Verwaltung von Bestellungen über verschiedene Kanäle hinweg, Websites, Marktplätze, Telefonanrufe, Großhändler, ist wirklich komplex. Jede eingehende Bestellung muss erfasst, mit dem Lagerbestand abgeglichen, dem richtigen Lager zugeordnet und pünktlich versandt werden. Ein einziger Fehler, und schon kommt es zu verspäteten Lieferungen, Fehlbeständen und verärgerten Kunden.
Hier kommt die Software für das Auftragsmanagementsystem ins Spiel. Eine Auftragsverwaltungssystem (OMS) ist eine spezielle Plattform, die für die Abwicklung des gesamten Auftragslebenszyklus konzipiert ist: von der Auftragserfassung über die Auftragsabwicklung bis hin zum Kundendienst. Im Gegensatz zu allgemeiner Buchhaltungssoftware wurde ein OMS speziell entwickelt, um Auftragsabläufe zu optimieren, Bestände kanalübergreifend abzugleichen und Entscheidungsprozesse zu automatisieren.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, welche Aufgaben eine Software für das Auftragsmanagement erfüllt, wie sie sich von anderen Systemen unterscheidet, die Sie möglicherweise bereits nutzen, und worauf Sie bei der Bewertung von Lösungen für Ihr Unternehmen achten sollten.
Was ist eine Auftragsverwaltungssoftware?
Eine Auftragsverwaltungssoftware ist eine spezialisierte Plattform, die den Ablauf von Kundenaufträgen von der Erfassung bis zur endgültigen Auslieferung automatisiert. Sie erfasst Aufträge aus all Ihren Vertriebskanälen, bündelt sie an einem Ort und koordiniert die für die Auftragsabwicklung erforderlichen Prozesse in den Bereichen Lager, Logistik und Kundenkommunikation.
Eine gute OMS-Softwarelösung erfüllt mehrere wichtige Funktionen:
- Zentralisiert die Auftragserfassung: Erfasst Bestellungen von Ihrer Website, aus Marktplatzangeboten, über die mobile App, per Telefon und sogar aus Massen-Uploads von Großhandelspartnern – alles in einem System.
- Synchronisiert den Lagerbestand in Echtzeit: Verhindert Überverkäufe, indem die Lagerbestände bei jedem Verkauf sofort kanalübergreifend aktualisiert werden.
- Automatisiert die Abwicklungslogik: Entscheidet anhand von Standort, Lagerbestand und Servicelevel, welches Lager welche Bestellung versendet, und zwar ohne manuellen Eingriff.
- Verfolgt Sendungen von Anfang bis Ende: Verfolgt Bestellungen von der Kommissionierung und Verpackung bis zur Übergabe an den Spediteur und zur Zustellung, sodass Sie stets wissen, wo sich alles befindet.
- Verwaltet Bestellungen aus verschiedenen Kanälen: Bewältigt die Komplexität von Bestellungen, die verschiedene Auslieferungswege umfassen – einige aus Ihrem eigenen Lager, andere aus Drittanbieter-Logistik (3PL) Partner.
- Automatisiert die Kundenkommunikation: Versendet Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und Ausnahmemeldungen ohne manuellen Aufwand.
Stellen Sie sich die Software für das Auftragsmanagementsystem als die Schaltzentrale Ihres Fulfillment-Betriebs vor. Alles läuft darüber, und sie koordiniert die Abläufe aller Beteiligten – Lagerpersonal, Spediteure, 3PL-Partner und Ihre Kunden.
Auftragsverwaltungssoftware im Vergleich zu anderen Systemen: Worin besteht der Unterschied?
Möglicherweise nutzen Sie bereits eine Buchhaltungssoftware, ein Lagerverwaltungssystem oder eine ERP-Plattform. Wo passt nun ein OMS hinein, und unterscheidet es sich tatsächlich von einem ERP?
Unterscheidet sich ein OMS von einem ERP?
Ja, im Grunde genommen. Ein ERP (Enterprise-Resource-Planning-System) ist eine umfassende, unternehmensweite Plattform, die Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Bestandsverwaltung in einer einzigen Datenbank vereint. Sie wurde entwickelt, um Daten unternehmensweit zu verwalten.
Ein Auftragsverwaltungssystem ist speziell für einen Zweck konzipiert: die effiziente Verwaltung von Aufträgen. Es ist zwar in seinem Anwendungsbereich enger gefasst, bietet jedoch umfassendere Funktionen für auftragsbezogene Arbeitsabläufe. Ein ERP-System verfügt zwar möglicherweise über ein grundlegendes Auftragsmodul, ist jedoch nicht für die Komplexität der modernen Multi-Channel-Abwicklung optimiert.
