A Barcode-Scanner Das System verwandelt den langsamsten und fehleranfälligsten Teil der Lagerarbeit – das manuelle Bewegen und Zählen von Lagerbeständen – in eine schnelle, verifizierte digitale Erfassung. Wenn Sie ein Lager, einen Lagerraum oder einen wachsenden Distributionsbetrieb betreiben, ist ein Barcode-Scanner-System in der Regel die Investition mit der höchsten Rendite, die Sie tätigen können. Dieser Leitfaden erklärt, wie Barcode-Scanner funktionieren, welche Typen es gibt, wie Sie die richtige Hardware und Software auswählen und wie Sie ein Barcode-Inventarsystem von Grund auf einrichten.
Wir halten es praxisnah. Am Ende wissen Sie, was Sie kaufen, was Sie ausdrucken, wen Sie schulen müssen und wie Sie die Fehler vermeiden, die die meisten ersten Versuche still und leise zum Scheitern bringen.
Was ist ein Barcode-Scanner-System?
Ein Barcode-Scannersystem besteht aus einer Kombination aus Scan-Hardware, bedruckten Barcode-Etiketten und einer Bestandsverwaltungssoftware, die Bestandsbewegungen automatisch erfasst, sobald Artikel gescannt werden. Anstatt dass jemand einen Code abliest und manuell eingibt, erfasst der Scanner diesen sofort, und die Software aktualisiert Bestandsmenge, Standort und Status in Echtzeit.
Es gibt verschiedene Bezeichnungen für dasselbe. Man spricht von Barcode-Bestandsverwaltungssystem, Lager-Barcodesystem oder Bestandsverwaltungssystem mit Barcode-Scanner. Alle diese Begriffe beschreiben denselben dreiteiligen Aufbau: ein Gerät zum Lesen des Codes, ein Gerät zum Drucken des Codes und eine Software, die die Daten auswertet. Der Mehrwert liegt nicht in einem einzelnen Bestandteil, sondern in dem Kreislauf, den diese Komponenten gemeinsam bilden.
Anleitungen wie inFlow-Übersicht über Barcode-Systeme für die Bestandsverwaltung Man muss es richtig einordnen: Der Barcode ist lediglich ein Identifikator. Das System ist das, was in dem Moment geschieht, in dem dieser Identifikator gelesen wird.
Grundlagen: Was ist eigentlich ein Barcode?
Ein Barcode ist ein maschinenlesbares Muster, das eine Datenangabe speichert, in der Regel eine Produkt- oder Artikelnummer. Wenn ein Scanner diesen Barcode einliest, wird diese Nummer in Ihrer Datenbank abgeglichen, in der alle weiteren Informationen gespeichert sind: Beschreibung, Preis, Standort, Menge, Charge, Verfallsdatum. Der Barcode selbst enthält nur sehr wenige Informationen. Er ist ein schneller, zuverlässiger Verweis auf einen Datensatz.
1D- vs. 2D-Barcodes
Es gibt zwei große Produktfamilien, und dieser Unterschied spielt bei der Auswahl der Hardware eine Rolle.
- 1D-Barcodes (lineare Barcodes): Die bekannten Strichcodes, die man auf Produktverpackungen sieht, wie beispielsweise UPC, EAN und Code 128. Sie enthalten eine begrenzte Anzahl von Ziffern oder Zeichen und werden von links nach rechts gelesen. Sie sind kostengünstig zu drucken, werden weltweit unterstützt und eignen sich ideal für die meisten Bestandsverwaltungszwecke.
- 2D-Barcodes: Muster aus Quadraten und Punkten, wie beispielsweise QR-Codes und Data-Matrix-Codes. Sie können weitaus mehr Daten enthalten, darunter URLs, Chargennummern und Verfallsdaten, und lassen sich auch dann noch lesen, wenn sie teilweise beschädigt sind. Sie bieten mehr Informationen auf kleinerem Raum, was sich besonders für kleine Bauteile und regulierte Waren eignet.
Das Fazit für die Praxis: Wenn Sie ausschließlich 1D-Codes scannen, reicht ein einfacher Laserscanner aus. Sobald Sie QR- oder Data-Matrix-Codes benötigen oder sich diese Option für die Zukunft offenhalten möchten, sollten Sie einen Imager kaufen. Mehr dazu weiter unten.
Wie funktionieren Barcode-Scanner?
Jeder Barcode-Scanner erfüllt seine Aufgabe in drei Schritten. Er beleuchtet den Barcode, erfasst das Muster des reflektierten Lichts, entschlüsselt dieses Muster dann in die darin enthaltenen Daten und sendet diese an Ihre Software. Die Lichtquelle und der Sensor unterscheiden sich je nach Scannertyp, das Prinzip ist jedoch identisch.
