientes quieren tener la seguridad de saber qué hay en stock, dónde se encuentra y qué se está moviendo, sin retrasos provocados por la conciliación manual.
Esa expectativa marcó el rumbo de JODA Freight: sustituir los procesos lentos y frágiles por una plataforma de gestión de almacenes (WMS) diseñada para el crecimiento, la visibilidad en tiempo real y unas relaciones más sólidas con los clientes.
Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo del negocio
Excel no ha podido ajustar el tamaño
Antes de implantar Clarus WMS, JODA Freight no contaba con un sistema de gestión de almacenes específico. El inventario se gestionaba mediante una base de datos de Excel, lo que generaba dificultades operativas a medida que aumentaban los volúmenes y las exigencias de los clientes.
Las limitaciones eran prácticas e inmediatas. No se podía gestionar el stock de forma eficiente, y las actividades rutinarias llevaban más tiempo del que deberían, incluida la capacidad de facilitar cifras fiables a los clientes y para la planificación interna.
Esa brecha, entre la demanda operativa y la capacidad de las hojas de cálculo, es donde la precisión y la confianza empiezan a mermarse. Cuando la recopilación de información se retrasa, las decisiones también se ralentizan.
Los inventarios duraron semanas
Los inventarios fueron el punto de mayor presión. En el marco de Excel, los inventarios se convirtieron en procesos prolongados y perturbadores que consumían tiempo y atención.
De semanas a un día
– Luke, responsable de TI y del almacén
“El inventario, que antes se hacía en una hoja de cálculo de Excel y llevaba semanas, ahora lo podemos completar en un día”.”
Cuando un recuento de existencias se prolonga durante semanas, deja de ser un mecanismo de control y se convierte en una carga. La actividad sigue su curso mientras se intenta ponerse al día con el recuento, y la fiabilidad de las cifras puede verse comprometida durante el proceso.
Para una empresa que aspiraba a crecer bajo una nueva dirección, ese nivel de trastornos ya no era sostenible. JODA Freight necesitaba un sistema de control de existencias que permitiera realizar las tareas de forma rápida, repetible y con fiabilidad.
Era necesario mejorar la visibilidad de los clientes
Más allá de la rapidez interna, JODA Freight quería ofrecer a los clientes una mejor experiencia con el sistema. Esto implicaba unos informes más claros, una información más coherente y la posibilidad de que los clientes pudieran consultar los datos de existencias sin tener que depender siempre de actualizaciones manuales.
Este es un punto de inflexión habitual para las empresas de logística 3PL y de distribución en expansión: los clientes esperan cada vez más que la visibilidad forme parte del servicio, y no sea una excepción.
Guiando a JODA Freight hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube
Por qué Clarus WMS
JODA Freight eligió Clarus WMS porque se ajustaba a las necesidades de la empresa de cara a su próxima fase de crecimiento.
Una solución en la nube era una prioridad, al igual que una plataforma con la que la empresa pudiera crecer. JODA también quería un sistema que los clientes pudieran utilizar con facilidad y que pudiera integrarse con otro software en el futuro, a medida que evolucionaran las necesidades.
Estos criterios de selección reflejan un cambio estratégico. JODA Freight no buscaba una solución a corto plazo para la gestión de existencias, sino que estaba sentando las bases operativas necesarias para poder crecer.
La confianza a lo largo del tiempo
JODA Freight lleva ya casi cinco años colaborando con Clarus, y el lenguaje que utiliza el equipo refleja una confianza a largo plazo, más que el optimismo propio de las primeras etapas.
Recomendación como primera opción
– Luke, responsable de TI y del almacén
“Sin duda, recomendaría Clarus. Si alguien me pregunta —y mucha gente me lo pregunta— si tengo alguna recomendación sobre un sistema de gestión de almacenes (WMS), lo primero que se me ocurre siempre es Clarus”.”
Esa confianza se basa en los dos aspectos más importantes en las operaciones de gestión de existencias: la precisión y la rapidez, que se plasman de tal forma que los clientes pueden apreciarlo gracias a unos informes y una visibilidad mejorados.
Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución
Precisión gracias a la disciplina
Tras implementar el sistema Clarus WMS, JODA Freight aumentó la frecuencia de los inventarios y las comprobaciones de las etiquetas de identificación de productos. Este cambio es importante porque la precisión mejora cuando las comprobaciones se convierten en una práctica habitual, y no en un ejercicio puntual de puesta al día.