Stellen Sie es sich so vor: Ein ERP-System ist so etwas wie ein Schweizer Taschenmesser für den Geschäftsbetrieb. Ein OMS ist ein Spezialmesser, das speziell dafür entwickelt wurde, Ordnung ins Bestellchaos zu bringen.
Viele erfolgreiche Unternehmen nutzen sowohl ein ERP-System für die Finanzberichterstattung und die Hauptbuchführung als auch ein OMS (oder eine eng integrierte Lagerverwaltungsplattform) für die Auftragsabwicklung und die Bestandssteuerung. Ein Lagerverwaltungssystem mit Schwerpunkt auf der Auftragsabwicklung übernimmt häufig die Aufgaben eines schlanken OMS, insbesondere für 3PL-Anbieter und Logistikunternehmen.
OMS vs. WMS: Sind das ein und dasselbe?
Nein. A Lagerverwaltungssystem (WMS) ist ein lagerspezifisches Tool, das die internen Abläufe optimiert: Kommissionierreihenfolgen, Verpackung, Personaleinsatz und Lagerdichte. Es beantwortet die Frage: “Wie transportiere ich Waren am effizientesten innerhalb meines Lagers?”
Ein OMS ist auftragsbezogen und stellt die Frage: “Wie kann ich diesen Auftrag über möglicherweise mehrere Lager oder Fulfillment-Partner hinweg abwickeln?” Ein OMS kommuniziert in der Regel mit einem WMS (oder mehreren WMS-Instanzen), um die Arbeitsabläufe zu koordinieren. Einige Plattformen vereinen beide Funktionen, insbesondere 3PL-orientierte Lösungen wie Clarus.
Wenn Sie die Auftragsabwicklung an einen 3PL-Partner auslagern, vereint dessen System wahrscheinlich WMS- und OMS-Funktionen. Erfahren Sie mehr über 3PL-Managementsysteme um zu sehen, wie moderne Plattformen sowohl die Lagersteuerung als auch die Auftragsabwicklung handhaben.
Die wichtigsten Funktionen moderner Software für das Auftragsmanagement
Nicht jede Software für Auftragsverwaltungssysteme ist gleich aufgebaut. Hier erfahren Sie, was Sie von einer modernen, speziell entwickelten Lösung erwarten können:
Auftragserfassung über mehrere Kanäle
Ihre Kunden kaufen auf unterschiedliche Weise bei Ihnen ein. Einige nutzen Ihre Website, andere kaufen über Amazon oder eBay, manche sind Großhandelspartner, die Großbestellungen per E-Mail oder über EDI-Dateien übermitteln. Ein geeignetes OMS erfasst Bestellungen aus all diesen Quellen und vereinheitlicht sie zur weiteren Bearbeitung in ein einheitliches Format.
Das ist wichtig, denn ohne diese Funktion müssen Sie Bestellungen manuell zwischen den Systemen verschieben, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Die besten Softwarelösungen für das Auftragsmanagement bieten direkte API-Anbindungen an die wichtigsten Marktplätze sowie maßgeschneiderte Integrationen für Großhandelspartner und EDI-Feeds.
Echtzeit-Bestandsabgleich
Man kann nicht verkaufen, was man nicht hat. Sobald ein Kunde online bestellt, muss sich Ihr Lagerbestand in diesem Kanal entsprechend verringern. Wenn im Lager ein neuer Wareneingang verbucht wird, muss Ihre Website darüber informiert werden.
Die Echtzeit-Synchronisation verhindert das Alptraumszenario, dass derselbe Artikel zweimal verkauft wird. Außerdem bedeutet dies, dass Sie keine unnötigen Sicherheitsbestände vorhalten müssen, um Synchronisationsverzögerungen auszugleichen. Für Unternehmen, deren E-Commerce-Auftragsverwaltungssoftware in ihre Lagerabläufe integriert ist, ist dies eine Grundvoraussetzung.
Intelligente Zuweisung und Routenführung
Wenn eine Bestellung eingeht, muss das System entscheiden: Welches Lager wickelt diese ab? Eine regelbasierte Engine berücksichtigt dabei Lagerbestände, Lagerkapazitäten, Versandzonen, sowie die Service-Level-Verpflichtungen und weist den Auftrag dann automatisch dem am besten geeigneten Standort zu. Es ist kein manueller Aufwand erforderlich.
