La facturación 3PL es una de esas disciplinas de almacén que parece meramente administrativa hasta que surge algún problema. Cuando la facturación 3PL es lenta, inconsistente o demasiado manual, el impacto va mucho más allá del ámbito financiero. Los equipos de almacén dedican tiempo a demostrar lo que ha ocurrido en lugar de mover el stock. El servicio de atención al cliente se ve arrastrado a atender consultas sobre facturas. Los responsables de operaciones pierden confianza en los márgenes. Los clientes empiezan a cuestionar cargos que deberían haber quedado claros desde el principio. En una operación con múltiples clientes, la facturación 3PL no consiste solo en emitir facturas. Se trata de convertir la actividad del almacén en ingresos precisos y fiables.
Esto cobra mayor importancia ahora, ya que el mercado de los almacenes no deja de crecer en tamaño y complejidad. La Oficina Nacional de Estadística constató que el número de locales comerciales del Reino Unido clasificados como «transporte y almacenamiento» fue 88% superior en 2021 que en 2011. Para una empresa de logística 3PL, ese crecimiento suele significar más clientes, más líneas de servicio, mayor variedad de contratos y más presión para que la facturación 3PL sea precisa y se realice con mayor rapidez. En otras palabras, la vertiente comercial de la gestión de almacenes se complica a medida que aumentan las expectativas de los clientes.
Fuente: El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo dorado de la logística”
La presión laboral ha hecho que la facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) cobre aún más importancia. Descartes informó de que el 76% de los responsables de la cadena de suministro y la logística estaban sufriendo una notable escasez de mano de obra, siendo las operaciones de almacén una de las funciones más afectadas, con un 56%. Chris Jones, vicepresidente ejecutivo de Sector en Descartes, afirmó que las organizaciones de cadena de suministro y logística “siguen teniendo dificultades para conseguir la mano de obra, los trabajadores cualificados y los líderes que necesitan para prosperar”. Cuando los equipos de almacén están desbordados, la facturación de los 3PL no puede depender de hojas de cálculo de fin de mes, del registro manual de cargos o de que una sola persona recuerde qué tasas accesorias se aplican a cada cliente. El modelo de facturación tiene que funcionar en sintonía con la operación, no en su contra.
El riesgo comercial es mayor de lo que muchos operadores de 3PL creen. Extensiv afirma que el 82% de los almacenes de 3PL pierden ingresos debido a que no se registran los gastos mensuales de envío, recepción y almacenamiento, y sus datos también indican que los eventos facturables no registrados y los errores suponen alrededor del 3% de los ingresos mensuales por facturación. Aun teniendo en cuenta que se trata de datos comparativos de proveedores y no de un conjunto de datos de un organismo regulador público, la tendencia es clara: los procesos de facturación deficientes de los 3PL provocan pérdidas de ingresos de forma silenciosa y repetida.
Fuente: Facturación en el sector 3PL: cómo puede ayudar la tecnología
Por eso es tan importante la facturación centralizada de 3PL dentro de un sistema de gestión de almacenes (WMS). Un WMS bien diseñado no se limita a registrar el stock y los pedidos. Registra el almacenamiento, la manipulación, las tareas accesorias y las actividades específicas de cada cliente que generan eventos facturables. Convierte la realidad del almacén en claridad comercial. Según nuestra experiencia, ese es el verdadero cambio: la facturación 3PL deja de ser una tarea estresante de fin de mes y se convierte en un punto de control operativo en tiempo real que fomenta la confianza, la eficiencia y el crecimiento.
¿En qué consiste la facturación 3PL en un sistema de gestión de almacenes?
La facturación 3PL en un sistema de gestión de almacenes es el proceso de registrar las actividades del almacén facturables y convertirlas en facturas precisas para los clientes. Esto puede incluir el almacenamiento por palé, caja, ubicación o medida cúbica. Puede abarcar la gestión de la entrada de mercancías, la preparación de pedidos, el embalaje, el reetiquetado, el repaletizado, el cross-docking, las devoluciones, la gestión de contenedores, los servicios relacionados con el transporte y una larga lista de tareas accesorias que varían según el contrato. Una buena facturación 3PL en un WMS implica que esas actividades no se reconstruyan a posteriori a partir de notas en papel o exportaciones, sino que se registren como parte de la ejecución diaria del almacén.
