El seguimiento de lotes y partidas es uno de los controles más importantes en la distribución alimentaria, ya que aúna en un solo proceso la seguridad de los productos, el cumplimiento normativo, la reducción de residuos y la confianza de los clientes. Cuando el seguimiento de lotes y partidas es deficiente, los distribuidores alimentarios pierden visibilidad sobre la vida útil, la trazabilidad y la preparación para las retiradas de productos. Cuando el seguimiento de lotes y partidas es eficaz, la empresa puede gestionar sus existencias con mayor confianza, aislar los problemas más rápidamente y proteger las relaciones con los clientes cuando surge algún contratiempo.
Esto es importante en un mercado alimentario en el que la complejidad logística no deja de aumentar. La Oficina Nacional de Estadística constató que el número de locales comerciales del Reino Unido clasificados como «transporte y almacenamiento» fue 88% mayor en 2021 que en 2011. En el ámbito de la distribución alimentaria, ese crecimiento suele traducirse en más clientes, más puntos de manipulación, más existencias con plazos de caducidad ajustados y una mayor necesidad de un seguimiento de lotes y partidas que funcione en tiempo real, y no solo en una hoja de cálculo a posteriori.
Fuente: El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo dorado de la logística”
El seguimiento de lotes y partidas también es importante porque la presión laboral deja menos margen para las rutinas manuales de trazabilidad. Descartes informó de que el 76% de los responsables de la cadena de suministro y la logística estaban experimentando una notable escasez de mano de obra, siendo las operaciones de almacén una de las funciones más afectadas, con un 56%. Chris Jones, vicepresidente ejecutivo de Industria en Descartes, afirmó que las organizaciones de cadena de suministro y logística “siguen teniendo dificultades para conseguir la mano de obra, los trabajadores cualificados y los líderes que necesitan para prosperar”. En la distribución alimentaria, esto significa que el seguimiento de lotes y partidas debe estar gestionado por un sistema y ser repetible. Si depende de la memoria o de notas marginales, se convierte en un punto débil ante la presión.
También existe un argumento directo relacionado con el desperdicio a favor de un mejor seguimiento de lotes y partidas. WRAP estima que el desperdicio alimentario en el Reino Unido ascendió a 10,7 millones de toneladas en 2021, incluidas 1,4 millones de toneladas procedentes de la industria transformadora, y señala que las partes comestibles del desperdicio alimentario posterior a la explotación agrícola tenían un valor de más de 21.8 mil millones de libras al año. El seguimiento de lotes y partidas no es la única solución al desperdicio alimentario, pero sí es una de las formas más claras de mejorar la rotación de existencias, reducir las bajas evitables y garantizar que las existencias con la fecha de caducidad adecuada lleguen al cliente adecuado en el momento adecuado.
Fuente: Excedentes y desperdicio de alimentos en el Reino Unido: datos clave
Según nuestra experiencia, el seguimiento de lotes y partidas mejora la distribución de alimentos cuando se aborda como una disciplina operativa activa, en lugar de como un mero requisito normativo. Esto implica registrar los identificadores adecuados en el momento de la recepción, vincularlos a fechas y ubicaciones, aplicar la lógica correcta de rotación de existencias y garantizar que las decisiones de retirada del mercado puedan tomarse con rapidez cuando sea necesario. Esta guía explica por qué es importante el seguimiento de lotes y partidas, qué exigen la legislación y las normas, y siete consideraciones prácticas que marcan la diferencia entre una trazabilidad que queda bien sobre el papel y una trazabilidad que funciona en el almacén.
Por qué es tan importante el seguimiento de lotes y partidas en la distribución de alimentos
El seguimiento de lotes y partidas es importante porque la distribución de alimentos depende de la trazabilidad. La Agencia de Normas Alimentarias (FSA) afirma que las empresas del sector alimentario son responsables de la seguridad de los alimentos que producen, distribuyen, almacenan o venden, y que deben poder rastrear a los proveedores de sus alimentos y a los clientes comerciales a los que han suministrado. La misma guía de referencia rápida de la FSA señala que la trazabilidad ayuda a realizar un seguimiento de los alimentos en la cadena de suministro y facilita la retirada o el recall precisos de alimentos no seguros en caso de que sea necesario. En términos sencillos, el seguimiento de lotes y partidas hace que la trazabilidad alimentaria sea viable.