Eine gute Auftragsverwaltungssoftware lernt im Laufe der Zeit ebenfalls dazu. Sie erfasst, welche Zuweisungsentscheidungen zu schnellen Lieferungen und zufriedenen Kunden geführt haben, und optimiert künftige Entscheidungen entsprechend.
Flexible Fulfillment-Strategien
Ihr Unternehmen wickelt wahrscheinlich nicht jede Bestellung auf dieselbe Weise ab. Möglicherweise werden einige Bestellungen aus Ihrem eigenen Lager versandt, andere im Drop-Shipping-Verfahren direkt von Lieferanten und wieder andere von einem 3PL-Partner. Ein OMS muss all diese Abläufe parallel bewältigen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Das System sollte es Ihnen außerdem ermöglichen, Bestellungen aufzuteilen: Ein Kunde bestellt fünf Artikel, aber in Ihrem Hauptlager sind nur zwei davon vorrätig. Das OMS versendet die verfügbaren Artikel automatisch sofort und stellt den Rest für später zurück – ganz ohne Eingreifen des Benutzers.
Großhandelsvertrieb und Auftragsabwicklung
Wenn Sie an Großhändler verkaufen oder selbst als Großhändler tätig sind, benötigen Sie ein OMS, das Großaufträge, Daueraufträge und Handelsbedingungen berücksichtigt. Lagerkosten verstehen Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sowohl Einzelhandels- als auch Großhandelskanäle mit unterschiedlichen Margenprofilen bedienen.
Mit einer guten Software für das Auftragsmanagement können Sie kundenspezifische Preise, Konditionen, Lieferzeiträume und Berichtsanforderungen festlegen, die dann bei jedem eingehenden Auftrag automatisch und ohne manuelle Einrichtung angewendet werden.
Integration von Versand und Logistik
Ihr OMS sollte direkt mit Ihren Carriern verbunden sein, DPD, DHL, UPS, Königliche Post, ganz gleich, welchen Anbieter Sie nutzen. Sobald eine Bestellung versandfertig ist, erstellt das System automatisch das Versandetikett, weist die Sendung je nach Paketgröße und Bestimmungsort dem richtigen Spediteur zu und sendet die Sendungsverfolgungsnummer automatisch an den Kunden.
Hier sparen Sie jeden Tag mehrere Stunden Zeit. Sie müssen sich nicht bei drei verschiedenen Anbieterportalen anmelden. Das System kümmert sich darum.
Was ist das beste Auftragsverwaltungssystem?
Es gibt nicht die eine “beste” Software für das Auftragsmanagement – das hängt von Ihrem Geschäftsmodell, der Komplexität Ihrer Vertriebskanäle und Ihren Wachstumsplänen ab. So können Sie jedoch eine Bewertung vornehmen:
Für reine E-Commerce-Unternehmen, Halten Sie Ausschau nach Plattformen wie Von SoftwareAdvice empfohlene Softwarelösungen für das Auftragsmanagement. Diese sind auf die Integration in Marktplätze und die Abwicklung großer Mengen einfacher Bestellungen spezialisiert.
Für den Großhandel und komplexe Multi-Channel-Abläufe, Du brauchst etwas Robusteres. Sage-Software für das Auftragsmanagement ist eine ausgereifte Plattform mit Funktionen für Unternehmen, deren Implementierung jedoch komplex sein kann. Microsoft Dynamics 365 Auftragsverwaltung bietet eine Cloud-native Architektur und eine enge Integration in das Microsoft-Ökosystem.
Für E-Commerce-Plattformen, die Salesforce nutzen, Salesforce-Auftragsverwaltungssystem passt wie angegossen und bietet eine integrierte Anbindung an die Salesforce Commerce Cloud sowie an Einstein AI für prädiktives Routing.
Für 3PL-Anbieter und Logistikdienstleister, Sie benötigen ein System, das speziell für den Lagerbetrieb entwickelt wurde und über integrierte OMS-Funktionen verfügt. Hier kommt beispielsweise Orderwise-Auftragsverwaltungssystem glänzt – es ist für Szenarien mit hohem Durchsatz, mehreren Lagern und mehreren Kunden ausgelegt.
Achten Sie bei der Bewertung auf Folgendes:
- Senderabdeckung: Lässt es sich mit den von Ihnen genutzten Marktplätzen und Partnern integrieren?
- Skalierbarkeit: Kann es Ihr erwartetes Auftragsvolumen ohne Leistungseinbußen bewältigen?
- Einfache Konfiguration: Wie lange dauert die Implementierung? Kann man Arbeitsabläufe ohne Programmieraufwand anpassen?