Esto es lo que diferencia la facturación de un 3PL de la facturación genérica. Un almacén 3PL rara vez aplica una tarifa única. A un cliente se le puede cobrar el almacenamiento semanal con una cuota mínima. A otro se le puede cobrar el almacenamiento diario de palés más la manipulación por cada palé. A otro puede que le convenga que los periodos de facturación estén vinculados al cierre del mes, mientras que un cliente de comercio electrónico en rápido crecimiento puede preferir facturas semanales vinculadas a la actividad de preparación de pedidos. En un entorno manual, ese tipo de complejidad en la facturación 3PL se traduce rápidamente en retrasos e incoherencias. En un WMS bien configurado, se vuelve manejable porque las reglas residen en el sistema y no en la memoria de una persona.
Las directrices de facturación de Extensiv respaldan directamente esta opinión. En ellas se sostiene que la mejor práctica más importante en materia de facturación para los almacenes 3PL es la automatización, en particular el registro de cargos en tiempo real, ya que la facturación manual a final de mes ralentiza los ciclos y da lugar a errores costosos. El mismo artículo señala que el 47% de los almacenes 3PL mencionaron la automatización de la facturación como un factor clave para la implantación de software WMS. Esto nos recuerda que la facturación 3PL no es una función secundaria. Para muchos operadores, es una de las principales razones por las que la inversión en un WMS resulta rentable.
Fuente: Facturación en el sector 3PL: cómo puede ayudar la tecnología
Creemos que la definición más clara es la siguiente: la facturación 3PL es el aspecto comercial de la gestión de almacenes. Si el almacén ha trasladado, almacenado o manipulado un producto, o ha prestado algún servicio relacionado con él, el proceso de facturación 3PL debe poder identificarlo, valorarlo y justificarlo.
¿Por qué la facturación de los servicios 3PL sigue dando problemas en tantos almacenes?
Los mayores problemas de facturación de los proveedores de logística externos (3PL) suelen tener su origen en la fragmentación. La actividad del almacén se desarrolla en un lugar, los contratos con los clientes se gestionan en otro, y el departamento financiero tiene que unir ambas partes al final del periodo de facturación. Ahí es donde se pasan por alto algunos cargos, se cuelan líneas duplicadas y surgen disputas sobre las facturas. La encuesta sobre logística digital de McKinsey de 2024 señalaba que el panorama tecnológico de la logística sigue estando “extremadamente fragmentado” y que muchas empresas siguen teniendo dificultades con la calidad de los datos, la integración de sistemas y la gestión del cambio, incluso cuando los proyectos digitales están generando valor. Esta misma conclusión es relevante en la facturación de los 3PL: a menudo, el problema no es la falta de esfuerzo, sino que se trata de un esfuerzo descoordinado.
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El registro manual de los cargos es otra de las razones por las que falla la facturación de los 3PL. A menudo, el almacenamiento se gestiona de una forma, la preparación de pedidos de otra y los servicios de valor añadido de otra muy distinta. Para cuando el departamento financiero exporta los datos, alguien tiene que verificar si la factura refleja lo que realmente ocurrió en el almacén. Si ese trabajo depende de comprobaciones manuales, la facturación de los 3PL se vuelve lenta por defecto. Además, se vuelve frágil, ya que el proceso suele depender de un pequeño número de personas con experiencia que saben dónde están las discrepancias.
La experiencia de Mitchell Storage & Distribution refleja bien esa presión. En su caso de éxito de Clarus, Dean Stevens, director sénior de operaciones, afirmó: “Estábamos dedicando demasiados recursos a la administración… no era sostenible”. Se trata de una cita breve, pero va directa al meollo de la presión que supone la facturación en el sector 3PL. La carga administrativa crece de forma silenciosa hasta que empieza a lastrar la propia actividad operativa. Cuando la facturación y la elaboración de informes dependen en exceso del trabajo manual, el almacén acaba destinando a personal valioso a reconstruir el pasado en lugar de mejorar el presente.
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la gestión administrativa del almacén en un 60%
La diversidad de clientes también hace que la facturación de los 3PL sea más compleja de lo que muchas herramientas de facturación estándar pueden gestionar. Los almacenes necesitan tarifas, plazos de facturación, importes mínimos, unidades de facturación y requisitos de información distintos para cada cliente. La lógica de facturación tradicional, de «talla única», tiene dificultades para hacer frente a esto. Un almacén puede arreglárselas durante un tiempo mediante soluciones manuales, pero, en cuanto aumenta el volumen de clientes o la diversidad de servicios, el modelo de facturación de los 3PL resulta más difícil de escalar.