La FSA también establece que las empresas deben disponer de información sobre la trazabilidad de sus proveedores y clientes comerciales, deben contar con sistemas y procedimientos para facilitar dicha información a las autoridades competentes cuando estas lo soliciten, y deben etiquetar o identificar los alimentos comercializados para facilitar su trazabilidad. Para los distribuidores de alimentos, esto significa que el seguimiento de lotes y partidas no es un simple detalle opcional. Forma parte de las normas operativas para la gestión responsable de los alimentos.
El seguimiento de lotes y partidas también influye en la confianza comercial. Si un cliente pregunta qué partida se le ha entregado, qué plazo de conservación le queda o si le ha llegado algún producto afectado, el distribuidor debería poder responder con rapidez y seguridad. Cuando el seguimiento de lotes y partidas es deficiente, esas conversaciones se vuelven lentas e inciertas. Cuando el seguimiento de lotes y partidas es eficaz, la comunicación con el cliente se vuelve más clara, las retiradas de productos se gestionan más rápidamente y las decisiones sobre la asignación de existencias son más fáciles de justificar.
¿Para qué sirven realmente los números de lote, los números de serie y los códigos de fecha?
En la distribución alimentaria, el seguimiento de lotes y series consiste en asignar un identificador único a un grupo específico de producción o manipulación y, a continuación, mantener ese identificador visible a medida que las existencias se desplazan a lo largo de la cadena de suministro. En la práctica, los términos “lote” y “serie” suelen utilizarse de forma casi intercambiable. Las directrices de GS1 UK sobre la codificación de datos de producción en códigos de barras indican que el identificador de aplicación 10 es el código correspondiente al “número de lote o de serie”, lo que refleja la estrecha relación que existe entre ambos términos en muchos sistemas operativos.
El seguimiento de lotes y series gana en eficacia cuando se vincula a otros atributos del producto. GS1 UK señala que los códigos de barras también pueden codificar fechas de consumo preferente, fechas de venta, fechas de caducidad, pesos e información de envío. En otras palabras, el seguimiento de lotes y partidas no debe realizarse de forma aislada. Los sistemas de distribución alimentaria más eficaces vinculan el número de lote o partida, la lógica de fechas y la identidad logística, de modo que los equipos de almacén puedan tomar la decisión correcta en cada punto de contacto.
Por eso creemos que el seguimiento de lotes y partidas debe considerarse un marco de control, y no solo un método de numeración. Este sistema facilita la recepción, el almacenamiento, la rotación de existencias, la asignación, la expedición, la comunicación con los clientes y la gestión de retiradas de productos. Un código de lote sin un flujo de trabajo que lo respalde no es más que texto. El seguimiento de lotes y partidas resulta útil cuando el sistema de gestión de almacenes sabe cómo utilizarlo.
Siete aspectos a tener en cuenta para mejorar el seguimiento de lotes y partidas en la distribución alimentaria
1. Registrar correctamente los datos de lote y partida en el momento de la recepción
El primer aspecto a tener en cuenta en el seguimiento de lotes y series es el registro de la entrada de mercancías. Si el número de lote o de serie no se registra correctamente cuando llega el producto, todos los procesos posteriores pierden fiabilidad. Recomendamos cotejar las mercancías entrantes con el aviso de envío (ASN), la orden de compra o la información del proveedor, y confirmar los datos relativos al lote, la serie, la cantidad, el estado y la fecha antes de que las existencias se incorporen al inventario activo.
Las directrices sobre ASN de GS1 UK explican que un aviso previo de envío (ASN) puede incluir el plazo de entrega, el contenido, el número de cajas por palé, el peso, el tipo de embalaje, la información del pedido y la descripción del producto. El seguimiento de lotes y partidas resulta mucho más sencillo cuando se dispone de esa información antes de que lleguen las mercancías, ya que el equipo de recepción sabe qué debe comprobar y qué excepciones son las más importantes.