Durante el primer año, JODA Freight informó de que la precisión de las existencias había mejorado hasta situarse en el rango de 90% a 97%, y que en el segundo año alcanzó el 99%.
Esta línea temporal refleja cómo se acumula el valor del WMS. El sistema proporciona una estructura, pero el ritmo constante de comprobaciones y la ejecución coherente son los que impulsan un rendimiento sostenido.
Inventarios rápidos
El cambio operativo más práctico descrito por JODA Freight fue la reducción de la duración de los inventarios. Pasar de varias semanas a un solo día cambia la forma en que puede funcionar el almacén, ya que las actividades de control dejan de interrumpir el flujo.
Además, mejora la gestión, ya que los recuentos de existencias de fin de año pueden realizarse en un plazo realista, en lugar de prolongarse y correr el riesgo de que los datos queden desactualizados.
De semanas a un día
– Luke, responsable de TI y del almacén
“El inventario, que antes se hacía en una hoja de cálculo de Excel y llevaba semanas, ahora lo podemos completar en un día”.”
Visibilidad en el espacio 3D
Una de las funciones más destacadas de JODA Freight en Clarus es el mapa del almacén en 3D, que ofrece una visión en tiempo real del espacio del almacén y de la capacidad de las estanterías.
El espacio es una limitación oculta en muchas operaciones de almacén. Cuando los responsables no pueden evaluar con claridad la capacidad disponible, las decisiones sobre las entradas se toman de forma reactiva y el espacio se aprovecha de manera menos eficiente. La visibilidad en tiempo real permite tomar decisiones mejores y con mayor antelación.
Visibilidad del mapa en 3D
– Luke, responsable de TI y del almacén
“Lo que más me gusta de Clarus, y lo voy a destacar un montón, es el Mapa de 3D Warehouse. Es una función genial. Nos da visibilidad a los directores: por la mañana puedo consultar en tiempo real qué espacio tenemos disponible en cada almacén y en cada estantería”.”
Para los responsables, esto supone una ventaja a la hora de planificar el día a día. Facilita una mejor distribución de las entradas de stock, reduce los reajustes de última hora y ayuda a la empresa a mantener el control a medida que aumentan los volúmenes.
Flujos de trabajo de generación de informes de clientes
Clarus también ha permitido a los clientes disponer de informes programados y visibilidad en tiempo real. JODA Freight puede configurar los informes con la periodicidad que necesite cada cliente, desde diarios hasta cada hora, y ofrecer así una experiencia de servicio más transparente.
Informes con cualquier periodicidad
“La generación de informes en tiempo real para el cliente es realmente buena. En cuanto a los informes programados, podemos acceder al sistema y configurarlos para que el cliente los reciba a diario, cada hora, semanalmente, mensualmente, anualmente o con la periodicidad que desee, en realidad”.”
– Luke, responsable de TI y del almacén
JODA Freight también describió el caso de un cliente que había adoptado un sistema de visualización en tiempo real de sus existencias, y señaló que esta visibilidad facilita la elaboración de indicadores clave de rendimiento (KPI) y refuerza la relación de trabajo.
Los clientes ven el stock en tiempo real
“Tenemos un cliente que se ha sumado a la iniciativa y dispone de una visión en tiempo real de sus existencias, y su opinión es: ”Es fantástico, puedo ver mis existencias en tiempo real en todo momento y puedo elaborar indicadores clave de rendimiento (KPI) a partir de ello”».”
– Luke, responsable de TI y del almacén
Se trata de un cambio significativo en la forma de gestionar las relaciones con los clientes. Cuando los clientes pueden consultar el estado de las existencias en tiempo real, la conversación deja de centrarse en estar al tanto de las novedades para centrarse más bien en mejorar el rendimiento de forma conjunta.
Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica
Precisión de las existencias según 99%
JODA Freight ha registrado una clara mejora en la precisión de sus existencias tras adoptar el sistema Clarus WMS e incorporar comprobaciones periódicas de PI y recuentos de existencias.
Durante el primer año, la precisión aumentó hasta situarse en un rango comprendido entre 90% y 97%. En el segundo año, JODA Freight alcanzó una precisión de stock de 99%.