Arten von Barcode-Scannern
Es gibt vier gängige Technologien, und jede davon hat ihren natürlichen Anwendungsbereich.
- Laserscanner: Ein Laserstrahl fegt über einen 1D-Barcode, und ein Sensor erfasst die Reflexion. Schnell, genau und kostengünstig bei linearen Codes, allerdings können sie keine 2D-Barcodes lesen. Nach wie vor das Arbeitspferd an den Kassen im Einzelhandel und in einfachen Lagerräumen.
- CCD-/Bildscanner (lineare Bildsensoren): Diese erfassen den Barcode wie eine winzige Kamera mithilfe einer Reihe von Sensoren. Sie sind langlebiger als Laserscanner, da sie keine beweglichen Teile enthalten, und können Codes auf Bildschirmen besser lesen. Die meisten lesen nur 1D-Codes, allerdings sind auch 2D-Imager weit verbreitet.
- Kamerabasierte (Flächenbildsensor-)Scanner: Eine Kamera fotografiert den Code, und eine Software entschlüsselt ihn. Auf diese Weise lassen sich sowohl 1D- als auch 2D-Barcodes lesen, auch von beschädigten oder gekrümmten Oberflächen. Diese Technologie steckt auch hinter jeder Scan-App auf Smartphones.
- Stift- (Stab-)Scanner: Ein einfacher Lesestift wurde über den Barcode gezogen. Kostengünstig und robust, aber langsam und von der Technik abhängig. In modernen Betrieben selten anzutreffen, meist in älteren Systemen mit geringem Datenaufkommen zu finden.
Zebra, einer der größten Hardwarehersteller, bietet in seinem eine nützliche Übersicht über die Software, die mit diesen Geräten kompatibel ist. Ressourcen für Scanner-Software. Die Hardware ist nur die halbe Miete. Die Dekodierqualität und der dahinterstehende Arbeitsablauf entscheiden darüber, wie gut sich das System in einem geschäftigen Arbeitsbereich bewährt.
Wie funktioniert ein Lagerverwaltungssystem mit Barcode-Scanner?
Ein Bestandsverwaltungssystem mit Barcode-Scanner funktioniert so, dass jeder Scan in Echtzeit mit einem Bestandsdatensatz verknüpft wird. So werden Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Verpackung und Versand in dem Moment, in dem ein Artikel gescannt wird, in derselben Live-Datenbank aktualisiert. Niemand muss Daten erneut eingeben, und die auf dem Bildschirm angezeigte Stückzahl stimmt mit der Stückzahl im Regal überein.
Gehen wir einmal den tatsächlichen Ablauf der Lagerbewegungen durch: Eine Lieferung trifft ein, und jemand scannt jedes Produkt ein, damit das System weiß, was vor Ort vorhanden ist. Der Scanner weist dann einen Lagerplatz zu und bestätigt die Einlagerung. Wenn eine Bestellung eingeht, erstellt das System eine Kommissionierliste, und der Kommissionierer scannt jeden Artikel, um nachzuweisen, dass er den richtigen Artikel entnommen hat. Beim Verpacken wird die Bestellung vor dem Versand durch einen abschließenden Scan überprüft. Jeder dieser Scans ist ein mit einem Zeitstempel versehenes, geprüftes Ereignis.
Genau hier spielt ein Lagerverwaltungssystem seine Stärken aus. Das Scannen ohne dahinterstehende Software verlagert die Dateneingabe lediglich auf ein anderes Gerät. Erst das Scannen in Verbindung mit echten Arbeitsabläufen sorgt für Genauigkeit. Scandits Leitfaden zum Scannen von Barcodes in der Bestandsverwaltung kommt zu demselben Schluss: Der Scan ist der Auslöser, das System ist der Wert. Ein umfassenderes Bild davon, wie das alles zusammenhängt, finden Sie in unserem Leitfaden zu Bestandsverfolgung mit einem WMS.
Vorteile eines Barcode-Scanner-Systems für Unternehmen
Der größte Vorteil ist die Genauigkeit, doch es lohnt sich, genauer darauf einzugehen, warum das so ist. Manuelle Kommissionierlisten führen zu einem vorhersehbaren Fehlermuster. Menschen lesen Handschrift unterschiedlich, entwickeln ihre eigenen Abkürzungen und machen die meisten Fehler in Spitzenzeiten, wenn sie unter größtem Druck stehen. Die Scan-Überprüfung durchbricht diesen Kreislauf direkt am Ort der Eingabe, da der Barcode entweder mit der Bestellung übereinstimmt oder das System den Mitarbeiter stoppt.