Fuente: Guía de implementación de mensajes ASN
2. Vincular el seguimiento de lotes y partidas al control de fechas
La segunda consideración en el seguimiento de lotes y partidas es la gestión de las fechas. En la distribución de alimentos, un identificador de lote sin una lógica de fechas útil solo supone la mitad del control. Las directrices de la Agencia de Normas Alimentarias indican que es importante comprender las fechas de consumo preferente y de caducidad para garantizar la seguridad alimentaria y reducir el desperdicio de alimentos. Las directrices sobre etiquetado alimentario de GOV.UK son aún más directas: los alimentos preenvasados deben indicar una fecha de consumo preferente o de caducidad, y las empresas alimentarias deben transmitir la información requerida cuando vendan a otras empresas.
Fuente: Fechas de consumo preferente y de caducidad
Fuente: Etiquetado de los alimentos: cómo proporcionar información alimentaria a los consumidores
En la práctica, el seguimiento de lotes y partidas debe tener en cuenta, de forma conjunta, las normas relativas a la fecha límite de consumo, la fecha de consumo preferente y la vida útil específica de cada cliente. Un almacén puede saber exactamente qué lote tiene en stock y, aun así, distribuir el stock equivocado si la lógica de asignación ignora los requisitos de fecha del cliente. Por eso recomendamos tratar el seguimiento de lotes y partidas y el control de caducidad como un único proceso operativo, y no como dos procesos separados.
3. Utilizar códigos de barras y etiquetas logísticas estandarizados
El tercer aspecto a tener en cuenta en el seguimiento de lotes y partidas es la calidad de las etiquetas y la estructura de los códigos de barras. GS1 UK afirma que la precisión de los códigos de barras es de vital importancia y que se ha estimado que la mala calidad de los mismos en el Reino Unido supone un coste de entre 500 millones y 1.000 millones de libras al año. En la distribución alimentaria, esos costes se traducen en lecturas fallidas, errores en la preparación de pedidos, retrasos en la carga y una menor trazabilidad, precisamente cuando la rapidez es lo más importante.
Fuente: Códigos de barras: cómo utilizarlos correctamente
GS1 UK también señala que el código GS1-128 se utiliza principalmente en logística y distribución alimentaria, donde se necesitan datos adicionales —como números de lote, fechas de consumo preferente o referencias de envío— para facilitar la trazabilidad y el control de existencias. Esto justifica de forma muy clara la necesidad de la estandarización. El seguimiento de lotes y partidas resulta mucho más fiable cuando la estructura de la etiqueta se diseña pensando en el uso en el almacén, y no solo en la comodidad del proveedor.
Fuente: Obtener un código de barras para alimentos
Recomendamos diseñar las etiquetas en función de la decisión que deba tomarse en el almacén. Si el operario necesita confirmar el lote, la fecha y la unidad logística en cuestión de segundos, el código de barras y el texto legible a simple vista deben permitirle hacerlo a la primera. Un buen seguimiento de lotes y partidas debe reducir las dudas, no generarlas.
4. Utilizar el método FEFO o reglas de asignación específicas para cada cliente
El cuarto aspecto a tener en cuenta en el seguimiento de lotes y partidas es la lógica de asignación. El método FIFO puede funcionar en algunos entornos, pero la distribución de alimentos suele requerir el método FEFO o normas específicas para cada cliente basadas en la tolerancia de la vida útil, el plazo de servicio o los requisitos del minorista. El seguimiento de lotes y partidas solo mejora la distribución de alimentos cuando influye en qué existencias se recogen y envían realmente.
La página sobre alimentación y bebidas de Clarus WMS lo describe muy bien. En ella se indica que los distribuidores de alimentos deben enviar siempre primero los productos con fecha de caducidad más próxima para optimizar la seguridad alimentaria, minimizar el desperdicio y mantener la calidad que esperan los clientes. Creemos que ese es el estándar operativo adecuado. El seguimiento de lotes y partidas es valioso porque ayuda al almacén a elegir el stock adecuado, y no solo a identificarlo una vez que ya ha sido seleccionado.