El resultado suele ser siempre el mismo. Las facturas se emiten más tarde de lo que deberían, los equipos operativos se ven obligados a atender las consultas de los clientes, el departamento financiero dedica demasiado tiempo a validar datos y la dirección tiene menos certeza sobre la contribución real de cada cuenta. La facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) se vuelve reactiva cuando debería estar bien estructurada.
¿Qué funciones de facturación de 3PL son las más importantes dentro de un sistema de gestión de almacenes (WMS)?
La primera característica esencial de la facturación de un 3PL son las tarifas flexibles para los clientes. Un buen sistema de gestión de almacenes (WMS) debería permitir a los equipos del almacén definir tarifas específicas para cada cliente en materia de almacenamiento, recepción, preparación de pedidos, embalaje, reelaboración, actividades relacionadas con el transporte y otros servicios complementarios. Y lo que es más importante, la lógica de facturación de 3PL debe reflejar cómo se vende realmente el servicio. Las tarifas fijas, las tarifas por tramos, los mínimos, los cargos por eventos y los periodos de facturación específicos de cada contrato son factores importantes, ya que los clientes de 3PL no contratan los servicios de almacén de una única forma estándar.
La segunda característica esencial de la facturación de los 3PL es el registro automático de cargos. Es aquí donde la facturación de los 3PL resulta útil desde el punto de vista operativo. Cuando el almacén recibe palés, prepara pedidos, vuelve a etiquetar cajas, vuelve a embalar el stock o presta un servicio puntual, el sistema de gestión de almacenes (WMS) debe ser capaz de registrar esa actividad como un evento facturable sin depender de que alguien lo recuerde más tarde. Esa es la diferencia entre un sistema de facturación que favorece el crecimiento y uno que obliga a realizar tareas de recuperación a final de mes.
La tercera característica esencial de la facturación de un 3PL es la auditabilidad. Los clientes no solo quieren facturas; quieren una facturación de 3PL que tenga sentido. Eso significa que cada cargo debe poder rastrearse hasta una actividad del almacén, una norma o una cláusula del contrato. Los datos de facturación en tiempo real y el historial de transacciones accesible son importantes porque reducen las disputas sobre las facturas y refuerzan la confianza. Cuando un cliente pregunta por qué aparece un cargo, la respuesta debe estar visible en el sistema, en lugar de oculta en una hoja de cálculo.
La cuarta característica esencial de la facturación de los 3PL es la integración financiera. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) no tiene por qué convertirse en el sistema de contabilidad, pero los datos de facturación de los 3PL deben transferirse de forma clara al proceso financiero sin necesidad de volver a introducirlos. Esto reduce el riesgo de errores y ayuda a que las cuentas por cobrar se liquiden más rápidamente. El estudio de logística de McKinsey resulta útil en este sentido, ya que destaca el valor empresarial que generan los proyectos digitales cuando los sistemas funcionan de forma integrada, en lugar de producir más datos inconexos. Más del 85% de las empresas encuestadas en 2024 afirmaron que los proyectos digitales habían aportado valor, pero la integración de sistemas seguía siendo una de las principales razones por las que tardaba más en materializarse ese valor. Esa lección se aplica directamente a la facturación de los 3PL.
Fuente: Logística digital: ¿Por la vía rápida?
La quinta característica esencial de la facturación en el sector 3PL es la escalabilidad. A medida que un almacén 3PL incorpora clientes, centros y líneas de servicio, el motor de facturación debe adaptarse sin volverse más lento ni más complicado. Esa es una de las razones por las que consideramos que una facturación sólida para 3PL es una característica de crecimiento, y no solo una función financiera. Si el almacén puede fijar los precios y facturar los nuevos trabajos de forma clara, la expansión comercial resulta mucho menos complicada.
¿De qué manera una mejor facturación de los servicios 3PL mejora las operaciones del almacén y la confianza de los clientes?
La primera ventaja operativa que se obtiene gracias a una mejor facturación de los servicios 3PL es el ahorro de tiempo. La facturación automatizada de los servicios 3PL reduce las tareas administrativas de fin de mes, minimiza el trabajo de conciliación y ofrece a los equipos de almacén más margen para centrarse en las existencias, el servicio y la entrega a los clientes. St John’s Hall Storage es un claro ejemplo. Según su caso de éxito con Clarus, antes la facturación llevaba medio día en generar los informes, requería dos empleados a tiempo completo para depurar y corregir los datos exportados y dificultaba la resolución de las consultas de los clientes. Tras pasar a utilizar el SGA de Clarus, la empresa redujo el tiempo de facturación en un 90%, logró facturar semanalmente sin aumentar la plantilla y mejoró la precisión de los pedidos hasta el 99,9%.