Esta mejora permite responder más rápidamente a las necesidades de los clientes, planificar mejor y reducir las interrupciones provocadas por las discrepancias entre el stock previsto y el real.
Resumen de existencias (versión resumida)
Los inventarios que antes llevaban semanas realizar con Excel ahora se pueden completar en un día, y los inventarios de fin de año se realizan en dos o tres días.
Ese cambio es tanto operativo como cultural. El almacén puede mantener el control sin interrumpir el servicio habitual, y los responsables pueden centrarse en el crecimiento y la mejora en lugar de en largos procesos de conciliación.
De semanas a un día
“El inventario, que antes se hacía en una hoja de cálculo de Excel y llevaba semanas, ahora lo podemos completar en un día”.”
– Luke, responsable de TI y del almacén
Planificación de la capacidad en tiempo real
El mapa 3D del almacén ofrece a la dirección una visión en tiempo real del espacio disponible en los almacenes y las estanterías. Esto permite una mejor planificación diaria y reduce el riesgo de que surjan imprevistos relacionados con la capacidad a medida que JODA Freight se expande.
Visibilidad del mapa en 3D
“Lo que más me gusta de Clarus, y lo voy a repetir hasta la saciedad, es el mapa 3D del almacén. Es una función genial. Nos ofrece una gran visibilidad a los directores: por las mañanas puedo echar un vistazo y ver qué espacio tenemos en cada almacén y en cada estantería, en directo y en tiempo real”.”
– Luke, responsable de TI y del almacén
Relaciones más sólidas con los clientes
La mejora de la información a los clientes se ha logrado gracias a informes programados y, al menos en un caso, una vista en tiempo real del inventario que permitió la elaboración de indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto reforzó la relación con el cliente gracias a la transparencia y a la visibilidad continua.
Los clientes ven el stock en tiempo real
“Tenemos un cliente que se ha sumado a la iniciativa y dispone de una visión en tiempo real de sus existencias, y su opinión es: ”Es fantástico, puedo ver mis existencias en tiempo real en todo momento y puedo elaborar indicadores clave de rendimiento (KPI) a partir de ello”».”
– Luke, responsable de TI y del almacén
Reflexiones de los clientes y lecciones aprendidas
La visibilidad se convierte en servicio
La experiencia de JODA Freight demuestra la rapidez con la que la transparencia se convierte en parte integrante del producto en el ámbito moderno del almacenamiento y la distribución. Los informes en tiempo real y los informes programados reducen la dependencia de las actualizaciones manuales y ayudan a los clientes a sentir que tienen el control de su situación de inventario.
Compuestos de precisión
El paso de no disponer de ningún sistema y de un control basado en Excel a una precisión de 99% pone de manifiesto que el rendimiento operativo mejora por etapas. El sistema de gestión de almacenes (WMS) sienta las bases, y la disciplina en los procesos lo mantiene y lo refuerza con el tiempo.
El liderazgo gana influencia
El mapa 3D del almacén nos recuerda que no todo el valor del sistema de gestión de almacenes (WMS) se limita a las “tareas administrativas”. La visibilidad en tiempo real de la capacidad ayuda a los responsables a tomar mejores decisiones con mayor antelación, lo cual cobra mayor importancia a medida que aumenta la utilización del almacén y crece el rendimiento.
Tu camino hacia el éxito con el WMS
La trayectoria de JODA Freight, desde la gestión de existencias mediante Excel hasta un sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube con una precisión de existencias del 99%, muestra lo que ocurre cuando una empresa de almacenamiento y distribución en expansión invierte en control, rapidez y transparencia para el cliente.
Los resultados más prácticos son evidentes: los inventarios se han reducido de varias semanas a un solo día, los recuentos de fin de año se completan en dos o tres días y se ofrece apoyo a los clientes mediante informes en tiempo real, informes programados y visibilidad en tiempo real, al menos en un caso.
Si tu empresa sigue dependiendo de hojas de cálculo, o si los recuentos de existencias te llevan semanas y perturban el servicio habitual, un sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube puede convertir el control de existencias en un proceso repetible que se adapte al ritmo de tu crecimiento.
Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu almacén a mejorar la precisión, agilizar el control de existencias y ofrecer la transparencia que los clientes esperan cada vez más.