Fuente: Logística de alimentos y bebidas
5. Las retiradas deben ser rápidas, concretas y estar respaldadas por pruebas
La quinta consideración sobre el seguimiento de lotes y partidas es la preparación para una retirada del mercado. La guía de referencia rápida de la FSA indica que, si se produce un incidente de seguridad alimentaria, puede ser necesario retirar o recuperar alimentos no seguros, y las empresas deben identificar qué producto y qué lotes se ven afectados. La guía también señala que cuanta más información se conserve, más fácil y rápido resultará identificar los alimentos afectados, mitigar los riesgos para los consumidores y ahorrar tiempo y dinero. Por lo tanto, el seguimiento de lotes y partidas es una de las herramientas de retirada más prácticas con las que puede contar un distribuidor.
Según nuestra experiencia, la capacidad de respuesta ante una retirada de productos mejora cuando el seguimiento de lotes y partidas es lo suficientemente detallado como para aislar el stock afectado sin inmovilizar más existencias de las necesarias. Esto protege a los consumidores, pero también protege los márgenes y las relaciones con los clientes. Una respuesta imprecisa ante una retirada suele indicar que existe una trazabilidad deficiente en algún punto del proceso.
6. Utiliza el seguimiento de lotes y partidas para reducir los residuos, no solo para demostrar el cumplimiento normativo
La sexta consideración sobre el seguimiento de lotes y partidas es la reducción de residuos. WRAP estima que el desperdicio total de alimentos en el Reino Unido ascendió a 10,7 millones de toneladas en 2021 y valora los alimentos comestibles desperdiciados tras su salida de la explotación agrícola en más de 21 800 millones de libras al año. El seguimiento de lotes y partidas no eliminará por sí solo el desperdicio alimentario, pero ofrece a los distribuidores de alimentos una oportunidad mucho mayor de controlar las existencias con fecha de caducidad, rotarlas adecuadamente y evitar pérdidas evitables.
Fuente: Excedentes y desperdicio de alimentos en el Reino Unido: datos clave
Creemos que es aquí donde el seguimiento de lotes y partidas cobra una importancia estratégica. Permite gestionar mejor la vida útil, intervenir antes en los lotes de baja rotación y realizar una asignación más inteligente cuando los clientes tienen expectativas diferentes en cuanto a las fechas. El cumplimiento normativo sigue siendo importante, por supuesto, pero el seguimiento de lotes y partidas adquiere un valor mucho mayor cuando también protege la rentabilidad.
7. Revisa y adapta tu proceso de seguimiento de forma continua
El séptimo aspecto a tener en cuenta en el seguimiento de lotes y partidas es la revisión. Las directrices de la Agencia de Normas Alimentarias indican que los sistemas de trazabilidad deben revisarse periódicamente, y fomentan la trazabilidad de los procesos internos para cotejar las entradas y las salidas y garantizar una mayor visibilidad a lo largo de toda la cadena de suministro. Este es un punto crucial. El seguimiento de lotes y partidas no es algo que un distribuidor deba establecer una sola vez y dar por sentado que seguirá siendo eficaz para siempre.
Las normas de los clientes cambian. La gama de productos cambia. Las expectativas de los minoristas cambian. Por lo tanto, el seguimiento de lotes y partidas debe revisarse mediante ejercicios rutinarios de trazabilidad, comprobaciones de la rotación de existencias, simulaciones de retiradas de productos y comentarios del almacén. Los mejores sistemas no se limitan a almacenar datos. Ayudan a la empresa a detectar cuáles son los puntos débiles antes de que una auditoría o una retirada de productos los ponga de manifiesto.
Los retos a los que suelen enfrentarse los distribuidores de alimentos y cómo los abordamos
La mayoría de los problemas relacionados con el seguimiento de lotes y partidas no se deben a la falta de información, sino a la fragmentación. El lote figura en un documento, la fecha aparece impresa en otro sitio, el almacén gestiona las existencias con un código distinto y la comunicación con los clientes se basa en una hoja de cálculo independiente. Técnicamente, la empresa dispone de la información, pero no en un formato que facilite el control de la distribución de alimentos.