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
La segunda ventaja de una mejor facturación de los 3PL es que se reducen los cargos omitidos. Esto es importante porque los ingresos perdidos suelen quedar ocultos en el trabajo habitual del almacén. Un reetiquetado aquí, un reempaquetado allá, un traslado urgente, un periodo de almacenamiento cuyo precio no se ha fijado correctamente… Ninguno de esos casos parece grave por sí solo. Pero, en conjunto, merman el margen. Por eso es tan importante la cifra 82% de Extensiv. Aunque cada caso de omisión parezca insignificante, una facturación deficiente de los servicios 3PL convierte las pérdidas en algo habitual.
Fuente: Facturación en el sector 3PL: cómo puede ayudar la tecnología
La tercera ventaja de una mejor facturación de los proveedores de logística externos (3PL) es la confianza del cliente. Las facturas precisas y puntuales, respaldadas por un historial claro de actividades, facilitan la gestión de las relaciones con los 3PL. Cuando los clientes pueden ver por qué se les cobra, la confianza aumenta. Cuando no pueden hacerlo, los equipos de almacén acaban dedicando tiempo a defender facturas válidas en lugar de hacer avanzar la relación con el cliente. Según nuestra experiencia, una facturación transparente de los servicios 3PL es una de las formas más rápidas de mejorar el tono de las conversaciones con los clientes.
La cuarta ventaja es una mejor toma de decisiones comerciales. Una facturación sólida por parte del 3PL ofrece a la empresa una visión más clara de qué servicios generan valor, qué clientes suponen un esfuerzo manual excesivo y en qué casos los precios ya no reflejan la realidad operativa. Esto convierte la facturación de un proceso de carácter retrospectivo en una herramienta de gestión. Para un 3PL en crecimiento, esto es crucial, ya que la rentabilidad suele depender menos del volumen por sí solo que de la precisión con la que el esfuerzo del almacén se traduce en ingresos.
Los puntos débiles de los modelos tradicionales de facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) y cómo los abordamos
Los modelos tradicionales de facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) suelen presentar dificultades en tres aspectos: variaciones en los contratos, excepciones operativas y plazos. El problema de la variación contractual surge cuando cada cliente desea una estructura de tarifas o un plazo de facturación distintos. El problema de las excepciones surge cuando se prestan servicios puntuales, pero no se facturan de forma coherente. El problema de los plazos surge cuando las facturas dependen de las exportaciones de fin de mes y de la comprobación manual, en lugar de basarse en el registro de cargos en tiempo real.
Ahí es precisamente donde creemos que la facturación moderna de 3PL dentro de un SGA debería ir más allá de lo que una hoja de cálculo jamás podría ofrecer. El almacén debería poder asignar diferentes tarifas a distintos clientes, variar los plazos de facturación según el contrato, registrar automáticamente los servicios regulares y diversos, y ofrecer tanto a los equipos del almacén como al departamento financiero una visión en tiempo real de la actividad de facturación acumulada. En nuestra opinión, eso es lo que hace que la facturación 3PL sea realmente útil: pasa a formar parte del control diario del almacén en lugar de ser una mera tarea de ajuste contable.
Hemos podido comprobar claramente el impacto de esto en nuestra propia cartera de clientes. St John’s Hall Storage redujo el tiempo de facturación en un 90% tras abandonar un proceso manual y obsoleto, mientras que Mitchell Storage & Distribution redujo la carga de trabajo administrativo en un 60% y mejoró la visibilidad de la facturación y la actividad de existencias. No se trata de cambios superficiales. Demuestran lo que ocurre cuando la facturación 3PL se integra en la ejecución en tiempo real del almacén, en lugar de añadirse a posteriori.
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la gestión administrativa del almacén en un 60%
La transformación de la facturación de los 3PL también tiene un lado humano. Jenny Green, directora de operaciones de St John’s Hall Storage, afirmó: “El equipo de Clarus es como una extensión de nuestra empresa”. Aunque esa cita se refiere al apoyo, es importante porque los proyectos de facturación de los 3PL tienen éxito cuando los equipos de los almacenes confían lo suficiente en el sistema como para dejar de crear redes de seguridad manuales a su alrededor. La tecnología solo resuelve el problema de la facturación cuando las personas creen que los datos resistirán un análisis minucioso.