Neben der Genauigkeit bietet ein Barcode-Scanner-System folgende Vorteile:
- Geschwindigkeit: Ein Scan dauert nur den Bruchteil einer Sekunde. Bei Tausenden von Vorgängen pro Tag summiert sich das zu einer erheblichen Arbeitsersparnis, was angesichts des angespannten Arbeitsmarktes im britischen Lagerwesen von großer Bedeutung ist.
- Echtzeit-Transparenz: Man weiß immer, was man hat und wo es sich befindet, anstatt sich auf eine Bestandsaufnahme zu verlassen, die letzten Dienstag noch korrekt war.
- Rückverfolgbarkeit: Jede Bewegung wird protokolliert, sodass Sie den gesamten Verlauf eines Artikels zurückverfolgen können. Dies ist für Rückrufe, Audits und die Beilegung von Streitfällen unerlässlich.
- Weniger Inventuren: Wenn das System Tag für Tag präzise arbeitet, wird die jährliche Abschaltung für eine vollständige Zählung verkürzt oder entfällt ganz.
Wenn Sie die allgemeinen Argumente für die Software-Ebene abwägen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema Lagerverwaltungssysteme behandelt die Vorteile ausführlich.
So richten Sie ein Barcode-Bestandsverwaltungssystem ein
Hier kommt der Teil, den die meisten Anleitungen nur am Rande erwähnen. Die Einrichtung eines Barcode-Bestandsverwaltungssystems erfolgt in mehreren Schritten, und wenn man einen Schritt überspringt, geraten Projekte ins Stocken. Befolgen Sie die Schritte der Reihe nach.
1. Wählen Sie Ihren Scanner aus
Passen Sie die Hardware an die jeweiligen Aufgaben an. Für die Kommissionierung in Lagern mit hohem Durchsatz sind robuste, kabellose Handheld-Geräte erforderlich. In einem kleinen Lagerraum kann ein Smartphone durchaus ausreichen. Entscheiden Sie vor dem Kauf, ob Sie 2D-Unterstützung benötigen, da eine nachträgliche Umrüstung kostspielig ist.
2. Wählen Sie Ihre Bestandsverwaltungssoftware aus
Das ist die wichtigste Entscheidung, nicht der Scanner. Die Software ist es, die aus Scans präzise Bestandsdaten, Kommissionierabläufe und Berichte macht. Entscheiden Sie sich für eine Bestandsverwaltungssoftware mit integrierter Barcode-Scanner-Unterstützung, nicht für eine nachträglich angefügte. Für den Lagerbetrieb ist ein speziell entwickeltes WMS einem generischen Bestandsverwaltungstool überlegen, da es nicht nur Bestandserfassungen durchführt, sondern auch Einlagerungslogik, Kommissionierrouten, Chargenkontrolle und Versand abwickelt.
3. Erstellen Sie Ihre Barcodes
Entscheiden Sie, ob Sie interne Barcodes oder GS1-Barcodes (siehe weiter unten) benötigen, und generieren Sie anschließend für jede SKU einen eindeutigen Code. Ihre Software sollte dies für Sie übernehmen. Achten Sie darauf, das Nummerierungsschema von Anfang an einheitlich beizubehalten.
4. Drucken Sie Ihre Etiketten aus und bringen Sie sie an
Drucken Sie Etiketten auf einem geeigneten Etikettendrucker aus, nicht auf einem Büro-Tintenstrahldrucker, und bringen Sie sie einheitlich an – soweit möglich an derselben Stelle auf jedem Artikel. Einheitlichkeit sorgt für schnelles Scannen.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Schulen Sie das Team in den tatsächlichen Arbeitsabläufen, die es nutzen wird, und nicht in der Theorie. Der häufigste Schwachpunkt ist nicht die Software. Es ist die Annahme, dass die Implementierung lediglich aus einer Datenmigration besteht, während die schwierigere Aufgabe darin besteht, die tatsächlichen Bewegungsabläufe Ihres Teams im Lager abzubilden.
6. Das System testen
Führen Sie zunächst einen Pilotversuch für eine Produktgruppe oder einen Bereich durch, bevor Sie flächendeckend an den Start gehen. Scannen, kommissionieren und verpacken Sie die Waren und überprüfen Sie, ob die Zahlen übereinstimmen. Beheben Sie etwaige Mängel, solange dies noch kostengünstig ist.