- Lagerintegration: Ist eine Anbindung an Ihr WMS möglich, oder benötigen Sie separate Systeme?
- Berichterstattung: Können Sie die Kennzahlen erfassen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind?
- Unterstützung Wie sieht die Erfolgsbilanz des Anbieters in Bezug auf Support und Updates aus?
Software für das Auftragsmanagementsystem für Ihr Geschäftsmodell
Ihr Geschäftsmodell bestimmt, welche OMS-Funktionen für Sie am wichtigsten sind.
3PL und Kontraktlogistik
Wenn Sie einen 3PL-Betrieb oder ein Vertragslager betreiben, ist Ihr OMS praktisch Ihr gesamtes Geschäft. Sie müssen Aufträge für mehrere Kunden verwalten, von denen jeder seine eigenen Erwartungen und Arbeitsabläufe hat. Erfahren Sie, wie Sie ein Lagerverwaltungssystem auswählen das auch die Auftragsabwicklung übernimmt – im Idealfall eines, das speziell für 3PL-Betriebe entwickelt wurde und nicht einfach aus einer generischen Plattform angepasst wurde.
Wichtigste Merkmale: Mandantenfähigkeit (Isolierung der Kundendaten), flexible Abrechnungsmodelle und umfassende Lagerintegration.
E-Commerce – Direktverkauf an Verbraucher
Sie verkaufen direkt an Verbraucher, möglicherweise über mehrere Vertriebskanäle hinweg. Ihr OMS muss schnell und schlank sein und eng mit Ihren Warenkörben und Marktplatz-Integrationen verzahnt sein. Geschwindigkeit ist entscheidend, da Sie große Mengen kleinerer Bestellungen abwickeln.
Wichtigste Funktionen: Echtzeit-Synchronisierung mit dem Marktplatz, automatische Auswahl des Versanddienstleisters und Kundenkommunikation.
Großhandel und Vertrieb
Sie verkaufen in großen Mengen an Wiederverkäufer, Großhändler oder Einzelhändler. Es gibt zwar weniger Bestellungen, diese sind jedoch umfangreicher, und die Kunden erwarten Funktionen wie EDI-Integration, kundenspezifische Preisgestaltung und detaillierte Berichte. Einblick in die Wareneingangsabläufe ist von entscheidender Bedeutung, da die Verwaltung der Wareneingänge direkten Einfluss darauf hat, ob Sie Großhandelsaufträge termingerecht ausführen können.
Wichtigste Funktionen: Auftragsannahme über EDI/API, kundenspezifische Regeln, Bearbeitung von Großaufträgen und Preisstufen für den Großhandel.
Erstellung eines Business Case für eine Software zur Auftragsabwicklung
Sie erwägen, in ein OMS zu investieren. Folgendes sehen Sie dabei in der Regel:
- Schnellere Auftragsabwicklung: Manuelle Arbeitsschritte dauern Minuten oder Stunden. Die automatisierte Routenplanung und Kommissionierung dauert nur Sekunden.
- Weniger Fehler bei der Auftragsabwicklung: Wenn das System Aufträge automatisch auf der Grundlage von Lagerbestand und Standort zuweist, kommissionieren Sie gleich beim ersten Mal den richtigen Artikel.
- Geringere Lagerkosten: Dank der Echtzeit-Synchronisation benötigen Sie weniger Sicherheitsbestand. Sie müssen keine Puffer vorhalten, um Synchronisationsverzögerungen auszugleichen.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Kunden erhalten ihre Bestellungen schneller und werden proaktiv über den Versandstatus informiert.
- Betriebliche Transparenz: Sie können genau nachvollziehen, wo sich jede Bestellung im Fulfillment-Prozess befindet, Engpässe erkennen und diese beheben.
- Geringerer manueller Aufwand: Ihr Team verbringt weniger Zeit damit, Daten zwischen Systemen zu übertragen, und mehr Zeit damit, sich um Ausnahmen und Kundenanliegen zu kümmern.
Der Zeitraum bis zur Amortisation hängt von Ihrer Unternehmensgröße ab. Ein kleines Unternehmen mit 50 Bestellungen pro Tag könnte den ROI bereits nach 12 Monaten erzielen. Ein mittelständisches Unternehmen mit mehr als 500 Bestellungen pro Tag über mehrere Kanäle hinweg könnte den ROI bereits nach 6 Monaten erzielen. Bei dieser Größenordnung machen allein die Einsparungen bei den Personalkosten die Kosten für die Software wieder wett.