Por eso nos centramos en que el seguimiento de lotes y partidas forme parte de la gestión habitual del almacén, en lugar de ser un proceso secundario. En Clarus WMS, creemos que el sistema debe registrar los datos de lotes, partidas y caducidad en el momento de la recepción, utilizar esa información para controlar el movimiento y la asignación de existencias, y ponerla a disposición de forma inmediata en caso de que se produzca una retirada del mercado o una consulta. Nuestra página sobre soluciones para el sector de la alimentación y las bebidas lo deja claro: el sistema está diseñado para gestionar fácilmente las fechas de caducidad, mantener los productos a la temperatura adecuada y agilizar los procedimientos de retirada mediante el rastreo y la eliminación rápidos de los artículos afectados.
Fuente: Logística de alimentos y bebidas
Campeys es un ejemplo ilustrativo de Clarus, ya que la empresa necesitaba implantar rápidamente unos controles rigurosos en la distribución de alimentos. Según su caso de éxito, implementaron el SGA de Clarus en menos de dos meses, obtuvieron la calificación AA de BRCGS y lograron trazabilidad en tiempo real y escalabilidad para respaldar su crecimiento. Esto es importante porque el seguimiento de lotes y partidas no consiste únicamente en satisfacer a los auditores, sino en crear un sistema de control de la distribución alimentaria en tiempo real en el que los equipos y los clientes puedan confiar cada día.
Fuente: Cómo Campeys obtuvo la calificación AA de BRCGS con Clarus
JODA es otro buen ejemplo. Su caso de éxito con Clarus indica que lograron una precisión de inventario del 99%, obtuvieron visibilidad en tiempo real y pasaron de realizar inventarios lentos a una operación mucho más controlada. Para el seguimiento de lotes y partidas, ese tipo de visibilidad es muy valiosa, ya que refuerza la confianza en la ubicación real del inventario sujeto a fechas de caducidad y trazable. En nuestra opinión, la confianza en el stock y la confianza en la trazabilidad suelen aumentar de forma conjunta.
Fuente: Ayudando a JODA a alcanzar una precisión en las existencias de 99%
¿Estás listo para mejorar el seguimiento de lotes y partidas?
El seguimiento de lotes y partidas no solo debe servir para garantizar el cumplimiento normativo. Debe hacer que la distribución de alimentos sea más segura, más rápida y más fácil de gestionar en situaciones de presión. Cuando el seguimiento de lotes y partidas se integra en los procesos de recepción, control de fechas, etiquetado, asignación, planificación de retiradas y rutinas de revisión, el almacén obtiene algo más que trazabilidad. Gana confianza operativa.
Nuestro consejo es que empieces por aquellos aspectos del seguimiento de lotes y series que te parezcan más deficientes en la actualidad. Analiza la precisión de las entradas, la visibilidad de las fechas, la calidad de las etiquetas, la lógica de asignación, la preparación para las retiradas de productos y el número de consultas que aún requieren una investigación manual. Esos suelen ser los ámbitos en los que el seguimiento de lotes y series generará valor operativo más rápidamente.
En Clarus WMS, creemos que el seguimiento de lotes y partidas debe resultar práctico en el almacén y transmitir confianza a los clientes. Cuando el sistema permite rastrear las existencias desde su recepción hasta su envío y facilita automáticamente una rotación adecuada del stock, resulta más fácil confiar en la distribución de alimentos.
Referencias
Fuente: El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo dorado de la logística”
Fuente: Excedentes y desperdicio de alimentos en el Reino Unido: datos clave
Fuente: Fechas de consumo preferente y de caducidad
Fuente: Etiquetado de los alimentos: cómo proporcionar información alimentaria a los consumidores
Fuente: Guía de implementación de mensajes ASN
Fuente: Obtener un código de barras para alimentos
Fuente: Códigos de barras: cómo utilizarlos correctamente
Fuente: Logística de alimentos y bebidas
Fuente: Cómo Campeys obtuvo la calificación AA de BRCGS con Clarus
Fuente: Ayudando a JODA a alcanzar una precisión en las existencias de 99%
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