7. Behalten Sie den Bestand im Blick
Sobald das System in Betrieb ist, kommt es vor allem auf Disziplin an. Jede Bewegung wird jedes Mal erfasst. Das System ist nur so genau wie der letzte Scan, den jemand übersprungen hat. Unser Leitfaden zur Lagerkommissionierung geht näher darauf ein, wie man das systematische Scannen in den täglichen Kommissionieralltag integrieren kann.
Die Wahl des richtigen Barcode-Scanners
Einige Faktoren entscheiden darüber, welchen Barcode-Scanner für den Lagerbetrieb Sie kaufen sollten.
- Smartphones vs. spezielle Scanner: Smartphones sind günstig und eignen sich gut für geringe Datengenauigkeit oder als Barcode-Bestandserfassungssystem für kleine Unternehmen. Spezielle, robuste Geräte punkten hingegen bei Geschwindigkeit, Akkulaufzeit, Langlebigkeit und der Einhandbedienung in einem geschäftigen Lager.
- Kabelgebunden vs. kabellos: Kabelgebundene Scanner eignen sich für feste Standorte wie einen Verpackungstisch oder ein Kassensystem mit einem Barcode-Scanner an der Kasse. Drahtlose Geräte sind überall dort unverzichtbar, wo sich der Bediener bewegt – was auf den größten Teil eines Lagers zutrifft.
- Intelligente Scanner / Scanner für hohe Durchsatzmengen: Android-basierte Handheld-Computer führen Ihre WMS-App direkt auf dem Gerät aus, sodass der Bediener die Kommissionieranweisung sieht und die Artikel auf demselben Bildschirm scannen kann. Dies ist der Standard für einen hohen Lagerdurchsatz.
- Formfaktor: Handheld-Scanner, tragbare Ringscanner oder fest installierte Scanner – treffen Sie Ihre Wahl je nachdem, ob die Bediener beide Hände frei haben müssen.
Fachhändler wie beispielsweise Das Barcode-Lager und Seton Führen Sie das gesamte Sortiment, wenn Sie Geräte direkt miteinander vergleichen möchten.
Drucken von Barcode-Etiketten
Ein Scanner ist nur so gut wie das Etikett, das er liest. Wenn Sie die Etiketten richtig drucken, wird das Scannen zum Kinderspiel.
- Wählen Sie einen Etikettendrucker aus: Thermodruckdrucker sind der Standard. Der Thermodirektdruck eignet sich für Etiketten mit kurzer Lebensdauer, der Thermotransferdruck hingegen für langlebige Etiketten, die in Kühlräumen oder bei längerer Lagerung bestehen müssen.
- Entwerfen und drucken Sie Ihre Etiketten: Der Barcode sollte groß genug sein, damit er problemlos gescannt werden kann. Fügen Sie darunter eine für Menschen lesbare Nummer ein und lassen Sie auf beiden Seiten ausreichend Freiraum. Das Layout wird von Ihrer Software oder einem Etikettendesigner übernommen.
- Tipps zur Beschriftung: Bringen Sie das Etikett nach Möglichkeit auf einer ebenen, sauberen Oberfläche an. Vermeiden Sie glänzende oder gewölbte Stellen, die den Scan beeinträchtigen könnten. Passen Sie das Etikettenmaterial an die Umgebung an – für Tiefkühlware ist ein tiefkühlgeeigneter Klebstoff erforderlich.
Interne Barcodes im Vergleich zu GS1-Barcodes
Das bereitet vielen Anfängern Schwierigkeiten. Es gibt zwei Arten von Barcodes, die Sie verwenden können.
- Interne Barcodes: Codes, die Sie selbst generieren und innerhalb Ihres eigenen Betriebs verwenden. Kostenlos, sofort verfügbar und ideal für die Bestandsverfolgung in Ihrem Lager. Niemand außerhalb Ihres Unternehmens muss diese Codes erkennen können.
- GS1-Barcodes: Weltweit eindeutige Codes, die über GS1 registriert werden und erforderlich sind, wenn Ihre Produkte über den Einzelhandel verkauft oder an der Kasse eines anderen Unternehmens gescannt werden. Für ein Unternehmenspräfix zahlen Sie eine Lizenzgebühr.
Die meisten Lager nutzen beides: GS1-Codes, die auf den Verpackungen der Lieferanten aufgedruckt sind, und interne Codes für alles, was nachverfolgt werden muss und noch nicht codiert ist. Eine gute Barcode-Scanner-Software für die Bestandsverwaltung verarbeitet beides problemlos.