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
¿Cómo debería un almacén 3PL mejorar su sistema de facturación sin que ello suponga interrupciones en el servicio?
Los mejores proyectos de facturación de 3PL comienzan con el mapeo de procesos, no con plantillas de factura. Un almacén debe comprender, en primer lugar, qué actividades son facturables, cuáles se pasan por alto habitualmente, qué clientes tienen normas comerciales especiales y qué traspasos entre el almacén, el servicio de atención al cliente y el departamento financiero generan actualmente problemas. Ese mapa es lo que indica a la empresa si el problema de facturación de 3PL radica en la lógica de cobro, la captura de datos, la sincronización del flujo de trabajo o en los tres aspectos a la vez.
El segundo paso es el diseño de la lista de tarifas. Un almacén 3PL debe definir claramente cómo se deben fijar los precios por cliente para el almacenamiento, la manipulación, los servicios complementarios y los servicios puntuales. Es aquí donde muchos proyectos de facturación de 3PL se vuelven claros y escalables o siguen siendo confusos y manuales. El objetivo no es complicar el modelo de facturación, sino que se ajuste al contrato y sea fácil de aplicar de forma coherente.
El tercer paso es el registro de cargos en tiempo real. Si el almacén sigue teniendo que anotar los servicios especiales para facturarlos más tarde, el modelo de facturación del 3PL resulta vulnerable desde el primer día. Recomendamos utilizar el sistema de gestión de almacenes (WMS) para registrar los eventos facturables a medida que se realiza el trabajo, siempre que sea posible, de modo que el motor de facturación se base en la ejecución real del almacén y no en una interpretación manual posterior.
El cuarto paso es la implantación controlada. Las recomendaciones generales de McKinsey sobre los cambios en los almacenes se decantan sistemáticamente por una implantación por fases y una sólida asunción de la responsabilidad sobre los procesos, en lugar de una transformación radical. La misma lógica se aplica a la facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL). Por lo general, es mejor estabilizar primero un pequeño número de tipos de cargos importantes, demostrar que la lógica de facturación funciona y, a continuación, ampliar el modelo a servicios y clientes más específicos. Este enfoque reduce las interrupciones y genera confianza más rápidamente.
Fuente: Cómo abordar la estrategia de automatización de almacenes para el mercado de la distribución
El quinto paso es la revisión. La facturación de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) nunca es realmente estática, ya que los clientes cambian, los servicios evolucionan y las hipótesis sobre los precios quedan obsoletas. Por lo tanto, un buen modelo de facturación basado en un sistema de gestión de almacenes (WMS) debe ser fácil de ajustar y no frágil. El almacén necesita suficiente visibilidad para detectar qué cargos están generando consultas, qué servicios ya no tienen un precio adecuado y dónde siguen produciéndose pérdidas de margen.
¿Estás listo para que la facturación de 3PL resulte menos complicada y más rentable?
La facturación de 3PL debería ir más allá de la simple emisión de facturas. Debería proteger el margen, reducir las tareas administrativas evitables, facilitar un flujo de caja más rápido y transmitir a los clientes la confianza de que el almacén aplica unos precios justos y precisos. Cuando la facturación de 3PL se centraliza en un sistema de gestión de almacenes (WMS) eficaz, esos resultados son mucho más fáciles de alcanzar, ya que la lógica de facturación se basa en la actividad real del almacén en tiempo real, en lugar de en una reconstrucción manual a posteriori.
Nuestro consejo es que empieces por aquellos aspectos en los que tu actual proceso de facturación de 3PL te parezca más débil. Fíjate en los casos en los que se pasan por alto algunos cargos, en los que el departamento financiero tiene que esperar a recibir datos del almacén, en los que los clientes impugnan las facturas y en los que se dedica demasiado tiempo administrativo a explicar un trabajo perfectamente válido. Esos son los puntos en los que un mejor modelo de facturación de 3PL generará un valor inmediato.
En Clarus WMS, creemos que la facturación de los servicios 3PL debe resultar práctica para el equipo del almacén, clara para el departamento financiero y fácil de confiar para los clientes. Cuando esto ocurre, la facturación deja de ser un quebradero de cabeza mensual para convertirse en una ventaja competitiva.
Referencias
Fuente: El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo dorado de la logística”
Fuente: Facturación en el sector 3PL: cómo puede ayudar la tecnología
Fuente: Logística digital: ¿Por la vía rápida?
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la gestión administrativa del almacén en un 60%
Fuente: Cómo abordar la estrategia de automatización de almacenes para el mercado de la distribución