Einsatz in verschiedenen Branchen
Ein Barcode-Scansystem passt sich flexibel an die jeweiligen Betriebsabläufe an. In einem Barcode-Scansystem für den Einzelhandel steuert das Scannen den Kassiervorgang und sorgt für einen synchronisierten Lagerbestand in den Regalen. Im Großhandel und Vertrieb überprüft es die Kommissionierung und beschleunigt den Versand. In der Lebensmittel- und Getränkebranche sorgt es für die Einhaltung der Verfallsdaten und ermöglicht schnelle Rückrufe, verbunden mit Lot- und Chargennummern-Verfolgung im Lager So können Sie jede betroffene Charge innerhalb von Minuten statt Stunden zurückverfolgen. In der Fertigung werden die Komponenten vom Wareneingang bis zur Produktion nachverfolgt. Der Barcode bleibt derselbe. Was sich ändert, ist der dahinterstehende Arbeitsablauf.
Ergebnisse aus der Praxis
Die Vorteile sind greifbar, wenn das System richtig eingesetzt wird. In unserer eigenen Zusammenarbeit mit 3PLs steigert die Scan-Überprüfung die Bestandsgenauigkeit durchweg von Werten im unteren 90er-Bereich auf 99% und darüber hinaus, da sich der Bestand nur ändert, wenn jemand scannt, und der Scan übereinstimmen muss. Schnellere, sauberere Daten reduzieren zudem den Zeitaufwand für Inventuren und Abgleiche. Das Muster wiederholt sich in allen Betriebsabläufen: Die Genauigkeit steigt, Streitfälle nehmen ab, und die jährliche Inventur ist kein großes Ereignis mehr.
Bewährte Verfahren für den Betrieb eines Barcode-Scanner-Systems
Der Kauf des Bausatzes ist der einfache Teil. Um die Zuverlässigkeit des Systems zu gewährleisten, ist kontinuierliche Disziplin erforderlich.
- Systemwartung und Updates: Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand. Cloud-native Systeme aktualisieren sich selbst, wodurch im Vergleich zu serverbasierten Tools, für die Sie selbst Patches installieren müssen, ein ganzer Bereich des Wartungsaufwands entfällt.
- Kontinuierliche Mitarbeiterschulung: Führen Sie bei Änderungen der Arbeitsabläufe und beim Eintritt neuer Mitarbeiter Schulungen durch. Ein einmalig ausgelassener Scan durch eine Person gefährdet die Daten aller Beteiligten.
- Datensicherheit und Datensicherung: Ihre Bestandsdaten sind ein Unternehmenswert. Entscheiden Sie sich für eine Software mit angemessenen Zugriffskontrollen, einem Prüfpfad und einem sicheren, durch Backups abgesicherten Hosting, damit der Verlust eines Geräts niemals den Verlust von Daten bedeutet.
Was kostet ein Barcode-Scanner-System?
Die Kosten lassen sich in drei Kategorien einteilen: Scanner, Etikettendrucker und Etiketten sowie die Software. Einstiegslösungen auf Smartphone-Basis für kleine Unternehmen können sehr kostengünstig sein, wenn Sie ein bereits vorhandenes Smartphone und einen einfachen Etikettendrucker nutzen. Robuste Handheld-Geräte für den Lagerbetrieb kosten pro Gerät zwar mehr, machen dies jedoch durch ihre Geschwindigkeit und Langlebigkeit wieder wett. Die Software stellt in der Regel die wiederkehrenden Kosten dar und ist ausschlaggebend für die Rentabilität.
Zum Vergleich: Clarus WMS ist ab 1.000 £ pro Monat im Rahmen von monatlich verlängerbaren Verträgen ohne langfristige Bindung erhältlich, und das Scannen von Barcodes ist eine Kernfunktion und kein Zusatzmodul. Dazu gehören ein anpassbarer Workflow-Generator für Handheld-Geräte wie Android-Scanner von Zebra und Honeywell, eine Echtzeit-Scanüberprüfung sowie die gesteuerte Einlagerung und Kommissionierung. Wenn Sie sehen möchten, wie es im Vergleich zu anderen Optionen abschneidet, finden Sie in unserer Übersicht über die Die beste Software für Lagerverwaltungssysteme für das Jahr 2026 vergleicht den Markt. (Lektor: Bitte überprüfen Sie vor der Veröffentlichung die aktuellen Preise.)
Sprechen Sie mit einem Lagerfachmann
Wenn Sie gerade Ihre Optionen abwägen und sehen möchten, wie ein speziell entwickeltes WMS in der Praxis funktioniert, lohnt es sich, mit Clarus ins Gespräch zu kommen. Wir arbeiten mit 3PL-Anbietern und Distributoren in ganz Großbritannien zusammen, um Lagerverwaltungssoftware zu implementieren, die sich Ihren Arbeitsabläufen anpasst – und nicht umgekehrt.
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